Poznań: Opracowanie całościowej koncepcji kreatywnej i działań komunikacyjnych oraz stworzenie wybranych elementów kompleksowej kampanii promocyjnej markowego produktu turystyki wodnej Wielka Pętla Wielkopolski
Numer ogłoszenia: 94146 - 2013; data zamieszczenia: 08.03.2013
OGŁOSZENIE O KONKURSIE

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Wielkopolska Organizacja Turystyczna, ul. 27 Grudnia 17/19, 61-737 Poznań, woj. wielkopolskie, tel. 61 6645233, 234, faks 61 6645235.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.wot.org.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: Stowarzyszenie.

SEKCJA II: PRZEDMIOT KONKURSU

II.1) Nazwa nadana konkursowi przez zamawiającego: Opracowanie całościowej koncepcji kreatywnej i działań komunikacyjnych oraz stworzenie wybranych elementów kompleksowej kampanii promocyjnej markowego produktu turystyki wodnej Wielka Pętla Wielkopolski.

II.2) Określenie przedmiotu konkursu: 1.Szczegółowe zaplanowanie i opracowanie całościowej koncepcji oraz kreacja kampanii,w tym: 2.Szczegółowy opis idei głównej kampanii i kreatywne jej przedstawienie, 3.Szczegółowe opracowanie i opisanie kompleksowej oraz spójnej koncepcji kampanii z uwzględnieniem podstawowych komponentów kampanii oraz ich celów, a także miejsca i czasu kampanii (w tym dookreślenie grup docelowych w oparciu o zbiorczą dokumentację strategiczną regionu oraz narzędzi i kanałów komunikacji, metod i metodologii oceny realizacji celów, narzędzi monitoringu oraz działań PR), z określeniem wag poszczególnych komponentów kampanii, Szczegółowe uzasadnienia dla w/w założeń (w tym sposobów skutecznego dotarcia do określonych grup docelowych, dobór narzędzi i kanałów komunikacji, metod i metodologii oceny realizacji celów, narzędzi monitoringu oraz działań PR), Szczegółowe zaprojektowanie linii graficznych (7) dla poszczególnych grup wskazanych produktów turystycznych: Produkty podstawowe : Produkty turystyki kajakowej (PP.1.1.), Produkty turystyki motorowodnej (P.P.2.1), Produkty turystyki żeglarskiej (w tym wind i kite surfing) (PP.3.1.), Produkty towarzyszące: Produkty turystyki rowerowej - funkcjonujące jako szlaki międzynarodowe, ponadregionalne i regionalne (PT.1.1.; PT.1.2.), Produkty turystyki konnej - funkcjonujące jako szlaki konne wykorzystujące infrastrukturę oraz tradycje i rzemiosło jeździeckie (PT.2.1.; PT.2.2.); Szczegółowe zaprojektowanie TRZY propozycje niekonwencjonalnych działań promocyjnych do danego produktu realizowanych w ramach kampanii przez wybraną agencję, a jednocześnie pozwalających na włączenie się (promocyjne, techniczne, merytoryczne) Zleceniodawcy - WOT w imprezy realizowane przez partnerów projektu, a wskazane przez Zleceniodawcę w Załączniku nr 1N do Regulaminu konkursu w odniesieniu do każdego ze wskazanych produktów. Jednocześnie oczekiwane wskazaniecharakteru i formy w/w działania WOT przy uwzględnieniu zasobów finansowych na działania wskazanych w pkt 1.1.13, a przy kreacji i w media planie należy uwzględnić fakt realizacji działania niekonwencjonalnego potencjalnie w tym samym czasie w kilku miejscach: Produkt podstawowy (3 propozycje działań): Imprezy wodniackie i wizerunkowe wg katalogu w Załączniku nr 1N do Regulaminu konkursu (PP.4.1.), Przy realizacji należy uwzględnić: Zleceniodawca wskazuje, że produkt turystyczny Wielka Pętla Wielkopolski obejmuje swoim zasięgiem terytorialnym obszar 26 jednostek samorządu terytorialnego oraz 1 Stowarzyszenie Związek Miast i Gmin Nadnoteckich, a także RZGW, które są jednocześnie partnerami projektu, który to fakt powinien być uwzględniony przez Zleceniobiorcę w opracowywanych założeniach ideowych koncepcji kreatywnej działań komunikacyjnych oraz stworzenia wybranych elementów kompleksowej kampanii promocyjnej markowego produktu turystyki wodnej Wielka Pętla Wielkopolski. Wykaz wskazanych jednostek stanowi - Załącznik nr 1M do Regulaminu konkursu. Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia listy wszystkich imprez wodniackich (z danej listy opracowanej przez Zleceniodawcę w Załączniku 1N do Regulaminu konkursu) w celu opracowania propozycji spójnych ideowo dla niekonwencjonalnych działań promocyjnych (ogółem 4), które jednocześnie kreatywnie odnoszą się do idei głównej kampanii i są spójne z koncepcją oferenta, w ten sposobów zapewniając skuteczne dotarcia do określonych grup docelowych. Wykonawca - przy projektowaniu/tworzeniu niekonwencjonalnych działań promocyjnych zobowiązany jest uwzględnić fakt, że kilka imprez odbywać się może w różnych miejscach w tym samym czasie. Szczegółowe zaprojektowanie 2 linii graficznych (ogółem 6) dla artykułu sponsorowanego w formacie A4 dla poszczególnych produktów podstawowych: PP1, PP2, PP3, Szczegółowe zaprojektowanie 4 propozycji nietypowych i oryginalnych gadżetów promocyjnych ideowo dostosowanych do charakteru produktów podstawowych PP1-3, mających charakter użytkowy dla osób korzystających z turystyki wodnej ( w środowisku wodnym), w tym dostosowanych do cech masowych grup docelowych (3 propozycje) i gości typu VIP (1 propozycja); Charakter, zakres merytoryczny i sposób prezentacji graficznej linii kreatywnej jest sprawą indywidualną Oferenta, jednakże ale musi być zgodny z zapisami Regulaminu konkursu. Uwaga: Zleceniodawca przekaże także Wykonawcy dokument: System Identyfikacji Wizualnej produktu turystyki wodnej Wielka Pętla Wielkopolski (Załącznik nr 1J do Regulaminu konkursu), który musi być kreatywnie implementowany (wykorzystany) do proponowanych linii graficznych, w tym proponowanych narzędzi działań komunikacyjnych. We wszystkich materiałach wizualnych dla proponowanych linii graficznych Wykonawca zobligowany jest do umieszczenia logotypu promocji turystycznej Województwa oraz stosowania zasad ujętych w Księdze Znaku LOGO Wielkopolski stanowiącej Załącznik nr 1I do Regulaminu konkursu. Wykonawca zobowiązany jest także do uwzględnienia w materiałach wizualnych dla proponowanych linii graficznych elementów promocji Unii Europejskiej wymaganych normami Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Priorytetu VI - Turystyka i środowisko kulturowe, Działania 6.1 - Turystyka, Schematu II - Promocja i Informacja turystyczna Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013. Stworzenie szczegółowego, pełnego media planu dla kampanii, z uwzględnieniem Założeń do media planu (Załącznik nr 1A do Regulaminu konkursu) oraz opracowanej koncepcji kampanii, Opracowanie szczegółowego harmonogramu działań komunikacyjnych (w tym w mediach) w podziale na etapy (w latach 2013-2014), Opracowanie szczegółowej koncepcji działań komunikacji, działań PR i e-PR na rynku polskim, Opracowanie szczegółowych wytycznych merytorycznych do przeprowadzenia badania skuteczności Kampanii promocyjnej, w tym zaproponowanie wskaźników produktu (min.3) oraz rezultatu (min.3) wraz ze wskazaniem metod i narzędzi ich weryfikacji do oceny kampanii w poszczególnych latach realizacji w rozumieniu normEuropejskiegoFunduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Priorytetu VI - Turystyka i środowisko kulturowe, Działania 6.1 - Turystyka, Schematu II - Promocja i Informacja turystyczna Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013, Opracowanie szczegółowego kosztorysu poszczególnych działań, z uwzględnieniem faktu, że ogólny koszt kampanii, tj. realizacji działań promocyjnych z wykorzystaniem narzędzi marketingowych wskazanych w Załączniku nr 1A do Regulaminu konkursu oraz innych zaproponowanych przez Wykonawcę w ofercie nie może przekroczyć łącznie kwoty 2,6 mln zł bez podatku od towarów i usług (VAT). Ponadto przy realizacji przedmiotu umowy Wykonawca zobowiązany jest: Sprecyzować, uszczegółowić i opracować odpowiednie elementy koncepcji kampanii, w tym, lecz nie wyłącznie: opracować, rozwinąć elementy kreacji, uszczegółowić i opracować projekty wizualne dla wszystkich typów elementów (nośników), w koncepcji kampanii, w zależności od czasu ekspozycji, uszczegółowić niezbędne komunikaty główne i poboczne w czterech wersjach językowych tj. w języku polskim, języku niemieckim, języku holenderskim i języku francuski w postaci edytowalnych plików, uszczegółowić i opracować scenariusz materiałów emisyjnych (spotów), uszczegółowić inne elementy wynikające z koncepcji kampanii, Przygotować do produkcji wszystkie materiały niezbędne dla prawidłowej realizacji kampanii promocyjnej, tj. przygotować stosowną i ostateczną dokumentację techniczną odnoszącą się do wszystkich elementów koncepcji kampanii z oferty, a nie jako fizyczne wykonanie konkretnych działań, zadań czy też materiałów. Zadaniem Wykonawcy będzie przygotowanie gotowych materiałów, produkcją których zajmą się inne podmioty wyłonione w osobnym już postępowaniu przetargowym. Współpracować z firmą, która zostanie wyłoniona w przetargach lub innych trybach postępowania dotyczących realizacji i wdrożenia kampanii promocyjnej, w zakresie udostępnienia elementów i niezbędnej wiedzy zgodnej z koncepcją kampanii, w szczególności pomoc przy ewentualnej modyfikacji scenariusza spotów reklamowych, Dostosować kreacje wizualne do poszczególnych nośników (elementów) kampanii, Uszczegółowić koncepcję kampanii zgodnie z sugestiami i uwagami Zamawiającego, Wskazać minimalne ilości poszczególnych elementów (nośników) kampanii medialno-wizualnej, które zostaną uwzględnione podczas realizacji kampanii w oparciu o listę wskazaną w Załączniku nr 1A do Regulaminu konkursu i koncepcji kampanii proponowanej przez Oferenta.

II.3) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.34.22.00 - Usługi w zakresie promocji 79.34.00.00 - Usługi reklamowe i marketingowe .

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

WARUNKI UDZIAŁU

• Wymagania, jakie muszą spełniać uczestnicy konkursu: WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. Uczestnikami Konkursu mogą być osoby fizyczne, osoby prawne lub jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej bądź podmioty te występujące wspólnie, które nie podlegają wykluczeniu z Konkursu na podstawie art. 24 ust. 1 i 2 ustawy Pzp oraz spełniają warunki określone w art. 22 ust 1 ustawy Pzp tj.: a) posiadają wiedzę i doświadczenie, tj.: wykażą, że wykonały w okresie trzech ostatnich lat przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w Konkursie (a w przypadku gdy okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie) co najmniej 2 usługi w zakresie opracowania koncepcji i realizacji (za realizację rozumie się wykonanie całościowej koncepcji kreatywnej i zaplanowanie działań komunikacyjnych bez etapu produkcji)kampanii reklamowej i/lub kampanii multimedialnej o zasięgu ponadwojewódzkim o wartości nie mniejszej niż 80.000,00 zł brutto każda (przez wartość brutto usługi należy rozumieć wysokość umowy / honorarium uzyskanego przez wykonawcę za wykonanie tej usługi). b) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, tj. wykażą, że posiadają środki finansowe lub zdolność kredytową w wysokości nie mniejszej niż 50.000,00 zł, c) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; Zamawiający nie dokonuje opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunku w tym zakresie i za spełnienie tego warunku uzna złożenie Oświadczenia z art. 22 d) dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.Zamawiający nie dokonuje opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunku w tym zakresie i za spełnienie tego warunku uzna złożenie Oświadczenia z art. 22 2. Ocena spełnienia ww. warunków udziału w Konkursie odbywać się będzie na zasadzie formuły:spełnia/nie spełnia 3. Każdy Uczestnik Konkursu może złożyć tylko jeden wniosek o dopuszczenie do udziału w Konkursie oraz tylko jedną pracę konkursową. Uczestnik Konkursu, który złoży więcej niż jeden wniosek lub więcej niż jedną pracę konkursową zostanie wykluczony z Konkursu. Za złożenie wniosku i pracy konkursowej uważa się również dokonanie takiej czynności wspólnie z innym Uczestnikiem Konkursu. INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH I DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ UCZESTNICY KONKURSU W CELU POTWIERDZENIA STAWIANYCH IM WYMAGAŃ Przed złożeniem pracy konkursowej, w celu potwierdzenia spełnienia wymagań , Uczestnicy Konkursu, muszą złożyć Zamawiającemu następujące oświadczenia i dokumenty: 1. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu określonych w art. 22 ust. 1 pkt 1-4 ustawy Prawo Zamówień Publicznych 2. Oświadczenie o nie podleganiu wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ustawy Prawo Zamówień Publicznych .Jeżeli o udział w Konkursie Uczestnicy Konkursu ubiegają się wspólnie - oświadczenie winien złożyć każdy z Uczestników Konkursu odrębnie. 3. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej , jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt. 2 ustawy Pzp, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w Konkursie (oryginał lub kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez Uczestnika Konkursu), Jeżeli o udział w Konkursie Uczestnicy Konkursu ubiegają się wspólnie - odpis z rejestru lub z ewidencji winien złożyć każdy z Uczestników Konkursu odrębnie. 4. Wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych usług w okresie trzech ostatnich lat przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w Konkursie (a w przypadku gdy okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie) wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączyć dowody potwierdzające należyte wykonanie lub wykonywanie wskazanych w wykazie usług, (przez główne usługi zamawiający rozumie usługi zdefiniowane /o których mowa / w warunku udziału w postępowaniu dotyczącym posiadania wiedzy i doświadczenia. Dowodami, o którym mowa w niniejszym pkt są: a) poświadczenie, z tym że w odniesieniu do nadal wykonywanych usług okresowych lub ciągłych poświadczenie powinno być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w konkursie; b) oświadczenie wykonawcy, jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze Uczestnik Konkursu nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa przy tiret pierwszy, c) w niniejszym postępowaniu, Uczestnik Konkursu w miejsce poświadczeń, o których mowa przy tiret pierwszy, może przedłożyćdokumenty potwierdzające należyte wykonanie usług. 5. Informacja z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, potwierdzająca wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Uczestnika Konkursu, wystawiona nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w Konkursie. PONADTO UCZESTNICY KONKURSU CELEM SPEŁNIENIA WYMAGAŃ ZAMAWIAJĄCEGO, ZOBOWIĄZANI SĄ ZŁOŻYĆ: 1. Wypełniony wniosek (formularz wniosku) o dopuszczenie do udziału w Konkursie - karty identyfikacyjnej - według treści zgodnej - wynikającej z załącznika nr 2 do niniejszego Regulaminu, 2. Zaklejoną kopertę, zawierającą sześcioznakowy kod rozpoznawczy (zawierający indywidualne hasło alfanumeryczne ) pracy konkursowej. 3. Uczestnik Konkursu wraz z wnioskiem składa listę podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy Pzp, albo informację o tym, że nie należy do grupy kapitałowej.

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) Kryteria oceny prac konkursowych:

• 1. Idea główna oraz koncepcja kampanii (kreatywność i unikatowość, spójność ze Szczegółowym Opisem Przedmiotu Konkursu - 40
• 2. Projekty linii graficznych dla 7 wskazanych grup produktów turystycznych wraz z projektem reklamy internetowej (billboardu) dla 3 produktów podstawowy - 20
• 3. Spot reklamowy - unikatowość i kreatywność pomysłu oraz spójność przekazu - 20
• 4. Propozycje niekonwencjonalnych działań promocyjnych oraz działań PR i e-PR - kreatywność - 20

IV.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.2.1) Określenie sposobu uzyskania regulaminu konkursu:

• Dostępny do dnia: 25.03.2013, godzina 16:00.
• Miejsce: w siedzibie Zamawiającego - Wielkopolska Organizacja Turystyczna, ul. 27 Grudnia 17/19, 61 - 737 Poznań, piętro I, pokój 103.

IV.2.2) Termin i miejsce składania wniosków o dopuszczenie do udziału w konkursie:

• Data: 25.03.2013, godzina 16:00.
• Miejsce: w siedzibie Zamawiającego - Wielkopolska Organizacja Turystyczna, ul. 27 Grudnia 17/19, 61 - 737 Poznań, piętro I, pokój 103.

IV.2.3) Termin i miejsce składania prac konkursowych:

• Termin: Przewidywany termin składania prac konkursowych to dzień 17 maja 2013 roku do godziny 15:00 tj. 35 dni od daty przekazania zaproszenia do składania prac konkursowych. Zamawiający o dokładnym terminie składania prac konkursowych poinformuje w zaproszeniu.
• Miejsce: Uczestnicy Konkursu zakwalifikowani do udziału w Konkursie składają prace konkursowe w siedzibie Zamawiającego - Wielkopolska Organizacja Turystyczna, ul. 27 Grudnia 17/19, 61 - 737 Poznań, piętro I, pokój 103.

IV.3) NAGRODY

• Rodzaj i wysokość nagród: Zaproszenie autora zwycięskiej - najlepszej pracy konkursowej do negocjacji w trybiezamówienia z wolnej ręki, dotyczących szczegółowego opracowania pracy konkursowej oraz prowadzenia nadzoru autorskiego nad przygotowaniem i realizacją kompleksowej kampanii promocyjnej markowego produktu turystyki wodnej Wielka Pętla Wielkopolski.