Oświęcim: Promocja Miasta Oświęcim podczas Life Festival Oświęcim 2016
Numer ogłoszenia: 1697 - 2016; data zamieszczenia: 11.01.2016
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 1740 - 2016r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Miasto Oświęcim, ul.Zaborska 2, 32-600 Oświęcim, woj. małopolskie, tel. 033 8429311,8429311, faks 033 8429199.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Promocja Miasta Oświęcim podczas Life Festival Oświęcim 2016.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Promocja Miasta Oświęcim podczas Life Festival Oświęcim 2016 odbywającego się w dniach 16 - 19 czerwca 2016 r. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje w szczególności: 1) wpisanie nazwy miasta Oświęcim do oficjalnej nazwy festiwalu w brzmieniu Life Festival Oświęcim 2016, 2) zorganizowanie na terenie miasta Oświęcim głównych wydarzeń Festiwalu zgodnie z przedstawionym programem, 3) nadanie miastu tytułu Głównego Partnera Life Festival Oświęcim 2016, którym Oświęcim może posługiwać się w komunikacji marketingowej, 4) zaprezentowanie w formie słownej nazwy miasta Oświęcim lub w formie znaku graficznego miasta Oświęcim we wszystkich działaniach promocyjnych realizowanych podczas kampanii promocyjnej Festiwalu przygotowanej przez Organizatora, a przeprowadzonej z wykorzystaniem: internetu, prasy, reklamy na nośnikach outdoor, radia w tym minimum jednej stacji ogólnopolskiej oraz telewizji w tym co najmniej jednej niekodowanej stacji ogólnopolskiej, 5) zaprezentowanie nazwy miasta Oświęcim jako Głównego Partnera Festiwalu w formie zapowiedzi konferansjera (tam gdzie się go przewiduje) podczas wszystkich wydarzeń Festiwalu, 6) udzielenie zgody na użycie nazwy i wzoru graficznego Festiwalu w komunikacji marketingowej miasta Oświęcim w treści Miasto Oświęcim główny partner Life Festival Oświęcim 2016; w tym na stronach internetowych miasta, publikacjach promocyjnych, wydawnictwach, materiałach promocyjnych (np. ekspozytor roll-up, ścianka, baner) - po uzyskaniu akceptacji Organizatora, 7) zapewnienie ogólnopolskich, regionalnych i lokalnych patronów medialnych nad Festiwalem, 8) umieszczenie znaku graficznego miasta Oświęcim na plakatach, biletach, zaproszeniach dotyczących całego Festiwalu jak i poszczególnych jego wydarzeń, 9) przygotowanie strony internetowej Festiwalu w ramach której do 7 dni od podpisania umowy na głównej stronie: a) zamieszczona zostanie informacja o podpisaniu umowy o współpracy z miastem Oświęcim jako partnerem głównym, b) zamieszczony zostanie znak graficzny miasta Oświęcim linkujący do głównej strony internetowej miasta Oświęcim, c) zamieszczone zostaną linki do bazy noclegowej i gastronomicznej znajdującej się na terenie miasta Oświęcim, d) zamieszczony zostanie link do strony internetowej z bezpłatną aplikacją mobilną miasta Oświęcim. Najpóźniej do 14 dni przed rozpoczęciem Life Festival Oświęcim 2016 zamieszczony zostanie film promocyjny o mieście Oświęcim w formie newsa z tekstem. 10) zapewnienie minimum trzykrotnej emisji filmowego spotu promocyjnego miasta Oświęcim (nie dłuższego niż 1 minuta) podczas koncertów na stadionie MOSiR przygotowanego i dostarczonego przez Miasto Oświęcim, 11) zapewnienie przestrzeni podczas poszczególnych wydarzeń festiwalowych pod ekspozycję sprzętu promocyjnego Miasta w miejscach uzgodnionych przez strony uwzględniających warunki techniczne i zapisy umów promocyjno-artystycznych, a) podczas wydarzeń w Oświęcimskim Centrum Kultury: 4 rollupy, 1 baner, 10 flag typu żagiel (flagi umieszczone przed budynkiem OCK jeśli warunki atmosferyczne na to pozwolą), b) podczas koncertów na stadionie MOSiR: 2 balony reklamowe, banery o łącznej powierzchni 18 m kw , 10 flag typu żagiel, 2 rollupy w strefie dla VIP (jeśli będzie taka zorganizowana), 12) zapewnienie przestrzeni podczas koncertów na stadionie MOSiRu oraz przy MDSM do ustawienia namiotu promocyjnego Miasta w miejscu uzgodnionym przez strony, gdzie nieodpłatnie i odpłatnie dystrybuowane będą materiały informacyjne i gadżety miasta Oświęcim, 13) zorganizowanie w Oświęcimiu konferencji prasowych z artystami uczestniczącymi w festiwalu, którzy wyrazili zgodę na udział w konferencji prasowej, podczas której prezentowany będzie w tle znak graficzny miasta Oświęcim, na planszy zbiorczej z partnerami i sponsorami oraz udział w konferencjach fotoreportera zgłoszonego przez Zamawiającego, 14) zapewnienie bezpłatnych wejściówek na poszczególne wydarzenia Festiwalu w następującej ilości: a) po 50 na każdy z koncertów na stadionie MOSiR, b) po 25 na wydarzenia w Oświęcimskim Centrum Kultury, 15) dostarczenia w terminie do 60 dni po zakończeniu festiwalu trwałego udokumentowania (poprzez zapis na płycie CD, DVD lub wydruk) wszystkich działań promocyjnych podjętych przez Wykonawcę zawierający m.in. druki promocyjne, zestawienie linków do publikacji w mediach lub wycinki prasowe oraz zdjęcia i ewentualnie filmy z wszystkich wydarzeń festiwalowych..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.34.22.00 - Usługi w zakresie promocji .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 11.01.2016.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Fundacja Peace Festival, ul. Wyspiańskiego 9, 32-600 Oświęcim, kraj/woj. małopolskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 550000,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 650000,00

• Oferta z najniższą ceną: 650000,00 / Oferta z najwyższą ceną: 650000,00

• Waluta: PLN .

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 1. Podstawa prawna

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b, art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. c ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 2. Uzasadnienia wyboru trybu

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Na podstawie przepisów art. 67 ust.1 pkt 1b i 1c ustawy Pzp zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli usługa może być świadczona tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów oraz w przypadku udzielania zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej. Promocja miasta Oświęcim poprzez udział w renomowanym wydarzeniu kulturalnym,jakim jest pokojowy festiwal muzyczny Life Festival Oświęcim może być dokonana wyłącznie przez Fundację Peace Festival z siedzibą w Oświęcimiu. Fundacja ta organizowała pięć poprzednich edycji festiwalu, które zakończyły się sukcesem w obszarze promocji miasta. Fundacja ma odpowiednie doświadczenie w organizacji tego typu imprez, w szczególności zaplecze w postaci wykwalifikowanej kadry technicznej oraz infrastruktury technicznej. Ponadto jest jedynym podmiotem uprawnionym do realizowania tego typu przedsięwzięcia z uwagi, iż Festiwal zorganizowany jest w oparciu o koncepcję - program artystyczny, do którego fundacja posiada wyłączne prawo na podstawie umowy licencyjnej. Program ten stanowi utwór w rozumieniu art. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, jako przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze, zatem usługa może być świadczona wyłącznie przez jednego wykonawcę z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych. Ponadto w Urzędzie Patentowym Rzeczpospolitej Polskiej wydana została decyzja o udzieleniu prawa ochronnego na znak towarowy - logo Life Festival Oświęcim (Prawo Ochronne nr 245227 na znak towarowy). W związku z powyższym fundacja, jako jedyny podmiot posiada zgodę na wykorzystanie nazwy Oświęcim w logo festiwalu. Przesłaniem Life Festival Oświęcim 2016 jest propagowanie pokoju oraz idea budowania relacji ponad podziałami narodowościowymi i kulturowymi. O autentyczności tego przesłania, realizowanego poprzez szereg wydarzeń artystycznych w rożnych częściach Miasta, świadczy udział największych polskich i światowych gwiazd oraz autorytetów w dziedzinie muzyki, sztuki i teatru, którzy otwarcie identyfikują się z ideą festiwalu. Przedsięwzięcie to dzięki szerokiej kampanii promocyjnej wzmacnia kreowanie Oświęcimia jako Miasta Pokoju. Festiwal jest ofertą autorską - nie ma imprezy alternatywnej, o takim charakterze i wartości, która mogłaby być rozszerzona lub przeniesiona do Oświęcimia z zachowaniem wszelkich korzyści, które miasto może zyskać dzięki włączeniu się w organizowany festiwal tj. bardzo dobrze już rozpoznawalny na rynku produkt. Festiwal stał się marką a Fundacja zapewnia wysoką jakość oferty programowej i doskonały poziom realizacji przedsięwzięcia, co w znacznym stopniu przekłada się na zainteresowanie rynku. Połączenie planów promocyjnych miasta Oświęcim z organizowaną imprezą przyczynia się do budowania i umocnienia pozycji miasta na rynku ogólnopolskim i wpisuje się bardzo dobrze w realizację planów i założeń marki miasta, ugruntowując pozycję Oświęcimia, jako miejsca wartościowych wydarzeń artystycznych i kulturowych. Wpływa korzystnie na skuteczność innych podejmowanych przez miasto działań promocyjnych. Założenia Festiwalu są zbieżne z priorytetami działań promocyjnych Miasta określonych w: Strategii Rozwoju Miasta Oświęcim na lata 2014-2020 (Uchwała Nr LI 973 14 Rady Miasta Oświęcim z dnia 30 kwietnia 2014 r.), Strategii promocji miasta (Uchwała Nr LVII 556 02 Rady Miasta Oświęcim z dnia 22 maja 2002 r.) oraz Strategii rozwoju turystyki dla miasta Oświęcim (Uchwała Nr L 479 01 Rady Miasta Oświęcim z dnia 7 listopada 2001 r.). Ponadto główny program artystyczny festiwalu może zostać poszerzony o część edukacyjną obejmującą cykl seminariów poświęconych ochronie praw człowieka oraz przeciwdziałaniu dyskryminacji prowadzonych przez przedstawicieli organizacji propagujących ideę praw człowieka. Obecność festiwalu w Oświęcimiu to znakomita promocja Oświęcimia, świadectwo ambicji kulturalnych mieszkańców oraz dbałość samorządu o standardy życia w mieście. Szeroko prowadzona komunikacja marketingowa prowadzona przez Organizatora wydarzenia, stanowi bardzo dobrą rekomendację dla miasta, które zostało uznane za partnera i miejsce wydarzeń. Festiwal podnosi przede wszystkim atrakcyjność miasta i wyraźnie pomaga w budowaniu wizerunku marki Oświęcimia.