Kielce: Świadczenie usługi opieki powdrożeniowej i wsparcia technicznego Zintegrowanego Systemu Informatycznego (DP/2310/64/16)
Numer ogłoszenia: 146683 - 2016; data zamieszczenia: 20.07.2016
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach , ul. Żeromskiego 5, 25-369 Kielce, woj. świętokrzyskie, tel. 41 3497277, faks 41 3497278.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.ujk.edu.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Uczelnia publiczna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Świadczenie usługi opieki powdrożeniowej i wsparcia technicznego Zintegrowanego Systemu Informatycznego (DP/2310/64/16).

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia przeprowadzono dialog techniczny

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Usługa opieki powdrożeniowej i wsparcia technicznego Zintegrowanego Systemu Informatycznego Wspomagającego Zarządzanie Uczelnią w Uniwersytecie Jana Kochanowskiego w Kielcach, z podziałem na części: Część 1 - Usługa opieki powdrożeniowej i wsparcia technicznego systemu SIMPLE.ERP. Świadczenie usługi od dnia 1 października 2016 roku do 30 września 2018 roku. Część 2 - Usługa opieki powdrożeniowej i wsparcia technicznego Uczelnia.XP Świadczenie usługi od dnia 1 października 2016 roku do 30 września 2018 roku. W przypadku, jeśli zamawiający wskazuje w dokumentacji postępowania znaki towarowe, patenty lub pochodzenie to dopuszcza się produkty lub rozwiązania równoważne. tj. takie, które nie obniżą standardu oraz wymagań technicznych, funkcjonalnych i użytkowych określonych przez Zamawiającego. Część 1 - Usługa opieki powdrożeniowej i wsparcia technicznego systemu SIMPLE.ERP Na potrzeby opisu przedmiotu zamówienia ustala się definicje i nadaje znaczenie niżej wymienionym pojęciom: 1) Administrator ZSI - Użytkownik ZSI, posiadający wiedzę i kompetencje w zakresie administrowania systemem w wdrożonym u Zamawiającego, 2) Aktualizacja - zestaw zmian do danej wersji systemu ZSI lub jego części, dostarczany przez producenta systemu lub jego części, zawierający poprawki usterek lub/i modyfikacje wynikające z uregulowań ustawowych i zmian przepisów prawa, udostępniane w terminach wynikających z przepisów - obowiązek monitorowania zmian przepisów ciąży na Wykonawcy, 3) Awaria - uszkodzenie systemu lub jego części uniemożliwiające Użytkownikowi korzystanie z niezbędnych elementów systemu, a uzyskanie terminowych i oczekiwanych efektów biznesowych jest zagrożone, 4) Błąd - ograniczenie możliwości realizacji funkcjonalności, spadek wydajności, przerwy w działaniu systemu, błędne wyniki generowane przez system oraz wymuszenie dodatkowych nakładów pracy użytkownika, jak również błędy baz danych, w tym brak spójności i integralności danych, 5) Usterka - uszkodzenie lub błędne działanie systemu, utrudniające lub ograniczające jego użytkowanie, 6) Czas naprawy - czas od chwili zgłoszenia serwisowego do chwili całkowitego usunięcia awarii/błędu/usterki, potwierdzonego stosownym raportem, zawierającym opis zastosowanego rozwiązania; zgłoszona awaria/błąd/usterka jest usunięta, jeśli sposób rozwiązania zgłoszonego problemu nie ma negatywnego wpływu na funkcjonowanie pozostałych elementów Zintegrowanego Systemu Informatycznego Zamawiającego, a uszkodzone lub utracone dane zostały odzyskane, 7) Czas obejścia - czas od zgłoszenia serwisowego do chwili przywrócenia funkcjonowania ZSI poprzez zminimalizowanie uciążliwości awarii/błędu/usterki i doprowadzenie ZSI do działania bez usunięcia przyczyny problemu; rozwiązanie zastępcze -obejście - nie stanowi naprawy problemu, 8) Czas reakcji - czas od chwili zgłoszenia serwisowego do chwili przystąpienia do usunięcia awarii/błędu/usterki, 9) Dane - wszelkie dane i informacje, pochodzące od Zamawiającego, bez względu na ich treść, sposób i formę utrwalenia, jak również informacje, które nie zostały utrwalone, ale przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego lub pozyskane przez Wykonawcę w związku z realizacją zamówienia, 10) Dzień roboczy - dzień od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, 11) Godziny robocze - od 8.00 do 16.00 w dni robocze, 12) Efekt biznesowy - działanie/proces, zobowiązanie publiczno-prawne, których niewykonanie w danym czasie lub określonym terminie zagraża skutkami finansowymi lub niewłaściwym wizerunkiem Uniwersytetu. Jako efekt biznesowy należy w szczególności uznać efekt będący skutkiem działania/zaniechania działania, do którego realizacji Zamawiający zobowiązany jest przepisami prawa, jak np.: a. sprawozdania i plany wymagane przez instytucje nadrzędne (np. MNiSW, MF, GUS, US, UKS), b. prawidłowe generowanie przelewów bankowych, c. sprawozdawczość POL-on, d. wypłaty stypendiów, e. wypłaty wynagrodzeń zgodnie z przyjętym corocznym terminarzem odrębnie dla różnych grup pracowniczych, f. złożenie deklaracji, JPK i płatności VAT, g. złożenie deklaracji i płatności ZUS, 13) Koordynator - osoba dedykowana przez Wykonawcę, która zna środowisko eksploatacji ZSI u Zamawiającego i jest uprawniona do kontaktów w zakresie prawidłowej realizacji zobowiązań określonych w umowie oraz właściwego przepływu informacji i rozwiązywania problemów eksploatacyjnych, 14) System serwisu - informatyczny, dostępny przez WWW, system rejestracji i monitorowania realizacji zgłoszeń, obejmujący zakres wszystkich modułów ZSI, wdrożonych u Zamawiającego, umożliwiający użytkownikom wgląd i śledzenie przez aplikację serwisową czasu i sposobu rozwiązania oraz historii każdego zgłoszenia, 15) Uniwersytet/Uczelnia - Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach wraz z jego jednostkami organizacyjnymi, 16) Użytkownik - osoba fizyczna zatrudniona na podstawie stosunku pracy lub stosunku cywilnoprawnego przez Zamawiającego, uprawniona przez Zamawiającego do używania ZSI w ramach wykonywania obowiązków wynikających z takiego uprawnienia, 17) Użytkownik kluczowy - Użytkownik ZSI, przeszkolony w zakresie obsługi systemu/modułu, wskazany przez Zamawiającego do współpracy z Wykonawcą w zakresie funkcjonalności systemu/modułu, 18) ZSI - oznacza zintegrowany system informatyczny, wspomagający zarządzanie Uniwersytetem, obejmujący system klasy ERP SIMPLE i System Obsługi Toku Studiów Uczelnia.XP, składający się z modułów wraz ze szczegółowymi funkcjonalnościami w obszarach: finanse księgowość z JPK, personel, majątek trwały, obrót towarowy, budżetowanie, repozytorium danych, integracje z systemem obsługi toku studiów, dorobkiem naukowym i rozliczaniem projektów firmy Partners in Progress, Uczelnia.XP z podmodułami: dziekanat, stypendia, akademiki, rozliczenia ze studentami, planowanie zajęć i rozliczanie dydaktyki, rekrutacja, Wirtualna Uczelnia, sylabusy, wybory przedmiotów/specjalności/zapisy na zajęcia, dyplomowanie z antyplagiatem, ankiety i egzaminy, PIPServ.Mail, dorobek naukowy, rozliczanie projektów, system informowania kierownictwa, ELS i ELD w zakresie zleceń i przedłużania ważności, Akademickie Biuro Karier, POL-on, integracje z SIMPLE.ERP, POL-on, ALEPH, SOWA, Antyplagiat, ORPD, OPTeam. II. Przedmiotem zamówienia jest usługa wsparcia technicznego i opieki powdrożeniowej Zintegrowanego Systemu Informatycznego Wspomagającego Zarzadzanie Uczelnią w Uniwersytecie Jana Kochanowskiego w Kielcach w części SIMPLE.ERP, zapewniająca prawidłowe, nieograniczone czasowo i funkcjonalnie działanie ZSI, zmierzające do osiągania określonych efektów biznesowych, poprzez: 1) diagnozowanie i usuwanie awarii, błędów i usterek ZSI oraz ich skutków w gwarantowanym czasie reakcji i naprawy; Wykonawca usunie zgłoszone problemy w następujących przedziałach czasowych: a. awaria - czas reakcji 2 godziny robocze, czas naprawy 1 dzień roboczy, b. błąd - czas reakcji 1 dzień roboczy, czas naprawy 2 dni robocze, c. usterka - czas reakcji 2 dni robocze, czas naprawy 10 dni roboczych, d. w uzasadnionych przypadkach strony mogą uzgodnić inny czas naprawy zgłoszonego problemu lub zastosowanie rozwiązania zastępczego - obejścia, w czasie o połowę krótszym niż czas naprawy; 2) udostępnianie aktualizacji ZSI - zmiany ZSI, wynikające z zainstalowanych aktualizacji znajdą odzwierciedlenie w dokumentacji - podręczniku użytkownika w wersji elektronicznej; 3) zapewnienie możliwości generowania wymaganych w ramach obsługi modułów POL-on i JPK raportów i sprawozdań zgodnie z szablonami plików w zakresie zestawów danych i ich formatu oraz umożliwienie przygotowania raportu o błędach; 4) zapewnienie komunikacji użytkowników z systemem serwisu Wykonawcy i przyjmowanie oraz obsługa zgłoszeń w czasie dostępności systemu serwisu w dni robocze w godzinach roboczych. W przypadku przerwy/zakłócenia funkcjonowania systemu serwisu trwającej dłużej niż 4 godziny robocze, niezależnie od przyczyny przerwy/zakłócenia, Wykonawca zapewni inny kanał przyjmowania zgłoszeń Zamawiającego do czasu przywrócenia pełnej sprawności systemu serwisu; 5) utrzymywanie parametrów wydajnościowych ZSI oraz przeprowadzenie co najmniej dwa razy do roku w terminach uzgodnionych z Zamawiającym wizyt serwisowych/przeglądów technicznych ZSI w zakresie bezpieczeństwa, wydajności, monitorowania obciążeń, diagnostyki błędów; 6) udostępnienie w ramach wynagrodzenia ryczałtowego pakietu 100 godzin (1 godzina = 60 minut) do wykorzystania przez Zamawiającego w okresie trwania umowy. W ramach pakietu Wykonawca zobowiązany będzie do świadczenia na rzecz Zamawiającego następujących usług: szkoleń użytkowników, migracji danych, modyfikacji systemu oraz ich integracji z systemami informatycznymi Zamawiającego; udzielania telefonicznej i za pomocą systemu serwisu pomocy i konsultacji w zakresie wszystkich obszarów ZSI oraz realizacja prac o charakterze pomocy technicznej help desk; zapytania kierowane mogą być przez administratorów i użytkowników kluczowych ZSI w godzinach roboczych; rozwiązanie skierowanego zapytania winno być udzielone nie później niż w ciągu 5 dni roboczych od jej zarejestrowania w systemie serwisu; 7) wskazanie Koordynatora i zapewnienie stałej komunikacji telefonicznej z nim Administratorów ZSI lub innych osób wskazanych przez Zamawiającego; 8) udostępnienie kwartalnego rozliczenia wykupionych w ramach umowy ryczałtowego pakietu godzin; 9) udostępnienie kwartalnego rozliczenia czasów reakcji i czasów naprawy zgłoszonych awarii/błędów/usterek pod kątem weryfikacji zgodności z umową; 10) zobowiązanie się Wykonawcy do współpracy z dostawcą pozostałych elementów Zintegrowanego Systemu Informatycznego w zakresie diagnozowania i usuwania awarii/błędów/usterek w obszarze integracji obszarów oraz rozwoju ZSI. III. Bezpieczeństwo świadczenia usług: 1) W celu realizacji przez Wykonawcę świadczenia usług wsparcia technicznego i opieki powdrożeniowej Zamawiający zapewni zdalny dostęp do ZSI poprzez indywidualne konta VPN wskazanym pracownikom Wykonawcy, którzy uzyskując w jakiejkolwiek formie dostęp do systemów informatycznych Zamawiającego, zobowiązani są zachować najwyższą staranność w zakresie reguł bezpieczeństwa i zapobiegania nieuprawnionemu dostępowi. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za działania swoich pracowników i podwykonawców, za pośrednictwem których uzyskuje dostęp do systemów informatycznych Zamawiającego i zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy oraz poufnego traktowania i nie przekazywania osobom trzecim informacji uzyskanych w związku z realizacją usług, w tym o jego pracownikach, studentach i klientach. 2) W celu realizacji przez Wykonawcę świadczenia usług wsparcia technicznego i opieki powdrożeniowej Zamawiający powierzy Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych w zbiorach znajdujących się w obszarze ZSI poprzez zastosowanie właściwych zapisów w umowie. Wykonawca przetwarzał będzie powierzone dane osobowe wyłącznie w zakresie wynikającym z realizacji zobowiązań wynikających z umowy, a po jej wygaśnięciu/rozwiązaniu zobowiązany będzie do niezwłocznego zaprzestania przetwarzania powierzonych danych, o ile nie nastąpi konieczność dalszego ich przetwarzania wynikająca z przepisów odrębnych. Część 2 - Usługa opieki powdrożeniowej i wsparcia technicznego Uczelnia.XP Na potrzeby opisu przedmiotu zamówienia ustala się definicje i nadaje znaczenie niżej wymienionym pojęciom: 1) Administrator ZSI - Użytkownik ZSI, posiadający wiedzę i kompetencje w zakresie administrowania systemem w wdrożonym u Zamawiającego, 2) Aktualizacja - zestaw zmian do danej wersji systemu ZSI lub jego części, dostarczany przez producenta systemu lub jego części, zawierający poprawki usterek lub/i modyfikacje wynikające z uregulowań ustawowych i zmian przepisów prawa, udostępniane w terminach wynikających z przepisów - obowiązek monitorowania zmian przepisów ciąży na Wykonawcy, 3) Awaria - uszkodzenie systemu lub jego części uniemożliwiające Użytkownikowi korzystanie z niezbędnych elementów systemu, a uzyskanie terminowych i oczekiwanych efektów biznesowych jest zagrożone, 4) Błąd - ograniczenie możliwości realizacji funkcjonalności, spadek wydajności, przerwy w działaniu systemu, błędne wyniki generowane przez system oraz wymuszenie dodatkowych nakładów pracy użytkownika, jak również błędy baz danych, w tym brak spójności i integralności danych, 5) Usterka - uszkodzenie lub błędne działanie systemu, utrudniające lub ograniczające jego użytkowanie, 6) Czas naprawy - czas od chwili zgłoszenia serwisowego do chwili całkowitego usunięcia awarii/błędu/usterki, potwierdzonego stosownym raportem, zawierającym opis zastosowanego rozwiązania; zgłoszona awaria/błąd/usterka jest usunięta, jeśli sposób rozwiązania zgłoszonego problemu nie ma negatywnego wpływu na funkcjonowanie pozostałych elementów Zintegrowanego Systemu Informatycznego Zamawiającego, a uszkodzone lub utracone dane zostały odzyskane, 7) Czas obejścia - czas od zgłoszenia serwisowego do chwili przywrócenia funkcjonowania ZSI poprzez zminimalizowanie uciążliwości awarii/błędu/usterki i doprowadzenie ZSI do działania bez usunięcia przyczyny problemu; rozwiązanie zastępcze -obejście - nie stanowi naprawy problemu, 8) Czas reakcji - czas od chwili zgłoszenia serwisowego do chwili przystąpienia do usunięcia awarii/błędu/usterki, 9) Dane - wszelkie dane i informacje, pochodzące od Zamawiającego, bez względu na ich treść, sposób i formę utrwalenia, jak również informacje, które nie zostały utrwalone, ale przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego lub pozyskane przez Wykonawcę w związku z realizacją zamówienia, 10) Dzień roboczy - dzień od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, 11) Godziny robocze - od 8.00 do 16.00 w dni robocze, 12) Efekt biznesowy - działanie/proces, zobowiązanie publiczno-prawne, których niewykonanie w danym czasie lub określonym terminie zagraża skutkami finansowymi lub niewłaściwym wizerunkiem Uniwersytetu. Jako efekt biznesowy należy w szczególności uznać efekt będący skutkiem działania/zaniechania działania, do którego realizacji Zamawiający zobowiązany jest przepisami prawa, jak np.: a. sprawozdania i plany wymagane przez instytucje nadrzędne (np. MNiSW, MF, GUS, US, UKS), b. prawidłowe generowanie przelewów bankowych, c. sprawozdawczość POL-on, d. wypłaty stypendiów, e. wypłaty wynagrodzeń zgodnie z przyjętym corocznym terminarzem odrębnie dla różnych grup pracowniczych, f. złożenie deklaracji, JPK i płatności VAT, g. złożenie deklaracji i płatności ZUS, 13) Koordynator - osoba dedykowana przez Wykonawcę, która zna środowisko eksploatacji ZSI u Zamawiającego i jest uprawniona do kontaktów w zakresie prawidłowej realizacji zobowiązań określonych w umowie oraz właściwego przepływu informacji i rozwiązywania problemów eksploatacyjnych, 14) System serwisu - informatyczny, dostępny przez WWW, system rejestracji i monitorowania realizacji zgłoszeń, obejmujący zakres wszystkich modułów ZSI, wdrożonych u Zamawiającego, umożliwiający użytkownikom wgląd i śledzenie przez aplikację serwisową czasu i sposobu rozwiązania oraz historii każdego zgłoszenia, 15) Uniwersytet/Uczelnia - Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach wraz z jego jednostkami organizacyjnymi, 16) Użytkownik - osoba fizyczna zatrudniona na podstawie stosunku pracy lub stosunku cywilnoprawnego przez Zamawiającego, uprawniona przez Zamawiającego do używania ZSI w ramach wykonywania obowiązków wynikających z takiego uprawnienia, 17) Użytkownik kluczowy - Użytkownik ZSI, przeszkolony w zakresie obsługi systemu/modułu, wskazany przez Zamawiającego do współpracy z Wykonawcą w zakresie funkcjonalności systemu/modułu, 18) ZSI - oznacza Zintegrowany System Informatyczny Wspomagający Zarządzanie Uczelnią, obejmujący system klasy ERP SIMPLE i System Obsługi Toku Studiów Uczelnia.XP, składający się z modułów wraz ze szczegółowymi funkcjonalnościami w obszarach: finanse księgowość z JPK, personel, majątek trwały, obrót towarowy, budżetowanie, repozytorium danych, integracje z systemem obsługi toku studiów, dorobkiem naukowym i rozliczaniem projektów firmy Partners in Progress, Uczelnia.XP z podmodułami: dziekanat, stypendia, akademiki, rozliczenia ze studentami, planowanie zajęć i rozliczanie dydaktyki, rekrutacja, Wirtualna Uczelnia, sylabusy, wybory przedmiotów/specjalności/zapisy na zajęcia, dyplomowanie z antyplagiatem, ankiety i egzaminy, PIPServ.Mail, dorobek naukowy, rozliczanie projektów, system informowania kierownictwa, ELS i ELD w zakresie zleceń i przedłużania ważności, Akademickie Biuro Karier, POL-on, integracje z SIMPLE.ERP, POL-on, ALEPH, SOWA, Antyplagiat, ORPD, OPTeam. II. Przedmiotem zamówienia jest usługa wsparcia technicznego i opieki powdrożeniowej Zintegrowanego Systemu Informatycznego Wspomagającego Zarządzanie Uczelnią w Uniwersytecie Jana Kochanowskiego w Kielcach w części Uczelnia.XP, zapewniająca prawidłowe, nieograniczone czasowo i funkcjonalnie działanie ZSI, zmierzające do osiągania określonych efektów biznesowych, poprzez: 1) diagnozowanie i usuwanie awarii, błędów i usterek ZSI oraz ich skutków w gwarantowanym czasie reakcji i naprawy; Wykonawca usunie zgłoszone problemy w następujących przedziałach czasowych: a. awaria - czas reakcji 2 godziny robocze, czas naprawy 1 dzień roboczy, b. błąd - czas reakcji 1 dzień roboczy, czas naprawy 2 dni robocze, c. usterka - czas reakcji 2 dni robocze, czas naprawy 10 dni roboczych, d. w uzasadnionych przypadkach strony mogą uzgodnić inny czas naprawy zgłoszonego problemu lub zastosowanie rozwiązania zastępczego - obejścia, w czasie o połowę krótszym niż czas naprawy; 2) udostępnianie aktualizacji ZSI - zmiany ZSI, wynikające z zainstalowanych aktualizacji znajdą odzwierciedlenie w dokumentacji - podręczniku użytkownika w wersji elektronicznej; 3) zapewnienie możliwości generowania wymaganych w ramach obsługi modułów POL-on i JPK raportów i sprawozdań zgodnie z szablonami plików w zakresie zestawów danych i ich formatu oraz umożliwienie przygotowania raportu o błędach; 4) zapewnienie komunikacji użytkowników z systemem serwisu Wykonawcy i przyjmowanie oraz obsługa zgłoszeń w czasie dostępności systemu serwisu w dni robocze w godzinach roboczych. W przypadku przerwy/zakłócenia funkcjonowania systemu serwisu trwającej dłużej niż 4 godziny robocze, niezależnie od przyczyny przerwy/zakłócenia, Wykonawca zapewni inny kanał przyjmowania zgłoszeń Zamawiającego do czasu przywrócenia pełnej sprawności systemu serwisu; 5) utrzymywanie parametrów wydajnościowych ZSI oraz przeprowadzenie co najmniej dwa razy do roku w terminach uzgodnionych z Zamawiającym wizyt serwisowych/przeglądów technicznych ZSI w zakresie bezpieczeństwa, wydajności, monitorowania obciążeń, diagnostyki błędów; 6) udostępnienie korzystania przez Zamawiającego w okresie trwania umowy. W ramach pakietu Wykonawca zobowiązany będzie do świadczenia rzecz Zamawiającego następujących usług: szkoleń użytkowników, migracji danych, modyfikacji i rozbudowy systemu o nowe funkcjonalności oraz ich integrację z systemami informatycznymi Zamawiającego; udzielania telefonicznej i za pomocą systemu serwisu pomocy i konsultacji w zakresie wszystkich obszarów ZSI oraz realizacja prac o charakterze pomocy technicznej help desk; zapytania kierowane mogą być przez administratorów i użytkowników kluczowych ZSI w godzinach roboczych; rozwiązanie skierowanego zapytania winno być udzielone nie później niż w ciągu 5 dni roboczych od jej zarejestrowania w systemie serwisu; 7) wskazanie Koordynatora i zapewnienie stałej komunikacji telefonicznej z nim Administratorów ZSI lub innych osób wskazanych przez Zamawiającego; 8) udostępnienie kwartalnego rozliczenia wykupionych w ramach umowy ryczałtowego pakietu godzin; 9) udostępnienie kwartalnego rozliczenia czasów reakcji i czasów naprawy zgłoszonych awarii/błędów/usterek pod kątem weryfikacji zgodności z umową; 10) zobowiązanie się Wykonawcy do współpracy z dostawcą pozostałych elementów Zintegrowanego Systemu Informatycznego w zakresie diagnozowania i usuwania awarii/błędów/usterek w obszarze integracji obszarów oraz rozwoju ZSI. III. Bezpieczeństwo świadczenia usług: 1) W celu realizacji przez Wykonawcę świadczenia usług wsparcia technicznego i opieki powdrożeniowej Zamawiający zapewni zdalny dostęp do ZSI poprzez indywidualne konta VPN wskazanym pracownikom Wykonawcy, którzy uzyskując w jakiejkolwiek formie dostęp do systemów informatycznych Zamawiającego, zobowiązani są zachować najwyższą staranność w zakresie reguł bezpieczeństwa i zapobiegania nieuprawnionemu dostępowi. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za działania swoich pracowników i podwykonawców, za pośrednictwem których uzyskuje dostęp do systemów informatycznych Zamawiającego i zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy oraz poufnego traktowania i nie przekazywania osobom trzecim informacji uzyskanych w związku z realizacją usług, w tym o jego pracownikach, studentach i klientach. 2) W celu realizacji przez Wykonawcę świadczenia usług wsparcia technicznego i opieki powdrożeniowej Zamawiający powierzy Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych w zbiorach znajdujących się w obszarze ZSI poprzez zastosowanie właściwych zapisów w umowie. Wykonawca przetwarzał będzie powierzone dane osobowe wyłącznie w zakresie wynikającym z realizacji zobowiązań wynikających z umowy, a po jej wygaśnięciu/rozwiązaniu zobowiązany będzie do niezwłocznego zaprzestania przetwarzania powierzonych danych, o ile nie nastąpi konieczność dalszego ich przetwarzania wynikająca z przepisów odrębnych..

II.1.5)

• Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień uzupełniających
• Zamawiający przewiduje udzielenie zamówienia uzupełniającego do 20% wartości zamówienia podstawowego polegającego na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówienia, wg. stawki godzinowej pracy wykonawcy zamówionej dodatkowo, określonej w ofercie wykonawcy.

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 72.00.00.00-5.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: tak, liczba części: 2.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 30.09.2018.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: Warunkiem udziału w postępowaniu jest wniesienie wadium przelewem w kwocie : Część 1: 4000,00 zł (słownie : cztery tysiące złotych 00/100). Część 2: 3000,00 zł (słownie : trzy tysiące złotych 00/100). Wykonawca, który zamierza wnieść wadium w pieniądzu powinien wpłacić ww. kwotę: przed upły?wem terminu składania ofert na konto Zama?wiającego: UNIWERSYTET Jana Kochanowskiego w Kielcach Raiffeisen Bank Polska S.A. Nr 92 1750 1110 0000 0000 2108 1318 Na dowodzie przelewu należy wpisać : Wadium : Znak sprawy DP/2310/64/16 cz.... Potwierdzoną za zgodność kopię dowodu wpłaty można dołączyć do oferty. W przypadku wniesienia wadium w innych formach, dopuszczonych przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych art. 45 ust. 6, należy stosowny dokument dołączyć do oferty, który w swej treści musi zawierać przesłanki do zatrzymania wadium określone w art. 46 ust.4a i 5 ustawy Pzp. Oferta niezabezpieczona jedną z form wadium zostanie odrzucona zgodnie z art. 24 ust. 4 ustawy. Zwrot wadium nastąpi zgodnie z art. 46 ust. 1, ust. 1a i ust. 2 ustawy Pzp. Zamawiający żąda ponownego wniesienia wadium przez Wykonawcę, któremu zwrócono wadium na podstawie art. 46 ust. 1 ustawy, jeżeli w wyniku rozstrzygnięcia odwołania jego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza. Wykonawca wnosi wadium w terminie określonym przez Zamawiającego. Wadium wniesione w pieniądzu Zamawiający zwraca wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku bankowego oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę. Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli Wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym, mowa w art. 26 ust. 3 ustawy Pzp, z przyczyn leżących po jego stronie, nie złożył dokumentów lub oświadczeń, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp, lub pełnomocnictw, listy podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa wart.24 ust.2 pkt 5, lub informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej, lub nie wyraził zgody na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 87 ust.2 pkt 3, co spowodowało brak możliwości wybrania oferty złożonej przez Wykonawcę jako najkorzystniejszej. Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana: -odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie; -zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy.

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie. W celu wykazania spełniania warunku Wykonawca winien przedłożyć oświadczenie zgodne z treścią art. 22 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Warunek ten zostanie spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, iż w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, świadczył lub świadczy należycie, przez okres co najmniej 12 miesięcy, minimum 2 usługi, z których każda polega/ła na wsparciu technicznym i opiece powdrożeniowej zintegrowanego systemu informatycznego, w tym min. jedną wykonano na rzecz Szkoły Wyższej; wartość każdej usługi nie mniejsza niż 100 000 zł. Zamawiający, w przypadku gdy przedmiotem zamówienia są świadczenia okresowe i ciągłe, dopuszcza nie tylko zamówienia wykonane (tj. zakończone), ale również wykonywane. W takim przypadku część zamówienia już faktycznie wykonana musi wypełniać wymogi określone przez zamawiającego.

• III.3.3) Potencjał techniczny

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie. Ocena spełniania warunku dokonana zostanie, w oparciu o przedłożone oświadczenie Wykonawcy zgodne z treścią art.22 ust.1 ustawy Pzp.

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Warunek ten zostanie spełniony, jeśli wykonawca wykaże że dysponuje lub będzie dysponował na czas realizacji zamówienia kierownikiem projektu serwisu, legitymującym się certyfikatem ITIL na poziomie co najmniej Fundation lub równoważnym, o ile nie posiada certyfikatu ISO dla usług serwisowych.

• III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie. Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie. Ocena spełniania warunku dokonana zostanie, w oparciu o przedłożone oświadczenie Wykonawcy zgodne z treścią art.22 ust.1 ustawy Pzp.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;
• wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;
• wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na zasoby innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

W sytuacji, jeżeli wykonawca: a) polega na wiedzy i doświadczeniu, osobach zdolnych do wykonania zamówienia, na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy Pzp, zobowiązany jest udowodnić, iż będzie dysponował tymi zasobami w trakcie realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia. Dokument, z którego będzie wynikać zobowiązanie podmiotu trzeciego powinien wyrażać w sposób wyraźny i jednoznaczny wolę udzielenia wykonawcy, ubiegającemu się o zamówienie odpowiedniego zasobu, czyli wskazać jego zakres, rodzaj, czas udzielenia, a także inne istotne okoliczności, w tym wynikające ze specyfiki tego zasobu; b) wykazując spełnianie warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, polega na zasobach innych podmiotów na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy, a podmioty te będą brały udział w realizacji części zamówienia, zamawiający żąda od wykonawcy przedstawienia w odniesieniu do tych podmiotów: - oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy Pzp, - aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. W przypadku powierzenia realizacji zamówienia podwykonawcom, wykonawca zobowiązany jest do wskazania w ofercie tej części zamówienia, której realizację powierzy podwykonawcy.

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: cena oraz inne kryteria związane z przedmiotem zamówienia:

• 1 - Cena - 80
• 2 - skrócenie czasu naprawy zgłoszonych awarii/błędów/usterek - 20

IV.2.2)

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający przewiduje zmiany postanowień umowy w przypadku zaistnienia okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, w szczególności zmiana: 1. Osób realizujących przedmiot zamówienia, pod warunkiem, że nowo proponowane osoby będą miały co najmniej takie same kwalifikacje. 2. Wynagrodzenia w przypadku: 1) zmiany stawki podatku od towarów i usług, 2) zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art.2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, 3) zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, - jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę. Taka zmiana wymaga aneksu do umowy. 3.Zmiana wynagrodzenia o którym mowa w pkt.2. ppkt. 2) i ppkt.3) nastąpi wyłącznie po przedłożeniu przez Wykonawcę dowodów potwierdzających wpływ zmian o jakich mowa w pkt.2 ppkt 2) i 3) na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę. 4.Zmiany o których mowa w pkt.2 obowiązywać będą: 1) w przypadku pkt.2 ppkt. 1) od daty wejścia w życie zmienionych przepisów o podatku od towarów i usług, dotyczyć będą niezrealizowanej części zamówienia, przy czym kwota wynagrodzenia netto wykonawcy nie ulegnie zmianie, 2) w przypadku pkt.2 ppkt. 2) i ppkt.3) od pierwszego dnia miesiąca następującego po przedłożeniu dowodów o jakich mowa w pkt.3, nie wcześniej jednak niż od wprowadzenia w życie przepisów dotyczących zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę lub zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne. 5. W przypadku zmian o których mowa w pkt.2 ppkt.2) i ppkt.3) wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie zmianie o wartość wzrostu wykazanych całkowitych kosztów ponoszonych przez Wykonawcę z tego tytułu. 6. Terminu realizacji zamówienia, która może nastąpić wyłącznie w przypadku wystąpienia okoliczności niezawinionych przez Wykonawcę, których mimo dołożenia należytej staranności nie można było przewidzieć, w szczególności będących następstwem działania siły wyższej. Przez siłę wyższą Strony rozumieją nadzwyczajne zdarzenie zewnętrzne, niezależne od woli Stron, którego Strona nie mogła przewidzieć oraz któremu nie mogła zapobiec, a które faktycznie bezpośrednio uniemożliwia lub zasadniczo utrudnia realizację przedmiotu umowy, w szczególności wojnę, przewrót, zamieszki, rebelia, strajk w branżach mających zasadniczy wpływ na terminową realizację umowy.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: http://www.ujk.edu.pl/dzp/przetargi.php
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach 25-369 Kielce ul. Żeromskiego 5, pokój nr 6. Specyfikacja dostępna w wersji elektronicznej na stronie internetowej zamawiającego..

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 28.07.2016 godzina 11:00, miejsce: UNIWERSYTET Jana Kochanowskiego w Kielcach 25-369 Kielce, ul. Żeromskiego 5 ( Kancelaria Ogólna )..

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: 1.W postępowaniu o udzielenie zamówienia oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują faksem na nr 41 349 72 78/ 41 349 72 75 lub drogą elektroniczną na adres: dzp@ujk.edu.pl (w korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem w tytule wiadomości e-mail należy wpisać: dot. DP/2310/64/16), z zastrzeżeniem pkt. 2. 2. Forma pisemna zastrzeżona jest do złożenia oferty wraz z załącznikami, w tym oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, oświadczeń o braku podstaw do wykluczenia, listy podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt. 5 ustawy Pzp/informacji o tym, że wykonawca nie należy do grupy kapitałowej, pełnomocnictwa oraz uzupełnień, złożonych na wezwanie zamawiającego. 3. Jeżeli zamawiający lub wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje faksem, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. 4. Korespondencję związaną z niniejszym postępowaniem, należy kierować na adres: Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach ul. Żeromskiego 5 (Kancelaria Ogólna) 25-369 Kielce e-mail: dzp@ujk.edu.pl (w korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem w tytule wiadomości e-mail należy wpisać: dot. DP/2310/64/16 faks: 41 349 72 78/ 41 349 72 75. 5. Osobą uprawniona do kontaktów z wykonawcami jest p. Anna Kowalczyk Godziny pracy od poniedziałku do piątku: od 7:30 do 15:30, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. Oferty zostaną otworzone w dniu 28.07.2016r. o godz. 11:15 w siedzibie Zamawiającego: UNIWERSYTET Jana Kochanowskiego w Kielcach przy ul. Żeromskiego 5, pokój 1 (Dział Zamówień Publicznych). Przed podpisaniem umowy Zamawiający żąda przedłożenia przez wykonawcę następujących dokumentów: 1) oświadczenia o dysponowaniu kodem źródłowym ZSI w zakresie jego modyfikacji i zmian związanych ze świadczeniem ww. usług, zgodnie ze wzorem oświadczenia stanowiącym załącznik nr 9 do SIWZ; 2)oświadczenie o nienaruszaniu, w związku z wykonywaniem usług świadczenia usług wsparcia technicznego i opieki powdrożeniowej, praw osób trzecich, w tym autorskich praw majątkowych, zgodnie ze wzorem oświadczenia stanowiącym załącznik nr 10 do SIWZ..

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie

ZAŁĄCZNIK I - INFORMACJE DOTYCZĄCE OFERT CZĘŚCIOWYCH

CZĘŚĆ Nr: 1 NAZWA: Część 1 - Usługa opieki powdrożeniowej i wsparcia technicznego systemu SIMPLE.ERP.

• 1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia: Część 1 - Usługa opieki powdrożeniowej i wsparcia technicznego systemu SIMPLE.ERP Świadczenie usługi od 1.10.2016r do 30.09.2018r..

• 2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 72.00.00.00-5.

• 3) Czas trwania lub termin wykonania: Zakończenie: 30.09.2018.

• 4) Kryteria oceny ofert: cena oraz inne kryteria związane z przedmiotem zamówienia:

  • 1. Cena - 80
  • 2. skrócenie czasu naprawy zgłoszonych awarii/błędów/usterek - 20

CZĘŚĆ Nr: 2 NAZWA: Część 2 - Usługa opieki powdrożeniowej i wsparcia technicznego Uczelnia.XP.

• 1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia: Część 2 - Usługa opieki powdrożeniowej i wsparcia technicznego Uczelnia.XP Świadczenie usługi od 1.10.2016r do 30.09.2018r..

• 2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 72.00.00.00-5.

• 3) Czas trwania lub termin wykonania: Zakończenie: 30.09.2018.

• 4) Kryteria oceny ofert: cena oraz inne kryteria związane z przedmiotem zamówienia:

  • 1. Cena - 80
  • 2. skrócenie czasu naprawy zgłoszonych awarii/błędów/usterek - 20