Ogłoszenie nr 550075617-N-2020 z dnia 04-05-2020 r.

Warszawa: Udział Narodowego Centrum Badań i Rozwoju w XII edycji Europejskiego Kongresu Gospodarczego organizowanym w Katowicach w dniach 2 - 4 września 2020 r. wraz z przygotowaniem przestrzeni promocyjnej oraz promocji w internecie poprzez strony internetowe i social media. Udział Narodowego Centrum Badań i Rozwoju w XVII Kongresie Nowego Przemysłu organizowanym w Katowicach w dniach 15 - 16 października 2020 r. oraz promocji w internecie poprzez strony internetowe i social media. OGŁOSZENIE O ZAMIARZE ZAWARCIA UMOWY -

Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

tak
Nazwa projektu lub programu:
POIR PT

tak

nie

nie

nie

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Narodowe Centrum Badań i Rozwoju, Krajowy numer identyfikacyjny 14103240400000, ul. ul. Nowogrodzka , 00-695 Warszawa, woj. mazowieckie, państwo Polska, tel. (+48 22) 39 07 401, e-mail przetargi@ncbir.gov.pl, faks (+48 22) 20 13 408.
Adres strony internetowej (url): https://bip.ncbr.gov.pl/zamowienia-publiczne/

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:

Podmiot prawa publicznego

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Udział Narodowego Centrum Badań i Rozwoju w XII edycji Europejskiego Kongresu Gospodarczego organizowanym w Katowicach w dniach 2 - 4 września 2020 r. wraz z przygotowaniem przestrzeni promocyjnej oraz promocji w internecie poprzez strony internetowe i social media. Udział Narodowego Centrum Badań i Rozwoju w XVII Kongresie Nowego Przemysłu organizowanym w Katowicach w dniach 15 - 16 października 2020 r. oraz promocji w internecie poprzez strony internetowe i social media.
Numer referencyjny 16/20/WR/P44

Przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia nie przeprowadzono dialogu technicznego

Usługi

Nie

II.4) Krótki opis przedmiotu zamówienia (wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań):
Określenie wielkości lub zakresu zamówienia: Zamówienie obejmuje udział Narodowego Centrum Badań i Rozwoju w XII edycji Europejskiego Kongresu Gospodarczego organizowanym w Katowicach w dniach 2 - 4 września 2020 r. wraz z przygotowaniem przestrzeni promocyjnej oraz promocji w internecie poprzez strony internetowe i social media. Wykaz świadczeń w ramach współpracy Organizator zapewnia: 1. Przyznanie tytułu Partnera Merytorycznego Europejskiego Kongresu Gospodarczego. 2. Możliwość przygotowania we współpracy z Organizatorem dedykowanej sesji tematycznej podczas Kongresu. Zakres będzie dostosowany do formatu sesji oraz określony w trybie roboczym. 3. Możliwość udziału przedstawiciela Zamawiającego w sześciu wybranych sesjach tematycznych podczas Kongresu (nie dotyczy sesji otwierającej). Zakres udziału będzie dostosowany do formatu sesji oraz określony w trybie roboczym. 4. Umieszczenie zdjęcia i bio prelegentów na stronie Kongresu. 5. Umieszczenia logo Narodowego Centrum Badań i Rozwoju oraz/lub zestawu logotypów (PO IR, barwy RP, NCBR oraz UE) lub innego zestawu logotypów Zamawiającego w drukowanym programie Kongresu, kolportowanym wśród uczestników. Logo zostanie umieszczone w programie na planszy zbiorczej Sponsorów i Partnerów oraz przy sesji/debacie tematycznej objętej partnerstwem wśród Partnerów sesji/debacie. Powierzchnia logo razem z obszarem ochronnym nie może przekroczyć 4 cm2. 6. Umieszczenia logo Narodowego Centrum Badań i Rozwoju oraz/lub zestawu logotypów (PO IR, barwy RP, NCBR oraz UE) lub innego zestawu logotypów Zamawiającego w serwisie internetowym www.eecpoland.eu (zakładka Sponsorzy/Partnerzy), wraz z linkiem do strony partnera (http://ncbr.gov.pl/). 7. Umieszczenia logo Narodowego Centrum Badań i Rozwoju oraz/lub zestawu logotypów (PO IR, barwy RP, NCBR oraz UE) lub innego zestawu logotypów Zamawiającego na zbiorczej planszy informacyjnej prezentującej wybraną sesję/debatę tematyczną. Plansza zostanie umieszczona w pobliżu miejsca organizacji sesji/debaty. 8. Projekcji logo Narodowego Centrum Badań i Rozwoju oraz/lub zestawu logotypów (PO IR, barwy RP, NCBR oraz UE) lub innego zestawu logotypów Zamawiającego na rzutnikach multimedialnych podczas Kongresu. Logo Narodowego Centrum Badań i Rozwoju oraz/lub zestawu logotypów (PO IR, barwy RP, NCBR oraz UE) Zamawiającego będzie prezentowane na planszy zbiorczej partnerów podczas wszystkich sesji tematycznych. 9. Projekcji logo Narodowego Centrum Badań i Rozwoju oraz/lub zestawu logotypów (PO IR, barwy RP, NCBR oraz UE) lub innego zestawu logotypów Zamawiającego na rzutnikach multimedialnych podczas Kongresu. Logo Narodowego Centrum Badań i Rozwoju oraz/lub zestawu logotypów (PO IR, barwy RP, NCBR oraz UE) lub innego zestawu logotypów Zamawiającego będzie prezentowane alfabetycznej na dedykowanej planszy podczas jednej sesji tematycznej objętej partnerstwem. 10. Projekcji logo Narodowego Centrum Badań i Rozwoju oraz/lub zestawu logotypów (PO IR, barwy RP, NCBR oraz UE) lub innego zestawu logotypów Zamawiającego na telebimie w sali wielofunkcyjnej MCK (81 monitorów HD 55-calowych w konfiguracji 9x9, o łącznej przekątnej 495 cali). 11. Możliwość emisji filmu/prezentacji do 30 sek na telebimie w sali wielofunkcyjnej MCK (81 monitorów HD 55-calowych w konfiguracji 9x9, o łącznej przekątnej 495 cali) podczas wydarzenia. Gwarantowana liczba emisji: 3, każdego dnia Kongresu 12. Emisji filmu/prezentacji do 30 sek na ekranach/telebimach udostępnionych w holu w miejscu organizacji konferencji. Gwarantowana liczba emisji: 3, każdego dnia Kongresu. 13. Możliwość publikacji materiałów/prezentacji w wersji elektronicznej na stronie internetowej konferencji. Zamawiający może nie skorzystać z tego działania. 14. Możliwość kolportażu materiałów informacyjnych uczestnikom Kongresu w miejscu wskazanym przez organizatora. Materiały zostaną wyłożone w miejscu dostępnym dla uczestników Kongresu. Zamawiający może nie skorzystać z tego działania. 15. Przekazania Zamawiającemu 20 zaproszeń (10 x VIP, 10 x Premium) na Kongres oraz imprezy towarzyszące i bankiety. 16. Przekazania 50 zaproszeń standard dla beneficjentów Zamawiającego. 17. Udziału w European Startup Days wszystkich osób zrejestrowanych w ramach kart dostępu Zamawiającego. 18. Umożliwienie organizacji 2 warsztatów prowadzonych przez Zamawiającego podczas Kongresu. 19. Przeprowadzenie działań komunikacyjnych odnośnie pkt. 18 poprzez wysyłkę zaproszenia do bazy uczestników informująca o warsztatach lub innej aktywności Zamawiającego wraz z publikacją postu w mediach społecznościowych. 20.Umożliwienie organizacji przez Zamawiającego konferencji prasowej podczas Kongresu. Termin potwierdzenia organizacji konferencji do 7 dni przed wydarzeniem. Organizator zapewni wysyłkę zaproszenia do bazy mediów Kongresu. 21. Umieszczenia logo Narodowego Centrum Badań i Rozwoju oraz/lub zestawu logotypów (PO IR, barwy RP, NCBR oraz UE) Zamawiającego w wydawnictwie okolicznościowym przygotowanym na Europejski Kongres Gospodarczy. 22.Zapewnienia indywidualnego dostępu do bazy zdjęć z Kongresu z możliwością pobrania wybranych plików. Baza zdjęć zostanie umieszczona na serwerze organizatora i aktualizowana na bieżąco w ciągu 7 dni od dnia zakończeniu Kongresu. 23.Udostępnienia oraz przygotowanie stoiska o powierzchnie 90 mkw (9x10m) w Sali wielofunkcyjnej w MCK. 24.Publikacji artykułu merytorycznego (przygotowanego przez dziennikarza wskazanego przez Organizatora. Przygotowany artykuł przed publikacją musi uzyskać zgodę Zamawiającego) w Magazynie Gospodarczym Nowy Przemysł (1/1 strony w wydaniu uzgodnionym na roboczo pomiędzy Zamawiającym a Organizatorem) oraz w portalu wnp.pl (wraz z wysyłką w NL). 25.Publikacja dwóch artykułów merytorycznych/wywiadów w portalu wnp.pl (wraz z wysyłką w NL), termin do ustalenia w trybie roboczym. Teksty zostaną przygotowane przez dziennikarza wskazanego przez Organizatora. Przygotowane artykuły przed publikacją muszą uzyskać zgodę Zamawiającego. Harmonogram publikacji obejmuje okres maj - lipiec 2019. 26.Zapowiedzi w mediach społecznościowych ((FB, LinkedIn) każdej sesji z udziałem Zamawiającego oraz publikacji informacji o partnerstwie. Łącznie 3 postów: 2 sesje na każdym. 27.Nagrania jednej wypowiedzi video z przedstawicielem Zamawiającego podczas Europejskiego Kongresu Gospodarczego. Publikacja w portalach Grupy PTWP oraz mediach społecznościowych. 28.Wynajęcia, udostępnienia i opłacenia 4 pokoi jednoosobowych ze śniadaniem w terminie 2-4 września 2020 r. w hotelu Q Plus **** Katowice. Zamawiający dopuszcza nie skorzystanie z maksymalnej ilości noclegów lub np. zmniejszenie ilości noclegów na rzecz zapewnienia noclegów w terminie 1-5 września 2020 r. 29.przyznanie tytułu Partnera merytorycznego serwisu "Innowacje i StartUpy" portalu wnp.pl na okres 9 miesięcy (od czerwca do września 2020 r. oraz od stycznia do maja 2021 r.). Organizator opublikuje 10 tekstów miesięcznie (redakcyjnych) oraz we współpracy z Zamawiającym przygotuje 8 tekstów we współpracy. Zamawiającemu przysługuje prawo publikacji do 4 tekstów informacyjnych miesięcznie. Zamówienie obejmuje udział Narodowego Centrum Badań i Rozwoju w XVII Kongresie Nowego Przemysłu organizowanym w Katowicach w dniach 15 - 16 października 2020 r. oraz promocji w internecie poprzez strony internetowe i social media. Wykaz świadczeń w ramach współpracy Organizator zapewnia: 1. Przyznanie tytułu Partnera Merytorycznego Kongresu Nowego Przemysłu. 2. Możliwość udziału przedstawiciela Zamawiającego w dwóch wybranych sesjach tematycznych podczas Kongresu (nie dotyczy sesji otwierającej). Zakres udziału będzie dostosowany do formatu sesji oraz określony w trybie roboczym. 3. Umieszczenia logo Narodowego Centrum Badań i Rozwoju oraz/lub zestawu logotypów (PO IR, barwy RP, NCBR oraz UE) lub innego zestawu logotypów Zamawiającego w drukowanym programie Kongresu, kolportowanym wśród uczestników. Powierzchnia logo razem z obszarem ochronnym nie może przekroczyć 4 cm2. 4. Umieszczenia logo Narodowego Centrum Badań i Rozwoju oraz/lub zestawu logotypów (PO IR, barwy RP, NCBR oraz UE) lub innego zestawu logotypów Zamawiającego w serwisie internetowym www.kongresnp.pl (zakładka Sponsorzy/Partnerzy), wraz z linkiem do strony partnera (http://ncbr.gov.pl/). 5. Możliwość kolportażu materiałów informacyjnych uczestnikom Kongresu w miejscu wskazanym przez organizatora. Materiały zostaną wyłożone w miejscu dostępnym dla uczestników Kongresu. Zamawiający może nie skorzystać z tego działania. 6. Możliwość umieszczenia ścianki informacyjnej lub dwóch roll-upów w holu w miejscu wskazanym przez Organizatora. Wielkość roll-upu nie może przekroczyć 2m2. Za dowóz, montaż, demontaż tablicy odpowiada Zamawiający. 7. Projekcji logo Narodowego Centrum Badań i Rozwoju oraz/lub zestawu logotypów (PO IR, barwy RP, NCBR oraz UE) lub innego zestawu logotypów Zamawiającego na rzutniku multimedialnym w Sali konferencyjnej. 8. Możliwość publikacji materiałów/prezentacji w wersji elektronicznej na stronie internetowej konferencji. Ostateczna wersja materiałów/prezentacji musi być dostarczona przez Zamawiającego w terminie i na adres email wskazany przez Organizatora. Maksymalny rozmiar pliku nie może przekroczyć 5 MB. 9. Przekazania Zamawiającemu 4 zaproszeń (VIP) na Kongres oraz imprezy towarzyszące i bankiety (zaproszenia upoważniają do wstępu do strefy VIP, udziału w wieczornej Gali/bankiecie oraz dostępu do komunikatora umawiania spotkań). 10. Przekazania 10 zaproszeń standard dla beneficjentów Zamawiającego. 11. Nagranie jednej rozmowy video z przedstawicielem Zamawiającego podczas wydarzenia. Publikacja w portalu wnp.pl oraz na stronie konferencji. 12. Przyznanie tytułu Partnera merytorycznego serwisu "Innowacje i StartUpy" portalu wnp.pl na okres 3 miesięcy (od października do grudnia 2020 r.). Organizator opublikuje 10 tekstów miesięcznie (redakcyjnych) oraz we współpracy z Zamawiającym przygotuje 8 tekstów we współpracy. Zamawiającemu przysługuje prawo publikacji do 4 tekstów informacyjnych miesięcznie.

II.5) Główny Kod CPV: 79.95.20.00 - Usługi w zakresie organizacji imprez

II.6) Całkowita wartość zamówienia (jeżeli zamawiający podaje informacje o wartości zamówienia):
Wartość bez VAT: 240000.00
Waluta:
PLN

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) Tryb udzielenia zamówienia:

Zamówienie z wolnej ręki

III.2) Podstawa prawna
Postępowanie wszczęte zostało na podstawie 67 ust. 1 pkt 1 lit. a) ustawy Pzp.
III.3 Uzasadnienia wyboru trybu
Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami:
Udzielenie zamówienia w trybie z wolnej ręki wynika z zastrzeżonej przez organizatora Europejskiego Kongresu Gospodarczego oraz Kongresu Nowy Przemysł wyłączności na realizację wszystkich świadczeń w ramach wydarzenia.

SEKCJA IV: ZAMIAR UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

NAZWA I ADRES WYKONAWCY KTÓREMU ZAMAWIAJĄCY ZAMIERZA UDZIELIĆ ZAMÓWIENIA:

Polskie Towarzystwo Wspierania Przedsiębiorczości Spółka Akcyjna z siedzibą w Katowicach, , Plac Sławika i Antalla 1, 40-163, Katowice, kraj/woj. Polska