Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Dostawa i wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania procesami dydaktycznymi i organizacyjno-administracyjnymi uczelni z usługą wsparcia, hostingiem oraz pełną integracją

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Szkoła Główna Mikołaja Kopernika

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 524649120

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Nowogrodzka

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-695

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: monika.makarewicz@sgmk.edu.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://sgmk.edu.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - uczelnia publiczna

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Dostawa i wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania procesami dydaktycznymi i organizacyjno-administracyjnymi uczelni z usługą wsparcia, hostingiem oraz pełną integracją

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-3c4a9c03-e301-4f36-93b0-d646aa38ded5

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00597175

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-12-12

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00162403/04/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.3 dostawa i wdrożenienie systemu zarządzania procesami dyd. wraz z usługą wsparcia, hostingiem, integracją danych mających na celu zwiększenie dostepności uczelni.

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Zamówienie realizowane jest środków Unii Europejskiej w ramach projektu FERS.03.01-IP.08-0062/24. Tytuł projektu: Dostępna Szkoła Główna Mikołaja Kopernika. Instytucja zawierająca umowę: Narodowe Centrum Badań i Rozwoju

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://sgmk.ezamawiajacy.pl/

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://sgmk.ezamawiajacy.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Adres strony internetowej
prowadzonego postępowania, na której udostępniane będą zmiany
i wyjaśnienia treści SWZ oraz inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia –
Platforma OnePlace zwana dalej „Platformą”:
https://sgmk.ezamawiajacy.pl
2. Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, a w szczególności:
1) składanie ofert, w tym ofert dodatkowych;
2) wymiana informacji,
3) przekazywanie dokumentów lub oświadczeń pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym,
odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą
elektroniczną, na Platformie.
3. Język postępowania i wymagania w tym zakresie:
1) postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się w języku polskim.
2) dopuszcza się używanie w ofercie, oświadczeniach i dokumentach określeń obcojęzycznych w zakresie określonym w art. 11
ustawy z dnia 7 października 1999 r.
o języku polskim.
3) podmiotowe środki dowodowe (jeśli dotyczy) oraz inne dokumenty lub oświadczenia, sporządzone w języku obcym przekazuje się
wraz z tłumaczeniem na język polski.
4. Pod pojęciem „Platforma” należy rozumieć narzędzie przeznaczone do realizacji procesu związanego z przeprowadzeniem
niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
5. Korzystanie z Platformy przez Wykonawcę jest bezpłatne.
1) Na ww. stronie internetowej w zakładce „Baza wiedzy/Plany zamówień publicznych” znajduje się Instrukcja dla Wykonawcy dla
postępowań opublikowanych od 01.01.2021
6. Dodatkowe informacje związane z procesem rejestracji oraz innymi aspektami technicznymi Platformy można uzyskać od
poniedziałku do piątku (z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy) w godzinach od 9:00 do 17:00:
1) pod numerem telefonu: 22 257 22 23,
2) adresem e-mail: oneplace@marketplanet.pl
7. Dokumentacja postępowania została opublikowana na Platformie. W celu zapoznania się z dokumentacją postępowania:
1) przed upływem terminu składania ofert Wykonawca w menu po lewej stronie wybiera zakładkę „Lista postępowań PZP”, następnie
zakładkę „Aktualne”, wyszukuje przedmiotowe postępowanie i klika w wybrany link, przechodząc do obszaru postępowania;
2) po upływie terminu składania ofert Wykonawca w menu po lewej stronie wybiera zakładkę „Lista postępowań PZP”, następnie
zakładkę „W toku”, a po zakończeniu postępowania przez Zamawiającego w folderze „Archiwalne”, wyszukuje przedmiotowe
postępowanie i klika w wybrany link, przechodząc do obszaru postępowania.
8. Dokumenty elektroniczne przekazywane za pośrednictwem środka komunikacji elektronicznej, którym jest Platforma są
sporządzane w jednym z formatów danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005
r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2023 r. poz. 57).
9. Za datę przekazania (wpływu) oferty, wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii
dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich złożenia/wysłania na Platformę. O terminie złożenia Oferty
decyduje czas pełnego przeprocesowania transakcji na Platformie. Zamawiający dopuszcza, opcjonalnie, komunikację za
pośrednictwem poczty elektronicznej.
10. Ofertę składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej (oferta opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym)
lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

3.7.) Adres strony internetowej, pod którym są dostępne narzędzia, urządzenia lub formaty plików, które nie są ogólnie dostępne: oneplace@marketplanet.pl

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): zgodnie z zapisami SWZ

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): zgodnie z zapisami SWZ

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: 13/12/2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie kompleksowej usługi informatycznej obejmującej udostępnienie, dostawę, wdrożenie i pełną integrację systemu informatycznego w formule SaaS (Software as a Service), wspierającego zarządzanie uczelnią w zakresie dydaktycznym, organizacyjnym i administracyjnym. Celem systemu jest usprawnienie procesów związanych z obsługą studentów, doktorantów, w tym osób
z niepełnosprawnościami i ze szczególnymi potrzebami, oraz zapewnienie efektywnego
i dostępnego dostępu do usług i zasobów uczelni.
System musi zostać w pełni zintegrowany z funkcjonującym w Szkole Głównej Mikołaja Kopernika systemem VERBIS (w tym z danymi studentów, użytkowników i strukturą organizacyjną). Zamawiający posiada oprogramowanie/moduły firmy Verbis ( e rekrutacja, e dziekanat)– Wykonawca musi zapewnić wszystkie pozostałe funkcjonalności kompatybilne z posiadanym przez Zamawiającego modułami lub zaproponować wdrożenie w ramach zamówienia innego/nowego rozwiązania na uczelni.

4.2.6.) Główny kod CPV: 72253200-5 - Usługi w zakresie wsparcia systemu

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 3 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: procentowo

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Licencje

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

1. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej, tj. Wykonawca jest zobowiązany wykazać, że:
1.1. w okresie ostatnich 3 lat licząc wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie należycie wykonał:
1.1.1. co najmniej jedno wdrożenie systemu zarządzania procesami organizacyjno-administracyjnymi wraz z usługą wsparcia i hostingiem.
1.2. dysponuje lub realizując zamówienie będzie dysponował, co najmniej 2 – osobowym zespołem osób, które zostaną skierowane do realizacji zamówienia, w tym:
1.2.1. co najmniej 1 (jedną) osobą, która będzie pełnić funkcję kierownika/ koordynatora/ konsultanta projektu, która:
- w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert pełniła rolę kierownika/koordynatora/konsultanta projektu w co najmniej 1 wdrożeniu systemu zarządzania procesami organizacyjno-administracyjnymi,
- posiada biegłą znajomość języka polskiego,
1.2.2. co najmniej 1 (jedną) osobą, która będzie pełnić funkcję wdrożeniowca projektu, która:
- w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert pełniła rolę wdrożeniowca projektu w co najmniej 1 wdrożeniu systemu zarządzania procesami organizacyjno-administracyjnymi wraz z usługą wsparcia i hostingiem,
- posiada biegłą znajomość języka polskiego,

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1) oświadczenie wykonawcy
o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z
postępowania wskazanych przez zamawiającego, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 3-6 ustawy, uwzględniającego przesłanki
wykluczenia z art. 7 ust. 1 pkt 1-3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania
wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Załącznik nr 2.1 do SWZ).
Uwaga:
- oświadczenie wymienione w ust. 3.1) powyżej składa wykonawca, każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie
zamówienia (konsorcjum, spółka cywilna) oraz podmiot, na którego zasobach polega wykonawca w celu potwierdzenia spełniania
warunków udziału w postępowaniu.
- Wykonawca, który polega na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub podmiotów udostępniających zasoby na zasadach
określonych w art. 118 ustawy, przedstawia podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w ust. 3.1) dotyczące tych podmiotów,
potwierdzających, że nie zachodzą wobec tych podmiotów podstawy wykluczenia
z postępowania.
2) oświadczenie Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w
rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę,
ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy
kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o
dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej - wg wzoru
stanowiącego Załącznik nr 2.2 do SWZ.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1) wykaz usług wykonanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania
i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy - na formularzu stanowiącym Załącznik nr 5 do SWZ (Wykaz usług).
2) wykaz osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego,
w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie usługami, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. Wzór wykazu osób stanowi Załącznik nr 6 do SWZ (Wykaz osób).

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

Zamawiający nie wymaga złożenie przedmiotowych środków dowodowych.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

Wykaz minimalnych wymagań techniczno-funkcjonalnych System– Zał. Nr 7.1

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia stosuje się dyspozycję art. 117 ust. 3 ustawy, z
uwzględnieniem art. 117 ust. 4 ustawy.
2. Wykonawca w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, w odniesieniu do konkretnego
zamówienia lub jego części, może polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych podmiotów udostępniających
zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych. W takim przypadku Wykonawca
składa wraz z ofertą zobowiązanie, o którym mowa w art. 118 ust. 3 i ust. 4 ustawy.
3. W przypadku, gdy wykonawca w celu wykazania spełniania warunków udziału w postepowaniu polega na zasobach
podmiotów trzecich, warunek, o którym mowa w ust. 1 musi spełniać samodzielnie co najmniej jeden z podmiotów
udostępniających zasoby.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Warunki i zmiany umowy zostały określone w par. 8 Załącznika nr 8 do SWZ - Projektowane Postanowienia Umowy

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-12-22 13:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://sgmk.ezamawiajacy.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-12-22 13:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-01-20

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

1. Zamawiający nie dopuszcza do udziału w postępowaniu Wykonawców z państw trzecich, z którymi Unia Europejska nie
jest związana żadną umową międzynarodową gwarantującą na zasadzie wzajemności i równości dostęp do rynku
zamówień publicznych. Zamawiający odrzuci ofertę złożoną przez takiego Wykonawcę, na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5
ustawy Pzp
(tj. z powodu niezgodności warunkami zamówienia). Powyższe dotyczy także podwykonawców i podmiotów
udostępniających zasoby.
2. Zamawiający na podstawie art. 310 ustawy wskazuje, że może unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli środki, które zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia w ramach ww. źródła finansowania, nie zostały mu przyznane. To oznacza, że Zamawiający może unieważnić postępowanie na każdym etapie postępowania (zarówno przed upływem terminu składania ofert, jak i po upływie tego terminu.