Olsztyn: Świadczenie usługi przeprowadzenia audytu projektu pt. Wyposażenie laboratoriów technicznej kontroli budowli dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Priorytet 1 Przedsiębiorczość, Działanie 1.1. Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw, Poddziałanie 1.1.1. Inwestycje w infrastrukturę badawczą instytucji B+RT oraz specjalistyczne ośrodki kompetencji technologicznych (nr umowy o dofinansowanie projektu UDA-RPWM.01.01.01-28-002/10-02)
Numer ogłoszenia: 442578 - 2011; data zamieszczenia: 29.12.2011
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 315127 - 2011r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie, ul. Oczapowskiego 2, 10-719 Olsztyn, woj. warmińsko-mazurskie, tel. 089 5233420, faks (089) 5233278.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Uczelnia publiczna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Świadczenie usługi przeprowadzenia audytu projektu pt. Wyposażenie laboratoriów technicznej kontroli budowli dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Priorytet 1 Przedsiębiorczość, Działanie 1.1. Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw, Poddziałanie 1.1.1. Inwestycje w infrastrukturę badawczą instytucji B+RT oraz specjalistyczne ośrodki kompetencji technologicznych (nr umowy o dofinansowanie projektu UDA-RPWM.01.01.01-28-002/10-02).

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Głównym celem audytu jest uzyskanie, przez podmiot przeprowadzający audyt, dowodów pozwalających na jednoznaczną ocenę, czy realizacja projektu przebiegała zgodnie z umową o dofinansowanie, wnioskiem o dofinansowanie oraz z przepisami prawa. Przeprowadzony audyt ma doprowadzić do potwierdzenia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne/niekwalifikowalne, a realizacja projektu przebiega zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie oraz do wydania opinii w tym zakresie. Audyt zewnętrzny powinien obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowanych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania, sprawozdawczości z projektu ze szczególnym uwzględnieniem osiągnięcia założonych celów i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie. Podczas audytu powinny zostać zweryfikowane poniesione wydatki, pozwalające wykonawcy audytu zewnętrznego wydać wiążącą opinię i sporządzić raport w tym zakresie. Numer projektu: UDA-RPWM.01.01.01-28-002/10-02 Całkowita wartość projektu: 1 704 766,84 zł Kwota wydatków kwalifikowanych: 1 704 766,84 zł Kwota dofinansowania: 1.449 051,81 zł Okres realizacji projektu: od 2010.04.20 r. do marca 2012 r. Audyt zewnętrzny powinien obejmować następujące obszary: 1. Gotowość organizacyjna Beneficjenta obejmuje: 1.1. ocenę wielkości i przygotowania kadr; 1.2. identyfikację zadań wrażliwych (przede wszystkim dokonywanie wyboru wykonawców/dostawców, zawieranie umów, odbiór robót, dostaw i usług, zatwierdzanie faktur do wypłaty, dokonywanie płatności, księgowanie operacji finansowych); 1.3. ocenę podziału zadań w projekcie, w tym rozdziału kluczowych funkcji; 1.4. sprawdzenie istnienia i jakości pisemnych procedur postępowania oraz wzorów dokumentów. 2. Audyt zgodności projektu w zakresie finansowym obejmuje: 2.1. sprawdzenie, czy opracowane przez Beneficjenta procedury zarządzania środkami finansowymi zapewniają rzetelną i terminową realizację i dokumentowanie operacji; 2.2. sprawdzenie, czy procedury wewnętrzne Beneficjenta gwarantują rzetelność wniosków o płatność oraz ich zgodność z dokumentami źródłowymi, ewidencją księgową; 2.3. badanie poprawności księgowania (zgodność z zakładowym planem kont, oraz z zapisami w ewidencji księgowej oraz treścią dokumentów źródłowych, posiadanie wyodrębnionej ewidencji księgowej); 2.4. sprawdzenie zgodności sprawozdań z realizacji projektu i wniosków o płatność z wnioskiem i umową o dofinansowanie; 2.5. ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych wydatków (faktycznie poniesione, zasadne, celowe, oszczędne, zgodne z zapisami w dokumentacji projektowej, w terminie realizacji projektu, nieodbiegające od cen w regionie, przekazane na rachunki wykonawców wskazane w umowach); 2.6. kontrolę formalną faktur i ich zgodność z zapisami umów z wykonawcami; 2.7. sprawdzenie zapewnienie przez Beneficjenta wkładu własnego; 2.8. weryfikowanie kwalifikowalności poniesionych wydatków (na reprezentatywnej próbie oryginałów dokumentów księgowych wykazujących ich poniesienie); 2.9. sprawdzenie sposobu dokumentowania wydatków (opis dokumentów księgowych); 2.10. badanie zgodności kwot wynikających z zestawienia dokumentów rozliczeniowych z zapisami księgowymi, 2.11. kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223), w części dotyczącej audytowanego projektu, 2.12. sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja wydatków, ewidencja przychodów dla projektu zgodnie z zasadami określonymi dla programu operacyjnego, 2.13. sprawdzenie statusu podatkowego Beneficjenta, 2.14. sprawdzenie kwalifikowalności podatku VAT poprzez zbadanie stanu faktycznego z pisemną interpretacją przepisów prawa podatkowego stwierdzającą możliwość odzyskania podatku VAT w zakresie realizowanego projektu z właściwego Urzędu Skarbowego (w przypadku, gdy Beneficjent zadeklarował, iż nie może odzyskać podatku VAT, w związku z czym podatek VAT został uznany za koszt kwalifikowalny), 2.15. ocenę zakładanej wysokość kwalifikowalności podatku VAT (przypadku, gdy Beneficjent zadeklarował, iż tylko część podatku VAT może odzyskać, w związku z czym koszt został uznany za częściowo kwalifikowalny) 2.16. sprawdzenie utrzymywania przez Beneficjenta odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z projektem. 3. Audyt zgodności realizacji projektu odbywa się poprzez: 3.1. sprawdzenie zgodności realizacji projektu z przepisami prawa (m.in. prawo budowlane, ochrona środowiska, przepisy o rachunkowości oraz o finansach publicznych, prawo zamówień publicznych); 3.2. ocenę zgodności realizacji projektu z dokumentami programowymi przekazanymi przez Zamawiającego; 3.3. sprawdzenie zgodności realizacji projektu z wnioskiem i umową o dofinansowanie; 3.4. sprawdzenie poprawności udzielenia zamówień publicznych obejmująca w szczególności sprawdzenie, czy Beneficjent prawidłowo stosował Ustawę Prawo Zamówień Publicznych; 3.5. potwierdzenie zgodności zakresu umów zawartych z wykonawcami z dokumentacja projektową (wniosek o dofinansowanie z załącznikami); 3.6. sprawdzenie planowanego sposobu monitorowania osiągania celów projektu; 3.7. potwierdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu ze stanem faktycznym tj. m.in. weryfikacja zgodności danych przekazywanych we wniosku/wnioskach o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego i postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu, utrzymanie zatrudnienia; 3.8. sprawdzenie, czy cele projektu zostały zrealizowane i czy osiągnięto zakładany na dany okres poziom wskaźników; 3.9. sprawdzenie, czy Beneficjent wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte; 3.10. sprawdzenie, czy została zagwarantowana trwałość projektu (dotyczy audytu zewnętrznego realizowanego przed zakończeniem okresu trwałości). 4. Wizyta na miejscu realizacji projektu dotyczy: 4.1. w przypadku audytu projektu inwestycyjnego sprawdzenie czy zrealizowana inwestycja jest zgodna z wnioskiem i umową o dofinansowanie, dokumentacją powykonawczą, protokołami odbioru robót, protokołami odbioru zakupionego sprzętu; 4.2. w przypadku audytu projektu o charakterze niematerialnym sprawdzenie zgodności realizacji działań z wnioskiem i umową o dofinansowanie; 4.3. potwierdzenia prawidłowości prowadzenia działań promocyjnych i informacyjnych. 5. Audyt zgodności prowadzenia i archiwizowania dokumentacji dotyczy: 5.1. sprawdzenia czy wprowadzono mechanizmy zapewniające właściwy obieg i sposób archiwizowania wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektu; 5.2. sprawdzenia czy wprowadzone mechanizmy (w postaci wewnętrznych regulacji) są zgodne z wnioskiem i umową o dofinansowanie. 6. Audyt zgodności projektu z politykami wspólnotowymi dotyczy: 6.1. polityki równości szans i niedyskryminacji; 6.2. polityki społeczeństwa informacyjnego (w tym rozwój nowoczesnych technologii informacyjnych i komunikacyjnych). 7. Audyt w zakresie zasad informacji i promocji obejmuje: 7.1. potwierdzenie wywiązania się przez Beneficjenta z obowiązku prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych. 8. Wykonawca po przeprowadzonym audycie, zobowiązany jest do przekazania raportu zawierającego następujące elementy: 8.1. podstawowe informacje o Beneficjencie i realizowanym przez niego projekcie (nazwa, adres, NIP Beneficjenta, numer i tytuł projektu, numer i tytuł umowy o dofinansowanie projektu oraz ewentualnych aneksów, całkowitą wartość projektu w tym całkowitą wartość wydatków kwalifikowalnych, poziom procentowy i kwotę dofinansowania; 8.2. imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w zadaniu audytowym; 8.3. termin, w którym prowadzono audyt; 8.4. okres objęty audytem; 8.5. cele oraz zakres podmiotowy i przedmiotowy audytu; 8.6. podjęte czynności i zastosowane techniki przeprowadzania audytu; 8.7. informacja czy badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie; 8.8. wszystkich dokumentów, czy też na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie doboru próby do zadania audytowego; 8.9. ustalenie stanu faktycznego; 8.10. określenie oraz analizę przyczyn i skutków uchybień; 8.11. miejsce i datę sporządzenia oraz podpisania raportu z audytu. Wszystkie strony raportu z przeprowadzonego audytu powinny być ponumerowane i parafowane przez audytora zewnętrznego.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.21.20.00 - Usługi audytu .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: tak, projekt/program: Projekt pt. Wyposażenie laboratoriów technicznej kontroli budowli dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Priorytet 1 Przedsiębiorczość, Działanie 1.1. Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw, Poddziałanie 1.1.1. Inwestycje w infrastrukturę badawczą instytucji B+RT oraz specjalistyczne ośrodki kompetencji technologicznych (nr umowy UDA-RPWM.01.01.01-28-002/10-02).

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 19.12.2011.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 7.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• TECHMAR-AUDYT Sp. z o.o., ul. Metalowa 3, 10-603 Olsztyn, kraj/woj. warmińsko-mazurskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 2500,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 3300,00

• Oferta z najniższą ceną: 3300,00 / Oferta z najwyższą ceną: 18450,00

• Waluta: PLN.