Warszawa: świadczenie w outsourcingu (w trybie on-line) usług przetwarzania danych (w tym danych osobowych)
Numer ogłoszenia: 90434 - 2010; data zamieszczenia: 30.03.2010
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Zakład Ubezpieczeń Społecznych , ul. Szamocka 3, 5, 01-748 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 667 17 04, 667 17 05, faks 022 667 17 33.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.zus.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: Instytucja ubezpieczenia społecznego.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: świadczenie w outsourcingu (w trybie on-line) usług przetwarzania danych (w tym danych osobowych).

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie w outsourcingu (w trybie on-line) usług przetwarzania danych (w tym danych osobowych): a) usługi Elektronicznej Skrzynki Podawczej (ESP) dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, b) usługi Archiwum Elektronicznego dla dokumentów przyjmowanych i przekazywanych za pośrednictwem ESP, c) obsługi przez ESP dokumentów przekazywanych z elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej. 2. Świadczenie usługi przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym będzie odbywać się na wysokim poziomie bezpieczeństwa - zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. z 2004 r., nr 100, poz. 1024). 3. W trakcie oceny ofert Zamawiający zastrzega sobie prawo do wielokrotnego przeprowadzenia testów zaoferowanego rozwiązania. 4. Wykonawcy mogą polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków.

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: tak.

• Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień uzupełniających
• Zamawiający zakłada możliwość realizacji zamówienia uzupełniającego obejmującego świadczenie w outsourcingu (w trybie on-line) usług przetwarzania danych (w tym danych osobowych) przez pierwsze 9 miesięcy 2012 r. Wartość zamówienia uzupełniającego będzie stanowić nie więcej niż 50% zamówienia podstawowego, a czas jego realizacji również będzie o ponad połowę krótszy od czasu realizacji zamówienia podstawowego.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 72.31.90.00 - Usługi dostarczania danych .

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 31.12.2011.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: 14 000,00 zł (czternaście tysięcy zł) Uwaga: Wadium nie wnosi się przy składaniu wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Do wniesienia wadium będą zobowiązani jedynie Wykonawcy zaproszeni do składania ofert

III.2) ZALICZKI

• Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia: nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • 1. O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Wykonawcy, którzy w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie: a) wykonali lub wykonują co najmniej 2 usługi trwające co najmniej 3 miesiące, polegające na świadczeniu w outsourcingu usług elektronicznej skrzynki podawczej, z czego co najmniej jedną o wartości minimum 200 000, 00 zł brutto i drugą (co najmniej jedną) o wydajności nie mniejszej niż 1 000 dokumentów przyjmowanych w ciągu miesiąca (należy podać wartości usług, wydajność określoną liczbą dokumentów przyjmowanych w ciągu miesiąca, daty realizacji, odbiorców oraz załączyć dokumenty potwierdzające, że te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, b) eksploatowali lub eksploatują przez co najmniej 3 miesiące w środowisku techniczno-systemowym, z wykorzystaniem którego będzie realizowany przedmiot zamówienia, przynajmniej jeden zbiór zawierający dane osobowe, zarejestrowany przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych - GIODO. Należy podać administratora, nazwę zbioru, okres przetwarzania oraz załączyć dokument potwierdzający, że ta usługa została wykonana lub jest wykonywana należycie.

• III.3.3) Potencjał techniczny

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • 1. O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Wykonawcy, którzy dysponują warunkami organizacyjno-technicznymi w zakresie ochrony danych osobowych spełniającymi wymagania obowiązujących przepisów: a) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz. U. z 2002 r., nr 101, poz. 926 z późn. zm.), b) rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. z 2004 r., nr 100, poz. 1024). W celu potwierdzenia, że Wykonawca dysponuje zasobami i warunkami spełniającymi powyższe wymagania należy przedstawić dokumentacje: polityka bezpieczeństwa i instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych (zgodne z rozporządzeniem określonym w pkt. b), przygotowane dla eksploatowanego zbioru. W dostarczanej dokumentacji należy zanonimizować informacje szczegółowe (właściwe dla eksploatowanego systemu np. nazwy plików, struktury danych) aby nie osłabić ochrony rzeczywistego zbioru. Należy przedstawić informację o podstawie dysponowania tymi zasobami.

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • 1. O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Wykonawcy, którzy dysponują osobami (co najmniej 2 osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia) odpowiedzialnymi za świadczenie usług, ochronę danych, kontrolę jakości. Należy przedstawić wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych niezbędnych dla wykonania zamówienia tj. co najmniej rocznego doświadczenia w administrowaniu systemem przetwarzającym dane osobowe, wykształcenia wyższego o profilu informatycznym, ukończenia specjalistycznego szkolenia z zakresu bezpieczeństwa przetwarzania danych (lub systemów informatycznych). Należy podać imię i nazwisko osób o których mowa powyżej, doświadczenie, wykształcenie, rodzaj dokumentu potwierdzającego szkolenie oraz informację o podstawie do dysponowania tymi osobami.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
  • wykaz narządzi, wyposażenia zakładu i urządzeń technicznych dostępnych wykonawcy usług lub robót budowlanych w celu realizacji zamówienia wraz z informacją o podstawie dysponowania tymi zasobami
  • wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami

• III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy
  • aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.5) INFORMACJA O DOKUMENTACH POTWIERDZAJĄCYCH, ŻE OFEROWANE DOSTAWY , USŁUGI LUB ROBOTY BUDOWLANE ODPOWIADAJĄ OKREŚLONYM WYMAGANIOM

W zakresie potwierdzenia, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane odpowiadają określonym wymaganiom należy przedłożyć:

• inne dokumenty

  Certyfikat systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji ISO 27001:2007

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne: nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg ograniczony.

IV.1.2) Przewidywana liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do udziału w postępowaniu: 5.

Znaczenie warunków wyboru wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do udziału w postępowaniu

1. Wykonawca który wykonał co najmniej 2 usługi trwające minimum 3 miesiące polegające na świadczeniu w outsourcingu usług elektronicznej skrzynki podawczej z czego co najmniej jedną o wartości minimum 200 000,00 zł (brutto) i drugą (co najmniej jedną) o wydajności nie mniejszej niż 1 000 dokumentów przyjmowanych w ciągu miesiąca zostanie oceniony. Każda udokumentowana usługa zgodna z przedmiotem zamówienia zostanie oceniona według zasady: za każde pełne 100 000 zł wartości tej usługi przyznany zostanie 1 punkt. 2. Wykonawca który eksploatował lub eksploatuje przez minimum 3 miesiące w środowisku techniczno-systemowym, z wykorzystaniem którego będzie realizowany przedmiot zamówienia, przynajmniej jeden zbiór zawierający dane osobowe, zarejestrowany przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych - GIODO zostanie oceniony. Za eksploatację każdego udokumentowanego zbioru zawierającego dane osobowe, zarejestrowanego przez GIODO przyznane zostaną 2 punkty. 3. Do składania ofert Zamawiający zaprosi 5 Wykonawców, którzy złożyli wnioski podlegające ocenie i spełniają warunki udziału w postępowaniu, z zastrzeżeniem, że: 1) Jeżeli liczba Wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu będzie większa niż 5, Zamawiający zaprosi do składania ofert 5 Wykonawców, którzy otrzymali najwyższą ocenę spełniania warunków, tj. otrzymali najwyższą w kolejności sumę punktów, obliczonych zgodnie z wyżej wskazaną zasadą; 2) W przypadku otrzymania takiej samej, najwyższej w kolejności, sumy punktów przez więcej niż 5 Wykonawców (np. na 5 miejscu 2 Wykonawców uzyskało taką samą sumę punktów) Zamawiający zaprosi do składania ofert wszystkich tych Wykonawców; 3) Jeżeli liczba Wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu będzie mniejsza niż 5, Zamawiający zaprosi do składania ofert wszystkich Wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu. 4. Forma dokumentów: 1) Wymagane dokumenty powinny być złożone w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy. Za osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy uznaje się osoby upoważnione do reprezentowania firmy, wskazane we właściwym rejestrze lub ewidencji działalności gospodarczej bądź w stosownym pełnomocnictwie, które należy załączyć do wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę udzielającą pełnomocnictwa lub poświadczone notarialnie. 2) W przypadku, gdy załączone do wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia dokumenty zostały sporządzone w języku obcym (w tym dokumenty składane przez Wykonawcę zagranicznego) niezbędne jest przedstawienie ich tłumaczenia na język polski, poświadczonego przez Wykonawcę lub tłumacza przysięgłego. 3) Jeżeli złożone kserokopie dokumentów będą nieczytelne lub będą budzić wątpliwości co do ich prawdziwości, Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu. 4) W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w przypadku podmiotów, o których mowa w § 1 ust 2 i 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane, kopie dokumentów dotyczących odpowiednio wykonawcy lub tych podmiotów są poświadczane za zgodność z oryginałem przez wykonawcę lub te podmioty. 5. Forma przekazywania informacji, oświadczeń i dokumentów w postępowaniu. 1) Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują faksem z uwzględnieniem pkt 4. 2) Forma pisemna zastrzeżona jest dla złożenia oferty oraz wniosku o dopuszczenie do udziału w przetargu ograniczonym wraz z załącznikami (dotyczy również uzupełnienia oferty i wniosku o dopuszczenie do udziału w przetargu ograniczonym - art. 26 ust. 3 ustawy), w tym oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie przez oferowany przedmiot zamówienia wymagań określonych przez Zamawiającego, a także zmiany lub wycofania oferty. 3) Wykonawca potwierdza niezwłocznie fakt otrzymania oświadczenia, wniosku, zawiadomienia lub informacji poprzez podpisanie pierwszej strony dokumentu i jej odesłanie na faks Zamawiającego. 4) Dokument uważa się za złożony w terminie jeżeli jego treść dotarła do adresata przed upływem wyznaczonego terminu, z zastrzeżeniem pkt 2. 6. Opakowanie wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Wniosek należy złożyć w zamkniętej kopercie i oznaczyć w następujący sposób: Zakład Ubezpieczeń Społecznych Departament Zamówień Publicznych ul. Szamocka 3, 5; 01-748 Warszawa świadczenie w outsourcingu (w trybie on-line) usług przetwarzania danych (w tym danych osobowych) - wniosek.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna: nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy: tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

1. Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmian umowy w zakresie opisu przedmiotu zamówienia i jego cech oraz sposobu i terminu jego realizacji. 2. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany umowy w zakresie przeniesienia praw i obowiązków wynikających z umowy na osoby trzecie. 3. Zmiana umowy wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy lub zmiany te są korzystne dla Zamawiającego. 4. Zmiana postanowień umowy następuje w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 5. Z wnioskiem o zmianę postanowień umowy może wystąpić zarówno Wykonawca, jak i Zamawiający.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)  Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia zostanie przekazana Wykonawcom wraz z zaproszeniem do składania ofert.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 12.04.2010 godzina 12:00, miejsce: Departament Zamówień Publicznych ul. Szamocka 3, 5; 01-748 Warszawa pok. 104 skrzydło C.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie