Ogłoszenie o wyniku postępowania
Usługi
Badanie przez biegłego rewidenta dokumentów finansowo-księgowych projektu „Gmina Kędzierzyn Koźle – opracowanie dokumentacji w ramach wsparcia rozwoju miast POPT 2014-2020”

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Gmina Kędzierzyn-Koźle - Urząd Miasta

1.3.) Oddział zamawiającego: Wydział Zamówień Publicznych

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 531412912

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Piramowicza 32

1.5.2.) Miejscowość: Kędzierzyn-Koźle

1.5.3.) Kod pocztowy: 47-220

1.5.4.) Województwo: opolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL524 - Opolski

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zp@kedzierzynkozle.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://bip.kedzierzynkozle.pl/

1.6.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania:

https://e-propublico.pl/Zamawiajacy/AktualneOgloszenia?zamawiajacyId=f15dda4c-01df-4c59-b90f-a767d9826443

1.7.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.8.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Badanie przez biegłego rewidenta dokumentów finansowo-księgowych projektu „Gmina Kędzierzyn Koźle – opracowanie dokumentacji w ramach wsparcia rozwoju miast POPT 2014-2020”

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-6ad99bec-93c1-11ec-9bc1-c2db95d08897

2.5.) Numer ogłoszenia: 2022/BZP 00099700

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2022-03-28

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2022/BZP 00027756/04/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.33 Badanie dokumentów finansowo-księgowych przez biegłego rewidenta w ramach projektu POPT „Wzrost potencjału beneficjentów polityki spójności w obszarze prowadzenia efektywnej polityki miejskiej”

2.11.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.12.) Nazwa projektu lub programu:

Program Operacyjny Pomoc Techniczna 2014-2020”

2.13.) Zamówienie/umowa ramowa było poprzedzone ogłoszeniem o zamówieniu/ogłoszeniem o zamiarze zawarcia umowy: Tak

2.14.) Numer ogłoszenia: 2022/BZP 00064713/01

SEKCJA III – TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA LUB ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ

3.1.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Numer referencyjny: ZP.271.1.10.2022.AP

4.2.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak

4.3.1) Wartość zamówienia stanowiącego przedmiot tego postępowania (bez VAT): 28174,98 PLN

4.4.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.5.1.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

A. Zakres zamówienia obejmuje kontrolę prawidłowości wydatkowania przyznanego dofinansowania ze środków Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2020 i Budżetu Państwa przez Dotacjobiorcę, tj. Gminę Kędzierzyn-Koźle oraz Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Kędzierzynie-Koźlu prowadzoną przez podmiot uprawniony do badania sprawozdań finansowych.-
1. Zakres przedmiotowy zamówienia obejmuje kontrolę prawidłowości wydatkowania przyznanego dofinansowania bezpośrednio w siedzibie:
1) Dotacjobiorcy, tj. Gminy Kędzierzyn-Koźle;
w siedzibie Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kędzierzynie-Koźlu,
zgodnie z ustawą z dnia 11 maja 2017r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (Dz. U. 2020, poz. 1415 z późn. zm.) oraz z postanowieniami, zawartymi w Umowie w sprawie projektu pn. „Gmina Kędzierzyn Koźle – opracowanie dokumentacji w ramach wsparcia rozwoju miast POPT 2014-2020” finansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Funduszu Spójności Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2020 oraz budżetu państwa, zwanego dalej „Projektem”, dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.
2. Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności sprawdzenie i analizę przygotowywanych przez Zamawiającego „Sprawozdań z realizacji projektu” (okresowego, rocznego i końcowego) na które składają się: „Rozliczenie ze względu na źródło finansowania”, „Rozliczenie transz dofinansowania” „Zestawienie dokumentów księgowych” wraz z dokumentami wskazywanymi w ww. dokumentach (m.in. fakturami/protokołami odbioru prac/potwierdzeniami dokonania przelewów), zgodność z polityką rachunkowości danej jednostki, a także każdorazowo przygotowania stosownego „Protokołu z badania sprawozdania z realizacji projektu przez biegłego rewidenta”, zgodnie z wzorem protokołu stanowiącym załącznik nr 10 do SWZ, w terminach wskazanych w pkt 9 i 10.
3. Badanie części finansowej sprawozdania okresowego, rocznego i końcowego z wykorzystania dofinansowania, obejmuje w szczególności ocenę:
a) kompletności, poprawności, rzetelności sprawozdań finansowych dotyczących zrealizowanych wydatków w Projekcie z umową dotacyjną projektu,
prawidłowości kwalifikowalności poniesionych wydatków w Projekcie, zgodnie z obowiązującymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 dostępnymi na stronie internetowej funduszeeuropejskie.gov.pl
b) zgodności kategorii i wysokości poniesionych wydatków z wydatkami planowanymi,
c) kompletności dokumentacji potwierdzającej poniesione wydatki,
d) zgodności wydatków w Projekcie przedstawionych w sprawozdaniach finansowych z wydatkami w wyodrębnionej dla Projektu ewidencji księgowej,
e) zachowania terminów związanych z ponoszeniem wydatków,
f) zachowania terminów związanych z rozliczaniem się ze środków dotacji,
g) poprawności dokumentacji potwierdzającej poniesione wydatki,
h) poprawności przeliczeń kursowych (jeśli występują),
i) poprawności dokumentacji pod względem zgodności z powszechnie obowiązującymi aktualnymi przepisami prawa w szczególności z ustawą o finansach publicznych, ustawą o rachunkowości.
4. Wynikiem badania prowadzonego przez biegłego rewidenta będzie ocena sporządzona na wzorze Protokołu, uwzględniająca odpowiedź na następujące pytania: czy część finansowa sprawozdania jest prawidłowa, czy kwota przedstawiona do rozliczenia w sprawozdaniu jest zgodna z dokumentami źródłowymi (m.in. fakturami/ rachunkami/umowami) oraz dokumentami potwierdzającymi dokonanie płatności (przelewy), czy wydatki zostały prawidłowo zaklasyfikowane do kategorii wydatków bieżących i majątkowych. W protokole powinny zostać zawarte rekomendacje i zalecenia pokontrolne (jeżeli takie wystąpią).
5. Zamawiający wymaga, aby badanie Sprawozdania z realizacji projektu było oparte na zweryfikowaniu 100% dokumentacji, a nie wybranych losowo dokumentach.
6. Biegły rewident w toku realizacji usługi będzie zobowiązany do dokonania minimum jednokrotnej wizyty kontrolnej u każdego z podmiotów realizujących projekt, wskazanych w pkt 1. Celem ww. wizyt będzie sprawdzenie zgodności wydatków z polityką rachunkowości oraz weryfikacja wszystkich dokumentów wytworzonych w ramach Projektu (u każdego z podmiotów). Dla usprawnienia bieżących prac, dokumentacja może być przesyłana Wykonawcy do weryfikacji w formie elektronicznej.
7. Zamawiający przewiduje, że „Sprawozdania z realizacji projektu” (które są przedmiotem kontroli biegłego rewidenta) składane będą przez niego okresowo, po wydatkowaniu min. 70% przekazanej transzy dotacji, co umożliwi wnioskowanie o kolejną transze dotacji.
Zamawiający szacuje, że do sprawdzenia przekazane zostaną maksymalnie trzy sprawozdania - w tym przewiduje się jeden raport okresowy (w roku 2022 – 1 szt,), jeden raport roczny i jeden raport końcowy (w 2023 r).
Brak sztywnego harmonogramu przekazywania Raportów okresowych przez Zamawiającego wynika z faktu, że termin ich przygotowania zależny jest od osiągnięcia wymaganego umową poziomu wydatkowania 70 % przyznanych uprzednio transz dotacji.
8. Rozliczenie wykonania zamówienia nastąpi w oparciu o rzeczywistą liczbę przygotowanych przez biegłego rewidenta Protokołów. Zamawiający zastrzega, że termin i liczba przygotowywanych przez niego Sprawozdań w kolejnych latach może ulec zmianie w stosunku do ilości wskazanej w pkt 7, przy czym łączna liczba Sprawozdań nie powinna przekroczyć trzech.
Powyższe wynikać może ze zmiany terminów realizacji poszczególnych przedsięwzięć i ich finansowania, a w konsekwencji zmiany terminów wystawienia i opłacania faktur lub innych dokumentów finansowo-księgowych, będących podstawą przygotowania części finansowej każdego ze Sprawozdań, a stanowiącego
przedmiot oceny i kontroli prowadzonej przez biegłego rewidenta.
9. Zamawiający oświadcza, iż termin zakończenia realizacji Projektu przypada na dzień 31 marca 2023r. Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot umowy opisany w pkt 1 w terminie do dnia 31 marca 2023r., z zastrzeżeniem terminów wskazanych w pkt 10.
10. Wykonawca wykona czynności objęte przedmiotem zamówienia w następujących terminach:
a) dla Sprawozdania okresowego – przygotuje i przekaże Protokół z badania sprawozdania z realizacji projektu przez biegłego rewidenta w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia udostępnienia dokumentów objętych sprawdzanym Sprawozdaniem okresowym,
b) dla Sprawozdania rocznego – przygotuje i przekaże Protokół z badania sprawozdania z realizacji projektu przez biegłego rewidenta w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia udostępnienia dokumentów objętych sprawdzanym Sprawozdaniem rocznym, ale nie później niż do 18 stycznia 2023r.,
c) dla Sprawozdania końcowego – przygotuje i przekaże Protokół z badania sprawozdania z realizacji projektu przez biegłego rewidenta w terminie do 31 marca 2023 r.,
d) w przypadku stwierdzonych przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej, nieprawidłowości w Raporcie, wymagających korekty Protokołu z badania sprawozdania z realizacji projektu przez biegłego rewidenta, Wykonawca w ciągu 5 dni roboczych od dnia przekazania informacji o konieczności korekty dokona nieodpłatnie ponownej weryfikacji poprawionego przez Zamawiającego Raportu.
11. Wskazane w pkt 9-10 terminy mogą ulec zmianie, w wyniku zmiany postanowień dot. terminu zakończenia realizacji projektu objętego Umową w sprawie projektu pn. „Gmina Kędzierzyn Koźle – opracowanie dokumentacji w ramach wsparcia rozwoju miast POPT 2014-2020” finansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Funduszu Spójności Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2020 oraz budżetu państwa , jak również zmiany wytycznych dot. sprawozdawczości Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2020.
12. Wskazane terminy przygotowania sprawozdań oraz ich liczba w poszczególnych latach, o których mowa w pkt 7 mogą ulec zmianie, co związane jest z możliwością przesunięcia Harmonogramu prac, a tym samym zmianą terminów wystawienia faktur i innych dokumentów finansowo-księgowych, będących przedmiotem oceny i kontroli ze strony Biegłego rewidenta.
13. W okresie 12 miesięcy po zakończeniu realizacji usługi Wykonawca zapewni usługę gwarancyjną, obejmującą: skorygowanie Protokołu zawierającego ujawnioną omyłkę pisarską, błąd merytoryczny, uzupełnienie niepełnych informacji, a także złożenie wyjaśnień co do sposobu przeprowadzenia badania, w terminie nie dłuższym niż 5 dni roboczych od dnia zgłoszenia Zamawiającego.
14. Zamawiający nie potrafi oszacować liczby dokumentów finansowo-księgowych, które zostaną wytworzone przez Dotacjobiorcę oraz Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Kędzierzynie-Koźlu w trakcie realizacji przedsięwzięć, których szacowana wartość całkowita sięga 2 233 210,09 zł,
15. Liczba jednostek biorących udział w projekcie: 2 - Urząd Miasta Kędzierzyn-Koźle (UMKK) oraz Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej (MOPS),

4.5.3.) Główny kod CPV: 79212100-4 - Usługi audytu finansowego

SEKCJA V ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

5.1.) Postępowanie zakończyło się zawarciem umowy albo unieważnieniem postępowania: Postępowanie/cześć postępowania zakończyła się zawarciem umowy

SEKCJA VI OFERTY

6.1.) Liczba otrzymanych ofert lub wniosków: 1

6.1.1.) Liczba otrzymanych ofert wariantowych: 0

6.1.2.) Liczba ofert dodatkowych: 0

6.1.3.) Liczba otrzymanych od MŚP: 1

6.1.4.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwach EOG innych niż państwo zamawiającego: 0

6.1.5.) Liczba ofert wykonawców z siedzibą w państwie spoza EOG: 0

6.1.6.) Liczba ofert odrzuconych, w tym liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.1.7.) Liczba ofert zawierających rażąco niską cenę lub koszt: 0

6.2.) Cena lub koszt oferty z najniższą ceną lub kosztem: 27306,00 PLN

6.3.) Cena lub koszt oferty z najwyższą ceną lub kosztem: 27306,00 PLN

6.4.) Cena lub koszt oferty wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: 27306,00 PLN

6.5.) Do wyboru najkorzystniejszej oferty zastosowano aukcję elektroniczną: Nie

6.6.) Oferta wybranego wykonawcy jest ofertą wariantową: Nie

SEKCJA VII WYKONAWCA, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA

7.1.) Czy zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia: Nie

7.2.) Wielkość przedsiębiorstwa wykonawcy: Mały przedsiębiorca

7.3.) Dane (firmy) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia:

7.3.1) Nazwa (firma) wykonawcy, któremu udzielono zamówienia: KPW AUDYTOR Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

7.3.2) Krajowy Numer Identyfikacyjny: 7272767073

7.3.3) Ulica: ul. Tymienieckiego 25c/410

7.3.4) Miejscowość: ŁÓDŹ

7.3.5) Kod pocztowy: 90-350

7.3.6.) Województwo: łódzkie

7.3.7.) Kraj: Polska

7.4.) Czy wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcom?: Nie

SEKCJA VIII UMOWA

8.1.) Data zawarcia umowy: 2022-03-15

8.2.) Wartość umowy/umowy ramowej: 27306,00 PLN

8.3.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej:

do 2023-03-31

SEKCJA IX INFORMACJE DODATKOWE