Olsztyn: Przeprowadzenie audytu projektu Akademia EMC - Laboratorium pamięci masowych realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury 2007-2013
Numer ogłoszenia: 329273 - 2011; data zamieszczenia: 13.12.2011
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 307911 - 2011r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: tak.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie, ul. Oczapowskiego 2, 10-719 Olsztyn, woj. warmińsko-mazurskie, tel. 089 5233420, faks (089) 5233278.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Uczelnia publiczna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Przeprowadzenie audytu projektu Akademia EMC - Laboratorium pamięci masowych realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury 2007-2013.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu projektu Akademia EMC - Laboratorium pamięci masowych realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury 2007-2013. Głównym celem audytu jest uzyskanie, przez podmiot przeprowadzający audyt, dowodów pozwalających na jednoznaczną ocenę, czy realizacja projektu przebiegała zgodnie z umową o dofinansowanie, wnioskiem o dofinansowanie oraz z przepisami prawa. Przeprowadzony audyt ma doprowadzić do potwierdzenia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne/niekwalifikowalne, a realizacja projektu przebiega zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie oraz do wydania opinii w tym zakresie. Audyt zewnętrzny powinien obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowanych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania, sprawozdawczości z projektu ze szczególnym uwzględnieniem osiągnięcia założonych celów i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie. Podczas audytu powinny zostać zweryfikowane poniesione wydatki, pozwalające wykonawcy audytu zewnętrznego wydać wiążącą opinię i sporządzić raport w tym zakresie. Numer projektu: WND-RPWM.07.02.03-28-004/11 Całkowita wartość projektu: 339 147,00 zł Kwota wydatków kwalifikowanych: 339 147,00 zł Kwota dofinansowania: 288 274,95 zł Okres realizacji projektu: 2011.03.01 r. - 2011.12.31 r. Audyt zewnętrzny powinien obejmować następujące obszary: 1. Gotowość organizacyjna Beneficjenta obejmuje: a) ocenę wielkości i przygotowania kadr, b) identyfikację zadań wrażliwych (przede wszystkim dokonywanie wyboru wykonawców/dostawców, zawieranie umów, odbiór robót, dostaw i usług, zatwierdzanie faktur do wypłaty, dokonywanie płatności, księgowanie operacji finansowych), c) ocenę podziału zadań w projekcie, w tym rozdziału kluczowych funkcji, d) sprawdzenie istnienia i jakości pisemnych procedur postępowania oraz wzorów dokumentów. 2. Audyt zgodności projektu w zakresie finansowym obejmuje: a) sprawdzenie, czy opracowane przez Beneficjenta procedury zarządzania środkami finansowymi zapewniają rzetelną i terminową realizację i dokumentowanie operacji, b) sprawdzenie, czy procedury wewnętrzne Beneficjenta gwarantują rzetelność wniosków o płatność oraz ich zgodność z dokumentami źródłowymi, ewidencją księgową, c) badanie poprawności księgowania (zgodność z zakładowym planem kont, oraz z zapisami w ewidencji księgowej oraz treścią dokumentów źródłowych, posiadanie wyodrębnionej ewidencji księgowej), d) sprawdzenie zgodności sprawozdań z realizacji projektu i wniosków o płatność z wnioskiem i umową o dofinansowanie, e) ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych wydatków (faktycznie poniesione, zasadne, celowe, oszczędne, zgodne z zapisami w dokumentacji projektowej, w terminie realizacji projektu, nieodbiegające od cen w regionie, przekazane na rachunki wykonawców wskazane w umowach), f) kontrolę formalną faktur i ich zgodność z zapisami umów z wykonawcami, g) sprawdzenie zapewnienie przez Beneficjenta wkładu własnego, h) weryfikowanie kwalifikowalności poniesionych wydatków (na reprezentatywnej próbie oryginałów dokumentów księgowych wykazujących ich poniesienie), i) sprawdzenie sposobu dokumentowania wydatków (opis dokumentów księgowych), j) badanie zgodności kwot wynikających z zestawienia dokumentów rozliczeniowych z zapisami księgowymi, k) kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223), w części dotyczącej audytowanego projektu, l) sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja wydatków, ewidencja przychodów dla projektu zgodnie z zasadami określonymi dla programu operacyjnego, m) sprawdzenie statusu podatkowego Beneficjenta, n) sprawdzenie kwalifikowalności podatku VAT poprzez zbadanie stanu faktycznego z pisemną interpretacją przepisów prawa podatkowego stwierdzającą możliwość odzyskania podatku VAT w zakresie realizowanego projektu z właściwego Urzędu Skarbowego (w przypadku, gdy Beneficjent zadeklarował, iż nie może odzyskać podatku VAT, w związku z czym podatek VAT został uznany za koszt kwalifikowalny), o) ocenę zakładanej wysokość kwalifikowalności podatku VAT (przypadku, gdy Beneficjent zadeklarował, iż tylko część podatku VAT może odzyskać, w związku z czym koszt został uznany za częściowo kwalifikowalny), p) sprawdzenie utrzymywania przez Beneficjenta odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z projektem. 3. Audyt zgodności realizacji projektu odbywa się poprzez: a) sprawdzenie zgodności realizacji projektu z przepisami prawa (m.in. prawo budowlane, ochrona środowiska, przepisy o rachunkowości oraz o finansach publicznych, prawo zamówień publicznych), b) ocenę zgodności realizacji projektu z dokumentami programowymi przekazanymi przez Zamawiającego, c) sprawdzenie zgodności realizacji projektu z wnioskiem i umową o dofinansowanie, d) sprawdzenie poprawności udzielenia zamówień publicznych obejmująca w szczególności sprawdzenie, czy Beneficjent prawidłowo stosował Ustawę Prawo Zamówień Publicznych, e) potwierdzenie zgodności zakresu umów zawartych z wykonawcami z dokumentacja projektową (wniosek o dofinansowanie z załącznikami), f) sprawdzenie planowanego sposobu monitorowania osiągania celów projektu, g) potwierdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu ze stanem faktycznym tj. m.in. weryfikacja zgodności danych przekazywanych we wniosku/wnioskach o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego i postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu, utrzymanie zatrudnienia, h) sprawdzenie, czy cele projektu zostały zrealizowane i czy osiągnięto zakładany na dany okres poziom wskaźników, i) sprawdzenie, czy Beneficjent wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte, j) sprawdzenie, czy została zagwarantowana trwałość projektu (dotyczy audytu zewnętrznego realizowanego przed zakończeniem okresu trwałości). 4. Wizyta na miejscu realizacji projektu dotyczy: a) w przypadku audytu projektu inwestycyjnego sprawdzenie czy zrealizowana inwestycja jest zgodna z wnioskiem i umową o dofinansowanie, dokumentacją powykonawczą, protokołami odbioru robót, protokołami odbioru zakupionego sprzętu, b) w przypadku audytu projektu o charakterze niematerialnym sprawdzenie zgodności realizacji działań z wnioskiem i umową o dofinansowanie, c) potwierdzenia prawidłowości prowadzenia działań promocyjnych i informacyjnych. 5. Audyt zgodności prowadzenia i archiwizowania dokumentacji dotyczy: a) sprawdzenia czy wprowadzono mechanizmy zapewniające właściwy obieg i sposób archiwizowania wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektu, b) sprawdzenia czy wprowadzone mechanizmy (w postaci wewnętrznych regulacji) są zgodne z wnioskiem i umową o dofinansowanie. 6. Audyt zgodności projektu z politykami wspólnotowymi dotyczy: a) polityki równości szans i niedyskryminacji, b) polityki społeczeństwa informacyjnego (w tym rozwój nowoczesnych technologii informacyjnych i komunikacyjnych), 7. Audyt w zakresie zasad informacji i promocji obejmuje: a) potwierdzenie wywiązania się przez Beneficjenta z obowiązku prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.21.20.00 - Usługi audytu .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: tak, projekt/program: Zamówienie realizowane w ramach programu Akademia EMC - laboratorium pamięci masowych realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury 2007-2013 (umowa z dnia 30.11.2010 r. nr UDA RPWM.07.02.02-28-004/11)..

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 12.12.2011.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 4.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Techmar - Audyt Sp. z o.o., ul. Metalowa 3, 10-603 Olsztyn, kraj/woj. warmińsko-mazurskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 5000,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 2521,50

• Oferta z najniższą ceną: 2521,50 / Oferta z najwyższą ceną: 4551,00

• Waluta: PLN.