Ogłoszenie nr 500017718-N-2018 z dnia 24-01-2018 r.

Urząd do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych: Świadczenie usług pocztowych na rzecz Urzędu do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych, w tym polegających na przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek listowych i paczek w obrocie krajowym i zagranicznym oraz na realizowaniu przekazów pocztowych

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:

obowiązkowe

Ogłoszenie dotyczy:

zamówienia publicznego

Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

nie

Zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:

tak
Numer ogłoszenia: 629920-N-2017

Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych:

nie

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:

Urząd do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych, Krajowy numer identyfikacyjny 01205270800000, ul. ul. Wspólna 2/4, 00926 Warszawa, woj. mazowieckie, państwo Polska, tel. 022 6619019, e-mail michal.tucholski@udskior.gov.pl; micjal.holeksa@udskior.gov.pl, faks 022 6619073.
Adres strony internetowej (url): www.kombatanci.gov.pl

I.2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:

Administracja rządowa centralna

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:

Świadczenie usług pocztowych na rzecz Urzędu do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych, w tym polegających na przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek listowych i paczek w obrocie krajowym i zagranicznym oraz na realizowaniu przekazów pocztowych

Usługi

Część I 1. Zamawiający wymaga aby Wykonawca zapewnił możliwość odbierania awizowanych przesyłek pocztowych we właściwie oznaczonych stałych placówkach pocztowych. 2. Każda placówka pocztowa Wykonawcy musi spełniać niżej wymienione warunki: a) czynna co najmniej we wszystkie dni robocze, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy, b) oznakowana w sposób widoczny "szyldem" z nazwą bądź logo Wykonawcy, umieszczonym w obrębie witryny jednoznacznie wskazującym na jednostkę Wykonawcy, c) gdy znajduje się w lokalu, w którym prowadzona jest inna działalność gospodarcza, musi posiadać wyodrębnione stanowisko obsługi klientów w zakresie usług pocztowych, oznakowane w sposób widoczny nazwą lub logo Wykonawcy. 3. Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących bezpośrednie czynności związane z realizacją umowy, w szczególności w zakresie bezpośredniego odbioru i dostarczania przesyłek pocztowych, które będą polegały na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 1666 ze zm.). 4. W trakcie realizacji zamówienia zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec wykonawcy odnośnie spełniania przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w ust. 3 czynności. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do: a) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny, b) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów, c) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia. 5. W trakcie realizacji zamówienia na każde wezwanie zamawiającego w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie wykonawca przedłoży zamawiającemu wskazane poniżej dowody w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących wskazane w ust. 3 czynności w trakcie realizacji zamówienia: a) oświadczenie wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu wykonawcy lub podwykonawcy; b) poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę lub podwykonawcę kopię umowy/umów o pracę osób wykonujących w trakcie realizacji zamówienia czynności, których dotyczy ww. oświadczenie wykonawcy lub podwykonawcy (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony). Kopia umowy/umów powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. w szczególności bez imion, nazwisk, adresów, nr PESEL pracowników). Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania; c) poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę lub podwykonawcę kopię dowodu potwierdzającego zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń, zanonimizowaną w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 922). 6. Z tytułu niespełnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w ust. 3 czynności zamawiający przewiduje sankcję w postaci obowiązku zapłaty przez wykonawcę kary umownej w wysokości określonej w istotnych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego. Niezłożenie przez wykonawcę w wyznaczonym przez zamawiającego terminie żądanych przez zamawiającego dowodów w celu potwierdzenia spełnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę traktowane będzie jako niespełnienie przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w punkcie 1 czynności. 7. Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności: 7.1 Przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie przesyłek listowych w obrocie krajowym (na terenie całego kraju, tj. na obszarach miejskich i wiejskich) i zagranicznym w tym przesyłek rejestrowanych w sposób zabezpieczający je przed utratą, ubytkiem zawartości oraz uszkodzeniem; 7.2 Wykonywanie usług dodatkowych dotyczących obrotu krajowego i zagranicznego, np: usługi duplikatu nadania przesyłki poleconej, zwrotnego potwierdzenia odbioru; 7.3 Zwracanie do Zamawiającego (do lokalizacji która nadała przesyłkę) przesyłek wszystkich rodzajów po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy - zgodnie z obowiązującymi przepisami, z podaniem przyczyny niedoręczenia; 7.4 Doręczenie niezwłocznie do Zamawiającego (do lokalizacji która nadała przesyłkę) zwrotnych potwierdzeń odbioru po ich skutecznym doręczeniu; 7.5 Zobowiązanie Wykonawcy do doręczenia przesyłki listowej krajowej przyjętej do przemieszczenia i doręczenia: w dniu następnym jednak nie później niż w 2 dni po dniu nadania w przypadku przesyłki listowej najszybszej kategorii, w dniu następnym jednak nie później niż w 5 dni po dniu nadania w przypadku przesyłki niebędącej przesyłką najszybszej kategorii. Zamawiający wyznacza wskaźnik przebiegu przesyłek pocztowych w obrocie krajowym na poziomie nie mniejszym niż ten, o którym mowa w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r., poz. 545). 7.6 Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usług zgodnie z przepisami prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności: a) ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1481, ze zm.) oraz aktami wykonawczymi, b) ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 922) oraz aktami wykonawczymi, c) ustawą z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks postępowania karnego (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1904) oraz aktami wykonawczymi, d) ustawą z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1257) oraz aktami wykonawczymi, e) międzynarodowymi przepisami pocztowymi. 8. Usługi pocztowe świadczone przez Wykonawcę, a nieobjęte przedmiotem zamówienia lub objęte przedmiotem zamówienia, a nie wycenione w formularzu cenowym w ofercie Wykonawcy - mogą być świadczone w oparciu o obowiązujący regulamin świadczenia usług pocztowych Wykonawcy oraz jego aktualny cennik. 9. Wykonawca zobowiązany będzie odbierać przesyłki pocztowe odpowiednio z lokalizacji wskazanych w pkt. 11 przynajmniej 1 raz dziennie, od poniedziałku do piątku, oprócz dni ustawowo wolnych od pracy, w godzinach od 08:00 do 16:00. 10. Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczania przesyłek adresowanych odpowiednio do lokalizacji wskazanych w pkt. 11 przynajmniej 1 raz dziennie w dni robocze, od poniedziałku do piątku w godz. 8:00 - 16:00. 11. Przesyłki będą nadawane i odbierane przez Zamawiającego w następującej lokalizacji (lokalizacje, z których będzie odbierana poczta mogą ulec zmianie): - Urząd do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych, ul. Wspólna 2/4, 00-926 Warszawa. 12. Nadawanie przesyłek pocztowych objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich przekazania Wykonawcy przez Zamawiającego. 13. Usługi pocztowe opłacane będą z dołu. 14. Przez opłatę z dołu należy rozumieć opłatę w całości wniesioną przez Zamawiającego, bezgotówkowo, poprzez polecenie przelewu w terminie późniejszym niż realizacja zleconej usługi. 15. Zamawiający nie dopuszcza przy nadawaniu przesyłek listowych dołączania materiałów reklamowych Wykonawcy. 16. Płatności za świadczone usługi zostaną dokonane na podstawie faktur VAT wystawianych przez Wykonawcę po zakończeniu okresu rozliczeniowego odpowiadającemu miesiącowi kalendarzowemu. Faktury VAT powinny być wystawiane i doręczane oddzielnie dla każdej lokalizacji i zawierać dane dotyczące ilości i kosztów wysyłek z poszczególnych lokalizacji Zamawiającego, np. w formie zestawień oraz numer umowy. Płatność nastąpi przelewem na konto Wykonawcy w terminie do 21 dni od daty wystawienia faktury VAT. 17. W ramach określenia skali wielkości przedmiotu zamówienia, Zamawiający podaje w SIWZ szacunkowe ilości przesyłek, z podziałem na ich rodzaje, które będą nadawane w okresie obowiązywania umowy. Zamawiający zastrzega, że gwarantuje minimalnie zamówienie usług wymienionych w Opisie przedmiotu zamówienia na poziomie 50% wartości części zamówienia. Podane ilości służą jedynie orientacyjnemu określeniu wielkości przedmiotu umowy i będą ulegały zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji umowy. Część II 1. Zamawiający wymaga aby Wykonawca zapewnił możliwość wypłacania kwot awizowanych przekazów pocztowych we właściwie oznaczonych stałych placówkach pocztowych. 2. Każda placówka pocztowa Wykonawcy musi spełniać niżej wymienione warunki: a) czynna co najmniej we wszystkie dni robocze, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy, b) oznakowana w sposób widoczny "szyldem" z nazwą bądź logo Wykonawcy, umieszczonym w obrębie witryny jednoznacznie wskazującym na jednostkę Wykonawcy, c) gdy znajduje się w lokalu, w którym prowadzona jest inna działalność gospodarcza, musi posiadać wyodrębnione stanowisko obsługi klientów w zakresie usług pocztowych, oznakowane w sposób widoczny nazwą lub logo Wykonawcy. 3. Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących bezpośrednie czynności związane z realizacją umowy, w szczególności w zakresie bezpośredniego odbioru i dostarczania kwot przekazów pocztowych, które będą polegały na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 1666 ze zm.). 4. W trakcie realizacji zamówienia zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec wykonawcy odnośnie spełniania przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w ust. 3 czynności. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do: a) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny, b) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów, c) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia. 5. W trakcie realizacji zamówienia na każde wezwanie zamawiającego w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie wykonawca przedłoży zamawiającemu wskazane poniżej dowody w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących wskazane w ust. 3 czynności w trakcie realizacji zamówienia: a) oświadczenie wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu wykonawcy lub podwykonawcy; b) poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę lub podwykonawcę kopię umowy/umów o pracę osób wykonujących w trakcie realizacji zamówienia czynności, których dotyczy ww. oświadczenie wykonawcy lub podwykonawcy (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony). Kopia umowy/umów powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. w szczególności bez imion, nazwisk, adresów, nr PESEL pracowników). Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania; c) poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę lub podwykonawcę kopię dowodu potwierdzającego zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń, zanonimizowaną w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 922) . 6. Z tytułu niespełnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w ust. 3 czynności zamawiający przewiduje sankcję w postaci obowiązku zapłaty przez wykonawcę kary umownej w wysokości określonej w istotnych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego. Niezłożenie przez wykonawcę w wyznaczonym przez zamawiającego terminie żądanych przez zamawiającego dowodów w celu potwierdzenia spełnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę traktowane będzie jako niespełnienie przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w punkcie 1 czynności. 7. Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności: 7.1. Zamawiający powierza, a Wykonawca przyjmuje do realizacji, za pośrednictwem strony internetowej Wykonawcy lub za pomocą kanału typu Web service usługę przekazu, polegającą na doręczaniu (wypłacie) adresatom na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej określonych kwot pieniężnych określonych w przekazach pieniężnych. 7.2. Opłata za realizację usługi przekazu będzie się odbywała "z dołu" w wysokości określonej w Formularzu oferty. 7.3. Przez opłatę uiszczoną "z dołu" rozumie się opłatę uiszczoną na podstawie faktury VAT wystawionej po zakończeniu okresu rozliczeniowego. 7.4. Strony ustalają, że w przypadku zwrotu przekazu po wyczerpaniu możliwości jego doręczenia lub wypłaty adresatowi, kwota zwracanego przekazu przekazywana będzie bez potrącenia opłaty za zwrot na rachunek bankowy Zamawiającego. 7.5. Wykonawca zobowiązuje się do wykonywania usług, po spełnieniu przez Zamawiającego następujących warunków: 1) wczytaniu po zalogowaniu się na stronie Wykonawcy lub za pomocą kanału typu Web service do systemu plików o określonym formacie i strukturze, w których będą umieszczone niezbędne dane do nadania przekazów lub rejestracji przekazów w systemie, 2) przekazaniu na rachunek bankowy Wykonawcy środków pieniężnych w wysokości równej sumie kwot przekazów. 7.6. Wpłaty dokonywane będą przez Zamawiającego w formie bezgotówkowej, na spersonalizowany numer rachunku bankowego dla właściwej usługi (przekaz). 7.7. Wysokość kwoty przelewu, zostanie określona przez system po zatwierdzeniu poprawności danych na podstawie wczytanego przez Zamawiającego pliku lub zarejestrowanych przekazów. Brak środków pieniężnych na rachunku bankowym Wykonawcy, po upływie okresu oczekiwania na ich wpływ, określonym w załączniku Nr 1 do niniejszej umowy, oznacza rezygnację Zamawiającego ze zlecenia usługi. Środki pieniężne, które wpłyną po okresie oczekiwania na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w potwierdzeniu nadania, zostaną zwrócone na rachunek bankowy Zamawiającego. 7.8. W przypadku wystąpienia niedopłaty w przekazanych przez Zamawiającego środkach pieniężnych, Wykonawca w ramach świadczenia usługi przekaże Zamawiającemu za pomocą komunikatu e-mail informację o zaistniałej niedopłacie ze wskazaniem terminu, do którego należy uzupełnić płatność. Powiadomienie o niedoborze zostanie wysłane, jeżeli w danych pakietu/przekazu Zamawiający poda adres poczty elektronicznej. W przypadku braku wpływu środków we wskazanym terminie usługa nie zostanie przyjęta do realizacji, a środki pieniężne zostaną zwrócone na rachunek bankowy Zamawiającego. 7.9. W przypadku nadpłaconej wartości kwot przekazów Wykonawca w ciągu 7 dni kalendarzowych od daty otrzymania środków dokonuje ich zwrotu na rzecz Zamawiającego, na rachunek bankowy wskazany w załączniku nr 1 do niniejszej umowy. 7.10. Przyjęcie do realizacji przekazów przez Wykonawcę następuje z chwilą potwierdzenia zgodności wpływu środków pieniężnych na rachunek bankowy Wykonawcy, wygenerowaniu książki/listy nadawczej i udostępnieniu jej na serwisie www do pobrania przez Zamawiającego po zalogowaniu. 7.11. Umowa zostaje zawarta od dnia 1 stycznia 2018 r. do dnia 31 grudnia 2018 r. 7.12. W ramach określenia skali wielkości przedmiotu zamówienia, Zamawiający podaje w SIWZ szacunkowe ilości przekazów, które będą realizowane w okresie obowiązywania umowy. Zamawiający zastrzega, że gwarantuje minimalnie zamówienie usług wymienionych w Opisie przedmiotu zamówienia na poziomie 50% wartości części zamówienia. Podane niżej ilości służą jedynie orientacyjnemu określeniu wielkości przedmiotu umowy i będą ulegały zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych w trakcie realizacji umowy.

tak

II.5) Główny Kod CPV: 64.11.00.00 - Usługi pocztowe

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

Przetarg nieograniczony

III.2) Ogłoszenie dotyczy zakończenia dynamicznego systemu zakupów

nie

III.3) Informacje dodatkowe:

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.9) UZASADNIENIE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA W TRYBIE NEGOCJACJI BEZ OGŁOSZENIA, ZAMÓWIENIA Z WOLNEJ RĘKI ALBO ZAPYTANIA O CENĘ

IV.9.1) Podstawa prawna

Postępowanie prowadzone jest w trybie na podstawie art. ustawy Pzp.

Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.