Ogłoszenie nr 500248168-N-2018 z dnia 16-10-2018 r.

Akademia Marynarki Wojennej im. Bohaterów Westerplatte: Dostawa najnowszej wersji systemu Uczelnia.XP, wspierającego proces obsługi toku studiów oraz rozbudowa systemu o dodatkowe moduły Ankiety, rekrutacja online, PRK, aplikacja mobilna

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Dostawy

Zamieszczanie ogłoszenia:

obowiązkowe

Ogłoszenie dotyczy:

zamówienia publicznego

Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

nie

Zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:

tak
Numer ogłoszenia: 500172912-N-2018

Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych:

tak
Numer ogłoszenia: 500172912-N-2018

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:

Akademia Marynarki Wojennej im. Bohaterów Westerplatte, Krajowy numer identyfikacyjny 19006413600000, ul. ul. Śmidowicza 69, 81-127 Gdynia, woj. pomorskie, państwo Polska, tel. 261 262 537, e-mail a.parasinska@amw.gdynia.pl, faks 261 262 963.
Adres strony internetowej (url): www.amw.gdynia.pl
Adres profilu nabywcy: www.amw.gdynia.pl

I.2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:

Inny: Uczelnia publiczna

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:

Dostawa najnowszej wersji systemu Uczelnia.XP, wspierającego proces obsługi toku studiów oraz rozbudowa systemu o dodatkowe moduły Ankiety, rekrutacja online, PRK, aplikacja mobilna

Numer referencyjny(jeżeli dotyczy):

55/ZP/18

II.2) Rodzaj zamówienia:

Dostawy

II.3) Krótki opis przedmiotu zamówienia (wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań ) a w przypadku partnerstwa innowacyjnego - określenie zapotrzebowania na innowacyjny produkt, usługę lub roboty budowlane:

Przedmiot zamówienia obejmuje: a)zainstalowanie i uruchomienie na serwerach Zamawiającego systemu, b)przeniesienie (migrację) danych z obecnie funkcjonującego systemu do nowej wersji, c)zainstalowanie i uruchomienie klientów systemu na określonej liczbie stanowisk, d)skonfigurowanie modułów systemu, e)skonfigurowanie wydruków, f)skonfigurowanie zestawień, g)przeszkolenie użytkowników systemu ze wszystkich zagadnień związanych z jego eksploatacją, h)przeprowadzenie testów systemu, i)przekazanie licencji, j)świadczenie usług serwisowych przez 12 miesięcy po zakończeniu wdrożenia Systemu. Dostawa obejmować będzie następujące moduły i funkcjonalności systemu: I.Obsługa toku studiów. 1.Obsługa procesów zachodzących w uczelni k)definiowanie toku studiów l)przydzielanie planów przedmiotowych dla toków studiów m)automatyczne generowanie grup studenckich n)grupowe i indywidualne przydzielanie studentom przedmiotów i grup o)przydzielanie wykładowców do grup p)uzupełnianie różnic programowych q)definiowanie praktyk studenckich 2.Gromadzenie i eksploracja danych studentów a)dane personalno-adresowe b)wykształcenie i znajomość języków obcych c)historia dotychczasowego przebiegu studiów d)przedmioty i oceny studenta na każdym z semestrów e)praca dyplomowa f)przynależność do WKU g)informacje o ZUS i ubezpieczeniach h)ewidencja płatności studenta (zaległości, nadpłaty, obsługa różnych walut) i)rejestr wydanych wydruków zaświadczeń j)realizacja praktyk studenckich k)karta obiegowa l)stypendia 3.Baza studentów aktywnych, archiwalnych oraz absolwentów uczelni, m.in.: a)obsługa studiów równoległych i przeniesień b)śledzenie kariery absolwentów uczelni 4.Wydruki dowolnego rodzaju, m.in.: a)zaświadczenia dla WKU b)zaświadczenia dla banku c)karty egzaminacyjne dla dowolnego terminu d)dyplom i odpis dyplomu e)suplement do dyplomu w różnych językach f)możliwość definiowania w prosty i szybki sposób własnych szablonów zaświadczeń 5.Szybkie wyszukiwanie studentów wraz z pełnymi danymi i historią studiów wg wielu różnych predefiniowanych i samodzielnie tworzonych kryteriów. II.Obsługa stypendiów. a)definiowanie dowolnego rodzaju stypendium (naukowe, socjalne, zapomogi, mieszkaniowe, na wyżywienie, ministerialne, dla niepełnosprawnych, sportowe, stypendium udzielane przez jednostki współpracujące z uczelnią, itd.) b)ewidencja zbioru informacji będącego podstawą do przyznania stypendium c)ewidencja wniosków odrzuconych d)w przypadku stypendium socjalnego - system określa wysokość stypendium w odniesieniu do poziomu dochodów członków rodziny studenta e)w przypadku stypendium naukowego - system automatycznie generuje odpowiednie listy studentów ustalone na podstawie określonych kryteriów np.: ze średnią mieszczącą się w odpowiednich przedziałach f)możliwość dokonania symulacji wartości naliczeń stypendiów poprzez definiowanie wartości progowych (parametrów) g)możliwość zdefiniowania w jakich przypadkach student nie może otrzymać stypendium naukowego, socjalnego, itp. h)generowanie i drukowanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach studentów i)możliwość definiowania szablonów decyzji, zaświadczeń i innych druków związanych z obsługą stypendiów j)generowanie list stypendialnych na podstawie zdefiniowanych kryteriów k)generowanie przelewów z list stypendialnych l)tworzenie harmonogramu wypłat stypendiów m)możliwość wstrzymania lub anulowania wypłacania stypendiów n)możliwość generowania wszelkich raportów i statystyk związanych ze stypendiami III.Planowanie zajęć. a)rezerwacja sal i środków trwałych (rzutników, laptopów, map, stojaków) b)planowanie zajęć wykładowcy, studentów i grup studentów c)planowanie zajęć dla grup łączonych d)szybki przegląd zaplanowanej siatki godzinowej zajęć e)planowanie zajęć z uwzględnieniem zastępstw f)możliwość samodzielnego konfigurowania wydruku według szeregu atrybutów, np. oznaczenia sali, nazwy przedmiotu, kierunku, semestru, nazwy grupy, wykładowcy, godziny, dnia tygodnia, daty, liczby godzin, itd. g)podgląd zaplanowanych zajęć lub rezerwacji i filtrowanie według całego szeregu kryteriów, np. według wydziału, kierunku, przedmiotu, grupy, nauczycieli akademickich, budynków i sal, środków trwałych, itp. h)możliwość edycji i usuwania wpisów dla pojedynczych zajęć, dla całej serii albo pojedynczego wystąpienia zajęć cyklicznych i)definiowanie terminów egzaminów lub innych form zaliczeń j)powiązanie zajęć z możliwością określenia zasad rozliczeń nauczycieli akademickich k)kontrola pensum nauczycieli akademickich IV.Rozliczenie dydaktyki. a)ewidencja pensum pracowników b)podział na rodzaj studiów c)podział na formy zajęć d)możliwość zdefiniowania pensum obliczeniowego e)ewidencja pensum zaległego f)kontrola pensum pracowników g)ewidencja umów i stawek pracowników za godziny ponadwymiarowe h)rozliczenie zajęć dydaktycznych (kontrola na podstawie planu zajęć, rozliczenia za faktyczne przepracowane godziny) i)rozliczenie zastępstw j)rozliczenie za dojazdy i noclegi k)rozliczenie za egzaminy i zaliczenia l)rozliczenie za udział w komisji obron prac dyplomowych m)rozliczenie za promocje prac dyplomowych n)rozliczenia za recenzje prac dyplomowych o)rozliczenia projektów p)rozliczenie konsultacji q)możliwość automatycznego przekazania rozliczeń do systemu finansowo księgowego po wykonaniu rozliczenia V.Rekrutacja online. a)internetowa rejestracja kandydatów na studia b)możliwość wyboru ścieżki kształcenia przez kandydata c)rejestracja ocen ze świadectw maturalnych kandydatów d)dostęp do pobrania wzorów dokumentów wykorzystywanych w rekrutacji e)możliwość wydruku podania wypełnionego przez kandydata f)możliwość wydruku dowodu wpłaty wraz z unikalnym numerem konta bankowego g)możliwość generowania statystyk z rekrutacji h)możliwość rozsyłania e-maili do kandydatów wybranych wg określonego kryterium i)automatyczne przeniesienie danych dotyczących wpisanych kandydatów do modułów obsługi dydaktyki w dziekanatach j)rejestrowanie podań, wpłat rekrutacyjnych oraz innych dokumentów składanych przez kandydatów k)wprowadzanie do systemu dodatkowych informacji (np. średnich ocen zaliczonych przedmiotów na studiach pierwszego stopnia z zaświadczeń wydawanych przez dziekanaty) l)pozyskiwanie danych o wynikach egzaminów maturalnych z Krajowego Rejestru Matur (KReM) m)wprowadzanie wyników egzaminów wstępnych lub rozmów kwalifikacyjnych n)obsługa procesu zapisywania kandydatów na studia o)tworzenie decyzji i zawiadomień związanych z procesem rekrutacji p)tworzenie zestawień i list kandydatów według różnych kryteriów q)prowadzenie bieżących statystyk związanych z procesem rekrutacji r)struktura danych osobowych kandydatów uwzględnia możliwość ubiegania się o przyjęcie na różne kierunki s)archiwizacja danych zakończonych rekrutacji t)obsługa modułu rekrutacji dla kandydatów jest realizowana przy pomocy przeglądarki stron internetowych VI.Rozliczenia ze studentami. a)generowanie opłat poprzez automatyczne wyliczanie rat wg ich liczby lub kwoty b)przypisanie informacji odnośnie naliczania odsetek oraz liczby dni karencji dla wybranej opłaty c)definiowanie ulg w podziale na ulgi kwotowe lub procentowe d)możliwość przydzielania opłat do poszczególnych semestrów e)grupowe przydzielanie należności f)możliwość przydzielania opłat studentom według dowolnych kryteriów zdefiniowanych przez użytkownika systemu g)możliwość przygotowania dowolnego wydruku zawierającego informacje o opłatach studentów VII.Wirtualny dziekanat, w tym obsługa elektronicznego indeksu, obsługi prac dyplomowych, repozytorium. a)integracja i ujednolicenie systemu wymiany informacji b)pełny dostęp do informacji dla studentów i nauczycieli akademickich (np. organizacja zajęć, informacje finansowe, materiały dydaktyczne) c)dostęp do własnego profilu studenta lub pracownika praktycznie z dowolnego miejsca d)prosta obsługa e)szybki i intuicyjny dostęp do informacji f)łatwość udostępniania informacji dla studentów g)atrakcyjna forma udostępniania informacji h)obniżenie kosztów obsługi studenta i)łatwe dostosowanie form prezentacji informacji do potrzeb uczelni j)wsparcie procesu tworzenia i składania pracy dyplomowej k)informacje o praktykach studenckich VIII.Ankietowanie a)wykluczenie ręcznego liczenia udzielonych odpowiedzi b)prowadzenie ankietyzacji w różnych językach c)możliwość definiowania struktury pytań ankietowych d)dostępna obszerna paleta kategorii pytań testowych i egzaminacyjnych e)możliwość kontrolowania harmonogramu i miejsca prowadzenia ankiet z ograniczeniem do określonych dni, godzin, sal lub stanowisk komputerowych, f)możliwość automatycznego generowania wyników ankiet dla pytań zamkniętych oraz wsparcie procesu oceny pytań otwartych IX.Aplikacja mobilna a)dostęp do danych osobowych studenta wprowadzonych w systemie dziekanatowym b)informacje o ocenach uzyskanych w trakcie całego toku studiów c)aktualizowany na bieżąco plan zajęć d)dostęp do bieżących ogłoszeń dodawanych przez pracowników dziekanatów lub nauczycieli akademickich e)dostęp do podstawowych danych finansowych: saldo zaległości studenta, wysokość naliczonych odsetek, dane o subkoncie do wpłat f)możliwość zapoznania się z aktualnymi informacjami o wybranych obszarach funkcjonowania uczelni X.Polskie Ramy Kwalifikacji a)definiowanie elementów słownikowych w zakresie: dziedzin nauki/sztuki, dyscyplin, obszarów nauk i szablonów kart opisujących kursy b)zgodność obszarów kształcenia, dziedzin nauki/sztuki, dyscyplin naukowych/artystycznych oraz powiązania obszarów nauk z dziedzinami oraz dyscyplinami zgodnie z obowiązującymi rozporządzeniami w tym zakresie c)możliwość definicji obszarów dla kierunków zgodnie ze strukturą prowadzonych kierunków studiów d)możliwość definiowania kierunkowych efektów kształcenia i tworzenia powiązań pomiędzy efektami kierunkowymi a obszarowymi e)przygotowanie kart przedmiotów na podstawie zdefiniowanych szablonów f)uzupełnianie kart przedmiotów przez pracowników dydaktycznych z wykorzystaniem przeglądarki stron WWW g)możliwość przygotowania matrycy efektów kształcenia, czyli pełnej listy przedmiotów wraz ze wskazaniem osoby odpowiedzialnej za przedmiot (lider) a następnie automatyczne wygenerowanie dla wszystkich, lub dla wybranych kierunków, kart przedmiotu h)moduł posiada wbudowane mechanizmy do sprawdzania pokrycia efektów kształcenia co pozwala zapobiec popełnieniu błędów przy wypełnianiu kart przedmiotów i)przygotowanie wydruków kart przedmiotów globalnie lub dla konkretnego kierunku j)przechowywanie pełnej historii KRK co umożliwia kopiowanie wybranych kart lub np. porównanie efektów pomiędzy różnymi rocznikami rozpoczynającymi studia

II.4) Informacja o częściach zamówienia:
Zamówienie było podzielone na części:

nie

II.5) Główny Kod CPV: 72263000-6

Dodatkowe kody CPV: 72260000-5, 72268000-1, 72265000-0, 48000000-8

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

Zamówienie z wolnej ręki

III.2) Ogłoszenie dotyczy zakończenia dynamicznego systemu zakupów

nie

III.3) Informacje dodatkowe:

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 09/10/2018 IV.2) Całkowita wartość zamówienia Wartość bez VAT 304878 Waluta PLN IV.3) INFORMACJE O OFERTACH Liczba otrzymanych ofert: 1 w tym: liczba otrzymanych ofert od małych i średnich przedsiębiorstw: 1 liczba otrzymanych ofert od wykonawców z innych państw członkowskich Unii Europejskiej: 0 liczba otrzymanych ofert od wykonawców z państw niebędących członkami Unii Europejskiej: 0 liczba ofert otrzymanych drogą elektroniczną: 0 IV.4) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0 IV.5) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA Zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie: nie Nazwa wykonawcy: PCG Academia Sp. z o.o. Email wykonawcy: info@pcgademia.pl Adres pocztowy: Jasionka 954F Kod pocztowy: 36-002 Miejscowość: Jasionka Kraj/woj.: podkarpackie Wykonawca jest małym/średnim przedsiębiorcą: tak Wykonawca pochodzi z innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej: nie Wykonawca pochodzi z innego państwa nie będącego członkiem Unii Europejskiej: nie IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY/ WARTOŚCI ZAWARTEJ UMOWY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ/KOSZTEM Cena wybranej oferty/wartość umowy 378690 Oferta z najniższą ceną/kosztem 378690 Oferta z najwyższą ceną/kosztem 378690 Waluta: PLN IV.7) Informacje na temat podwykonawstwa Wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcy/podwykonawcom nie Wartość lub procentowa część zamówienia, jaka zostanie powierzona podwykonawcy lub podwykonawcom: IV.8) Informacje dodatkowe:

IV.9) UZASADNIENIE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA W TRYBIE NEGOCJACJI BEZ OGŁOSZENIA, ZAMÓWIENIA Z WOLNEJ RĘKI ALBO ZAPYTANIA O CENĘ

IV.9.1) Podstawa prawna

Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1)b) ustawy Pzp ustawy Pzp.

IV.9.2) Uzasadnienie wyboru trybu

Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.
Firma PCG Academia sp. z o.o. posiada autorskie prawa majątkowe do programu komputerowego Uczelnia 10 który jest najnowszą wersją posiadanego przez Uczelnię systemu Uczelnia XP. Akademia Marynarki Wojennej przeprowadziła analizę dostępnych na rynku systemów obsługi studentów o równoważnych funkcjonalnościach. Z analizy wynika, że koszt wdrożenia i migracji do innych systemów wielokrotnie przekracza koszt aktualizacji systemu Uczelnia.XP