Ogłoszenie nr 550027159-N-2020 z dnia 13-02-2020 r.

Pruszcz Gdański: Dostawa i montaż mebli w pomieszczeniach budynku Urzędu Gminy Pruszcz Gdański w Juszkowie przy ul. Zakątek 1 OGŁOSZENIE O ZAMIARZE ZAWARCIA UMOWY -

Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

nie

Postępowanie przeprowadza centralny zamawiający

nie

Postępowanie przeprowadza podmiot, któremu zamawiający powierzył/powierzyli przeprowadzenie postępowania

nie

Postępowanie jest przeprowadzane wspólnie przez zamawiających

nie

Postępowanie jest przeprowadzane wspólnie z zamawiającymi z innych państw członkowskich Unii Europejskiej

nie

Informacje dodatkowe:

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Gmina Pruszcz Gdański, Krajowy numer identyfikacyjny 53713100000000, ul. ul. Wojska Polskiego 30, 83-000 Pruszcz Gdański, woj. pomorskie, państwo Polska, tel. 0-58 692 94 21, 692 94 00, e-mail zamowienia@pruszczgdanski.pl, faks 0-58 682 27 14.
Adres strony internetowej (url): www.pruszczgdanski.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:

Administracja samorządowa

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Dostawa i montaż mebli w pomieszczeniach budynku Urzędu Gminy Pruszcz Gdański w Juszkowie przy ul. Zakątek 1
Numer referencyjny ZP.271.4.2020

Przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia nie przeprowadzono dialogu technicznego

II.2) Rodzaj zamówienia

Dostawy

II.3) Informacja o możliwości składania ofert częściowych:
Zamówienie podzielone jest na części:

Nie

II.4) Krótki opis przedmiotu zamówienia (wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań):
Określenie wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest dostawa i montaż mebli dla budynku administracyjnego urzędu gminy w Juszkowie przy ul. Zakątek 1 na dz. nr 164/24. Przedmiotem zamówienia jest dostawa wraz z montażem i ustawieniem fabrycznie nowych mebli do wyznaczonych pomieszczeń w budynku administracyjnym urzędu gminy w Juszkowie, zgodnie ze szczegółowym opisem wymagań poszczególnych elementów wyposażenia określonym w załączniku

II.5) Główny Kod CPV: 39100000-3

Dodatkowe kody CPV:

39100000-8

II.6) Całkowita wartość zamówienia (jeżeli zamawiający podaje informacje o wartości zamówienia):
Wartość bez VAT:
Waluta:

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) Tryb udzielenia zamówienia:

Zamówienie z wolnej ręki

III.2) Podstawa prawna
Postępowanie wszczęte zostało na podstawie Art 67 ust 1 pkt 3 ustawy Pzp.
III.3 Uzasadnienia wyboru trybu
Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami:
Uzasadnienie zastosowania procedury wolnej ręki (art. 67 ust 1 pkt 3 ustawy PZP) do postępowania na dostawę i montaż mebli w pomieszczeniach budynku Urzędu Gminy Pruszcz Gdański w Juszkowie przy ul. Zakątek 1. Gmina Pruszcz Gdański wybudowała od podstaw w latach 2018-2019 r. nowy budynek administracyjny w Juszkowie przy ul. Zakątek 1, do którego zamierza przenieść siedzibę Urzędu Gminy Pruszcz Gdański, którego komórki organizacyjne aktualnie rozsiane są w trzech różnych lokalizacjach. W dniu 4 czerwca 2019 r. Gmina Pruszcz Gdański zamieściła w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o zamówieniu - dostawie z montażem i ustawieniem fabrycznie nowych mebli do wyznaczonych pomieszczeń w budynku administracyjnym urzędu gminy w Juszkowie w trybie przetargu nieograniczonego. Termin składania ofert w przetargu wyznaczono do dnia 19.06.2019 r. do godz. 12:00. W wyniku rozstrzygniętego przetargu Gmina Pruszcz Gdański zawarła z Wykonawcą Tronus Polska Sp. z o.o. w dniu 3 września 2019 r. umowę na dostawę mebli wraz z ich montażem. Termin realizacji umowy wyznaczony na 50 dni od dnia zawarcia umowy upływał w dniu 23 października 2019 r. W dniu 24 października 2019 r., czyli w dniu następnym po upływie terminu wykonania umowy Komisja Odbiorowa Zamawiającego przystąpiła do odbioru mebli. Czynności odbiorowe zostały jednak przerwane z uwagi na braki ilościowe w dostarczonych meblach, uszkodzenia w dostarczonych meblach, wady w montażu mebli, niezgodności dostarczonych mebli z opisem przedmiotu zamówienia. Kolejne czynności odbiorowe zostały wyznaczone na 7, 12, i 14 listopada 2019 r. W wyznaczonych terminach nie stawił się jednak żaden przedstawiciel Wykonawcy, zaś komisja odbiorowa stwierdziła dalsze braki usterki i wady w dostarczonych przez Wykonawcę meblach. Z uwagi na liczne braki ilościowe w dostarczonych meblach, brak montażu niektórych mebli , których elementy leżały zapakowane na podłodze oraz stwierdzone odstępstwa dostarczonych mebli od wymogów przedstawionych przez Zamawiającego w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia i niezgodności z ofertą Wykonawcy, niemożliwe było dokonanie w tych dniach jednostronnego odbioru mebli przez Zamawiającego. W celu obiektywnej oceny jakości dostarczonych mebli, Gmina Pruszcz Gdański postanowiła zlecić rzeczoznawcy meblowemu przegląd dostarczonych mebli i ich ocenę techniczną pod względem jakości i zgodności z SIWZ i ofertą Wykonawcy. Po rozmowach z kilkoma rzeczoznawcami, sporządzenie opinii technicznej zlecono w dniu 22.11.2019 Panu Łukaszowi Bąkowskiemu rzeczoznawcy meblowemu wpisanemu na listę biegłych sądowych. O stwierdzonych brakach i wadach dostarczonych mebli uniemożliwiających ich jednostronny odbiór , i o powierzeniu rzeczoznawcy majątkowemu przeglądu i oceny technicznej dostarczonych mebli powiadomiono Wykonawcę pismem z dnia 22 listopada 2019 r. informując go również, że w dniu jutrzejszym rzeczoznawca rozpocznie oględziny mebli, w których może uczestniczyć Wykonawca lub jego przedstawiciele, a także poinformowano Wykonawcę, że o wynikach oględzin rzeczoznawcy majątkowego i jego wnioskach dotyczących stanu technicznego mebli Wykonawca zostanie niezwłocznie powiadomiony. Rzeczoznawca meblowy przekazał Zamawiającemu w dniu 10.12.2019 r. Opinię techniczną dostarczonych mebli, w której stwierdził że tylko nieliczne meble spełniają wymogi Określone w umowie . Znaczna część mebli nie spełnia wymagań zawartych w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia oraz SIWZ albo została wykonana w sposób odbiegający od podstawowych standardów uzależnionych od dostępnej w branży meblarskiej technologii. Rzeczoznawca podzielił stwierdzone wady mebli na wady istotne oraz nieistotne, które nadają się do usunięcia. Pismem z dnia 13.12.2019 r. Gmina Pruszcz Gdański przekazała Wykonawcy kopię powyższej opinii technicznej i wezwała Wykonawcę do usunięcia stwierdzonych przez rzeczoznawcę wad w terminie do 24 grudnia 2019 r. pod rygorem odstąpienia od umowy. Wykonawca we wskazanym terminie nie usunął wad i zwrócił się o przedłużenie terminu do 24 stycznia 2020 r. Pismem z dnia 27.12.2019 r. Gmina Pruszcz Gdański wyznaczyła Wykonawcy mebli ostateczny termin usunięcia wad do 10 stycznia 2020 r. pod rygorem odstąpienia od umowy. Wykonawca w tym terminie nie usunął wad, a nawet nie przystąpił do ich usuwania. Z tych względów pismem z dnia 10 stycznia 2020 r. Gmina Pruszcz Gdański odstąpiła od umowy z wykonawca Tronus Polska Sp. z o.o. w Warszawie z dnia 3.09.2019 r. Powyższe pismo Wykonawca odebrał w dniu 31 stycznia 2020 r. i ten dzień należy uznać jako dzień odstąpienia od umowy przez Zamawiającego Gminę Pruszcz Gdański. W dniu 7.02.2020 r. wpłynęło do Urzędu Gminy Pruszcz Gdański pismo Office Plus Gdańsk sp. z o.o. informujące, że zgodnie z treścią umowy sprzedaży z dnia 4.09.2019 r. zawartej pomiędzy Office Plus Gdańsk sp. z o.o. a Tronus Polska sp. z o.o. dotyczącej wyposażenia meblowego na rzecz Urzędu Gminy Pruszcz Gdański, dostarczony przez Office Plus Gdańsk sp. z o.o. towar jest własnością Office Plus Gdańsk sp. z o.o. do czasu całkowitej zapłaty za towar. Wg oświadczenia Office Plus Gdańsk sp. z o.o. do chwili obecnej Tronus Sp. z o.o. nie dokonała całkowitej zapłaty za dostarczony towar, tym samym właścicielem wyposażenia meblowego dostarczonego przez Office Plus Gdańsk sp. z o.o. znajdującego się w budynku administracyjnym należącym do Urzędu Gminy Pruszcz Gdański w Juszkowiejest Office Plus Gdańsk sp. z o.o. Do powyższego pisma Office Plus Gdańsk sp. zo.o. dołączyła odpis notarialny umowy sprzedaży Nr 0569/2019 z dnia 4.09.2019 r. zawartej pomiędzy Tronus Polska Sp. z o.o. jako Kupującym a Office Plus Gdańsk Sp. z o.o. jako Sprzedającym, której przedmiotem było wyposażenie meblowe zgodnie z załącznikiem nr 1 , montaż oraz transport samochodowy pod adres inwestycji : Budynek administracyjny Urzędu Gminy w Juszkowie Z dostarczonego załącznika do umowy wynika, że przedmiotem sprzedaży były meble które istotnie dostarczono i zamontowano do budynku administracyjnego w Juszkowie przy ul, Zakątek 1. Z odpisu umowy sprzedaży wynika, że do czasu całkowitej zapłaty towar pozostaje własnością Sprzedawcy. Do powyższego pisma Office Plus Gdańsk sp. z o.o. dołączyła też odpis notarialny oświadczenia Tronus Polska Sp. z o.o. z dnia 31.01.2020 r. o odstąpieniu od umowy sprzedaży nr 0569/GDA/2019 z dnia 4 września 20020 r. zawartej pomiędzy Tronus Polska Sp. z o.o. o jako Kupującym a Office Plus Gdańsk sp. z o.o. jako Sprzedającym. W powyższym oświadczeniu: 1) Tronus Polska Sp. z o.o. odstąpił od umowy sprzedaży nr 0569/GDA/2019 z dnia 4 września 2020r. 2)Tronus Polska Sp. z o.o. potwierdza że nie dokonał przed odstąpieniem od umowy z Office Plus Gdańsk sp. zo.o. całkowitej zapłaty za towar. 3) Tronus Polska wezwał Office Plus Gdańsk do usunięcia dostarczonych przez Niego mebli z lokalizacji w Juszkowie przy ul. Zakątek 1. Z analizy powyższych dokumentów wynika niewątpliwie, że to Office Plus Gdańsk sp. z o.o. pozostaje właścicielem części mebli znajdujących się i zamontowanych w Juszkowie przy ul. Zakątek 1. Z treści art. 67 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1843 ze zm.) zwanej dalej "P.z.p." wynika, że zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia. Zgodnie z przywołanym przepisem art. 67 ust. 1 pkt 1 P.z.p. zamawiający może udzielić zamówienia w trybie z wolnej ręki, gdy zaistnieją łącznie następujące okoliczności: 1)wyjątkowa sytuacja; 2)przyczyny powstania tej sytuacji nie leżą po stronie zamawiającego; 3)sytuacji tej zamawiający nie mógł przewidzieć; 4)wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia; 5)nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielania zamówienia. Pomiędzy wszystkimi wymienionymi powyżej przesłankami powinien zachodzić związek przyczynowo skutkowy oraz związek czasowy. W sprawie występują wszystkie wskazane wyżej okoliczności dopuszczające udzielenie zamówienia w trybie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 3 P.z.p. Ad. 1) Miała miejsce wyjątkowa sytuacja . Nastąpiło odstąpienie od umowy zawartej w wyniku przetargu nieograniczonego na dostawę mebli wraz z ich montażem. Jest to wyjątkowa okoliczność. Bardzo rzadko się zdarza aby zamawiający był zmuszony do odstąpienia od umowy z Wykonawcą wyłonionym w trybie przetargu nieograniczonego. Ad 2.) Przyczyny powstania tej sytuacji nie leżą po stronie Zamawiającego - Gminy Pruszcz Gdański. Odstąpienie od umowy z Wykonawcą wyłonionym w wyniku przetargu nieograniczonego nastąpiło z przyczyn leżących wyłącznie po stronie Wykonawcy. Wykonawca w wyznaczonym w umowie terminie nie dostarczył kompletnego przedmiotu zamówienia, dostarczone meble zawierały liczne wady usterki i braki, które pomimo wyznaczenia dodatkowych terminów nie zostały usunięte przez Wykonawcę. Ad. 3) Zamawiający nie mógł przewidzieć, iż zostanie zmuszony do odstąpienia od umowy zawartej z Wykonawcą wyłonionym w przetargu nieograniczonym. Wykonawca przystępując do przetargu oświadczył iż przyjmuje warunki przetargu bez zastrzeżeń i zobowiązał się wykonać kompletny przedmiot umowy w terminie 50 dni od dnia zawarcia umowy, czego nie uczynił i nie usunął stwierdzonych braków usterek i wad w wyznaczanych przez Zamawiającego terminach Ad.4) Wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia. Dostawa i montaż mebli jest konieczna do rozpoczęcia pracy Urzędu Gminy w nowej siedzibie w Juszkowie przy ul. Zakątek 1. Na dzień dzisiejszy budynek w którym aktualnie funkcjonuje Urząd Gminy Pruszcz Gdański nie spełnia podstawowych wymogów budowlanych, BHP, wymogów dla obsługi interesantów niepełnosprawnych ruchowo. Budynek jest przepełniony, ciasnota uniemożliwia normalną pracę pracowników urzędu, obsługę interesantów i wykonywanie obowiązków przez radnych Gminy Pruszcz Gdański. W związku z faktem, iż planowane przeniesienie siedziby Urzędu do nowego większego budynku w Juszkowie miała nastąpić pod koniec 2019 r. Wójt Gminy Pruszcz Gdański ogłosił nabór i zatrudnił kilkunastu nowych pracowników, którzy wg pierwotnych założeń mieli rozpocząć pracę już w nowym urzędzie. W związku z przeciągającą się dostawą i montażem mebli przez Tronus Polska Sp. z o.o. nowi pracownicy zostali tymczasowo zatrudnieni w dotychczasowym budynku Urzędu w Pruszczu Gdańskim przy ul. Wojska Polskiego 30, gdzie do i tak ciasnych pokoi podostawiano nowe biurka krzesła, komputery,. Obecnie pomieszczenia te nie spełniają norm określonych w rozporządzeniu Min. Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U.z 2003 r. Nr 169 poz. 1650 z późn zmianami), w którym w § 19 ust. 2 wskazano, że cyt. "Na każdego z pracowników jednocześnie zatrudnionych w pomieszczeniach stałej pracy powinno przypadać, co najmniej 13 m3 wolnej objętości pomieszczenia oraz co najmniej 2 m2 wolnej powierzchni podłogi (niezajętej przez urządzenia techniczne, sprzęt itp.)" Większość dogęszczonych pomieszczeń nie spełnia tych wymagań. Dwóch pracowników (informatyków) w związku z zatrudnieniem nowych pracowników zostało przeniesionych do pomieszczenia serwerowni, w którym nie powinni pracować z uwagi na stały szum serwerów. Do pracy dwóch kolejnych urzędników została zaadoptowana sala konferencyjna Urzędu Gminy, Pracownicy Ci muszą bardzo często opuszczać swoje stanowisko pracy z uwagi na liczne w tej Sali posiedzenia komisji Rady Gminy, spotkania sołeckie, szkolenia pracownicze. Aktualnie Wójt Gminy wstrzymuje się z zatrudnianiem kolejnych osób wyłonionych już w drodze naboru z uwagi na fizyczny brak miejsc w starym Urzędzie w których nie można już stworzyć nowych stanowisk pracy. Zmiany w obowiązujących przepisach nakładają na Gminę obowiązek tworzenia nowych miejsc pracy co jest niewykonalne w obecnych warunkach lokalowych. Trudne warunki lokalowe powodują iż pracownicy nie mogą swoich obowiązków wykonywać w sposób sprawny i wydajny. Na sprawność pracy urzędników wpływa również fakt, że istniejąca w starym urzędzie sieć internetowa przewidziana jest na obsługę , kiedy obecnie podłączonych jest tam 90 komputerów co co skutkuje znacznym spowolnieniem pobierania i wysyłania danych do i sieci Internet. Aktualnie w siedzibie Urzędu nie ma już pomieszczenia przeznaczonego na pracę radnych. Posiedzenia komisji Rady odbywają się w pomieszczeniu w którym obecnie na stałe zatrudnionych jest dwóch pracowników niezwiązanych z działalnością rady. Wszystkie te okoliczności wskazują, iż praca Urzędu w obecnym budynku w takich warunkach jest niedopuszczalna i istnieje konieczność niezwłocznej wręcz natychmiastowej zmiany siedziby Urzędu Gminy, do czego konieczna jest natychmiastowa dostawa mebli do nowego Urzędu w zakresie niezbędnym do funkcjonowania Urzędu w nowej siedzibie. Należy ponadto wskazać iż od kilku miesięcy Gmina Pruszcz Gdański ponosi koszty eksploatacyjne utrzymania dwóch budynków Urzędu, co wiąże się z dodatkowymi nieprzewidywanymi wcześniej wydatkami Gminy Pruszcz Gdański Ad. 5) Konieczność natychmiastowego wykonania zamówienia nie pozwala na zachowanie terminów określonych dla innych trybów udzielania zamówienia. Dzięki zawarciu umowy o zamówienie publiczne w trybie z wolnej ręki z Office Plus Gdańsk sp. z o.o. istnieje możliwość niemalże natychmiastowej (do 10 dni) realizacji dostawy mebli wraz montażem. Konieczne do funkcjonowania Urzędu w nowej siedzibie meble które stanowią własność Office Plus Gdańsk sp. z o.o. znajdują się i są już zamontowane w nowym Urzędzie. Zakładany dziesięciodniowy termin na usunięcie stwierdzonych wad w tych meblach jest całkowicie realny i umożliwi jak najszybsze rozpoczęcie funkcjonowania Urzędu w nowym budynku. Przewidziane dla innych trybów zamówienia terminy nie pozwolą na natychmiastową dostawę mebli niezbędnych do funkcjonowania urzędu w nowej siedzibie. Termin składania ofert, termin zawarcia umowy i termin realizacji dostawy mebli w innych trybach udzielania zamówienia nie pozwoli na natychmiastowe wykonanie zamówienia. Z tych względów dopuszczalne jest zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki i udzielenie zamówienia w tym trybie przez Gminę Pruszcz Gdański Wykonawcy Office Plus Gdańsk sp. z o.o. na dostawę z montażem mebli niezbędnych do funkcjonowania Urzędu Gminy w nowej siedzibie.

SEKCJA IV: ZAMIAR UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

NAZWA I ADRES WYKONAWCY KTÓREMU ZAMAWIAJĄCY ZAMIERZA UDZIELIĆ ZAMÓWIENIA:

Office PLUS Sp. z o.o., , ul. Słupecka 4/85, 02-309, Warszawa, kraj/woj. mazowieckie