Kielce: Usługa polegająca na kompleksowej organizacji Konferencji w dniu 30-31 sierpnia br. w Sandomierzu
Numer ogłoszenia: 290330 - 2013; data zamieszczenia: 23.07.2013
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 243810 - 2013r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: tak.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Województwo Świętokrzyskie - Urząd Marszałkowski Województwa Świętokrzyskiego, al. IX Wieków Kielc 3, 25-516 Kielce, woj. świętokrzyskie, tel. 41 3421901, 3421677, 3421576, faks 41 3445265, 3445723.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Usługa polegająca na kompleksowej organizacji Konferencji w dniu 30-31 sierpnia br. w Sandomierzu.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Przedmiot zamówienia (elementy):
1) zapewnienie sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem,
2) zapewnienie transportu samochodowego, autokarowego i lotniczego,
3) zapewnienie noclegu dla prelegentów (Hotel Sarmata zostanie zarezerwowany na Urząd Marszałkowski, tak żeby był dostępny dla wszystkich potencjalnych Wykonawców. W związku z powyższym wykonawcy zobowiązani będą do uwzględnienia w cenie oferty ceny za usługi noclegowe dla 30 osób wg następującego cennika: Rezerwacja obejmuje pokoje o różnym standardzie - lux, standard i apartamenty. Uśredniona cena dla pokoju 1 os wynosi 215 zł brutto ze śniadaniem w formie bufetu szwedzkiego. Uśredniona cena dla pokoju 2os. Wynosi 270zł bruttoj.w. Uśredniona cena dla pokoju 3 os. wynosi 360zł brutto j.w. W cenie dodatkowo parking strzeżony monitorowany oraz dostęp do internetu.)
4) zapewnienie usługi cateringowej podczas konferencji oraz kolacji,
5) zapewnienie części kulturalno-artystycznej w trakcie kolacji w pierwszym dniu konferencji.
6) zapewnienie recepcji konferencji wraz z obsługą,
7)wydrukowanie programu konferencji oraz wykonanie materiałów konferencyjnych i promocyjnych oraz identyfikatorów,
8) zapewnienie oznakowania wizualnego miejsca Konferencji - zgodnie z Księgą Identyfikacji Wizualnej NSS.
9) zorganizowanie wizyty w czterech grupach producenckich,
10) Zapewnienie tłumaczenia symultanicznego oraz konsekutywnego.
11) zapewnienie prelegentów zagranicznych (do szczegółowego ustalenia z Zamawiającym).
12) udokumentowanie fotograficzne przebiegu Konferencji.
Zamówienie powinno zostać wykonane zgodnie z wymogami określonymi poniżej:
1. Liczba uczestników:nie mniej niż 100, a maksymalnie 150 osób,
Uczestnikami Konferencji będą przedsiębiorcy krajowi,prelegenci zagraniczni, przedstawiciele: jednostek naukowych, władz lokalnych i regionalnych.
Zamawiający przedstawi Wykonawcy listę uczestników, którzy wezmą udział w konferencji.
- Wykonawca na podstawie listy dokona e-mailingu do wszystkich uczestników konferencji, celem zaproszenia ich do udziału w konferencji gospodarczo-inwestycyjnej, follow up telefoniczny po wysłaniu zaproszeń, zebranie potwierdzeń otrzymania zaproszeń.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmian uczestników konferencji na każdym etapie przygotowywania Programu Konferencji.
2. Miejsce wydarzenia: Sandomierz, sala na Zamku Królewskim
3. Sala jest zarezerwowana. W dniu 30.08.2013 roku Wykonawca będzie zobowiązany zapłacić za wynajem sali 270,00 zł brutto za godzinę. Wyposażenie sali, zgodne ze specyfikacją, jest dodatkowo płatne przez Wykonawcę.
4. Rodzaj wydarzenia: dwudniowa Międzynarodowa Konferencja Gospodarczo-Inwestycyjna z udziałem prelegentów krajowych i zagranicznych, przedsiębiorców, przedstawicieli samorządów regionalnych i centrów obsługi inwestora działających na terenie 5 województw Polski Wschodniej. Konferencja ma na celu promowanie i rozpowszechnianie wzajemnej współpracy gospodarczej z udziałem podmiotów zagranicznych oraz intensyfikację tej współpracy, promocję Województwa Świętokrzyskiego oraz wspieranie nowych inicjatyw.
5. Termin konferencji: 30-31 sierpnia 2013r. Konferencja odbędzie się w dniu 30 sierpnia w godzinach 9.30-16.00
6. Termin przylotu i wylotu prelegentów zagranicznych: 29.08.2013r - przylot 01.09.2013r - wylot
7. Czas trwania : 2 dni
Szczególowy opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w załączniku nr 1 do SIWZ.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.95.20.00 - Usługi w zakresie organizacji imprez 79.95.00.00 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów 55.12.00.00 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 55.30.00.00 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 92.31.20.00 - Usługi artystyczne 79.82.30.00 - Usługi drukowania i dostawy 39.29.41.00 - Artykuły informacyjne i promocyjne 78.30.00.00 - 78.30.00.00 63.00.00.00 - Usługi dodatkowe i pomocnicze w zakresie transportu, usługi biur podróży 60.40.00.00 - Usługi transportu lotniczego .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: tak, projekt/program: Zamówienie współfinansowane jest przez Unię Europejską w ramach Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego dla projektu Tworzenie i rozwój sieci współpracy centrów obsługi inwestora PO RPW, Działanie 1.4 Promocja i współpraca.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 23.07.2013.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 13.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 3.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• GMSYNERGY Sp. z o.o. Sp. Komandytowa, ul. Tuszyńska 67, 95-030 Rzgów, kraj/woj. łódzkie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 121883,59 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 143900,00

• Oferta z najniższą ceną: 143900,00 / Oferta z najwyższą ceną: 449000,00

• Waluta: PLN.