Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
Świadczenie usług pocztowych dla Powiatowego Urzędu Pracy dla Powiatu Toruńskiego

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: POWIATOWY URZĄD PRACY DLA POWIATU TORUŃSKIEGO

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 871236343

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Polna 115,115A

1.5.2.) Miejscowość: Toruń

1.5.3.) Kod pocztowy: 87-100

1.5.4.) Województwo: kujawsko-pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL613 - Bydgosko-toruński

1.5.7.) Numer telefonu: 56 659 53 70

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: sekretariat@pupdlapowiatutorunskiego.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: torun.praca.gov.pl

1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-6d42d456-4ddd-11ec-8c2d-66c2f1230e9c

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług pocztowych dla Powiatowego Urzędu Pracy dla Powiatu Toruńskiego

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-6d42d456-4ddd-11ec-8c2d-66c2f1230e9c

2.5.) Numer ogłoszenia: 2021/BZP 00327749

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2021-12-22

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2021/BZP 00036443/01/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.1 Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Powiatowego Urzędu Pracy dla Powiatu Toruńskiego w Toruniu

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2021/BZP 00285698/01

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: OP.JK.330.1.2021

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.3.) Wartość zamówienia: 361000,00 PLN

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie na rzecz Powiatowego Urzędu Pracy dla Powiatu Toruńskiego w Toruniu usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek pocztowych, zwrotnych potwierdzeń odbioru oraz ewentualnych zwrotów przesyłek pocztowych nadawanych przez Zamawiającego w okresie trwania umowy. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował placówkami nadawczymi, w których znajdują się placówki Zamawiającego, tj. w Toruniu – dla obsługi Powiatowego Urzędu Pracy dla Powiatu Toruńskiego w Toruniu, ul. Polna 115, 115 A 87-100 Toruń; w Chełmży – dla Ośrodka Zamiejscowego w Chełmży, ul. Św. Jana 18, 87-140 Chełmża.). Usługa obejmuje również odbiór korespondencji z placówek Zamawiającego (tj. Powiatowego Urzędu Pracy dla Powiatu Toruńskiego w Toruniu, ul. Polna 115,115 A, 87-100 Toruń w godz. 14.00-14.30 i Ośrodka Zamiejscowego w Chełmży, ul. Św. Jana 18, 87-140 Chełmża w godz. 12.00-14.00.
1.
Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się:
1) przesyłki listowe w obrocie krajowym i zagranicznym:
a. przesyłki ekonomiczne nierejestrowane, niebędące przesyłkami najszybszej kategorii,
o wadze do 2000 g,
b. zwykłe priorytetowe – przesyłki nierejestrowane, będące przesyłkami najszybszej kategorii, o wadze do 2000 g
c. polecone ekonomiczne – przesyłki rejestrowane, niebędące przesyłkami najszybszej kategorii, o wadze do 2000 g,
d. polecone priorytetowe – przesyłki rejestrowane, będące przesyłkami najszybszej kategorii,
o wadze do 2000 g,
e. polecone ekonomiczne ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO), rejestrowane przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru niebędące przesyłkami najszybszej kategorii o wadze do 2000 g,
f. polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO), rejestrowane przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru, będące przesyłkami najszybszej kategorii o wadze do 2000g,
Wymiary przesyłki listowej:
- maksymalnie - 900 mm, stanowiących sumę długości, szerokości i wysokości, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 600 mm,
– minimalne wymiary strony adresowej – 90 × 140 mm,
Wymiary przesyłek przyjmuje się z tolerancją maksymalnie do 2 mm.

Zestawienie przesyłek zawarte w załączniku nr 2a do specyfikacji (tj. druga strona formularza ofertowego) ma charakter wyłącznie szacunkowy i nie stanowi ze strony Zamawiającego zobowiązania do nadawania przesyłek w podanych ilościach, a po stronie Wykonawcy podstaw do wysuwania roszczeń w przypadku nadawania przesyłek w ilościach mniejszych niż szacunkowe. Określone rodzaje i ilości poszczególnych przesyłek w ramach świadczonych usług mogą ulec zmianie w zależności od bieżących potrzeb Zamawiającego. Zmiany ilości oraz/lub rodzaju przesyłek nie stanowią podstawy do zmiany treści umowy zawartej z Wykonawcą. Zamawiający zapłaci Wykonawcy wyłącznie za usługi faktycznie wykonane. Zamawiający gwarantuje realizację przedmiotu zamówienia na poziomie nie mniejszym niż 70%.

Wykonawca, w każdy dzień roboczy od poniedziałku do piątku, za wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy, zobowiązany jest:
a) odbierać przesyłki pocztowe Zamawiającego w dniach od poniedziałku do piątku z jego siedzib mieszczących się w Toruniu przy ul. Polnej 115,115 A, 87-100 Toruń w godz. 14.00-14.30 i Ośrodka Zamiejscowego w Chełmży, ul. Św. Jana 18, 87-140 Chełmża w godz. 12.00-14.00
b) doręczać wszystkie przesyłki pocztowe przyjęte do przemieszczenia i doręczenia na zasadach określonych w obowiązujących przepisach prawa, w tym w sposób określony w art. 43, 44 § 1-3, art. 45-47 Kodeksu postępowania administracyjnego (t. j. Dz. U. z 2021 r. poz. 735),
c) doręczać wszystkie przesyłki, niebędące usługą dodatkowo płatną, każdemu adresatowi:
 w terminie D+3 przy przesyłkach listowych najszybszej kategorii,
 w terminie D+5 przy przesyłkach listowych niebędących przesyłkami najszybszej kategorii,
gdzie „D” jest dniem przekazania przesyłki wychodzącej od Zamawiającego do Wykonawcy, tj. dniem jej nadania.
d) zwracać do kancelarii Zamawiającego (pokój nr 111 – Toruń oraz 1 - Chełmża ) wszystkie: niedoręczone przesyłki pocztowe oraz potwierdzenia odbioru przesyłek pokwitowane przez adresata (lub inną osobę uprawnioną) niezwłocznie.
e) bezpłatnie świadczyć on-line usługę śledzenia przesyłki rejestrowanej, która ma umożliwić Zamawiającemu dostęp do informacji nt. co najmniej:
• numeru przesyłki,
• awizowania przesyłki oraz dat pierwszego i drugiego awizowania (o ile nastąpi),
• daty doręczenia przesyłki (o ile nastąpi) adresatowi.
Zamawiający wymaga, aby dane, o których mowa w lit. e, (po wpisaniu numeru przesyłki
w odpowiedniej aplikacji na stronie internetowej Wykonawcy) można było wydrukować ze strony Wykonawcy.
Wszystkie wymagania dot. śledzenia przesyłki on-line, o których mowa w lit. e, muszą zostać spełnione najpóźniej do dnia rozpoczęcia wykonywania niniejszego zamówienia, tj. od dnia podpisania umowy.

Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym. Przesyłki rejestrowane nadawane będą na podstawie zestawienia przesyłek w książce nadawczej. Przesyłki nierejestrowane nadawane będą na podstawie zestawienia ilościowego. Zestawienia sporządzane będą przez Zamawiającego w dwóch identycznych egzemplarzach po jednym dla Wykonawcy i Zamawiającego. Wzory i treść książki nadawczej oraz zestawienia ilościowo- wartościowego przesyłek nierejestrowanych i paczek zostaną uzgodnione z Wykonawcą. Fakt przekazania przesyłek celem ich nadania każdorazowo zostanie potwierdzony w formie pisemnej przez wyznaczonego pracownika Zamawiającego (lub inną uprawnioną do tego osobę) oraz przez upoważnionego pracownika Wykonawcy (lub inną upoważnioną przez Wykonawcę osobę). Potwierdzenie przekazania przesyłek będzie następowało w formie złożenia podpisu i daty na dokumencie zawierającym m. in. uporządkowany wykaz adresatów.

Przesyłki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę na podany adres do każdego miejsca w kraju, a poza jego granicami do państw ujętych w wykazie umieszczonym w cenniku usług powszechnych.

Zamawiający będzie korzystał wyłącznie ze swojego opakowania przesyłek, nie dopuszcza się stosowania opakowań Wykonawcy.

Realizacja przedmiotowego zamówienia odbywać się musi zgodnie z wymogami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119/1 z 04 maja 2016 roku z późn. zm.). Informacje o adresatach (w tym treść korespondencji) muszą być odpowiednio zabezpieczone, aby uniemożliwić do nich dostęp osobom niepowołanym.

Nadawanie przesyłek zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego, będzie się odbywać się z wykorzystaniem potwierdzeń odbioru - druki KPA-5. Zamawiający zakupi we własnym zakresie formularze zwrotnych potwierdzeń odbioru stosowanych przy nadawaniu przesyłek zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego, tzw. białe zwrotki na druku KPA-5.

Wykonawca gwarantuje Zamawiającemu możliwość śledzenia przesyłki.

Placówka Wykonawcy musi być czynna w każdy dzień roboczy od poniedziałku do piątku. Za dzień roboczy uważa się każdy dzień, który nie jest dniem ustawowo wolnym od pracy. Placówka zdawczo-odbiorcza w Toruniu musi być czynna co najmniej w godzinach 08.00 - 16.00.

Placówka operatora pocztowego musi posiadać czynny numer telefonu służbowego.

Zabrania się Wykonawcy i innym podmiotom działającym na jego rzecz lub w jego imieniu, które zostały zobowiązane do nadania, przemieszczenia, doręczenia oraz zwrotu przesyłki pocztowej, do umieszczania na przesyłkach pocztowych jakichkolwiek informacji, które nie zostały uprzednio uzgodnione z Zamawiającym w formie pisemnej. Niedopuszczalne jest zakrywanie częściowe lub całkowite informacji dotyczących m. in.: nadawcy, adresata i opłaty pocztowej umieszczanych przez Zamawiającego na opakowaniach przesyłki/przesyłek. Wyjątek w tym zakresie stanowią informacje wyznaczonego operatora, niezbędne do realizacji usługi pocztowej.
Nadanie przesyłki pocztowej Wykonawca każdorazowo dokumentuje na przesyłce w formie stempla (nadruku lub naklejki) opatrzonego czytelną datą nadania. Stempel dodatkowo może zawierać nazwę miejscowości nadania oraz nazwę/symbol operatora. Zapis ten nie dotyczy przesyłek opłaconych przy użyciu maszyny do frankowania.

Wykonawca zobowiązany jest realizować przedmiot niniejszego zamówienia z należytą starannością, poprzez zapewnienie właściwych warunków technicznych i organizacyjnych koniecznych do prawidłowego świadczenia usług pocztowych z zachowaniem bezpieczeństwa obrotu, przestrzegając tajemnicy pocztowej oraz przepisów o ochronie danych osobowych.

Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji o charakterze zmniejszającym wartość zamówienia zgodnie z art. 411 ustawy. Maksymalna wartość opcji to do 30% wartości zamówienia określonej w formularzu ofertowym. Oznacza to, że Zamawiający gwarantuje wykorzystanie 70% kwoty zamówienia. Skorzystanie z prawa opcji będzie możliwe w przypadku, gdy Zamawiający nie będzie w stanie wykorzystać całości zamówienia w okresie trwania umowy. Decyzję, co do możliwości skorzystania z prawa opcji Zamawiający uzależnia od swoich bieżących potrzeb. W przypadku chęci skorzystania z Prawa Opcji Zamawiający każdorazowo poinformuje o tym Wykonawcę na piśmie poprzez Zgłoszenie Prawa Opcji. Zamawiający ma prawo do skorzystania z Prawa Opcji w okresie trwania umowy. Realizacja zamówienia objętego prawem opcji jest uprawnieniem, a nie obowiązkiem Zamawiającego. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności i zobowiązań finansowych w stosunku do Wykonawcy w przypadku nieskorzystania z Prawa Opcji.

4.5.3.) Główny kod CPV: 64110000-0 - Usługi pocztowe

4.5.4.) Dodatkowy kod CPV:

64112000-4 - Usługi pocztowe dotyczące listów

64121100-1 - Usługi dostarczania poczty

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

SEKCJA VI OFERTY

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 1

6.1.1.) Liczba otrzymanych ofert wariantowych: 0

6.1.2.) Liczba ofert dodatkowych: 0

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 0

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 223840,70 PLN

6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 223840,70 PLN

6.4.) Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: 223840,70 PLN

6.5.) Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną: Nie

6.6.) Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową: Nie

SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: Poczta Polska S.A.

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 010684960

7.3.3) Ulica: ul. Rodziny Hiszpańskich 8

7.3.4) Miejscowość: Warszawa

7.3.5) Kod pocztowy: 00-940

7.3.6.) Województwo: mazowieckie

7.3.7.) Kraj: Polska

7.4.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Nie

SEKCJA VIII UMOWA

8.1.) Data zawarcia umowy: 2021-12-15

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 223840,70 PLN

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:

Od 2022-01-01 do 2023-12-31