Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
usługa czynności obsługi biurowej posiedzeń składów orzekających

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Śląski Urząd Wojewódzki

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000514259

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Jagiellońska 25

1.5.2.) Miejscowość: Katowice

1.5.3.) Kod pocztowy: 40-032

1.5.4.) Województwo: śląskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL22A - Katowicki

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowieniauw@katowice.uw.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.katowice.uw.gov.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - organ władzy publicznej - organ administracji rządowej (centralnej lub terenowej)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

usługa czynności obsługi biurowej posiedzeń składów orzekających

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-f411ed5b-08d5-463a-8452-9d43170a783c

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00593991

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-12-11

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00095060/03/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.8 Dodatkowe usługi biurowe, zamówienie udzielane w częściach

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-f411ed5b-08d5-463a-8452-9d43170a783c

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://ezamowienia.gov.pl/pl/

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. W przedmiotowym postępowaniu komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu następujących środków komunikacji elektronicznej:
1) Platformy do obsługi postępowań przetargowych, dostępnej pod adresem:
https://ezamowienia.gov.pl
2) Poczty elektronicznej: zamowieniauw@katowice.uw.gov.pl
2. Ofertę, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 PZP, podmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwa, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby sporządza się w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, w ogólnie dostępnych formatach danych, w szczególności w formatach .txt, .rtf, .pdf, .doc, .docx, .odt. Ofertę, a także oświadczenie o jakim mowa w Rozdziale VII ust. 1 lit. a) SWZ składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
Ofertę wraz z wymaganymi oświadczeniami i/lub dokumentami, o których
mowa w pkt 3 Rozdziału XIII SWZ w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej określonej w pkt 8 Rozdziału XIII SWZ, należy złożyć za pośrednictwem Platformy pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl zgodnie z instrukcją interaktywną „Oferty, wnioski i prace konkursowe” dostępną pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl/pl/instrukcje

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Informacje w tym zakresie opisano w XXII rozdziale SWZ

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: BAI.272.110.2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Tak

4.1.9.) Liczba części: 2

4.1.10.) Ofertę można składać na wszystkie części

4.1.11.) Zamawiający ogranicza liczbę części zamówienia, którą można udzielić jednemu wykonawcy: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

Część 1

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa wykonywania czynności obsługi biurowej posiedzeń składów orzekających Wojewódzkiego Zespołu do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności w Województwie Śląskim, w siedzibie Wojewódzkiego Zespołu w Katowicach ul. Powstańców 41a.
Zadanie nr 1 - Czynności obsługi biurowej posiedzeń składów orzekających Wojewódzkiego Zespołu do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności w Województwie Śląskim w zakresie 3000 spraw

4.2.5.) Wartość części: 66000,00 PLN

4.2.6.) Główny kod CPV: 79500000-9 - Dodatkowe usługi biurowe

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 11 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która nie podlega odrzuceniu i uzyska największą liczbę punktów wg wzoru: Liczba punktów = C + D, gdzie C oznacza liczbę punktów uzyskanych przez ofertę w kryterium ceny oferty, D oznacza liczbę punktów uzyskanych przez ofertę w kryterium doświadczenia osób w zakresie obsługi systemu „EKSMOon”. Wyliczenia punktów zostaną dokonane z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku, zgodnie z matematycznymi zasadami zaokrąglania.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: kryterium „Doświadczenie osób w obsłudze systemu „SI EKSMOoN”– (D):

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Część 2

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa wykonywania czynności obsługi biurowej posiedzeń składów orzekających Wojewódzkiego Zespołu do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności w Województwie Śląskim, w siedzibie Wojewódzkiego Zespołu w Katowicach ul. Powstańców 41a.

Zadanie nr 2 - Czynności obsługi biurowej posiedzeń składów orzekających Wojewódzkiego Zespołu do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności w Województwie Śląskim w zakresie 1545 spraw.

4.2.5.) Wartość części: 34000,00 PLN

4.2.6.) Główny kod CPV: 79500000-9 - Dodatkowe usługi biurowe

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 11 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która nie podlega odrzuceniu i uzyska największą liczbę punktów wg wzoru: Liczba punktów = C + D, gdzie C oznacza liczbę punktów uzyskanych przez ofertę w kryterium ceny oferty, D oznacza liczbę punktów uzyskanych przez ofertę w kryterium doświadczenia osób w zakresie obsługi systemu „EKSMOon”. Wyliczenia punktów zostaną dokonane z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku, zgodnie z matematycznymi zasadami zaokrąglania.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: kryterium „Doświadczenie osób w obsłudze systemu „SI EKSMOoN”– (D)

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 10

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu, na zasadach określonych w Rozdziale VI SWZ oraz spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu.
2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym:
Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.
2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów:
Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.
3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.
4) zdolności technicznej lub zawodowej:
Dotyczy wszystkich zadań częściowych od 1 do 2:
4.1 Wykonawca spełni warunek jeżeli wykaże, że dysponuje jedną osobą posiadającą wykształcenie minimum średnie oraz minimum roczne doświadczenie w zakresie pracy administracyjno-biurowej.
Wykonawca spełni warunek jeżeli wykaże, że dysponuje jedną osobą posiadającą wykształcenie minimum średnie oraz minimum roczne doświadczenie w zakresie pracy administracyjno-biurowej. Na potwierdzenie spełnienia warunku wykonawca przedłoży, na wezwanie zamawiającego, wykaz osób skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 6 do SWZ.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Oświadczenie wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2020 r. poz. 1076), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – załącznik nr 4 do SWZ.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Wykaz osób skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego – załącznik nr 6 do SWZ. Jeżeli wykonawca zamierza otrzymać punkty w kryterium pozacenowym „Doświadczenie w obsłudze systemu
„SI EKSMOoN” wykaz osób musi złożyć wraz z ofertą. W przeciwnym wypadku nie otrzyma puntów w tym kryterium.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.
2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w Rozdziale VII ust. 1 SWZ, składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
3. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania, w tym oświadczenie dotyczące przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.
4. Warunek dotyczący uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o którym mowa w art. 112 ust. 2 pkt 2 ustawy, jest spełniony, jeżeli co najmniej jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiada uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej i zrealizuje roboty budowlane, dostawy lub usługi, do których realizacji te uprawnienia są wymagane.
5. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają roboty budowlane lub usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
6. W przypadku, o którym mowa w ust. 4 i 5, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają odpowiednio do wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo do oferty oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni wykonawcy

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmiany postanowień umowy w stosunku do treści oferty w sytuacji gdy:
1) nastąpią, wynikające z przepisów prawa, zmiany w zakresie realizacji zadań statutowych wykonywanych przez Zamawiającego, które czynią usługę bezprzedmiotową,
2) wynikną oczywiste omyłki, rozbieżności lub niejasności regulacji umownej, w szczególności w zakresie rozumienia pojęć użytych w umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej zapisów przez Strony,
3) zaistnieją zdarzenia siły wyższej, niezależne od stron umowy, które w szczególności uniemożliwiłyby terminowe wykonanie zobowiązań. Strony zobowiązują się do niezwłocznego informowania się, w najwcześniej możliwym terminie, o zaistnieniu okoliczności stanowiącej siłę wyższą, o czasie jej trwania i przewidzianych skutkach dla umowy oraz o ustaniu powyższych okoliczności. Strony zobowiązują się do zmiany umowy, w szczególności do ustalenia odpowiednio zmienionego terminu wykonania przedmiotu umowy. Za siłę wyższą uważa się zdarzenia zewnętrzne, których skutków nie da się przewidzieć ani im zapobiec, w szczególności działania sił przyrody takie jak: huragan, trzęsienie ziemi, powódź, czy też zamieszki, wojnę.
4) zaistnieją, po stronie Zamawiającego, okoliczności powodujące konieczność zmiany terminu realizacji przedmiotu zamówienia,
5) nastąpią zmiany ceny materiałów lub kosztów związanych bezpośrednio z realizacją usługi,
6) nastąpi zmiana regulacji prawnych obowiązujących w dniu podpisania umowy a związanych z jej realizacją,
7) W innych przypadkach określonych w art. 455 ustawy Pzp.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-12-19 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Składanie ofert następuje przy użyciu Platformy e-Zamówienia: https://ezamowienia.gov.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-12-19 10:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-01-17

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

Termin realizacji umowy: 11 miesięcy od dnia zawarcia umowy, lecz nie później niż do 31 grudnia 2026 r. lub do wykorzystania środków przewidzianych w umowie, o których mowa w § 7 ust. 1 zd. 1 – w zależności od tego, co nastąpi pierwsze. Szczegółowe zagadnienia dotyczące terminu realizacji umowy uregulowane są w ogólnych warunkach umowy stanowiących załącznik nr 1 do SWZ.

1 WIZJA
Zamawiający nie przewiduje konieczności odbycia wizji lokalnej lub sprawdzenia dokumentów dotyczących zamówienia jakie znajdują się w dyspozycji Zamawiającego, a jakie będą udostępniane podmiotom zgłaszającym chęć udziału w postępowaniu.
2. PODWYKONAWSTWO.
Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy (podwykonawcom).
3. Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych części zamówienia.
4. Zamawiający wymaga, aby w przypadku powierzenia części zamówienia podwykonawcom, Wykonawca wskazał w ofercie części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom oraz podał (o ile są mu wiadome na tym etapie) nazwy (firmy) tych podwykonawców.
5. WYKONAWCY ZAGRANICZNI.
Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej zamiast dokumentów o których mowa w rozdziale VII (dokumenty w zakresie określonym w art. 108 ustawy PZP) składa informację z odpowiedniego rejestru, takiego jak rejestr sądowy, albo, w przypadku braku takiego rejestru, inny równoważny dokument wydany przez właściwy organ sądowy lub administracyjny kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt. 1, 2, 4 – powinien być wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jego złożeniem.
Jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w poprzednim akapicie, lub gdy dokumenty te nie odnoszą się do wszystkich przypadków o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt. 1,2,4, zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania wykonawcy – wystawione z odpowiednią datą wymaganą dla tych dokumentów. Dokumenty sporządzone w języku obcym muszą być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski.