Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
Usługa realizacji konferencji wraz z dostawą i obsługą scenotechniki.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Podkarpackie Centrum Innowacji Sp. z o. o.

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 368953574

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Teofila Lenartowicza 4

1.5.2.) Miejscowość: Rzeszów

1.5.3.) Kod pocztowy: 35-051

1.5.4.) Województwo: podkarpackie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL823 - Rzeszowski

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@pcinn.org

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://pcinn.org/

1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:

https://platformazakupowa.pl/transakcja/840894

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Sprawy gospodarcze i finansowe

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługa realizacji konferencji wraz z dostawą i obsługą scenotechniki.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-5d7a8fba-77f5-11ee-9aa3-96d3b4440790

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00512618

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-11-24

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.12.) Nazwa projektu lub programu:

Podkarpackie Centrum Innowacji

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00472164

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: PCI-6DZP.410.57.2023.PR

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak

4.3.1) Wartość zamówienia stanowiącego przedmiot tego postępowania (bez VAT): 44540,00 PLN

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa realizacji konferencji wraz z dostawą i obsługą scenotechniki oraz obsługą konferencji pod nazwą „Technologia – Biznes – Inwestycje”, która odbędzie się w terminie 7 grudnia 2023 r. w budynku Zamawiającego przy ul. Lenartowicza 6 w Rzeszowie.

Czas trwania konferencji:
07.12.2023 w godz. 8:00 – 17:00
Planowana liczba uczestników – 250 osób.

Usługa realizacji eventu polega na zapewnieniu niezbędnej do organizacji eventu infrastruktury oraz obsługi, w tym:
• dostawa elementów scenotechniki oraz ich obsługa podczas ww. konferencji z uwzględnieniem terminów montaży i demontaży,
• zapewnienie obsługi fotografa (min. 1 osoba) oraz dostarczenie fotorelacji z całego wydarzenia,
• zapewnienia obsługi eventu przed, po oraz w trakcie trwania eventu w zakresie organizacyjnym.

I. ZAKRES
OBSŁUGA KONFERENCJI - SCENOTECHNIKA
1. Totem multimedialny 2 sztuki Wykonawca zapewni 2 ekrany dotykowe typu cyfrowy totem (ekrany muszą zostać zlokalizowane w miejscy wyznaczonym przez Zamawiającego) o przekątnej pomiędzy 32” a 46” wraz z oprogramowaniem umożliwiającym prezentację programu eventu, obsługę ankiet on-line, prezentację działalności Zamawiającego, zrealizowanych projektów. Ekrany powinny mieć wysoką jakość wizualną, bez zadrapań uszkodzeń, wolnostojące, bez śladów użytkowania. Totemy powinny zostać zamontowane na 2 piętrze budynku.
2. Monitory 4 sztuki Wykonawca powinien zapewnić 4 monitory multimedialne o wymiarach min. 32 cale, o rozdzielczości minimum 1920x1080 pikseli do dyspozycji wraz ze wolnostojącym statywem umożliwiającym montaż do podłoża. Monitory powinny wyświetlać elementy informujące dotyczące tego, co odbywa się na poszczególnych piętrach w dniu konferencji. Monitory powinny być zamontowane w sposób niezakłócający bezpiecznej komunikacji na każdym z pięter budynku. Materiały do wyświetlania Zamawiający dostarczy wykonawcy na min. 3 dni przed wydarzeniem.
3. Ekran LED 1 sztuka Wykonawca zapewni duży ekran LED dopasowany rozmiarem do sali konferencyjnej (ekran o min. wymiarach 6m x 2m lub dzielony: 2 razy 3m x 2m , max. wymiary 6m x 2,5m lub dzielony 2 razy 3m x 2,5m), min. 256 pikseli/mb. Zamawiający dopuszcza ekran o innych wymiarach - jednak rozmiar ekranu musi umożliwić uczestnikom spotkania swobodne i komfortowe śledzenie wyświetlanych na ekranie materiałów (np. prezentacji multimedialnej) z każdego miejsca sali. Ekran LED powinien być zamontowany na 2 piętrze budynku.
4. Sprzęt i obsługa techniczna 1 usługa Wykonawca zapewni sprzęt wraz z niezbędnym oprogramowaniem do wyświetlania za jego pomocą na ekranie LED materiałów prelegentów (obsługującego m.in. aplikacje ppt i pptx, pdf). Wykonawca odpowiadać będzie za prawidłowe i płynne wyświetlanie wszystkich wizualizacji, prezentacji multimedialnych itp., prezentowanych podczas konferencji. Wykonawca, po podpisaniu umowy wskaże Zamawiającemu parametry techniczne, jakie będą musiały spełnić wizualizacje, prezentacje itp. przygotowane na konferencję. Wykonawca musi zapewnić obsługę techniczną w ilości min. 4 osób do sprawnej obsługi podczas konferencji przez cały czas jej trwania oraz do sprawnego wniesienia, wyniesienia, montażu i demontażu przed i po konferencji (montażystów, techników, realizatora wizji i dźwięku, obsługa mikrofonów, zmiany scenografii na scenie podczas wydarzenia: ustawianie i usuwanie krzeseł przed panelem dyskusyjnym, podawanie/przypinanie mikrofonów) Obsługa techniczna powinna składać się z osób mających doświadczenie przy podobnych realizacjach oraz w sposób profesjonalny reagować na pojawiające się potrzeby. Obsługa musi mieć jednolity ubiór w kolorze czarnym, dostosowany do charakteru spotkania oraz identyfikator wskazujący na jej rolę dot. obsługi.
5. Scena 1 sztuka Zapewnienie sceny o wymiarach 8 x 3 m, wysokość podestu między 20 a 40 cm. Przy zastosowaniu podestu o wysokości 40 cm, Wykonawca będzie zobowiązany do uwzględnienia w projekcie sceny, schodków umożliwiających bezpieczne wejście i zejście ze sceny (Zamawiający dopuszcza inne rozmiary wg koncepcji Wykonawcy – rozmiar sceny musi być na tyle duży, żeby na scenie zmieściły się wszystkie elementy, tj. duży ekran. Wykonawca zapewni obsługę w zakresie przygotowania sceny do każdej części konferencji/ panelu, tj. wniesienie/ wyniesienia foteli, stolików itp. Oprócz tego wielkość podestu musi być na tyle duża żeby było można swobodnie po nim chodzić po ustawieniu na nim ekranu, mównicy, foteli, stolików itp.). Tylna ściana sceny dopasowana wysokością do sali, w której odbywać się będzie Konferencja, a także do projektu sceny, z uwzględnieniem wszystkich wymaganych elementów. Scena wraz ze schodami wyłożona wykładziną w kolorze czarnym lub szarym. Konferencja będzie realizowana na dwóch piętrach budynku (2 i 3). Scena będzie znajdować się na drugim piętrze budynku. Wykonawca zapewnia wniesienie, wyniesienie foteli, stolików, mównica itp., montaż i demontaż sceny.
6. Ekrany na scenie 3 ekrany/monitory o min. wymiarach 30 cale, umiejscowione na scenie na 2 piętrze budynku, w tym 2 umożliwiające uczestnikom panelu dyskusyjnego oglądanie prezentacji wyświetlanej na dużym ekranie/ wyświetlające prezentację do podglądu przez prowadzących, którzy będą stać plecami do ekranu głównego/ oraz 1 ekran z wyświetlanym czasem.
7. Oświetlenie Wykonawca zaaranżuje architektoniczne oświetlenie zewnętrznej elewacji budynku, w kolorystyce spójnej z materiałami promocyjnymi/ logo Zamawiającego. Oświetlenie powinno uwzględniać dwie wskazane przez Zamawiającego elewacje budynku (elewacja wschodnia oraz północna budynku Zamawiającego przy ul. Lenartowicza 6, widoczne od głównego wejścia od ul. Lenartowicza oraz ul. Kilara) uwzględniając każdą z pięciu kondygnacji. Wykonawca zaaranżuje również oświetlenie wnętrza budynku Zamawiającego przy ul. Lenartowicza 6 w kolorystyce spójnej z materiałami promocyjnymi wydarzenia/ logo Zamawiającego na 2, 3 i 4 piętrze budynku. Wykonawca zaaranżuje oświetlenie listwami i lampami LED. Listwy i lampy powinny być w palecie barw RGB w łącznej liczbie min. 60 (tj. min. 20 listew o długości min. 1 m lub min. 20 reflektorów LED na 3 kondygnacje: piętro 2 ,3 i 4).
8. Oprawa audio-wizualna - Wykonawca zapewni oprawę audiowizualną w przerwie konferencji – Wykonawca przedstawi 3 propozycje, ostateczny wybór zostanie ustalony z Zamawiającym. Zamawiający rozumie przez ten element oprawę muzyczno-wizualną, wyświetlaną i odtwarzaną w przerwach konferencji, zawierającą logotyp wydarzenia oraz logotyp Zamawiającego. Propozycja musi być atrakcyjna wizualnie, dynamiczna, nowoczesna oraz musi być spójna z charakterem i tematem Konferencji. Wykonawca zobowiązany będzie do przekazania Zamawiającemu finalnej wersji materiałów audiowizualnych w terminie nie krótszym niż 3 dni kalendarzowe przed Konferencją.
9 . Fotograf 1 osoba Zapewnienie obsługi fotografa wraz ze sprzętem (min. 1 osoba) oraz dostarczenie fotorelacji z całego wydarzenia oraz przekazywanie zdjęć transzami w trakcie trwania konferencji. Pełny komplet zdjęć po obróbce, obejmujące wszystkie przestrzenie eventu (każde wystąpienie: łącznie min. 20 prelegentów na 2 scenach + wszyscy wystawcy - min. 20 wystawców + min. 20 zdj. z każdej strefy, tj. piętro 1 , 3, 4, tj. min. 100 zdjęć, różnorodność prezentacyjna), powinny być dostarczone na pendrive lub w formie linku do pobrania plików, najpóźniej 1 dzień po zakończeniu eventu. Zdjęcia powinny mieć minimalną rozdzielczość 300 dpi.

MEBLE
1. Stoliki koktajlowe - 15 sztuk Wykonawca zapewni 15 sztuk stolików koktajlowych/bankietowych o wysokości 110 cm i średnicy 80/90 cm. Każdy stolik powinien być wyposażony w pokrowiec czarnym kolorze.
Wykonawca ma zapewnić obsługę wniesienia, wyniesienia stolików w terminie uzgodnionym z Zamawiającym najpóźniej 1 dzień przed konferencją (06.12.2023), umożliwiającym sprawną realizację eventu.

USŁUGI
1. Koordynator obsługi wydarzenia 1 osoba Wykonawca zapewni koordynatora, który zapewni sprawną obsługę wydarzenia. Koordynator powinien posiadać doświadczenie przy podobnych realizacjach oraz w sposób profesjonalny reagować na pojawiające się potrzeby. Obsługa musi mieć jednolity w kolorze czarnym ubiór, dostosowany do charakteru spotkania oraz identyfikator wskazujący na jego rolę dot. wsparcia wydarzenia. Koordynator będzie odpowiedzialny za obsługę wydarzenia przed jego rozpoczęciem, w trakcie trwania oraz po zakończeniu wydarzenia w godzinach pracy pozostałego personelu obsługującego wydarzenie.
2. Konferansjer 1 osoba Wykonawca zapewni doświadczonego konferansjera, który będzie gospodarzem wydarzenia. Prowadzący powinien posiadać min. 3 letnie doświadczenie wskazujące, iż co najmniej pięć razy poprowadził wydarzenie z branży zarówno nauki jak i biznesu, w którym wzięło udział co najmniej 100 osób. Konferansjer musi w sposób biegły w mowie posługiwać się językiem angielskim. Konferansjer będzie osobą zapowiadającą poszczególne elementy Konferencji. Zakres tematyczny wskazany zostanie przez Zamawiającego najpóźniej 2 dni przed konferencją. Zamawiający zastrzega sobie przed zawarciem umowy możliwość weryfikacji doświadczenia/referencji konferansjera i wezwać Wykonawcę do poświadczenia wraz z dowodami na potwierdzenie doświadczenia. Przewidywany czas pracy od 8:30 do 17:30.
3. Hostessy 3 osoby Zapewnienie 3 hostess/hostów, których zadaniem będzie obsługa gości w trakcie Konferencji, w tym udzielanie uczestnikom wszelkich informacji dotyczących organizacji konferencji, rejestracja uczestników i rozdawanie identyfikatorów, pakowanie oraz dystrybucja materiałów konferencyjnych wśród uczestników konferencji, prowadzenie listy obecności uczestników konferencji. Wykonawca zobowiązany jest przekazać listy obecności Zamawiającemu po zakończeniu Konferencji. Hostessy powinny mieć jednolity elegancki ubiór (czarna lub biała koszula z kołnierzykiem bez eksponowania dekoltu, długie czarne lub granatowe spodnie bądź spódnice za kolano).
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1 do SWZ.

4.5.3.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

4.5.4.) Dodatkowy kod CPV:

92370000-5 - Usługi techników dźwięku

79952100-3 - Usługi w zakresie organizacji imprez kulturalnych

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

SEKCJA VI OFERTY

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 9

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 9

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 45805,20 PLN

6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 70502,22 PLN

6.4.) Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: 45805,20 PLN

6.5.) Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną: Nie

6.6.) Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową: Nie

SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

7.2.) Wielkość przedsiębiorstwa wykonawcy: Mikro przedsiębiorca

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: Toton Show Wawszczyk, Zając sp. j.

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: NIP: 8133674977

7.3.3) Ulica: Boya Żeleńskiego 17

7.3.4) Miejscowość: Rzeszów

7.3.5) Kod pocztowy: 35-105

7.3.6.) Województwo: podkarpackie

7.3.7.) Kraj: Polska

7.4.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Nie

SEKCJA VIII UMOWA

8.1.) Data zawarcia umowy: 2023-11-23

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 45805,20 PLN

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:

Od 2023-12-07 do 2023-12-07

SEKCJA IX INFORMACJE DODATKOWE