Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
Usługa rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Instytutu Adama Mickiewicza

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Instytut Adama Mickiewicza

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 140470071

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Mokotowska 25

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-560

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: kkieloch@iam.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.iam.pl

1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - państwowe i samorządowe instytucje kultury

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Rekreacja, kultura i religia

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-6a48d0e2-879f-11ed-94da-6ae0fe5e7159

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00235977

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-05-28

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2023/BZP 00111183/05/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.8 Świadczenia usług rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Instytutu Adama Mickiewicza

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00138572

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: 1/IAM/2023/02

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.3.) Wartość zamówienia: 3300000 PLN

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Instytutu Adama Mickiewicza .
2. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ) zawiera Załącznik nr 4 do SWZ.
I. Przedmiotem zamówienia jest usługa rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Instytutu Adama Mickiewicza. tj.:
1. wyszukiwanie ofert hoteli,
2. dokonywanie rezerwacji noclegów hotelowych w Polsce i za granicą,
3. pośredniczenie w sprzedaży miejsc hotelowych, dokonywaniu opłat,
4. pośredniczenie w odwoływaniu i zmianach rezerwacji, zwrotach opłat,
II. Wymagania stawiane Wykonawcy
1. dysponuje biurem obsługi na terenie Polski (siedziba główna lub oddział), otwartym co najmniej 5 dni w tygodniu (od poniedziałku do piątku) w godz. od 8.00 do 18.00;
2. posiada lub uruchomi dla Zamawiającego linię telefoniczną czynną 24 godziny (7 dni w tygodniu), umożliwiającą dokonywanie zmian w rezerwacjach lub rezerwacji poza godzinami otwarcia instytucji,
3. przydzieli osobę (tzw. opiekuna Zamawiającego) odpowiedzialnego za realizację umowy zawartej na podstawie niniejszego zamówienia,
4. przydzieli co najmniej dwie osoby odpowiedzialne za bieżącą obsługę zamówień IAM.
5. udostępni własny system rezerwacyjny on – line, za pomocą którego możliwe będzie dokonywanie oraz modyfikacja rezerwacji przez upoważnionych pracowników IAM (lista upoważnionych pracowników, będzie modyfikowana i przesyłana do Wykonawcy raz na kwartał za pomocą poczty elektronicznej na adres wskazany przez Wykonawcę).
6. system rezerwacyjny powinien:
 sprawnie działać we wszystkich przeglądarkach internetowych,
 zawierać listę ofert wszystkich hoteli dostępnych u operatora,
 zawierać sprawnie działające filtry: co najmniej: standard, cena, lokalizacja, śniadania, internet,
 umożliwiać wyszukiwanie hoteli z poziomu mapy,
 zawierać informację o limitach diet zagranicznych zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju,
 umożliwiać generowanie potwierdzeń oraz voucherów w językach: polskim i angielskim.
7. zapewni możliwość dostępu w systemie rezerwacyjnym Wykonawcy do hoteli stawkowych Zamawiającego - hotele z którymi Zamawiającego łączą porozumienia – wraz ze stawkami i warunkami anulacji.
8. posiada możliwość generowania raportów (ilości osobo-nocy, obrót całkowity – również w podziale na konkretne hotele lub konkretne nazwiska gości).

III. Szczegółowe wymagania związane z realizacją przedmiotu zamówienia:
Zamawiający podaje następującą szacunkową skalę potrzeb w zakresie rezerwacji miejsc
hotelowych, tj.:


1. Ok. 4000 rezerwacji i zakupów miejsc hotelowych - w tym 3900 rezerwacje pojedyncze oraz 100 rezerwacji grupowych (tj. powyżej 10 osób)
2. Rezerwacje pokoi jednoosobowych, dwuosobowych oraz trzyosobowych.
3. Standard (**) dwie gwiazdki, trzy gwiazdki (***), cztery gwiazdki (****) oraz pięć gwiazdek (*****) w zależności od indywidualnego zapotrzebowania Zamawiającego i kraju zakwaterowania.
4. Zakres geograficzny obejmuje zakwaterowanie hotelowe w Polsce oraz na całym świecie, w szczególności kraje należące do Unii Europejskiej oraz Chiny, Japonia, Korea Południowa, USA, kraje skandynawskie.
5. Rezerwacje hotelowe dokonywane będą dla krajowych i zagranicznych przedstawicieli instytucji kulturalnych, Zamawiający oczekuje pełnego profesjonalizmu, wysokiej jakości obsługi oraz elastycznego podejścia w zakresie kompleksowej realizacji usługi.
6. Wykonawcy nie przysługują wobec Zamawiającego roszczenia odszkodowawcze z tytułu rezerwacji mniejszej ilości miejsc hotelowych niż szacowane.

7. Wykonawca zobowiązany będzie przedstawić, co najmniej trzy warianty wyboru hoteli celem zatwierdzenia przez Zamawiającego. Czas przesłania oferty maksymalnie 4 h od zapytania, jeśli było ono zadane w godzinach od 8-18, od poniedziałku do piątku, za wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy oraz 24 h od zapytania, jeśli było ono zadane w innym czasie niż określony w niniejszym ustępie Oferta powinna zawierać:
- informacje o hotelu wraz z adresem i kategorią
- informację o rodzaju pokoju (sgl, dbl, twin, trpl, dla palących / niepalących)
- informację czy w cenę pokoju wliczone jest śniadanie
- informację czy w cenę pokoju wliczone jest korzystanie z internetu
- warunki anulacji
- odległość od podanej przez Zamawiającego lokalizacji.
- cenę w PLN

8. Wykonawca dokona rezerwacji miejsc hotelowych po pisemnym (e-mail) potwierdzeniu zamówienia przez upoważnionego ze strony Zamawiającego pracownika. Wykonawca będzie rezerwował miejsca hotelowe w najtańszym i najdogodniejszym dla Zamawiającego wariancie. Zarezerwowane miejsca hotelowe muszą spełniać międzynarodowe normy jakościowe w zakresie wyposażenia i bezpieczeństwa odpowiednio dla pokoi w hotelach o określonym standardzie.
9. Zamawiający każdorazowo określi szczegółowe wymagania, co do lokalizacji oraz granic cenowych noclegu, a także ewentualnych dodatkowych preferencji w zakresie, jakości hotelu i obsługi.
10. Poza wyjątkowymi sytuacjami hotele za granicą dla IAM muszą mieścić się w limitach diet zagranicznych zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju
11. Zamawiający zastrzega, iż może wskazać w zamówieniu preferowane przez siebie
w danej lokalizacji hotele, w tym takie, z którymi wiążą Zamawiającego odrębne porozumienia czy umowy gwarantujące preferencyjne stawki dla Zamawiającego. W takim przypadku Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia w proponowanych wariantach przez Zamawiającego danego hotelu.

12. Zamawiający zastrzega, iż może wskazać w zamówieniu lokalizację (adres). W takim przypadku Wykonawca jest zobowiązany zaoferować Zamawiającemu hotele położone jak najbliżej wskazanej w zamówieniu lokalizacji chyba, że z przyczyn niezależnych od Wykonawcy jest to niemożliwe.
13. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany nazwisk gości do 12 h przed przyjazdem do hotelu.

14. Zamawiający zastrzega możliwość rezerwacji kilku pokoi na jedno nazwisko lub na hasło – np. „Instytut Adama Mickiewicza”.

15. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany dat w rezerwacji do 24 h przed przyjazdem do hotelu (zgodnie z dostępnością pokoi w obiekcie oraz obowiązującą polityką anulacji).

4.5.3.) Główny kod CPV: 55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

4.5.4.) Dodatkowy kod CPV:

55130000-0 - Inne usługi hotelarskie

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

SEKCJA VI OFERTY

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 2

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 2

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 0,01 PLN

6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 18 PLN

6.4.) Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: 0,01 PLN

6.5.) Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną: Nie

6.6.) Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową: Nie

SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

7.2.) Wielkość przedsiębiorstwa wykonawcy: Średni przedsiębiorca

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: WHYNOTTRAVEL ZAŁOGA NASTERNAK sp. k.,

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 8133380514

7.3.3) Ulica: Kielnarowa 108A,

7.3.4) Miejscowość: Tyczyn

7.3.5) Kod pocztowy: 36-020

7.3.6.) Województwo: podkarpackie

7.3.7.) Kraj: Polska

7.4.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Nie

SEKCJA VIII UMOWA

8.1.) Data zawarcia umowy: 2023-05-16

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 3300000 PLN

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:

SEKCJA IX INFORMACJE DODATKOWE