Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Urzędu Gminy Włocławek oraz Centrum Usług Społecznych Gminy Włocławek i odbiór przesyłek pocztowych z siedziby Zamawiającego

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Gmina Włocławek

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 910866904

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Królewiecka 7

1.5.2.) Miejscowość: Włocławek

1.5.3.) Kod pocztowy: 87-800

1.5.4.) Województwo: kujawsko-pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL619 - Włocławski

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: urzad@g.wloclawek.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://bip.gmina.wloclawek.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Urzędu Gminy Włocławek oraz Centrum Usług Społecznych Gminy Włocławek i odbiór przesyłek pocztowych z siedziby Zamawiającego

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-978edefa-6987-4565-8b94-dd8daeb3b91d

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00587353

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-12-09

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00002366/17/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.2 Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Urzędu Gminy Włocławek oraz Centrum Usług Społecznych Gminy Włocławek i odbiór przesyłek pocztowych z siedziby Zamawiającego

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-978edefa-6987-4565-8b94-dd8daeb3b91d

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/tenders/ocds-148610-978edefa-6987-4565-8b94-dd8daeb3b91d

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia.
Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o
udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r., poz. 2452), zwanego dalej ”rozporządzeniem PRM”.
Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia PRM, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2024 r., poz. 773, ze zm.), zwanego dalej ”rozporządzeniem RM”, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki. W przypadku formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 pzp, ww. regulacje nie będą miały bezpośredniego zastosowania. Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż wymienione w § 2 ust. 1 rozporządzenia PRM, przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej:
- w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia RM (i przekazuje się jako załącznik), lub
- jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (np. w treści wiadomości e-mail lub w treści „Formularza do komunikacji”).
W przypadku załączników, które są zgodnie z pzp lub rozporządzeniem PRM opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, mogą być opatrzone, zgodnie z wyborem wykonawcy/wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia podpisem zewnętrznym lub wewnętrznym. W zależności od rodzaju podpisu i jego typu (zewnętrzny, wewnętrzny) dodaje się do przesyłanej wiadomości uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z wszytym podpisem (typ wewnętrzny).
Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: przetargi@g.wloclawek.pl (nie dotyczy składania ofert). W przypadku przekazania dokumentów elektronicznych, cyfrowych odwzorowań dokumentów oraz innych informacji za pomocą poczty elektronicznej datą ich przesłania będzie potwierdzenie dostarczenia wiadomości zawierającej
dokument/informację z serwera pocztowego Zamawiającego.
Formularz ofertowy podpisuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
Pozostałe dokumenty wchodzące w skład oferty lub składane wraz z ofertą, które są zgodnie z pzp lub PRM opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, opisanego w art. 7 pkt 18 ustawy z dnia 19 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r.
poz.2019 ze zm. zwaną dalej ustawą „Pzp”) w celu związanym z niniejszego postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie podstawowym bez przeprowadzania negocjacji – Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Urzędu Gminy Włocławek oraz Centrum Usług Społecznych Gminy Włocławek i odbiór przesyłek pocztowych z siedziby Zamawiającego, zwanego dalej „zamówieniem” oraz wykonywania prawa i obowiązków wynikających umów z zawartej umowy, przepisów Kodeksu cywilnego, w tym wypłaty wynagrodzenia;
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO jako niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Zamawiającym na mocy przepisów ustawy Pzp, ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych oraz innych przepisów prawa.
Szczegółowy zakres Zamawiający określił w pkt 16 Rozdziału I SWZ.

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Na zasadach określonych przepisami RODO, posiada Pani/Pan prawo do żądania od administratora:
a) dostępu do swoich danych na podstawie art. 15 RODO (w przypadku, gdy skorzystanie z tego prawa wymagałoby po stronie Administratora niewspółmiernie dużego wysiłku może zostać Pani/Pan zobowiązany do wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego albo sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia),
b) sprostowania lub uzupełnienia danych zgodnie z art. 16 RODO (skorzystanie z tego prawa nie może skutkować zmianą wyniku
postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z Prawem Zamówień Publicznych (art. 19 ust. 2 ustawy ) oraz nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników (art. 76 ustawy).
c) ograniczenia przetwarzania zgodnie z art. 18 RODO, z zastrzeżeniem okresu trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej/prawnej albo z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego).
d) prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO.
Nie przysługuje Pani/Panu:
a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych,
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o których mowa w art. 20 RODO,
c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: RBIiR.271.2.25.2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Tak

4.1.14.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia:

Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Gminy Włocławek oraz Centrum Usług Społecznych Gminy Włocławek wraz z usługą odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego.
Szczegółowe obowiązki Wykonawcy w zakresie realizacji niniejszego zamówienia określa - Załącznik nr 2 do SWZ - Projektowane postanowienia umowy.
Opis przedmiotu zamówienia - zawiera Załącznik nr 1 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 64110000-0 - Usługi pocztowe

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

64112000-4 - Usługi pocztowe dotyczące listów

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2026-01-01 do 2026-12-31

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Przy wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami i odpowiadającymi im znaczeniami oraz w następujący sposób będzie oceniał spełnienie kryteriów:
1) Cena (C) - waga kryterium 60 % (maksymalna liczba punktów – 60,00);
2) Funkcjonalność /F/ - waga kryterium 40 % (F) - waga kryterium 40% (maksymalna liczba punktów
– 40,00).
Maksymalna liczba punktów, jaką otrzyma dana oferta, zostanie obliczona według poniższego wzoru:
L = C + F
gdzie:
L – całkowita liczba punktów;
C – punkty uzyskane w kryterium „Cena”;
F – punkty uzyskane w kryterium „Funkcjonalność”;
Zasady oceny ofert w poszczególnych kryteriach:
1) Cena (C) - waga 60% (maksymalnie można uzyskać 60,00 punktów)
cena najniższa brutto*
C =------------------------------------------------ x 60%
cena oferty ocenianej brutto
* spośród wszystkich złożonych ofert niepodlegających odrzuceniu
a) podstawą przyznania punktów w kryterium "cena" będzie cena ofertowa brutto podana przez Wykonawcę w Formularzu Ofertowym.
b) cena ofertowa brutto musi uwzględniać wszelkie koszty jakie Wykonawca poniesie w związku
z realizacją przedmiotu zamówienia.
2) Funkcjonalność (F) - waga 40% (maksymalnie można uzyskać 40,00 punktów)
Zamawiający zastosuje następujący sposób przyznawania punktacji:
Możliwość śledzenia przesyłki z pozycji przeglądarki internetowej – 40 pkt.
Brak możliwości śledzenia przesyłki z pozycji przeglądarki internetowej – 0 pkt
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą łączną ilość punktów za wszystkie kryteria wg wzoru:
Łączna ilość punktów = C+F
gdzie:
C – punkty przyznane w kryterium „Cena”
T - punkty przyznane w kryterium „Funkcjonalność”.
Ocenie będą podlegać wyłącznie oferty nie podlegające odrzuceniu.
Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający wybiera spośród tych ofert ofertę, która otrzymała najwyższą ocenę w kryterium o najwyższej wadze.
Jeżeli oferty otrzymały taką samą ocenę w kryterium o najwyższej wadze, Zamawiający wybiera ofertę z najniższą ceną.
Jeżeli nie można dokonać wyboru oferty w sposób, o którym mowa w pkt 20.4, Zamawiający wzywa Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych zawierających nową cenę. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w uprzednio złożonych przez nich ofertach.(...)

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Funkcjonalność

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów, tj.:
posiada uprawnienie do wykonywania działalności pocztowej na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ust 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

Formularz ofertowy,
Pełnomocnictwo (jeśli dotyczy)
Oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się (jeśli dotyczy).

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia – art. 58-60 ustawy Pzp.
W takim przypadku:
1) wykonawcy występujący wspólnie są zobowiązani do ustanowienia pełnomocnika. Pełnomocnictwo powinno być do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu
i zawarcia umowy w sprawie przedmiotowego zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo powinno być dołączone do oferty;
2) wszelka korespondencja będzie prowadzona przez zamawiającego wyłącznie z pełnomocnikiem;
3) jeżeli została wybrana oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia Zamawiający określił w Załączniku nr 2 do SWZ - Projektowanych postanowieniach umownych.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-12-17 09:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/tenders/ocds-148610-978edefa-6987-4565-8b94-dd8daeb3b91d

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-12-17 09:15

8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-01-15