Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
Organizacja XIV Międzynarodowej Konferencji Naukowej EKSPLOBALIS w ramach kompleksu hotelowego w dniach 19-21.05.2025 r.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: WOJSKOWY INSTYTUT TECHNIKI PANCERNEJ I SAMOCHODOWEJ

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 011561862

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Okuniewska 1

1.5.2.) Miejscowość: Sulejówek

1.5.3.) Kod pocztowy: 05-070

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL912 - Warszawski wschodni

1.5.7.) Numer telefonu: 261811012

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: sekretariat@witpis.eu

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.witpis.eu

1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:

https://witpis.ezamawiajacy.pl

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - organ władzy publicznej - organ administracji rządowej (centralnej lub terenowej)

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

działalność naukowo-badawcza

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Organizacja XIV Międzynarodowej Konferencji Naukowej EKSPLOBALIS w ramach kompleksu hotelowego w dniach 19-21.05.2025 r.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-c9cc90ad-f644-4141-8742-9a8ab2cb3d14

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00655968

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-12-16

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2024/BZP 00060120/06/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.4 Organizacja XIV Międzynarodowej Konferencji Naukowej EKSPLOBALIS w ramach kompleksu hotelowego w dniach 19-21.05.2025 r.

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00638817

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: PP 05/2024

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.3.) Wartość zamówienia: 400000 PLN

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa hotelarska i restauracyjna wraz z usługami dodatkowymi, świadczona w ramach kompleksu hotelowego na potrzeby konferencji naukowo-technicznej w dniach 19-21.05.2025 r.
Szacowana liczba uczestników konferencji 200 (dwieście) osób. Ostateczna liczba uczestników zostanie potwierdzona przez Zamawiającego w terminie do dnia 12 maja 2025 r.
Dokładny harmonogram przebiegu konferencji, godziny trwania zajęć szkoleniowych, przerw kawowych oraz podania posiłków będą ustalane z Wykonawcą drogą elektroniczną do 12 maja 2025 r.
Termin konferencji: 19-21.05.2025 r., tj. dwie doby hotelowe. Doba hotelowa w dniu przyjazdu powinna rozpocząć się o godz. 13.00, natomiast w dniu wyjazdu powinna trwać co najmniej do godz. 13.00. W przypadku organizatorów doba hotelowa od 12.00 w dniu rozpoczęcia do godz.14.00 w dniu wyjazdu.
Obiekt hotelowy powinien znajdować się w odległości nie większej niż 100 km od siedziby Zamawiającego, z dojazdem jedynie po drogach twardych.
W ramach usługi hotelarskiej Wykonawca zapewnia:
1) dwa noclegi ze śniadaniem w pokojach jednoosobowych oraz dwuosobowych dla 200 osób, to jest: minimum 160 (sto sześćdziesiąt) pokoi jednoosobowych oraz maksimum 20 (dwadzieścia) pokoi dwuosobowych;
2) salę konferencyjną w układzie teatralnym, w każdym dniu konferencji;
3) miejsce na ekspozycję pojazdów i wyrobów (ok. 100 m2) – na zewnątrz;
4) miejsca parkingowe dla około 160 (stu sześdziesięciu) samochodów osobowych
i 2 (dwóch) autokarów, z nadzorowanym i kontrolowanym wjazdem oraz wyjazdem pojazdów w czasie trwania konferencji;
5) recepcja z obsługą swobodnie posługującą się językiem polskim, w pobliżu której możliwe będzie zorganizowanie przez Zamawiającego 3-osobowego stoiska rejestracji uczestników konferencji i przekazania im materiałów informacyjno-konferencyjnych.
W ramach usługi restauracyjnej Wykonawca zapewnia:
Wyżywienie dla 200 osób, to jest:
1) dwa śniadania,
2) trzy obiady dwudaniowe z napojami bezalkoholowymi,
3) uroczysta kolacja pierwszego dnia konferencji,
4) kolacja grillowa drugiego dnia konferencji,
5) trzy przerwy kawowe/serwisy konferencyjne składające się z: gorącej kawy
i herbaty, mleko do kawy, kruche ciastka, owoce, dwa rodzaje soków, woda mineralna gazowana i niegazowana uzupełniane w trakcie konferencji trwania konferencji.
Śniadanie oraz obiad powinny być wydawane w jednej turze, bez podziału na godziny spożywania, w sali lub salach jadalnych rozmieszczonych w obiekcie hotelowym, stanowiących stały element kubatury obiektu, z zapewnieniem minimalnej powierzchni 1,0 m2 na 1 osobę.
Ponadto Wykonawca zapewnia w toku trwania całego przedsięwzięcia:
1) Serwis gastronomiczny: przygotowanie, nakrycie stołów, serwis sprzątający po posiłkach oraz zastawa, z wyłączeniem naczyń jednorazowego użytku.
2) Napoje dla prelegentów i panelistów konferencyjnych: zapewnienie niezbędnej ilości wody dla prelegentów i panelistów, serwowanej na stołach prezydialnych (uzupełniana w czasie przerw kawowych).
3) trzy przerwy kawowe/serwisy konferencyjne składające się z gorącej kawy
i herbaty, dodatków: mleko lub śmietanka do kawy, kruche ciastka, cytryna, dwa rodzaje soków, woda mineralna gazowana i niegazowana, owoce.
4) Otwarty bar alkoholowy: pierwszego i drugiego dnia konferencji (dwa litry piwa na osobę - butelkowane lub z beczki),
5) Plac utwardzony wraz z drogą po, której mogą swobodnie poruszać się pojazdy
w celu wykonania pokazu statycznego oraz dynamicznego ciężkich oraz lekkich pojazdów wojskowych np. czołg, wóz dowodzenia itp.

4.5.3.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.5.4.) Dodatkowy kod CPV:

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się unieważnieniem

5.2.) Podstawa prawna unieważnienia postępowania: art. 255 pkt 1 ustawy

5.2.1.) Przyczyna unieważnienia postępowania:

W postępowaniu nie złożono żadnej oferty

SEKCJA VI OFERTY

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 0