Ogłoszenie nr 550152364-N-2019 z dnia 23-07-2019 r.

Wrocław: Przedłużenie licencji na Vulcan w nowej wersji OGŁOSZENIE O ZAMIARZE ZAWARCIA UMOWY -

Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

nie

Postępowanie przeprowadza centralny zamawiający

nie

Postępowanie przeprowadza podmiot, któremu zamawiający powierzył/powierzyli przeprowadzenie postępowania

nie

Postępowanie jest przeprowadzane wspólnie przez zamawiających

nie

Postępowanie jest przeprowadzane wspólnie z zamawiającymi z innych państw członkowskich Unii Europejskiej

nie

Informacje dodatkowe:

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu, Krajowy numer identyfikacyjny 22287361000000, ul. Namysłowska 8, 50-304 Wrocław, woj. dolnośląskie, państwo Polska, tel. 71 777 90 23, e-mail cui@cui.wroclaw.pl, faks -.
Adres strony internetowej (url): http://www.bip.cui.wroclaw.pl/

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:

Administracja samorządowa

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Przedłużenie licencji na Vulcan w nowej wersji
Numer referencyjny CUI-DNZ.320.15.2019

Przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia nie przeprowadzono dialogu technicznego

II.2) Rodzaj zamówienia

Usługi

II.3) Informacja o możliwości składania ofert częściowych:
Zamówienie podzielone jest na części:

Nie

II.4) Krótki opis przedmiotu zamówienia (wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań):
Określenie wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest usługa przedłużenia licencji na Vulcan w nowej wersji w zakresie: 1) korzystania przez Zamawiającego z aplikacji o nazwie: Płace VULCAN (zwane dalej Oprogramowaniem), 2) świadczenia przez Wykonawcę usług serwisowych Oprogramowania, 3) prowadzenia przez Wykonawcę szkoleń i konsultacji dla użytkowników z korzystania z Oprogramowania, 4) przeprowadzenia migracji danych z systemów Zamawiającego do Oprogramo-wania, 5) udzielenia Zamawiającemu i obsługiwanym przez niego jednostkom licencji na korzystanie z Oprogramowania. 6) W ramach prawa opcji przeprowadzenie dodatkowych szkoleń i konsultacji dla użytkowników z korzystania z Oprogramowania w ilości nie większej niż 6 roboczodni. Zamawiający ma wyłącznie prawo, a nie obowiązek zlecić szkolenia, zaś Wykonawca nie ma i nie będzie miał z tego tytułu żadnych roszczeń. Przed zleceniem każdego szkolenia, konsultacji w ramach prawa opcji należy uzyskać kontrasygnatę Głównego Księgowego Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w: Załączniku nr 1 do Zaproszenia - Projekt umowy, w tym w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym Załączniku nr 1 do Umowy.

II.5) Główny Kod CPV: 48.00.00.00 - Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne

II.6) Całkowita wartość zamówienia (jeżeli zamawiający podaje informacje o wartości zamówienia):
Wartość bez VAT:
Waluta:

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) Tryb udzielenia zamówienia:

Zamówienie z wolnej ręki

III.2) Podstawa prawna
Postępowanie wszczęte zostało na podstawie art 66 w zw. z art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a i lit. b ustawy Pzp.
III.3 Uzasadnienia wyboru trybu
Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami:
Zamawiający w celu realizacji zadań związanych z obsługą finansową jednostek oświatowych w mieście Wrocław korzysta na oprogramowania firmy Vulcan odpowiednio są to programy Finanse Optivum oraz aplikacja w chmurze Finanse oraz Centralny VAT. Program Vulcan Płace Optivum zwana dalej Optivum został wdrożony w 2007 na podstawie umowy z dnia 29.11.2007. Konieczność wdrożenia zaawansowanej aplikacji obsługującej procesy naliczania i generowania list płac była podyktowana zmieniającymi się warunkami gospodarczymi i prawnymi. Program Optivum w momencie wdrożenia był niezbędnym narzędziem do obsługi procesów płacowych zdefiniowanych przez ówczesny Zarząd Obsługi Jednostek Miejskich dla których to oprogramowanie było zakupione i wdrożone. Wykazane oprogramowanie jest oprogramowaniem specjalistycznym - wytworzonym przez producenta dla określonych grup odbiorców jakimi są jednostki oświatowe i dostosowanym w trakcie wdrożenia na potrzeby zamawiającego wynikających ze specyfiki prowadzonej działalności. Zamawiający nabył licencję Optivum z corocznym przedłużeniem wsparcia i aktualizacji oprogramowania, w czasie której jest dostosowywane do aktualnych wymagań legislacyjnych zarówno w obszarze regulacji lokalnych jak i ogólno państwowych. Zamawiający z uwagi na ochronę autorskich praw majątkowych do eksploatacji oprogramowania nie miał możliwości zagwarantowania sobie prawa do ingerencji w kody źródłowe aplikacji. Oprogramowanie Optivum jest serwisowane do dnia 31.12.2019 na postawie umowy z dnia 18.12.2018. System Optivum jest systemem, którego oferowane funkcjonalności zostały zmodyfikowane i zaadoptowane na potrzeby Zamawiającego. Umowa na zakup, wdrożenie i obsługę techniczną tego systemu przewiduje udzielenie licencji na wszystkie komputery użytkowane we wszystkich jego placówkach. Wytwórca zapowiedział zakończenie produkcji oprogramowania z końcem 2019 roku. Oprogramowanie realizuje zadnia powierzone Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu z zakresu naliczania list płac dla jednostek oświatowych, które pozostają we współpracy z Centrum. Firma Vulcan Sp. z o.o. wycofuje starszą wersję oprogramowania, zastępując ją wersją webową. Wersja webowa zachowuje wszystkie funkcjonalności aplikacji Optivum. Dla programu Optivum dostęp do kodów źródłowych oraz prawną i faktyczną możliwość dokonywania jakichkolwiek zmian w systemie posiada wyłącznie VULCAN Sp. z o.o. W efekcie obecnie eksploatowane w/w oprogramowanie przez CUI stanowi rozwiązanie autorskie firmy VULCAN Sp. z o.o. zmodyfikowane w stosunku do wersji pierwotnie wdrożonej dostosowane do potrzeb Zamawiającego, w tym zmieniających się przepisów prawa. Dokumentacja Optivum w zakresie opisu struktur, powiązań procedur, funkcji i działania algorytmów jest przedmiotem ochrony jako informacja stanowiąca tajemnice przedsiębiorstwa VULCAN Sp. z o.o. Majątkowe prawa autorskie do oprogramowania Optivum oraz do dokonywania modyfikacji tego oprogramowania przysługują Wykonawcy Vulcan Sp. z o.o. W związku z powyższym przedmiotem niniejszego postępowania jest kontynuacja świadczonych dotychczas usług utrzymania i dostępu do aplikacji Płace Vulcan w celu zapewnienia bieżącej realizacji zadań przez CUI. Zadania te powinny być dostosowywane do zmieniających się uwarunkowań, w szczególności udostępniania nowych wersji systemu wynikających ze zmian przepisów prawa, ulepszeń wynikających z pracy własnej Wykonawcy, wykonywanie zmian funkcjonalnych. W ramach świadczonych usług, konieczne jest dokonywanie modyfikacji oprogramowania. Tym samym wymaga to nie tylko specjalistycznej wiedzy, lecz także znajomości systemu i doświadczenia w jego utrzymaniu. W zaistniałym stanie faktycznym i prawnym zachodzą przesłanki do udzielenia zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki, ponieważ istnieją obiektywne przyczyny techniczne, dla których udzielenie zamówienia jest możliwe wyłącznie na rzecz wykonawcy Vulcan Sp. z o.o. Oprogramowanie Optivum są rozwiązaniami złożonymi, pracownicy CUI oraz jednostki oświatowe będące w obsłudze CUI wykorzystują wymieniony program w celu zapewnienia obsługi procesów płacowych. Jest to rozwiązanie kompleksowe, narzędzie złożone z warstw dostępu do danych, prezentacji oraz warstwy logiki biznesowej. W chwili obecnej system zawierają ogromne ilości danych zgromadzonych przez lata użytkowania, a samo wytworzenie dostępu do danych i zaprogramowanie logiki biznesowej wymaga doświadczenia i wiedzy merytorycznej we wskazanych zakresie potrzebnych w zakresie wymaganych przez Zamawiającego. Obecnie jedyną pełną wiedzę na temat struktury przechowywanych w obecnej wersji aplikacji posiada firma, której udzielane jest zamówienie. W przypadku udzielenia zamówienia innemu wykonawcy zagrożona byłaby stabilność danych w aplikacji. W utrzymanie i rozwój obu systemów jest zaangażowana firma Vulcan Sp. z o.o. posiadająca wiedzę i doświadczenia w zakresie dotychczas dokonanych zmian w stosunku do pierwotnych założeń systemów, a także jest odpowiedzialna za obecny kształt systemu, będących wynikiem pracy realizowanych w ramach utrzymania sytemu od roku 2007. Zapewniając bieżące wsparcie systemu zespół w sposób nieustanny musi bazować na wiedzy o architekturze i strukturze oprogramowania. W związku z tym, jak zapisano wcześniej producent wskazanego oprogramowania zgodnie z zapisami udzielonej licencji oraz obowiązujących w zakresie ochrony praw autorskich przepisów prawa jako jedyny może ingerować w kod źródłowy w/w oprogramowania. Przy okazji czteroletnie zamówienie na aplikację gwarantuje stabilność kosztów w rocznym projektowaniu zapotrzebowania na koszty budżetowe. Zamawiający w żaden sposób nie może naruszyć ochrony informacji, stanowiących tajemnice przedsiębiorstwa (ochrona praw autorskich). Ponadto ewentualna ingerencja programistyczna wymagałaby długotrwałego projektu, który nie daje gwarancji jego powodzenia, bez wiedzy którą posiada Wykonawca. Biorąc pod uwagę rozmiar systemu i jego rozwiązania funkcjonalne, które w sposób bieżący i ciągły są dostosowywane do potrzeb zamawiającego, jak i do zmieniających się przepisów prawnych celem zachowania ciągłości świadczenia usług przez CUI na chwilę obecną jedynych zdolnym podmiotem do zrealizowania przedmiotowego zamówienia zgodnie z uzasadnionymi potrzebami zamawiającego jest Vulcan Sp. z o.o. U podstaw takiej oceny nie leży subiektywne przekonanie zamawiającego, lecz ustalenie, że w danych czasie nie istnieje na rynku żaden inny podmiot będący wstanie zrealizować zamówienie, bez naruszenia ciągłości realizowanych działań przez CUI. Mając na uwadze powyższe zamawiający przyjął, że nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia.

SEKCJA IV: ZAMIAR UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

NAZWA I ADRES WYKONAWCY KTÓREMU ZAMAWIAJĄCY ZAMIERZA UDZIELIĆ ZAMÓWIENIA:

VULCAN Sp. z o.o., , ul. Wołowska 6, 51-116, Wrocław, kraj/woj. dolnośląskie