eGospodarka.pl
eGospodarka.pl poleca

eGospodarka.plBaza orzeczeń KIO2013 › Sygn. akt: KIO 1587/13
rodzaj: WYROK
data dokumentu: 2013-07-17
rok: 2013
sygnatury akt.:

KIO 1587/13

Komisja w składzie:
Przewodniczący: Justyna Tomkowska Protokolant: Magdalena Cwyl

po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 17 lipca 2013 roku w Warszawie odwołania
wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 28 czerwca 2013 roku przez
Odwołującego - Wyższą Szkołę Pedagogiczną im. Janusza Korczaka w Warszawie, w
postępowaniu prowadzonym przez Zamawiającego - Województwo Zachodniopomorskie,
które reprezentuje Urząd Marszałkowski w Szczecinie



orzeka:

1. oddala odwołanie.

2. kosztami postępowania obciąża Odwołującego - Wyższą Szkołę Pedagogiczną im.
Janusza Korczaka w Warszawie
i:

2.1. zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 7 500 zł 00 gr (słownie:
siedem tysięcy pięćset złotych zero groszy) uiszczoną przez Odwołującego, tytułem
wpisu od odwołania.

Stosownie do art. 198a i 198b ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień
publicznych (t.j. Dz. U. z 2010 r. 113, poz. 759 ze zm.) na niniejszy wyrok - w terminie 7 dni
od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby
Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Szczecinie.

Przewodniczący:


Sygn. akt KIO 1587/13
UZASADNIENIE

W dniu 28 czerwca 2013 roku, na podstawie art. 180 i następne ustawy z dnia 29
lutego 2004 roku Prawo Zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2010 nr 113 poz. 759 ze
zmianami, z uwzględnieniem nowelizacji z 20 lutego 2013), do Prezesa Krajowej Izby
Odwoławczej odwołanie złożył wykonawca Wyższa Szkoła im. Janusza Korczaka
w Warszawie [dawniej: Wyższa Szkoła Pedagogiczna TWP w Warszawie.
Postępowanie prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego o wartości
poniżej 200 tys euro na „Przeprowadzenie szkoleń z zakresu I i II stopnia specjalizacji
w zawodzie pracownik socjalny"
przez Zamawiającego: Urząd Marszałkowski Województwa
Zachodniopomorskiego. Ogłoszenie o zamówieniu opublikowano w Biuletynie Zamówień
Publicznych w dniu 11 marca 2013 roku, pod numerem 96924-2013.
Odwołanie wniesiono od decyzji o wykluczeniu Wykonawcy w postępowaniu
o udzielenie zamówienia w odniesieniu do zaniechania czynności w postępowaniu do której
Zamawiający był zobowiązany. Wykonawca zarzuca Zamawiającemu nieprzyjęcie
dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu/doprowadzeniu
do zaistnienia okoliczności nieprzyjęcia dokumentów.
W uzasadnieniu wskazano, że w dniu 24 maja 2013 roku Zamawiający wystosował
do Wykonawcy pismo w sprawie uzupełnienia oferty o dokumenty potwierdzające spełnianie
warunków udziału w postępowaniu, w odpowiedzi na które WSP im. Janusza Korczaka
w Warszawie w piśmie z dnia 27 maja 2013 r. udzieliło stosownych wyjaśnień oraz przesłało
wymagane dokumenty z zachowaniem wskazanych w piśmie terminów [27 maja 2013r. -
nadanie przesyłki kurierskiej, 28 maja 2013r. - korespondencja e-mail zawierająca scan
pisma wyjaśniającego, załączników oraz listu przewozowego do nadanej w dniu
wcześniejszym przesyłki]. Zgodnie z pismem z dnia 24 maja 2013 (znak: WOiRZL-
ll.272.5.2013.EK w sprawie uzupełnienia oferty przetargowej) dokumenty w formie faksu lub
maila z uzupełnieniami powinny być dostarczone do Zamawiającego dnia 29.05.2013,
a dokumenty w formie pisemnej powinny dotrzeć do Zamawiającego nie później niż 2 dni po
terminie wskazanym powyżej.
W dniu 3 czerwca 2013 r. przesyłka nr EE 337039175PL zawierająca dokumenty
wskazane w piśmie z dnia 24 maja 2013 roku została zwrócona do nadawcy. W tym samym
dniu Odwołujący przedsięwziął próbę wyjaśnienia sprawy u przedstawiciela firmy kurierskiej
[Poczta Polska], w czasie której pracownik Wykonawcy został poinformowany, iż cytowany
zapis widniejący na kopercie „pod podanym adresem nie przebywa adresat” stanowi o tym,
iż nie przyjęto w Urzędzie przesyłki. W tym samym dniu wymagane dokumenty wraz
z kopertą stanowiącą dowód wywiązania się Wykonawcy z nałożonego na niego wymogu

dostarczenia dokumentów, zostały ponownie przesłane na adres Zamawiającego wskazany
w piśmie w sprawie uzupełnienia oferty, zgodnie z rozmową telefoniczną z pracownikiem
Urzędu Marszałkowskiego p. E…… K………….
Z toku weryfikacji sprawy Wykonawca uzyskał pewność, iż wskazana przesyłka
kurierska została dostarczona pod wskazany w piśmie WOiRZL-ll.272.5.2013.EK adres tj.
Piłsudskiego 40-42, 70-421 Szczecin oraz zaistniała sytuacja odmowy przyjęcia przesyłki ze
strony adresata, którą kurier udokumentował adnotacją „Pod podanym adresem nie
przebywa adresat"
(godz. 12.50, 28.05.2013r).
Zgodnie z zapisami kodeksu postępowania administracyjnego w przypadku
odbierania korespondencji przez organ administracji publicznej, kiedy to dochodzi do braku
przyjęcia przesyłki z powodów wskazanych przez adresata, pismo uważa się za doręczone
skutecznie w dniu odmowy jego przyjęcia (art. 47 KPA). Odwołując się do zapisów kodeksu
cywilnego powołano się na treść art. 61 § 1: Oświadczenie woli, które ma być złożone innej
osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego
treścią. Odwołanie takiego oświadczenia jest skuteczne, jeżeli doszło jednocześnie z tym
oświadczeniem lub wcześniej. § 2. Oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest
złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej
w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią.

Korespondencja została skierowana na adres wskazany w piśmie wzywającym do
uzupełnienia oraz osobę wskazaną jako „Kierownika Zamawiającego”- jeżeli mamy do
czynienia z sytuacją, w której nie przyjęto przesyłki adresowanej na osobę podpisującą
korespondencję w sprawie (ze strony Zamawiającego) ze względu na brak fizycznej
obecności Przełożonego w momencie doręczenia, Wykonawca stoi na stanowisku
wskazującym na błąd leżący po stronie Zamawiającego [zaniechanie czynności przyjęcia
dokumentów], bowiem zgodnie z obowiązującym prawem „w pracy urzędową
korespondencję wolno doręczać osobie upoważnionej do odbioru pism (art.45 KPA
„Jednostkom organizacyjnym i jednostkom społecznym doręcza się pisma w lokalu ich
siedziby do rąk osób uprawnionych do odbioru pism").

Wykonawca tym samym wypełnił zobowiązania jakie nałożył niego Zamawiający tj.
o dostarczeniu w wymaganym czasie i formie niezbędnych dokumentów: korespondencja
fax: nadanie godz. 11.27, data: 28 maja 2013r, rezultat: OK. (ksero raportu załączono do
odwołania); korespondencja e-mail: wysłana godz. 11.14, data: 28 maja 2013r., rezultat:
potwierdzenie imienne odebrania wiadomości, godz: 11.27, data: 28 maja 2013 r. (ksero
potwierdzenia załączono do odwołania); do korespondencji mailowej i fax został dołączony
scan/kopia potwierdzenia nadania przesyłki kurierskiej, ze wskazaniem adresu instytucji
i osoby podpisującej korespondencie ze strony Zamawiającego.

Wobec powyższego Odwołujący wnosi o uznanie jego oferty jako kompletnej i przywrócenie
jej do normalnego trybu oceny w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
Dodatkowo zaznaczono, że Urząd Marszałkowski w decyzji o wynikach postępowania
formułuje uzasadnienie o braku zastosowania zapisów KPA w stosunku do postępowań
o udzielenie zamówienia publicznego. Jednakże Wykonawca, nie wnosi o zastosowanie KPA
w postępowaniu, a wskazuje na konsekwencje prawne i faktyczne dla braku zastosowania
zapisów KPA w stosunku do podstawowej i ustawowej pracy Urzędu Państwowego, czego
skutkiem prawnym i faktycznym jest wykluczenie WSP im. J. Korczaka z rzeczonego
z postępowania. Decyzja o wykluczeniu Wykonawcy z postępowania o udzielenie
zamówienia stanowi oczywistą szkodę dla Wykonawcy.
Celem uzyskania informacji o sposobie doręczenia przesyłki nr EE 337039175PL
Odwołujący równocześnie wniósł reklamację do firmy kurierskiej.

W dniu 10 lipca 2013 roku (pismem z dnia 4 lipca 2013 roku) Zamawiający złożył
pisemną odpowiedź na odwołanie.
Stwierdzono że odwołanie nie spełnia wymogów formalnych o jakich mowa w art. 180
ust. 3 ustawy Pzp oraz wymogów wynikających z § 4 ust. 1 pkt 4 i 5 rozporządzenia Prezesa
Rady Ministrów z dnia 22 marca 2010 r. w sprawie regulaminu postępowania przy
rozpoznawaniu odwołań (Dz.U. z 2010 Nr 48 poz. 280). Mając na uwadze powyższe
uchybienia odwołanie, po ewentualnym bezskutecznym wezwaniu do uzupełnieniu braków,
winno być zwrócone Odwołującemu.
Niezależnie od powyższych uchybień Zamawiający ustosunkował się do
podniesionych zarzutów podkreślając, iż ich treść potwierdza jedynie działanie
Zamawiającego w zgodzie z regułami wytyczanymi przez ustawę Pzp i przepisy
wykonawcze, a skonkretyzowanymi w postanowieniach Specyfikacji Istotnych Warunków
Zamówienia (dalej: „SIWZ”) i wezwaniu do uzupełnienia dokumentów.
W ocenie Zamawiającego, wykluczenie wykonawcy z postępowania było jego
obowiązkiem, a przyczyny wykluczenia wynikają z niedochowania staranności przy
doręczaniu pisemnej wersji uzupełnianych dokumentów. Zagadnieniem istotnym dla
ustosunkowania się do zarzutów odwołania jest właściwa kwalifikacja postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego i zawieranej w wyniku tego postępowania umowy.
Cywilnoprawna bądź administracyjnoprawna kwalifikacja procedury ma znaczenie dla
ustalenia zakresu przepisów znajdujących zastosowanie także w odniesieniu do zasad
rządzących uzupełnianiem dokumentów. Głównym zadaniem ustawy Pzp jest uregulowanie
procesu zawierania umów pomiędzy zamawiającymi, a przedsiębiorcami określanymi
mianem wykonawców. Ustawa Pzp stanowiąc szczególną regulację zawierania umowy
cywilnoprawnej jest aktem szczególnym w odniesieniu do przepisów ustawy z dnia 23

kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (dalej k.c.). Cywilistyczny charakter ustawy wynika
bezpośrednio z jej przepisów, które odsyłają do k.c (art. 14 ustawy Pzp). Kolejnym
przepisem odsyłającym do regulacji kodeksowych jest art. 139 ust. 1 ustawy Pzp, zgodnie
z którym do umów w sprawach zamówień stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, o ile
przepisy ustawy nie stanowią inaczej. Konsekwencją stosowania w ramach procedury
udzielenia zamówienia publicznego przepisów k.c. jest między innymi brak możliwości
stosowania przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania
administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz. 267 - dalej KPA.).
Mając na uwadze cywilnoprawny charakter postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego Zamawiający nie może zgodzić się ze stanowiskiem Odwołującego, który na
potrzebę wykazania prawidłowego dostarczenia dokumentów przywołuje art. 47 KPA.
Cywilnoprawny charakter postępowania prowadzonego w trybie ustawy Pzp potwierdza
ugruntowane stanowisko doktryny, a także orzecznictwo sądowe (np. postanowienie
Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 27 września 2011 r., Sygn. akt II GSK 1842/11).
W tych okolicznościach nie sposób twierdzić, by do odbioru korespondencji przesyłanej w
ramach procedury przetargowej stosować reguły odbioru korespondencji jakimi posługuje się
organ administracji publicznej, ponieważ w postępowaniu przetargowym Urząd
Marszałkowski nie występuje w charakterze organu administracji publicznej. Niezależnie od
powyższego, nie sposób też próbować znaleźć zastosowanie dla przepisów KPA
dotyczących sytuacji odmowy przyjęcia korespondencji także dlatego, że nie doszło do
odmowy przyjęcia korespondencji. Z dokumentacji postępowania wynika, iż nie nastąpiła
próba dostarczania korespondencji zgodnie z danymi zawartymi w wezwaniu do
uzupełnienia.
Reguły prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego określa
SIWZ oraz wezwanie do uzupełnienia dokumentów. Zgodnie z rozdziałem IX.14 SIWZ
„Dokumenty, o których mowa w ogłoszeniu o zamówieniu oraz SIWZ Wykonawcy mogą
składać w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez
Wykonawcę, tj. przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy w obrocie
gospodarczym. Wyjątkiem w tym zakresie jest dokument pełnomocnictwa oraz oświadczenia
składanego zgodnie z wymaganiami art. 26 ust 2b ustawy PZP. Dla obydwu dokumentów
wymaga się zachowania formy pisemnej."
Na konieczność potwierdzenia spełniania warunku
poprzez złożenie dokumentów spełniających wymogi formy pisemnej wskazywało także
wezwanie do uzupełnienia dokumentów. W treści wezwania wskazano wyraźnie jakie są
brakujące dokumenty, które miały być złożone na potwierdzenie spełniania warunku dot.
posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności Wykonawcy.
Wymóg dotyczący pisemnej formy uzupełnianych dokumentów był jednoznacznie
wyartykułowany w wezwaniu. Wymóg natomiast prowadzenia procedury w formie pisemnej

wynika wprost z art. 9 ust. 1 ustawy Pzp. Ustawa Pzp nie definiuje pojęcia pisemności
dlatego uwzględniając regulację 14 ustawy Pzp, należy zastosować art. 78 § 1 k.c, zgodnie
z którym do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie
własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Wymagania
stawiane formie dokumentów załączanych na potwierdzenie spełniania warunków udziału
w postępowaniu reguluje nie tylko ustawa Pzp, ale także rozporządzenie Prezesa Rady
Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać
zamawiający od wykonawcy, oraz form, w Jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U.
z 2013 r. poz. 231). Zgodnie z § 7 ust. 1 ww. rozporządzenia dokumenty są składane
w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. Reguła
składania dokumentów w formie pisemnej rozciąga się także na dokumenty jakie zobligowani
są złożyć wykonawcy w ramach odpowiedzi na wezwanie do uzupełniania oferty. Powyższe
potwierdza m.in. treść wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 9 lutego 2011 r. (Sygn. akt
KIO 210/11).
Konieczność przestrzegania przywołanych reguł nie oznacza jednak, że organizator
postępowania został pozbawiony uprawnienia do ukształtowania wezwania do uzupełnienia
dokumentów (art. 26 ust. 3 ustawy Pzp) np. w sposób umożliwiający posłużenie się
pomocniczo faksem lub skanem dokumentu. W pełni dopuszczalne jest wskazanie w treści
wezwania, daty do której należy złożyć uzupełnienia, z zastrzeżeniem iż w tym terminie musi
dotrzeć co najmniej np. taks, skan dokumentu, a dokumenty spełniające wymagania formy
pisemnej zostaną dostarczone w wyznaczonej dacie. Ustawa Pzp nie zabrania stosowania
tego typu rozwiązań pod warunkiem ich wykorzystywania na tych samych zasadach
w stosunku do wszystkich uczestników postępowania. Tak też uczyniono w prowadzonym
postępowaniu. Zamawiający korzystając ze swoich uprawnień zobligował wykonawców do
uzupełniania dokumentów w formie pisemnej, ale równocześnie wprowadził rozwiązanie
łączące wykorzystanie innych form wskazanych w art. 27 ust. 1 ustawy Pzp z formą
pisemną. Zamawiający zastosował to rozwiązanie zdając sobie sprawę z dynamicznego
charakteru procedury o udzielenie zamówienia publicznego. Praktyczne wdrożenie
opisanego rozwiązania obrazuje treść wezwania do uzupełnienia dokumentów. Zgodnie
z treścią wezwania z dnia 24 maja 2013 r.: „Dokumenty składane na potwierdzania
spełniania warunków udziału w postępowaniu muszą być dostarczone w formie pisemnej.
Zamawiający uzna, że złożenie dokumentu nastąpiło w wymaganym terminie pod
warunkiem, te w wyznaczonym terminie do Zamawiającego wpłynie faks lub mail
z uzupełnieniem, a dokument w formie pisemnej dotrze do Zamawiającego nie później niż 2
dni po terminie wskazanym powyżej".

Wykonawcy był więc poinformowany o tym, ze w terminie na uzupełnienie
dokumentów (tj. w terminie do dnia 29 maja 2013 r. może przysłać faks lub np. skan

dokumentu pocztą elektroniczną, przy równoczesnym przesłaniu oryginału dokumentów np.
pocztą lub kurierem najpóźniej w ciągu dwóch dni od terminu na uzupełnienie dokumentów.
Dotrzymanie terminu na uzupełnienie dokonane za pośrednictwem faksu lub poczty
elektronicznej miało być uznane za skuteczne, jeżeli dokumenty zostaną dostarczone
w formie pisemnej najpóźniej do dnia 31 maja 2013 r. Wymóg dostarczenia dokumentów
oznacza konieczność dostarczenia dokumentów w miejscu wskazanym w wezwaniu do
uzupełnienia, a więc do pokoju nr 343 mieszczącym się w budynku położonym w Szczecinie
przy ul. Piłsudskiego 40-42.
Szczegółowa Instrukcja dotycząca sposobu, a także miejsca złożenia korespondencji
nie
została
wprowadzona
przypadkowo.
Urząd
Marszałkowski
Województwa
Zachodniopomorskiego jest rozmieszczony w Szczecinie w 6 (słownie: sześciu)
lokalizacjach. W budynku położonym przy ul. Piłsudskiego 40-42 w Szczecinie znajduje się
6 (słownie: sześć) komórek organizacyjnych Urzędu, z których każda posiada własny
sekretariat. W budynku położonym przy ul. Piłsudskiego 40-42 w Szczecinie nie znajduje się
kancelaria podawcza Urzędu, która jest zlokalizowana w innej części miasta. W celu
sprawnego prowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych w korespondencji
z wykonawcami zawsze wskazuje się, iż oferty, a także wszelkie pisma winny być składane
na adres ul. Piłsudskiego 40-42 w Szczecinie - pokój nr 343. Przestrzeganie podanych zasad
jest dla obydwu stron postępowania gwarancją dotarcia korespondencji we właściwe miejsce
i o właściwym czasie. Korespondencja dostarczana przez firmy świadczące usługi pocztowe
dociera do właściwego adresata pod warunkiem precyzyjnego wskazania, do jakiego pokoju
ma być dostarczona.
W odpowiedzi na przekazane w dniu 24 maja 2013 r. wezwanie do uzupełnienia
oferty o dokumenty potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu, zgodnie
z zapisami rozdziału I pkt 1 oraz rozdziału X pkt 9 SIWZ Odwołujący w dniu 28 maja 2013 r.
przekazał na email:
e…………@wzp.pj
oraz fax: (91) 44 67185 pismo z dn. 27.05.2013 r.
wraz załącznikami. Zgodnie z treścią wezwania do uzupełniania dokumentów Odwołujący
winien dostarczyć dokumenty do Zamawiającego w formie pisemnej do 31 maja 2013 r. do
godz. 15:30 na adres ul. Piłsudskiego 40 - 42, 70-421 Szczecin, pok. nr 343.
Niestety w dniu 29 maja 2013 r. o godz. 9:55 do Zamawiającego wpłynęło wyłącznie pismo
z dnia 28 maja 2013 r. stanowiące według Odwołującego uzupełnienie pisma z dnia 27 maja
2013 r., a zawierające aktualny odpis z rejestru Uczelni niepublicznych i związków uczelni
niepublicznych. Określenie korespondencji mianem uzupełnienia odpowiedzi na wezwanie
Zamawiającego wskazuje na to, że pismo zostało przygotowane po opracowaniu
korespondencji stanowiącej odpowiedź na wezwania do uzupełnienia. Chronologia
opracowania korespondencji wskazywałaby na to, że jako pierwsza winna być dostarczona
odpowiedź na wezwanie do uzupełnienia, co jednak nie nastąpiło. Przedmiotowe pismo

zawierało także kserokopię samego pisma z dnia 27 maja 2013 r., które do Zamawiającego
zostało wysłane w dniu 27 maja 2013 r. ale nie zostało dostarczone w formie pisemnej
w wyznaczonym czasie.
W dniu 3 czerwca 2013 r. Odwołujący przekazał Zamawiającemu pismo wraz
załącznikami, z których wynikało iż Kurier Poczty Polskiej w dniu 28 maja 2013 r. godz.
12:50 nie mógł dostarczyć pisma z dnia 27 maja 2013 r. od Odwołującego z przyczyn
leżących po stronie Zamawiającego, czego dowodem miała być adnotacja na przesyłce „pod
podanym adresem nie przebywa adresat". Kolejna próba dostarczenia miała miejsce w dniu
31 maja 2013 r. Według adnotacji poczynionych przez osobę doręczającą przesyłkę także
tym razem nie można było doręczyć przesyłki, ponieważ jak stwierdzono było „zamknięte".
Zamawiający po zapoznaniu się z zapisami sporządzonymi przez kuriera na przesyłce
stwierdza co następuje. Przede wszystkim przesyłka nie była precyzyjnie zaadresowana. Na
kopercie brakowało wskazania pokoju nr 343 jako miejsca dostarczenia przesyłki. W tej
sytuacji doręczenie przesyłki zależało tylko i wyłącznie od wiedzy kuriera na temat miejsc
(sekretariatów), w których przyjmowana jest korespondencja na ul. Piłsudskiego 40-42. Na
tym etapie postępowania ani Odwołujący, ani Zamawiający nie jest w stanie stwierdzić,
w którym miejscu kurier próbował zostawić/dostarczyć przesyłkę, ale z pewnością nie był to
pokój nr 343. Pokój nr 343 zarówno w dniu 28 maja 2013 r. jak i w dniu 31 maja 2013 r. był
otwarty, a pracujące w nim osoby przyjmowały korespondencję w godzinach pracy Urzędu tj.
od 7:30 do godz. 15:30.
Z załączonych do niniejszej odpowiedzi kopii stron dziennika korespondencji wynika,
że w dniu 28 maja 2013 r. w pokoju nr 343 przyjęto pięć pism, a w dniu 31 maja przyjęto
jedno pismo. Zamawiający oświadcza, że w pokoju nr 343 przy ul. Piłsudskiego 40 - 42, 70-
421 Szczecin pracują trzy osoby, a jedna z osób zawsze jest wyznaczona do przyjmowania
korespondencji. Tym samym nie ma możliwości, by kurier nie mógł dostarczyć przesyłki pod
wskazany adres, pod warunkiem przyniesienia korespondencji do pok. 343. Dodatkowo
wyjaśnia się, że Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego może być
zamknięty tylko i wyłącznie wówczas, gdy taką decyzję w formie zarządzenia wyda
Marszałek Województwa. W dniu 31 maja 2013 r. Urząd Marszałkowski w Szczecinie
pracował tak jak w każdym dniu roboczym, ponieważ Marszałek nie ustanowił dnia 31 maja
2013 r. dniem wolnym od pracy.
Mając na uwadze powyższe okoliczności Zamawiający nie mógł nie wykluczyć
Odwołującego. Z dokumentacji zgromadzonej w postępowaniu wynika jednoznacznie, iż
uzupełnienie dokumentów dotarło w wymaganym terminie jedynie w formie faksu oraz
skanu. Dokumenty nie zostały dostarczone w formie pisemnej do dnia 31 maja 2013 r.,
a pojawiły się w wymaganej formie dopiero w dniu 4 czerwca 2013 r. Kierując się naczelną
zasadą systemu zamówień publicznych w art. 7 ust. 1 ustawy Pzp Zamawiający był

zmuszony wykluczyć wykonawcę. Przyjęcie odrębnego stanowiska stoi w sprzeczności z
zasadą równego traktowania wykonawców, byłoby naruszeniem art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy
Pzp i stanowiłoby naruszenie zasad jakie sam Zamawiający określił w SIWZ i wezwaniu do
uzupełnienia dokumentów.
Na potwierdzenie prawidłowego działania Zamawiającego przytacza się dwa wyroki
Krajowej Izby Odwoławczej, tj. wyrok z dnia 28 grudnia 2012 roku, sygn. akt KIO 2766/12
oraz wyrok z dnia 29 lutego 2012 roku, sygn. akt KIO 344/12.
Zamawiający podkreślił, że dochował najwyższej staranności w prowadzeniu
przedmiotowego postępowania. Rozstrzygnięcie procedury m.in. poprzez wykluczenie
wykonawcy i unieważnienie jednej z części postępowania wynika najprawdopodobniej
z błędów popełnionych przez podmiot, który został! wynajęty przez Odwołującego do
dostarczenia korespondencji. Zamawiający nie może jednak ponosić odpowiedzialności za
nieprawidłowe świadczenie usług przez przedsiębiorcę dostarczającego pocztę oraz nie
może podejmować czynności, które pozwoliłyby na inne rozstrzygnięcie procedury
i równocześnie stanowiłyby naruszenie ustawy Pzp.

Na podstawie zebranego materiału dowodowego, tj. treści SIWZ, ofert złożonych
w postępowaniu, stanowisk i oświadczeń stron i uczestnika postępowania
zaprezentowanych pisemnie i w toku rozprawy, skład orzekający Izby ustalił i zważył,
co następuje:

Ustalono, że nie została wypełniona żadna z przesłanek skutkujących odrzuceniem
odwołania w trybie art. 189 ust. 2 ustawy Pzp i nie stwierdziwszy ich, skierowała odwołanie
na rozprawę.
Ustalono dalej, że wykonawca wnoszący odwołanie posiada interes w uzyskaniu
przedmiotowego zamówienia, kwalifikowany możliwością poniesienia szkody w wyniku
naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy, o których mowa w art. 179 ust. 1
ustawy Prawo zamówień publicznych. Nieprawidłowe dokonanie czynności badania i oceny,
w tym wykluczenie Odwołującego i potencjalne stwierdzenie naruszenia w tym zakresie
przepisów ustawy Pzp pozbawia Odwołującego możliwości uzyskania zamówienia i
podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz wykonywania zamówienia.
Wypełnione zostały zatem materialnoprawne przesłanki do rozpoznania odwołania,
wynikające z treści art. 179 ust. 1 ustawy Pzp.

W treści odwołania zgodnie z rzeczywistością Strony zaprezentowały stan faktyczny
sprawy zaistniały w toku postępowania o udzielenie zamówienia.

Biorąc pod uwagę zgromadzony materiał dowodowy, zarzuty podniesione
w odwołaniu oraz poczynione ustalenia faktyczne, skład orzekający Izby uznał, iż odwołanie
nie mogło zostać uwzględnione.
W ocenie Izby Zamawiający był zobowiązany do wykluczenia wykonawcy
Odwołującego z postępowania na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp z powodu
niewykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz nieuzupełnienia
dokumentów na wezwanie Zamawiającego.
Zamawiający w rozdziale X SIWZ Przekazywanie informacji, oświadczeń
i dokumentów w postępowaniu,
wskazał, że oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz
informacje należy przekazywać pisemnie, faksem lub elektronicznie. Formę pisemną
zastrzeżono dla złożenia oferty z załącznikami, w tym oświadczeń i dokumentów
potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, a także oświadczeń
i dokumentów potwierdzających spełnianie przez oferowane przedmiot zamówienia
wymagań określonych przez Zamawiającego, zmiany lub wycofania oferty. Jeżeli
oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz inne informacje miały być przekazywane faksem,
elektronicznie lub pisemnie, za datę ich złożenia przyjęta miała być data wpływu, stosowanie
do formy przekazu. Dokument będzie uważany za złożony w terminie, jeżeli adresat mógł
zapoznać się z jego treścią przed upływem wyznaczonego terminu. Za zawsze
dopuszczalną przyjęto formę pisemną.
Na podstawie rozdziału IX punktu 14 SIWZ wymagano, aby dokumenty określone
w ogłoszeniu oraz SIWZ na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu
oraz potwierdzające brak podstaw do wykluczenia składane były w formie oryginału lub kopii
poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. Wyjątkiem był dokument
pełnomocnictwa oraz oświadczenia składanego zgodnie z wymaganiami art. 26 ust. 2b
ustawy Pzp. Dla tych dokumentów wymagano zachowania formy pisemnej.
W toku procesu badania i oceny ofert Odwołujący został wezwany do uzupełnienia
dokumentów, przy czym w wezwaniu wyraźnie wskazano, że „Dokumenty składane na
potwierdzania spełniania warunków udziału w postępowaniu muszą być dostarczone
w formie pisemnej. Zamawiający uzna, że złożenie dokumentu nastąpiło w wymaganym
terminie pod warunkiem, że w wyznaczonym terminie do Zamawiającego wpłynie faks lub
mail z uzupełnieniem, a dokument w formie pisemnej dotrze do Zamawiającego nie później
niż 2 dni po terminie wskazanym powyżej".

W ocenie Izby taka treść wezwania koresponduje w zakresie formy uzupełnianych
dokumentów z uregulowaniami zawartymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia
19 lutego 2013 roku w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od
wykonawców, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (poz. 231) . Jednoczenie
Zamawiający, korzystając z art. 27 ustawy Pzp, uwzględniając nowoczesne formy

komunikacji między Stronami, dopuścił uzupełnienie za pomocą e-maila i faksu,
z zastrzeżeniem że wykonawca ma dodatkowe dwa dni na złożenie dokumentów do siedziby
Zamawiającego w formie pisemnej, by uzupełnienie uznać za skuteczne. Od razu na
początku rozważań dostrzeżenia wymaga okoliczność, że działanie Zamawiającego było
jedynym prawidłowym. Przepisy rozporządzenia o dokumentach znajdują zastosowanie
zarówno do dokumentów składanych wraz z ofertą, jak i tych uzupełnianych na wezwanie
i wyraźnie określają formę składanych dokumentów. W SIWZ wyraźnie zaznaczono, w jakiej
formie mogą być składane poszczególne dokumenty. Gdyby Zamawiający uznał, że
wykonawca prawidłowo uzupełnił (w terminie) dokumenty przez przesłanie ich faksem
i e-mailem, dopuściłby się naruszenia zasady określonej w art. 7 ust. 1 ustawy Pzp, a więc
równego traktowania wykonawców biorących udział w postępowaniu.
Z postępowania wynika, że przyczyną nieuzupełnienia dokumentów w wyznaczonym
przez Zamawiającego terminie był najprawdopodobniej błąd leżący po stronie podmiotu
dostarczającego przesyłkę do siedziby Zamawiającego. Zaniechanie lub niedopełnienie
obowiązków przez stronę trzecią nie mogło jednak stanowić podstawy uwzględnienia
odwołania. Nie pozostający bez znaczenia w postępowaniu był także wyznaczony przez
Zamawiającego sposób zaadresowania przesyłki, gdzie w wezwaniu wyraźnie nakazano
umieszczenie na kopercie nr pokoju, do którego należy dostarczyć korespondencję.
Z przedłożonych przez Zamawiającego dokumentów wynika, że niemożliwym było aby
w dniu 31 maja 2013 roku o godz. 15:15 (ostateczny termin na pisemne uzupełnienie
dokumentów) nie mogło nastąpić doręczenie, bowiem jak zaznaczono na liście
przewozowym było „zamknięte”. Zamawiający wykazał, iż ten dzień był dniem roboczym,
gdzie urząd pracował do godz. 15:30 i normalnie przyjmowana była korespondencja. Co do
pierwszej próby doręczenia, to Odwołujący nie umiał bliżej sprecyzować, co miał na myśli
podmiot wykonujący na jego rzecz usługę doręczenia umieszczając na liście adnotację „pod
podanym adresem nie przebywa adresat”, choć na rozprawie próbował wnioskować
z powyższego zapisu, że to Zamawiający odmówił przyjęcia korespondencji. Faktu tego nie
potwierdziły jednak dowody przedłożone przez stronę Odwołującą. Jeżeli rzeczywiście taka
była prawdziwa przyczyna nieprzyjęcia dokumentów w dacie 28 maja 2013 roku, to
ponownie podkreślić należy, że obowiązków nie dopełnił kurier, nie wymagając od
Zamawiającego stanowczego oświadczenia o odmowie przyjęcia przesyłki, z jednoczesnym
wskazaniem wyraźnego powodu odmowy przyjęcia. Nie świadczy to o niedołożeniu należytej
staranności przez Zamawiającego, który w postępowaniu nie mógł zachować się inaczej. Na
obecnym etapie postępowania, w postępowaniu odwoławczym, trudno rozstrzygnąć, czy
zaadresowanie przesyłki w sposób dokładnie opisany przez Zamawiającego w wezwaniu do
uzupełnienia, z podaniem nr pokoju, a pominięciem nazwiska osoby podpisującej wezwanie
(członka zarządu Województwa, który ma swoją siedzibę i oddzielny sekretariat pod innym

adresem) przyczyniłoby się do skutecznego doręczenia dokumentów i czy niedopełnienie
obowiązków leży po stronie Odwołującego adresującego przesyłkę, czy po stronie podmiotu
doręczającego korespondencję. Z pewnością Odwołujący prawidłowo postąpił wszczynając
procedurę reklamacyjną w stosunku do Poczty Polskiej, ale nie mogło to wpłynąć na jego
sytuację w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Skoro termin oraz forma do uzupełnienia
dokumentów zostały przez Zamawiającego w sposób wyraźny i wiążący wskazane,
a wykonawca Odwołujący dokumenty we właściwej formie uzupełnił po upływie tego terminu,
został w sposób zgodny z postanowieniami przepisów ustawy Pzp wykluczony (tak też wyrok
Sądu Okręgowego w Katowicach z dnia 9 września 2010 roku, sygn. akt XIX Ga 344/10).

Powyższe okoliczności determinowały wniosek, że nie potwierdziły się zarzuty
naruszenia przepisów ustawy Pzp wskazanych w odwołaniu. Z tych względów orzeczono jak
w sentencji.
O kosztach postępowania orzeczono stosownie do wyniku postępowania - na
podstawie art. 192 ust. 9 i 10 ustawy Pzp oraz w oparciu o przepisy § 5 ust. 3 pkt 1) oraz ust.
4 w zw. z § 3 pkt 2) rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 15 marca 2010 r.
w sprawie wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania oraz rodzajów kosztów
w postępowaniu odwoławczym i sposobu ich rozliczania stosownie do wyniku postępowania
(Dz. U. Nr 41 poz. 238).


Przewodniczący:



Wcześniejsze orzeczenia:

Baza orzeczeń KIO - wyszukiwarka

od: do:

Najnowsze orzeczenia

Dodaj swoje pytanie