Gdańsk: Świadczenie usług w zakresie obsługi Sekretariatu Programowego oraz Regionalnej Agencji Producenckiej Oddziału TVP S.A. w Gdańsku w przedmiocie prowadzenia archiwizacji programowej oraz wprowadzaniu i kontroli danych finansowych do systemów informatycznych
Numer ogłoszenia: 78652 - 2011; data zamieszczenia: 14.04.2011
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Telewizja Polska S.A. z siedzibą w Warszawie, ul. Woronicza 17, 00-999 Warszawa, Oddział w Gdańsku , ul. Czyżewskiego 42, 80-336 Gdańsk, woj. pomorskie, tel. 58 5228400, faks 58 5544575.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.tvp.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Podmiot prawa publicznego.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Świadczenie usług w zakresie obsługi Sekretariatu Programowego oraz Regionalnej Agencji Producenckiej Oddziału TVP S.A. w Gdańsku w przedmiocie prowadzenia archiwizacji programowej oraz wprowadzaniu i kontroli danych finansowych do systemów informatycznych.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie obsługi Sekretariatu Programowego oraz Regionalnej Agencji Producenckiej Oddziału TVP S.A. w Gdańsku w przedmiocie prowadzenia archiwizacji programowej oraz wprowadzaniu i kontroli danych finansowych do systemów informatycznych. 1. Ogólny zakres zadań: 1) Prowadzenie archiwizacji programowej, zgodnej z obowiązującymi przepisami gospodarki zasobami archiwalnymi, a w szczególności: a) archiwizowanie audycji, filmów fabularnych i seriali telewizyjnych, b) archiwizowanie materiałów dźwiękowych, c) wykonywanie i przechowywanie dokumentacji fotograficznej scenografii audycji realizowanych przez Oddział TVP S.A. w Gdańsku, d) rejestrowanie osób korzystających z archiwum, zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych. e) wprowadzanie danych w programach ISIS, MAK, TAG 2) Wprowadzanie danych finansowych w szczególności: a) wprowadzanie danych finansowych w programie SAP R3 w module SD-HON, b) wprowadzanie danych finansowych w programie SAP R3 w module HR w zakresie wprowadzania danych do MAINa c) obsługa systemu DROZD. 2. Szczegółowy zakres czynności zadań określonych w ust. 1 pkt. 1. 1) organizacja funkcjonowania archiwum i kontrola nad prawidłowym wykonaniem czynności, 2) realizacja zadań archiwizacyjnych poprzez: a) oznakowanie zasobów, b) ewidencję katalogową, c) imienne karty wypożyczeń, d) dokumentację archiwalną, e) komputerowy system gromadzenia i wyszukiwania informacji, 3) przyjmowanie i kontrolowanie metryk programu przekazywanych przez dziennikarzy, 4) wprowadzanie informacji z metryk programu do baz danych: ISIS, MAK, 5) udostępnianie informacji o zbiorach na podstawie katalogów i systemu informatycznego, 6) opracowanie serwisu informacyjnego o posiadanych materiałach, 7) wypożyczanie materiałów archiwalnych, 8) kontrola obiegu wypożyczonych zasobów, monitowanie i nadzorowanie ich zwrotu do Archiwum, 9) kontrola opisów w programie archiwalnym, 10) zatwierdzanie i weryfikacja kategorii archiwalnych, 11) kopiowanie skontrolowanych dokumentów do bazy głównej, 12) sukcesywne aktualizowanie bazy danych, 13) wykonywanie kwerend wewnątrz i na zewnątrz Oddziału TVP S.A. w Gdańsku, 14) obsługa dziennikarzy w Archiwum Głównym i Archiwum Panoramy, 15) gromadzenie i opracowanie materiałów roboczych i emisyjnych, 16) rozpoznanie, uporządkowanie i zewidencjonowanie dokumentacji fotograficznej, 17) dostarczenie programów Zespołu Emisji zgodnie ze scenariuszem emisyjnym przygotowanym przez Sekretariat Programowy Oddziału TVP S.A. w Gdańsku, 18) inicjowanie przeglądów technicznych posiadanych zbiorów poprzez zlecanie wykonania właściwych zabiegów konserwatorskich - restauracyjnych, 19) zlecanie wykonania kopii eksploatacyjnych oraz rejestracji audycji przekazywanych z zewnątrz łącza satelitarnymi i naziemnymi do wykorzystania w Oddziale i na zewnątrz, 20) inicjacja i nadzorowanie kasowania zbędnych materiałów, 21) przestrzeganie Instrukcji w sprawie gospodarki wszelkimi nośnikami tj. taśmami, kasetami, płytami itd., 22) odpowiedzialność za stan środków trwałych i wyposażenia, będącego na stanie Archiwum, 23) sygnalizacji wszelkich stwierdzonych braków, znamion nadużyć, oraz faktów zagrożenia bezpieczeństwa magazynów i materiałów. 3. Szczegółowy zakres czynności zadań określonych w ust. 1 pkt. 2 1) wprowadzań danych płacowych do lokalnego systemu informatycznego, 2) sprawdzanie zgodności kosztorysów honorariów pracowniczych z obowiązującymi przepisami, 3) sporządzanie miesięcznych kart honorariów pracowniczych i współpracowniczych na podstawie dokumentów źródłowych (przeliczanie), 4) wystawianie rachunków wewnętrznych za materiały i usługi, 5) sprawdzanie poprawności wypełnienia załączników do wystawianych rachunków, 6) wystawianie faktur dla kontrahentów zewnętrznych za wykonane usługi, 7) prowadzenie ewidencji faktur, 4. Tryb i godziny świadczonych usług. 1) W celu prawidłowego zabezpieczenia realizacji przedmiotu zamówienia czynności określone w ust. 2 muszą być realizowane w następujących godzinach: a) od poniedziałku do piątku w godzinach: 8:00 - 20:00 b) w sobotę, niedzielę i święta w godzinach: od 14:00 do 20:00 2) Czynności określone w ust. 3 muszą być realizowane a) od poniedziałku do piątku w godzinach 7:30 - 15:30.

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.50.00.00 - Dodatkowe usługi biurowe 79.99.51.00 - Usługi archiwizacyjne .

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Okres w miesiącach: 12.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium w przedmiotowym postępowaniu.

III.2) ZALICZKI

• Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia: nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający oceni jako spełnione warunki udziału w postępowaniu określone w art. 22 ust. 1 Ustawy na podstawie oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu.

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający oceni jako spełnione warunki udziału w postępowaniu określone w art. 22 ust. 1 Ustawy na podstawie oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu.

• III.3.3) Potencjał techniczny

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający oceni jako spełnione warunki udziału w postępowaniu określone w art. 22 ust. 1 Ustawy na podstawie oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu.

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający oceni jako spełnione warunki udziału w postępowaniu określone w art. 22 ust. 1 Ustawy na podstawie oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz na podstawie dokumentów przedłożonych przez Wykonawcę, których treść potwierdzać będzie, że Wykonawca dysponuje co najmniej 4 (czterema) osobami posiadającymi odpowiednie kwalifikacje zawodowe, uprawnienia, doświadczenie i wykształcenie niezbędne do wykonywania zamówienia, w tym co najmniej 1 (jedną) osobę posiadającą ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia uprawniający do prowadzenia archiwum zakładowego i posiadającą umiejętność pracy z programami komputerowymi ISIS i MAK, oraz co najmniej dwie osoby posiadające umiejętność obsługi komputera w zakresie pracy z programem SAP R3 w module SD-HON i programem DROZD, oraz co najmniej jedną osobę posiadającą umiejętność obsługi komputera w zakresie pracy z programem SAP R3 w module HR (w zakresie MAIN). Wszystkie osoby powinny posiadać wykształcenie minimum średnie i posiadać umiejętność pracy z programem komputerowym MS Office (Excel, Word, Outlook)

• III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający oceni jako spełnione warunki udziału w postępowaniu określone w art. 22 ust. 1 Ustawy na podstawie oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:

• III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy
  • wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

W zakresie o którym mowa w pkt III.3.4) niniejszego ogłoszenia - wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia, niezbędnych dla wykonania zamówienia

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne: nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna: nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy: tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

a podstawie art. 144 ust. 1 Ustawy, Zamawiający informuje, że przewiduje możliwość istotnych zmian postanowień zawartej umowy w przypadkach określonych w § 7 ust. 6 Wzoru Umowy stanowiącego Załącznik nr 4 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia tj.: a) zmiany daniny o charakterze publicznoprawnym, w tym podatku VAT, b) konieczność wprowadzenia takich zmian wynikać będzie z okoliczności, których przy dołożeniu należytej staranności nie można było przewidzieć w chwili zawierania umowy, c) zmiany te są korzystne dla Zamawiającego bez zwiększania ustalonego wynagrodzenia

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: http://www.tvp.pl/zamowienia_publiczne/
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Telewizja Polska S.A. w Warszawie Oddział w Gdańsku; 80-336 Gdańsk, ul. Czyżewskiego 42, Blok A, pok. nr +1/8.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 22.04.2011 godzina 10:00, miejsce: Telewizja Polska S.A. w Warszawie Oddział w Gdańsku; 80-336 Gdańsk, ul. Czyżewskiego 42 ; Blok B, pok. nr 174 (Sekretariat Oddziału).

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: Otwarcie ofert nastąpi w dniu 22.04.2011 r. o godz. 10:15 w Telewizji Polskiej S.A. Oddział w Gdańsku; ul. Czyżewskiego 42; Blok A, sala konferencyjna, pok. 0/15.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie