Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
Przetworzenie do postaci cyfrowej dokumentacji archiwalnej, bazy danych ewidencji gruntów i budynków

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: POWIAT ŚWIECKI - Starostwo Powiatowe w Świeciu

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 092350978

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Generała Józefa Hallera 9

1.5.2.) Miejscowość: Świecie

1.5.3.) Kod pocztowy: 86-100

1.5.4.) Województwo: kujawsko-pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL618 - Świecki

1.5.7.) Numer telefonu: 525683185

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: agata.k@csw.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: bip.csw.pl

1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:

https://platformazakupowa.pl/pn/csw

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Przetworzenie do postaci cyfrowej dokumentacji archiwalnej, bazy danych ewidencji gruntów i budynków

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-868de630-cc80-11ed-b70f-ae2d9e28ec7b

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00205988

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-05-09

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2023/BZP 00026073/03/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.2 Skanowanie archiwum EGiB

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00152149

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: WZP.272.1.3.2023

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.3.) Wartość zamówienia: 406504,07 PLN

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

I. Przedmiotem zamówienia jest usługa przetworzenia dokumentacji archiwalnej z formy papierowej na formę elektroniczną.
Dokumentacja papierowa w ilości ok. 107 metrów bieżących, liczona na podstawie grubości segregatorów zawierających dowody zmian oraz rejestrów gruntów wraz ze skorowidzami. W ramach przedmiotu zamówienia Zamawiający oraz Wykonawca prac dopuszczają sytuację, w której w/w liczba metrów bieżących może się różnić od faktycznej liczby metrów bieżących, będących przedmiotem prac, w ilości nie większej niż 2%.

II. Termin wykonania zlecenia: 8 miesięcy od daty podpisania umowy.

III. Prace będą realizowane etapowo. W ramach niniejszego zlecenia, Wykonawca prac:
1. Dla każdego z etapów, dokona odbioru dokumentacji zlokalizowanej w budynku Starostwa Powiatowego w Świeciu przy ul. Hallera 9 i przetransportuje ją na własny koszt do swojej siedziby. Poprzez odbiór dokumentacji należy rozumieć rozładowanie regałów, na których ta dokumentacja się znajduje, przetransportowanie dokumentacji z pomieszczeń zlokalizowanych na poziomie -1 budynku Starostwa Powiatowego oraz załadunku dokumentacji na środek transportu. Budynek wyposażony jest w windę. Odbiór dokumentacji, na każdym z etapów, potwierdza się w formie protokołu wraz z wpisem określającym liczbę metrów bieżących odbieranej dokumentacji.
Odbiór dokumentacji odbywać się będzie w etapach, zgodnie z harmonogramem realizacji prac, zamieszczonym w pkt. 7. Po realizacji i zwróceniu dokumentacji z danego etapu będzie można przystąpić do odbioru dokumentacji i realizacji kolejnego etapu.
2. Zabezpieczy dokumentację w sposób zapewniający jej bezpieczny transport używając do tego celu pojemników.
3. Dokona skanowania i przetworzenia papierowej treści dokumentacji do postaci elektronicznych plików w formacie PDF o rozdzielczości nie mniejszej niż 300p.
4. Zabezpieczy dokumentację przed jej zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą w toku prac związanych z jej skanowaniem i przetwarzaniem do wersji cyfrowej.
5. Zapewni należyte warunki do przechowywania dokumentacji.
6. Zabezpieczy dokumentację w sposób zapewniający ochronę danych osobowych podmiotów w nich zawartych.
7. Dokona nazewnictwa plików w sposób określony w niniejszym opisie.
8. Po realizacji określonego etapu, przekaże Zamawiającemu dokumentację w postaci elektronicznej na zewnętrznym nośniku danych. Każdy etap prac na osobnym nośniku. Wszystkie pliki zostaną pogrupowane na w/w dysku w sposób ustalony z Zamawiającym. Wraz z pozytywnym protokołem odbioru całości prac przez Zamawiającego, wszystkie nośniki danych staną się jego własnością.
9. Po zakończeniu określonego etapu prac związanych ze skanowaniem
i przetwarzaniem, na własny koszt, przetransportuje dokumentację do budynku Starostwa Powiatowego w Świeciu przy ul. Hallera 9 do wskazanego przez Zamawiającego pomieszczenia.

4.5.3.) Główny kod CPV: 71354100-5 - Usługi odwzorowania cyfrowego

4.5.4.) Dodatkowy kod CPV:

79999100-4 - Usługi skanowania

72310000-1 - Usługi przetwarzania danych

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

SEKCJA VI OFERTY

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 12

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 11

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 1

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 5

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 10

6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 230054,28 PLN

6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 592245,00 PLN

6.4.) Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: 230054,28 PLN

6.5.) Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną: Nie

6.6.) Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową: Nie

SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

7.2.) Wielkość przedsiębiorstwa wykonawcy: Mały przedsiębiorca

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: PROGIS SP. Z O.O.

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 280228312

7.3.3) Ulica: Warszawska 8

7.3.4) Miejscowość: Giżycko

7.3.5) Kod pocztowy: 11-500

7.3.6.) Województwo: warmińsko-mazurskie

7.3.7.) Kraj: Polska

7.4.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Nie

SEKCJA VIII UMOWA

8.1.) Data zawarcia umowy: 2023-05-08

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 230054,28 PLN

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 8 miesiące