Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym
na rzecz Starostwa Powiatowego w Chełmie

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Powiat Chełmski

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 110198221

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Plac Niepodległości 1

1.5.2.) Miejscowość: Chełm

1.5.3.) Kod pocztowy: 22-100

1.5.4.) Województwo: lubelskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL812 - Chełmsko-zamojski

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: sekretariat@powiatchelmski.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: http://spchelm.bip.lubelskie.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym
na rzecz Starostwa Powiatowego w Chełmie

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-72068985-7fa5-42c6-a722-525e1bd0d7a2

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00570991

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-12-02

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00049732/27/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.24 Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Starostwa Powiatowego w Chełmie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://zamowienia.powiatchelmski.pl

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: 1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z art. 61 ust. 1 ustawy, komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy zamówień publicznych, zwanej dalej „Platformą”, dostępnej pod adresem: https://zamowienia.powiatchelmski.pl. Link do adresu url, który przekierowuje bezpośrednio do zakładki zawierającej przedmiotowe postępowanie:
https://zamowienia.powiatchelmski.pl/#/offer/da21c0b0-4a7d-45b3-8e7a-573c49d321d5
2. Komunikacja pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą (nie dotyczy czynności złożenia oferty), może odbywać się również za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem zamowieniapubliczne@powiatchelmski.pl, którą należy traktować wyłącznie jako „awaryjną“, w przypadku problemów technicznych.
3. Platforma jest serwisem internetowym o charakterze zamkniętym, prowadzonym przez ZETO Sp. z o.o.

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Zamawiający, zgodnie z art. 67 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych określa następujące wymagania techniczne i organizacyjne sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej przy wykorzystaniu Platformy, tj.:
1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;
2) Komputer klasy PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć min 2GB Ram, procesor Intel IV 2GHZ, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 10, Mac Os x 10.4, Linux, lub ich nowsze wersje;
3) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa najlepiej najnowszej dostępnej wersji obsługująca TLS 1.2 z wyjątkiem Internet Explorer;
4) włączona obsługa JavaScript;
5) zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.;
6) podłączony lub wbudowany do komputera czytnik karty kryptograficznej wydanej przez wystawcę certyfikatu używanego przez Wykonawcę.
2. Zamawiający, zgodnie z § 11 ust. 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r. poz. 2452) podaje następujące informacje na temat specyfikacji połączenia, formatu przesyłanych danych oraz szyfrowania i oznaczania czasu przekazania i odbioru danych:
1) dopuszczalne formaty przesyłanych danych, tj. plików o wielkości do 100 MB w formatach: txt, rtf, pdf ,xps, odt, ods, odp, doc, xls, ppt, docx, xlsx, pptx, csv, jpg, jpeg, tif, tiff, geotiff, png, svg, wav, mp3, avi, mpg, mpeg, mp4, m4a, mpeg4, ogg, ogv, zip, tar, gz, gzip, 7z, html, xhtml, css, xml, xsd, gml, rng, xsl, xslt, TSL, XMLsig, XAdES, CAdES, ASIC, XMLenc.
2) informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych: - plik załączony przez Wykonawcę na Platformie Zamówień Publicznych ZETO PZP i zapisany, widoczny jest w Systemie, jako zaszyfrowany – format kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu składania ofert;
3. Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg czasu platformy Microsoft Azure, który jest synchronizowany ze znacznikiem czasu UTC.
4. Wykonawca powinien dokładnie zapoznać się z niniejszą SWZ i złożyć ofertę zgodnie z jej wymaganiami.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:
1) Jest administratorem danych osobowych Wykonawcy oraz osób, których dane Wykonawca przekazał w niniejszym postępowaniu;
2) dane osobowe Wykonawcy przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na zadanie pn.: „Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Starostwa Powiatowego w Chełmie”, prowadzonym w trybie podstawowym;
3) odbiorcami danych osobowych Wykonawcy będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1320 z późn. zm.), dalej „ustawa Pzp”;
4) dane osobowe Wykonawcy będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność.
5) obowiązek podania przez Wykonawcę danych osobowych bezpośrednio go dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): 6) w odniesieniu do danych osobowych Wykonawcy decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
7) Wykonawca posiada:
1) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych dotyczących Wykonawcy;
2) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych, o ile ich zmiana nie skutkuje zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie narusza integralności protokołu oraz jego załączników;
3) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
4) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Wykonawca uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO;
8) Wykonawcy nie przysługuje:
1) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
2) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
3) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Wykonawcy jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
9) Wykonawcy przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z RODO przetwarzanie danych osobowych przez administratora. Organem właściwym dla przedmiotowej skargi jest Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 3, 00-193 Warszawa.
W przypadku, gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 rozporządzenia 2016/679, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, Zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu.
Skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych, o którym mowa w art. 16 rozporządzenia 2016/679, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą.
Wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu.
W przypadku danych osobowych zamieszczonych przez Zamawiającego w Biuletynie Zamówień Publicznych, prawa, o których mowa w art. 15 i art. 16 rozporządzenia 2016/679, są wykonywane w drodze żądania skierowanego do Zamawiającego.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: WZP.272.1.81.2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Starostwa Powiatowego w Chełmie.
2. Przedmiot zamówienia obejmuje przyjmowanie, sortowanie, przemieszczanie i doręczanie przesyłek listowych, w tym poleconych oraz z potwierdzeniem odbioru o wadze do 2000 g i liczonych z tolerancją 2 mm w wymiarach:
1) format S to przesyłki o wymiarach:
minimalnych strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90x140 mm;
maksymalnych – żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokości 20 mm, długości 230 mm, szerokości 230 mm
2) format M to przesyłki o wymiarach:
minimalnych strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90x140 mm;
maksymalnych – żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokości 20 mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm
3) format L to przesyłki o wymiarach:
minimalnych strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90x140 mm;
maksymalnych – żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokości 20 mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm
4) przesyłki listowej w formie rulonu o wymiarach:
minimum – 1040 mm, stanowiących sumę długości i podwójnej średnicy, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 900 mm
w obrocie krajowym i zagranicznym. Przedmiot zamówienia obejmuje także zwrot do siedziby Zamawiającego zgodnie z adresem nadania przesyłki, niedoręczonych przesyłek pocztowych niezwłocznie po wyczerpaniu wszystkich możliwości ich doręczenia lub wydania z podaniem przyczyn zwrotu, w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe (Dz.U. z 2025 r. poz. 366 z późn. zm.) na potrzeby Zamawiającego.
Miejsce świadczenia usług pocztowych – Starostwo Powiatowe w Chełmie, 22-100 Chełm, ul. Plac Niepodległości 1.
3. Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia określają:
1) opis przedmiotu zamówienia stanowiący Załącznik nr 5 do SWZ;
2) projektowane postanowienia umowy stanowiące Załącznik nr 6 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 64110000-0 - Usługi pocztowe

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2026-01-01 do 2028-12-31

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Zamawiający oceni i porówna oferty Wykonawców, których oferty nie zostały odrzucone.
2. Zamawiający przy wyborze oferty będzie kierował się następującymi kryteriami oceny ofert:
Lp. Nazwa kryterium Waga (w %)
1 cena 60,00
2 możliwość elektronicznego monitorowania przesyłek rejestrowanych krajowych i zagranicznych 40,00

1) Kryterium „cena”:
Zamawiający dokona oceny ofert przyznając punkty w ramach poszczególnych kryteriów oceny ofert, przyjmując zasadę, że 1% = 1 punkt.
Punkty za kryterium „cena” zostaną obliczone według wzoru:

C= Cn / Cb x 60 pkt

gdzie:
C – ilość punktów, jaką dana oferta otrzyma za cenę oferty brutto w kryterium „cena”
Cn – najniższa cena z ofert niepodlegających odrzuceniu
Cb – cena badanej oferty

W kryterium „cena” oferta z najniższą ceną otrzyma 60 punktów, a po matematycznym przeliczeniu w odniesieniu do najniższej ceny odpowiednio mniej. Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku.
2) Kryterium „możliwość elektronicznego monitorowania przesyłek rejestrowanych krajowych i zagranicznych”:
Podstawą przyznania punktów w kryterium: „możliwość elektronicznego monitorowania przesyłek rejestrowanych krajowych i zagranicznych” będzie oświadczenie Wykonawcy, złożone przy użyciu odpowiedzi „TAK” lub „NIE” w treści Formularza ofertowego, zgodnie z poniższym opisem przyznawania punktów:
Możliwość elektronicznego monitorowania przesyłek rejestrowanych krajowych i zagranicznych TAK 40,00 pkt
Możliwość elektronicznego monitorowania przesyłek rejestrowanych krajowych i zagranicznych NIE 0,00 pkt

W przypadku niewypełnienia formularza ofertowego w pozycji „możliwość elektronicznego monitorowania przesyłek rejestrowanych krajowych i zagranicznych” (pozostawienie pustego pola) Zamawiający uzna, że Wykonawca nie zapewnia możliwości elektronicznego monitorowania powyższych przesyłek i przyzna Wykonawcy „0” punktów w tym kryterium.

3. Łączna ilość punktów otrzymanych przez Wykonawcę będzie sumą punktów przyznanych w poszczególnych kryteriach i wagach danego kryterium:
P = C + E
gdzie:
P – suma punktów przyznanych danej ofercie,
C – łączna ilość punktów uzyskanych w kryterium „cena”,
E – łączna ilość punktów uzyskanych w kryterium „możliwość elektronicznego monitorowania przesyłek rejestrowanych krajowych i zagranicznych”.
4. Za najkorzystniejszą ofertę Zamawiający uzna ofertę z najwyższą łączną punktacją, tj. przedstawiającą najkorzystniejszy bilans kryteriów oceny ofert.
5. Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający wybierze spośród tych ofert ofertę, która otrzymała najwyższą ocenę w kryterium o najwyższej wadze.
6. Jeżeli oferty otrzymały taką samą ocenę w kryterium o najwyższej wadze, Zamawiający wybiera ofertę z najniższą ceną.
7. Jeżeli nie można dokonać wyboru oferty w sposób, o którym mowa w ust. 6, Zamawiający wzywa Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych, zawierających nową cenę.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60,00

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: możliwość elektronicznego monitorowania przesyłek rejestrowanych krajowych i zagranicznych

4.3.6.) Waga: 40,00

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie określa warunku w tym zakresie,
2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Wykonawca spełni powyższy warunek udziału w postępowaniu dotyczący posiadania uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów, jeżeli wykaże, że posiada, zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku – Prawo pocztowe (Dz.U. z 2025 r. poz. 366 z późn. zm.), aktualny wpis do rejestru operatorów pocztowych, prowadzony przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej,
3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie określa warunku w tym zakresie,
4) zdolności technicznej lub zawodowej: Zamawiający nie określa warunku w tym zakresie.
2. Sposób wykazania warunków udziału w postępowaniu wskazano w pkt. XV SWZ.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Zamawiający nie wymaga złożenia przez Wykonawcę podmiotowych środków dowodowych w tym zakresie.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie (nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania) następujących podmiotowych środków dowodowych (aktualnych na dzień złożenia):
1) W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu:
a) aktualny wpis do rejestru operatorów pocztowych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku – Prawo pocztowe.

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

1. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawcę, w stosunku, do którego zachodzi którakolwiek z okoliczności wskazanych:
a) w art. 108 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych;
b) w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.
2. Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą oświadczenia stanowiące wstępne potwierdzenie, że Wykonawca na dzień składania ofert:
1) nie podlega wykluczeniu,
2) spełnia warunki udziału w postępowaniu.
3. Oświadczenia, o których mowa w pkt XV.1 SWZ nie są podmiotowymi środkami dowodowymi i stanowią dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia i spełnianie warunków udziału w postępowaniu na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe.
4. Oświadczenia należy złożyć według wzorów stanowiących załączniki nr 2 i 3 do SWZ.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku, Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:
1) oświadczenia o których mowa w pkt. XV.1 SWZ składa z ofertą każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
2) w przypadku, o którym mowa w pkt. XV.27 SWZ Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy. Oświadczenie należy złożyć według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do SWZ.
3) zobowiązani są oni na wezwanie Zamawiającego, złożyć podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w pkt. XV.6 SWZ, przy czym podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w pkt. XV.6.1) SWZ składa odpowiednio Wykonawca/Wykonawcy, który/którzy wykazuje/-ą spełnienie warunku.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Zamawiający wymaga od Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza aby zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w projektowanych postanowieniach umowy stanowiących załącznik nr 6 do SWZ, zawierającym projektowane postanowienia umowy, które zostaną wprowadzone do treści tej umowy.
2. Zamawiający przewiduje możliwości wprowadzenia zmian do zawartej umowy, na podstawie art. 454-455 ustawy oraz postanowień Projektu Umowy.
3. Poza zmianami przewidzianymi w art. 455 ust. 1 i 2 ustawy, zmiany umowy będą dokonywane w następujących przypadkach:
1) zmiany cen jednostkowych w sposób dopuszczony przez ustawę Prawo pocztowe;
2) gdy wystąpią przeszkody o obiektywnym charakterze (zdarzenia nadzwyczajne zewnętrzne i niemożliwe do zapobieżenia, a więc mieszczące się w zakresie pojęciowym tzw. siły wyższej), przez co rozumie się katastrofalne działania przyrody (np. niezwykłe mrozy), akty władzy ustawodawczej i wykonawczej (np. wywłaszczenie) oraz niektóre zaburzenia życia zbiorowego ( np. zamieszki uliczne) z wyłączeniem protestów pracowniczych, powodującej konieczność zmiany pierwotnych warunków realizacji usługi, gdy dalsza realizacja usługi na dotychczasowych warunkach uniemożliwiałaby dotrzymanie przez Wykonawcę istotnych warunków postanowień Umowy, pomimo dołożenia przez Wykonawcę wszelkich starań;
3) gdy zaistnieje inna okoliczność prawna, ekonomiczna lub techniczna, skutkująca niemożliwością wykonania umowy w pierwotnym zakresie lub niemożliwością należytego wykonania umowy;
4) jeżeli opóźnienie w realizacji umowy wystąpi z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego.
4. Ceny jednostkowe podane przez Wykonawcę będą podlegały zmianom przez okres realizacji umowy w przypadku:
1) zmiany stawki podatku od towarów i usług;
2) zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. z 2024 r. poz. 1773);
3) zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub ubezpieczenie zdrowotne;
4) zmiany zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz.U. z 2024 r. poz. 427 z późn. zm.);
- jeżeli przed wystawieniem faktury Wykonawca udokumentuje wpływ tych zmian na koszty wykonania zamówienia oraz uzyska pisemną akceptację Zamawiającego na zmianę wysokości wynagrodzenia; jeżeli zmiany będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę, wynagrodzenie umowne zostanie zwiększone/zmniejszone o kwotę odpowiadającą wzrostowi/spadkowi kosztów wykonania zamówienia (dotyczy zmian określonych w pkt. XVI.4. ppkt. 1), 2), 3), 4) SWZ),
5) gdy konieczność wprowadzenia zmian umowy wynika z uregulowań prawnych w zakresie ustalania lub zatwierdzania cen za usługi pocztowe w rozumieniu ustawy prawo pocztowe,
6) ceny określone przez Wykonawcę w ofercie ulegną obniżeniu w toku realizacji zamówienia w przypadku, gdy opłaty pocztowe wynikające ze standardowego cennika lub regulaminu Wykonawcy będą niższe od cen wynikających w przedłożonej ofercie. Wykonawca ma wówczas obowiązek zastosować względem Zamawiającego obniżone opłaty pocztowe dla usług wynikających ze swojego aktualnego cennika lub regulaminu.
5. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany wynagrodzenia Wykonawcy, o jakim mowa w § 4 ust. 1 umowy (podwyższenie lub obniżenie) w przypadku zmiany cen materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia (waloryzacja) przy zachowaniu poniższych zasad:
1) Strony mogą ubiegać się o zmianę wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy w przypadku zmiany ceny materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia;

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-12-10 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://zamowienia.powiatchelmski.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-12-10 10:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-01-08

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

Ze względu na ograniczoną liczbę znaków ciąg dalszy zmian umowy:

2) wysokość wynagrodzenia Wykonawcy w rozliczeniu okresowym może podlegać waloryzacji w oparciu o wskaźnik zmiany cen towarów i usług konsumpcyjnych – ogłaszanym w Komunikacie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w sprawie wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem w kwartale na podstawie art. 25 ust. 11 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, w przypadku, gdy ww. wskaźnik poprzedzający wniosek o waloryzację wzrośnie/spadnie o co najmniej 5% w stosunku do wysokości tego wskaźnika obowiązującego w miesiącu zawarcia umowy;
3) pierwsza waloryzacja może nastąpić nie wcześniej niż po 6 miesiącach od podpisania umowy w przypadku wzrostu lub spadku wskaźnika zmiany cen towarów i usług konsumpcyjnych w sposób określony w pkt. 2) niniejszego ustępu, wówczas waloryzacja będzie polegała na wzroście/obniżeniu wynagrodzenia po dniu złożenia przez Stronę wniosku o wartość wynikową uwzględniającą różnicę między wskaźnikiem obowiązującym w miesiącu zawarcia umowy, a wskaźnikiem ogłoszonym w ostatnim komunikacie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego poprzedzającym wniosek o waloryzację;
4) waloryzacja może być dokonana, tylko 2 razy w trakcie obowiązywania niniejszej umowy;
5) maksymalna wartość zmiany wynagrodzenia z przyczyn określonych w pkt. 1) niniejszego ustępu, tj. w przypadku zmiany ceny materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia, nie może przekroczyć 5% wynagrodzenia, o którym mowa w § 4 ust. 1 umowy;
6) w celu skorzystania z uprawnienia do ubiegania się o zmianę wynagrodzenia z przyczyn, o których mowa w pkt. 1) niniejszego ustępu, Strona zobowiązana jest wystąpić do drugiej Strony z wnioskiem o dokonanie zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy, wraz z uzasadnieniem zawierającym w szczególności szczegółowe wyliczenie całkowitej kwoty, o jaką wynagrodzenie Wykonawcy powinno ulec zmianie;
7) do wniosku, o którym mowa w pkt. 6) niniejszego ustępu, Strona zobowiązana jest dołączyć dokumenty, z których będzie wynikać, w jakim zakresie zmiany cen materiałów i kosztów mają wpływ na koszty wykonania Umowy;
8) Strona w terminie 10 dni roboczych od dnia przekazania wniosku, o którym mowa w pkt. 6) niniejszego ustępu, przekaże drugiej Stronie informację o zakresie zmian wynagrodzenia należnego Wykonawcy, albo informację o braku podstaw do dokonania zmian wraz z uzasadnieniem.
6. Przez zmianę ceny materiałów lub kosztów rozumie się wzrost odpowiednio cen lub kosztów, jak i ich obniżenie (wówczas przepisy ust. 4 stosuje się odpowiednio), względem ceny lub kosztu przyjętych w celu ustalenia wynagrodzenia Wykonawcy zawartego w ofercie (art. 439 ust. 4 ustawy Pzp.
7. Zgodnie z art. 439 ust. 5 ustawy Pzp Wykonawca, którego wynagrodzenie zostało zmienione zgodnie z art. 439 ust. 1-3 ustawy Pzp, zobowiązany jest do zmiany wynagrodzenia przysługującego podwykonawcy, z którym zawarł umowę, w zakresie odpowiadającym zmianom cen materiałów lub kosztów dotyczących zobowiązania podwykonawcy, jeżeli łącznie spełnione są następujące warunki:
a) przedmiotem umowy są dostawy lub usługi;
b) okres obowiązywania umowy przekracza 6 miesięcy.
8. Postanowień umownych w zakresie waloryzacji nie stosuje się od chwili osiągnięcia limitu, o którym mowa w pkt. XVI.5.5) SWZ.
9. Wszystkie powyższe postanowienia stanowią katalog zmian, na które Zamawiający może wyrazić zgodę. Nie stanowią jednocześnie zobowiązania do wyrażenia takiej zgody.
10. Strony dopuszczają możliwość zmian redakcyjnych oraz zmian będących następstwem zmian danych ujawnionych w rejestrach publicznych.
11. Zmiany treści umowy wymagają formy pisemnej w postaci aneksu, pod rygorem nieważności.
12. Strona występująca o zmianę postanowień zawartej umowy zobowiązana jest do udokumentowania zaistnienia którejkolwiek z okoliczności wymienionej w pkt. XVI.3-XVI.5 SWZ.