Tychy: Przedmiotem zamówienia jest projekt, dostawa, implementacja i wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów wraz z niezbędnym motorem bazy danych oraz oprogramowaniem wspomagającym, wraz z konfiguracją na serwerze, stacjach roboczych oraz licencjami, a także dwuletnią gwarancją z serwisem technicznym.
Numer ogłoszenia: 251459 - 2008; data zamieszczenia: 06.10.2008
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - dostawy

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej , ul. Budowlanych 59, 43-100 Tychy, woj. śląskie, tel. 032 227-22-71, fax. 032 227-35-40.

• Adres strony internetowej zamawiającego: mops.tychy@interia.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: jednostka samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OPIS

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Przedmiotem zamówienia jest projekt, dostawa, implementacja i wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów wraz z niezbędnym motorem bazy danych oraz oprogramowaniem wspomagającym, wraz z konfiguracją na serwerze, stacjach roboczych oraz licencjami, a także dwuletnią gwarancją z serwisem technicznym..

II.1.2) Rodzaj zamówienia: dostawy.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Wymagania funkcjonalne programu do elektronicznego obiegu dokumentów: 1. Program rejestruje, przechowuje i umożliwia zarządzanie danymi teleadresowymi klientów i pracowników; umożliwia nadawanie im dowolnych atrybutów na podstawie których można precyzyjnie definiować grupy klientów/pracowników. 2. Za pomocą programu można rozdzielać dokumentację i zadania na poszczególnych użytkowników, a także grupy użytkowników/klientów. 3. Nadawanie ról, uprawnień dla poszczególnych użytkowników, tworzenie grup użytkowników którym można przypisywać poszczególne uprawnienia. 4. Logowanie przy pomocy identyfikatora i hasła z wykorzystaniem serwera LDAP. 5. Transmisja szyfrowana protokołem SSL. 6. Możliwość gromadzenia dokumentów jako spraw wg rzeczowego wykazu akt (RWA) zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną. 7. Obsługa wchodzącej i wychodzącej korespondencji tradycyjnej (pisma, dokumenty), skanowanie dokumentów bezpośrednio z programu i przesyłanie do kolejnych użytkowników. 8. Obsługa wchodzącej i wychodzącej korespondencji elektronicznej, archiwizacji poczty elektronicznej, możliwość dołączenia e-maili do spraw. Wsparcie dla protokołów POP3, SMTP (wszystkie także przez SSL). 9. Możliwość wysyłania oraz przyjmowania faksów bezpośrednio z programu (niezależnie od stanowiska na którym logował się użytkownik). W programie dostępna jest lista wszystkich przychodzących oraz wychodzących faksów. Program potrafi wysłać faksem przynajmniej następujące typy plików: - .txt - .pdf - Open Document - .jpg 10. Komunikator wewnętrzny działający niezależnie od programu, uruchamiany automatycznie podczas logowania do systemu operacyjnego (Linux/Windows). Komunikator umożliwia przesyłanie jednej wiadomości jednocześnie do wielu użytkowników. Autoryzacja poprzez LDAP. 11. Generowanie zestawień statystycznych, zestawień pozwalających na analizę działalności instytucji, a także możliwość definiowania dowolnych raportów w języku SQL (moduł raportujący). 12. Integracja z ESP Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Tychach. System pobiera (POP3) i archiwizuje wiadomości z ESP, automatycznie przetwarza zawartość wiadomości w taki sposób aby treść dokumentu była dostępna dla użytkownika w formacie zgodnym z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych, dzięki czemu będzie można ją obejrzeć w powszechnie dostępnych programach zarówno w środowisku Linux jak i Windows. 13. Mechanizm korespondencji seryjnej wykorzystywany np. do adresowania kopert, pism, wysyłania korespondencji wg. rozdzielników do wielu adresatów przy użyciu zgromadzonych danych teleadresowych. 14. Funkcja terminarza - kalendarza osobistego oraz kalendarzy współdzielonych - możliwość subskrypcji/udostępniania innym użytkownikom systemu. 15. Obsługa formularzy (formatek systemu) uruchamianych w osobnych oknach, podlegających przesuwaniu, minimalizacji i maksymalizacji. 16. Możliwość zapisania nowego dokumentu z poziomu programu OpenOffice do systemu obiegu dokumentów, oraz możliwość otwarcia wcześniej zapisanego pliku w aplikacji OpenOffice i zapisanie go z powrotem do systemu z poziomu tego edytora. 17. Prezentacja czasu jaki pozostał do terminu załatwienia sprawy, przeterminowania na liście spraw. 18. Skanowanie dokumentów jedno i wielostronicowych, analiza OCR dokumentów graficznych. 19. Wykorzystanie podpisu cyfrowego do podpisywania korespondencji. 20. Wyszukiwanie po opisie i treści dokumentów (PDF, Open Office) oraz po innych danych składowanych w repozytorium w części produkcyjnej i archiwalnej 21. Zgodność z ustawą o ochronie danych osobowych. 22. Mechanizmy archiwizacji umożliwiające generowanie spisu zdawczo-odbiorczego w postaci elektronicznej spraw przekazywanych do archiwum (zgodnie ze stosownym rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego), a także brakowanie akt po upłynięciu okresu ich przechowywania. Wymagania niefunkcjonalne: 1. Wykonanie prac informatycznych obejmujących zainstalowanie i skonfigurowanie serwera plików, serwera pocztowego (POP3, IMAP, SMTP, LDAP), zarejestrowanie domeny, utworzenie dla wszystkich pracowników kont i zintegrowanie ich z systemem EOD, zapewnienie uwierzytelniania użytkowników poczty poprzez LDAP, instalacja oraz konfiguracja serwera LDAP (obejmująca konta użytkowników poczty, EOD i stacji roboczych) oraz prace na stanowiskach roboczych (konfiguracja do uwierzytelniania poprzez usługę LDAP). 2. System EOD wykonany w technologii klient - serwer, z przeglądarką w roli klienta. Program musi poprawnie działać w następujących przeglądarkach: Mozilla Firefox >= 2.0, IceWeasel >= 2.0. 3. Wykorzystanie darmowej bazy danych o otwartym kodzie źródłowym. 4. System działający i w pełni funkcjonalny na platformach Linux oraz Windows, co oznacza prawidłowe funkcjonowanie zarówno serwera jak i stacji roboczych, pracujących pod kontrolą wymienionych systemów. 5. Pakiet 100 godzin szkoleń dla pracowników (w zakresie korzystania z systemu EOD, poczty elektronicznej, programów wchodzących w skład pakietu biurowego OpenOffice, podstaw obsługi komputerów). 6. Pakiet 100 godzin konsultacji programistów do dowolnego wykorzystania (np. na dodanie do programu dowolnej, bardziej wyrafinowanej funkcjonalności, integrację z innym oprogramowaniem, czy rozwiązywanie innych powstałych problemów). Wymagania wobec dostarczonego sprzętu: 1. Serwer: - obudowa RACK 19, całkowita głębokość do 500mm, bez uchwytów do 450mm - CPU 64bit, min. dwurdzeniowy 2,66GHz - min. 4 zainstalowane HDD o łącznej pojemności min. 1,5 TB, Hot-Swap - sprzętowy RAID 0,1 - min. 4GB zainstalowanej pamięci ECC - karta sieciowa 10/100/1000 Mbit/s - karta FAX/MODEM - cały sprzęt w pełni kompatybilny z zainstalowanym systemem operacyjnym - zainstalowany 64-bitowy Debian GNU/Linux 4.0 - gwarancja 36 miesięcy on-site, czas naprawy do 48h 2. Skaner (2 szuki) w pełni współpracujący z dostarczanym systemem EOD (zarówno pod kontrolą systemu Linux jak i Windows), spełniający warunki: - dwustronny - maksymalna rozdzielczości 600dpi - z automatycznym podajnikiem, - prędkość 50 stron / minutę (w trybie duplex i przy rozdzielczości 150dpi) - komunikacja przez port USB2.0 Cena musi uwzględniać: 1.Program do elektronicznego obiegu dokumentów, zgodnie z powyższymi wymaganiami. 2.Pakiet 150 licencji liczonych dla każdego aktywnego użytkownika jednostki MOPS Tychy (w przypadku zatrudnienia dodatkowych pracowników program powinien dopuszczać nieodpłatne dodanie użytkownika w ramach posiadanych licencji). 3.Instalację systemu na serwerze oraz konfigurację programu na potrzeby Ośrodka (kompletna konfiguracja programu do funkcjonowania w jednostce, wprowadzenie struktury organizacyjnej, nadanie loginów, haseł użytkowników, itp., przystosowanie go do profilu ośrodka, zainstalowanie serwera plików, serwera pocztowego, założenie kont dla pracowników, zintegrowanie z ESP i z serwerem poczty, zainstalowanie we wskazanych miejscach skanera i czytników do podpisu elektronicznego. 4.100 godzin szkoleń dla pracowników, 6.100 godzin konsultacji programistów, 7.W razie konieczności (awaria sprzętu lub oprogramowania) przyjazd serwisanta (czas reakcji mierzony od zgłoszenia do momentu przyjazdu serwisanta do siedziby Ośrodka maksymalnie 3 godz.), maksymalny czas usunięcia usterek do 48 godzin od zgłoszenia (z pominięciem dni świątecznych), okres gwarancji 3 lata. 8.Pomoc techniczna, udzielanie konsultacji telefonicznych i pisemnych w zakresie użytkowania programu, informowanie i pomoc w instalacji nowych wersji programu, usuwanie nieprawidłowości w działaniu programu, dokonywanie, w miarę możliwości, drobnych modyfikacji programu dla potrzeb klienta. 9.Podpis elektroniczny wraz z wdrożeniem (instalacja i szkolenie) - 2szt..

II.1.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 72.21.22.23 - Usługi opracowywania oprogramowania do poczty elektronicznej 72.26.80.00 - Usługi dostawy oprogramowania 72.26.90.00 - 72.26.90.00 80.51.10.00 - Usługi szkolenia personelu .

II.1.5) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: Nie.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Okres w miesiącach: 24.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WARUNKI DOTYCZĄCE ZAMÓWIENIA

Informacja na temat wadium:

III.2) WARUNKI UDZIAŁU

• Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art.24 ust.1 i 2 oraz spełniają warunki określone w art.22 ust. 1 pkt 1,2 i 3 Ustawy pzp. Opis sposobu dokonania oceny spełnienia warunków: Potencjał kadrowy: Dysponują osobami zdolnymi wykonać zamówienie, tj. posiadającymi kwalifikacje pozwalające na obsadzenie kluczowych stanowisk w czasie realizacji przedmiotu zamówienia spełniający następujące wymagania: 1) Kierownik projektu a. wykształcenie wyższe, b. minimum pięcioletnie doświadczenie zawodowe rozumiane jako staż w firmach realizujących projekty informatyczne, c. udział jako kierownik lub zastępcy kierownika projektu w ciągu ostatnich 5 lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia w co najmniej 2 projektach informatycznych, z których co najmniej jeden o wartości minimum 100 000 PLN oraz co najmniej jeden dotyczący wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów 2) Analityk a. wykształcenie wyższe, b. minimum pięcioletnie doświadczenie zawodowe rozumiane jako staż w firmach realizujących projekty informatyczne, c. udział w ciągu ostatnich 5 lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia jako analityk lub projektant w co najmniej 2 projektach informatycznych , z których co najmniej jeden o wartości minimum 100 000 PLN oraz co najmniej jeden dotyczył wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów . 3) Wdrożeniowiec a. wykształcenie wyższe, b. minimum pięcioletnie doświadczenie zawodowe rozumiane jako staż w firmach realizujących projekty informatyczne, c. udział w ciągu ostatnich 3 lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia jako specjalista ds. technologii obiegu dokumentów w co najmniej 1 projekcie informatycznym, który dotyczył wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów o ponad 100 nazwanych użytkownikach 4) Programista a. wykształcenie wyższe, b. minimum trzyletni staż w firmie Wykonawcy, w tym m.in. udział w pracach nad zamawianym systemem jako programista. c. biegła znajomość języka C++, powłoki Bash oraz doświadczenie w administrowaniu i konfiguracji systemów Windows i Linux (oświadczenie wykonawcy). Doświadczenie: - wykonali w okresie ostatnich 3 lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie - minimum 1 zamówienie polegające na opracowaniu i wdrożeniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów dla nie mniej niż 100 nazwanych użytkowników. Potencjał finansowo-ekonomiczny: Wykonawca musi wykazać: - posiadanie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej o wartość co najmniej 100 000,00 PLN. Ocena spełnienia warunków: Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie niniejszego zamówienia muszą wykazać, że łącznie spełniają warunki określone wyżej. Ocena spełnienia warunków wymaganych od Wykonawców zostanie dokonana na podstawie żądanych w pkt. 6 przedmiotowego postępowania oświadczeń i dokumentów, wg formuły spełnia - nie spełnia..
• Informacja o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu: W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu Wykonawcy zobowiązani są złożyć następujące dokumenty: oświadczenie Wykonawcy, że nie podlega wykluczeniu na podstawie art.24 ust.1 i 2 Pzp zał. nr 1 do oferty, oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków określonych w art.22 ust.1 pkt. 1-3 Pzp - zał. nr 2 do oferty, wypełniony formularz cenowy - załącznik nr 3 do oferty, informacja o osobach, które będą skierowane do wykonania zamówienia (Potencjał kadrowy) zał. nr 4 do oferty, informacja o doświadczeniu zawodowym Wykonawcy (Doświadczenie zawodowe) zał. nr 5 do oferty, oświadczenie Wykonawcy (pkt 5 podpkt 4 c (programista) siwz) aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionego nie wcześniej niż 6 m-cy przed upływem terminu składania oferty, polisa lub inny dokument ubezpieczenia (w przypadku braku polisy) potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, w tym działalności zgodnej z przedmiotem zamówienia, zaakceptowane ogólne warunki umowy, pełnomocnictwo do reprezentowania o ile ofertę składa pełnomocnik. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczpospolitej Polskiej,zamiast dokumentów, o których mowa wyżej składa dokument lub dokumenty wystawione zgodnie z prawem kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednia, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości oraz nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie. Jeżeli w kraju pochodzenia osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa wyżej zastępuje się dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju pochodzenia osoby lub kraju , w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. Wskazane dokumenty mogą być doręczone w formie oryginałów lub kserokopii poświadczonych za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. Zamawiający wzywa Wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli oświadczeń lub dokumentów, o których wyżej mowa lub, którzy złożyli dokumenty, o których wyżej mowa zawierające błędy, do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba, że mimo ich uzupełnienia oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu lub konieczne byłoby unieważnienie postęp1owania; oświadczenia lub dokumenty powinny potwierdzać spełnienie przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu oraz spełnienie przez oferowane dostawy, usługi wymagań określonych przez Zamawiającego, nie później niż w dniu wyznaczonym przez Zamawiającego jako termin uzupełnienia oświadczeń lub dokumentów. Zamawiający może także w wyznaczonym przez siebie terminie, wezwać do złożenia wyjaśnień dotyczących oświadczeń lub dokumentów. Nie spełnienie któregokolwiek ze wskazanych wyżej warunków i wymogów skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z udziału w postępowaniu. Zasady składania ofert przez podmioty występujące wspólnie: -Podmioty zobowiązane są do złożenia wraz z ofertą pełnomocnictwa do reprezentowania wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających sie o udzielenie zamówienie. Wymagane oświadczenia i dokumenty wskazane w pkt 6 powinny być złożone przez każdy podmiot..

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

IV.2.2) Wykorzystana będzie aukcja elektroniczna: Nie.

IV.3) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.3.1) Adres strony internetowej, na której dostępna jest specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.umtychy.pl.
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Tychy ul. Budowlanych 59 nr pokoju 128.

IV.3.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 14.10.2008 godzina 09:00, miejsce: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej 43-100 Tychy ul. Budowlanych 59 pokój 105.

IV.3.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).