Warszawa: Świadczenie przez Wykonawcę usług zabezpieczenia technicznego w pomieszczeniach Zamku Królewskiego w Warszawie w ramach XVII Spotkania Prezydentów Państw Europy Środkowej, które odbędzie się w dniach 27-28 maja 2011 r. w Warszawie.
Numer ogłoszenia: 132838 - 2011; data zamieszczenia: 27.05.2011
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Kancelaria Prezydenta RP, ul. Wiejska 10, 00-902 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 6952863, faks 695-28-62.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: Administracja publiczna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Świadczenie przez Wykonawcę usług zabezpieczenia technicznego w pomieszczeniach Zamku Królewskiego w Warszawie w ramach XVII Spotkania Prezydentów Państw Europy Środkowej, które odbędzie się w dniach 27-28 maja 2011 r. w Warszawie..

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Wykonawca jest zobowiązany do: a) Zorganizowania Centrum Prasowego na dziedzińcu Pałacu pod Blachą do pracy dla akredytowanych dziennikarzy krajowych i zagranicznych oraz wyposażenia go infrastrukturę techniczną i informatyczną, w dniu 27 maja 2011r., b) Koordynacji, nadzoru oraz właściwej organizacji pracy Centrum Prasowego w dniu 27.05.2011r. c) Zapewnienia wyposażenia technicznego do tłumaczenia symultanicznego podczas sesji plenarnych Spotkania w Sali Asamblowej w dniu 27.05.2011, d) Transmisji sygnału wideo i dźwięku z Sali Asamblowej do Cetrum Prasowego z rozpoczęcia pierwszej sesji plenarnej Spotkania, e) Zapewnienia technicznej obsługi konferencji prasowej w Arkadach Kubickiego..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 72.61.10.00 - Usługi w zakresie wsparcia technicznego 71.35.62.00 - Usługi pomocy technicznej .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 24.05.2011.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• BSC AV Sp. z o.o., ul. Chełmska 21, 00-724 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 216705,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 266547,15

• Oferta z najniższą ceną: 266547,15 / Oferta z najwyższą ceną: 266547,15

• Waluta: PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 1. Podstawa prawna

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 2. Uzasadnienia wyboru trybu

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Zgodnie z powyższą przesłanką, zastosowanie trybu z wolnej ręki możliwe jest w razie wystąpienia okoliczności powodujących konieczność natychmiastowego udzielenia zamówienia. Wystąpienie okoliczności powodujących konieczność natychmiastowego wykonania zamówienia musi wynikać z przyczyn niezależnych od zamawiającego, okoliczności których nie można było przewidzieć wcześniej, a w zaistniałej sytuacji nie da się zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia. W dniu 28 kwietnia 2011r. został zatwierdzony przez Szefa Kancelarii Prezydenta RP Pana Jacka Michałowskiego wstępny program Spotkania Prezydentów. Na tej podstawie niezwłocznie zostały rozesłane aplikacje do 21 zaproszonych państw, z terminem odpowiedzi do 9 maja 2011 r. w celu określenia zakresu przedmiotu zamówienia. Nadmieniam, iż do dnia 18 maja br. nie zostały dostarczone wszystkie potwierdzenia. W dniu 12 maja na spotkaniu z przedstawicielami grup przygotowawczych uzyskaliśmy wstępną deklarację obecności 18 delegacji. Na tej podstawie można było dopiero określić - w porozumieniu pomiędzy Biurem Obsługi Organizacyjnej Prezydenta i Biurem Prasowym KP RP wstępną specyfikację dotyczącą wymagań w zakresie zlecanej usługi. Równocześnie trwały ustalenia techniczne realizacji ww. usługi z dyrekcją Zamku Królewskiego, w celu uzgodnień dotyczących montażu, obsługi oraz zakresu dostępności obiektu. Dopiero po dokonaniu niezbędnych uzgodnień z podmiotem zewnętrznym świadczącym usługę wynajmu pomieszczeń w celu organizacji Spotkania Prezydentów tj. w dniu 16 maja br. udało się doprecyzować zakres usług w celu dokonania oszacowania wartości zamówienia. W tym celu, zostały wystosowane zapytania do dwóch firm zajmujących się profesjonalną obsługą konferencji, z których firma LIDEX Sp. z o.o. odmówiła podjęcia się w tak krótkim czasie realizacji usługi. W tym samym czasie Polska Agencja Prasowa podjęła się wykonania podobnej usługi na rzecz Kancelarii Prezydenta RP w Pałacu Prezydenckim w związku z obsługą obiadu roboczego Prezydentów biorących udział w spotkaniu i wizytą Prezydenta Stanów Zjednoczonych Ameryki. Potwierdzenie chęci wykonania zamówienia i wstępny szacunek kosztów zadeklarowała natomiast firma BSC Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Chełmskiej 2. Firma gwarantuje zapewnienie niezbędnych instalacji do tłumaczenia symultanicznego podczas sesji plenarnych spotkania i przygotowanie obsługi medialnej oraz centrum prasowego. Pozostały kilkudniowy czas do wydarzenia o tak podniosłej randze, nie pozwala na zastosowanie żadnego innego trybu zakończonego podpisaniem umowy.