Kraków: Postępowanie o zamówienie publiczne w trybie przetargu nieograniczonego poniżej 207 000 euro na wybór ekspertów świadczących usługi w zakresie przeprowadzenia warsztatów i doradztwa dot. wdrażania Wspólnej Metody Oceny 2013 (Common Assessment Framework 2013 - CAF) w projekcie Systemowe wsparcie procesów zarządzania w JST.
Numer ogłoszenia: 276468 - 2015; data zamieszczenia: 16.10.2015
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 99424 - 2015r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Małopolska Szkoła Administracji Publicznej - Uniwersytet Ekonomiczny w Krakowie, ul. Rakowicka 27, 31-510 Kraków, woj. małopolskie, tel. 12 293 75 60, faks 12 293 75 59.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Uczelnia publiczna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Postępowanie o zamówienie publiczne w trybie przetargu nieograniczonego poniżej 207 000 euro na wybór ekspertów świadczących usługi w zakresie przeprowadzenia warsztatów i doradztwa dot. wdrażania Wspólnej Metody Oceny 2013 (Common Assessment Framework 2013 - CAF) w projekcie Systemowe wsparcie procesów zarządzania w JST..

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest realizacja przez ekspertów Wykonawcy warsztatów i doradztwa w zakresie wdrażania Wspólnej Metody Oceny 2013 (Common Assessment Framework 2013 - CAF) w projekcie Systemowe wsparcie procesów zarządzania w JST. Przedmiot zamówienia obejmuje wsparcie dla jednostek samorządowych - gmin i powiatów (JST) w zakresie organizacji i przeprowadzenia analizy urzędu według Wspólnej Metody Oceny 2013 (Common Assessment Framework 2013 - CAF) w szczególności poprzez postępowanie zgodne z Krokami 1-9 doskonalenia organizacji w ramach procesu samooceny CAF: a) w ramach Kroku 1: pomoc doradcza dla JST w zakresie podjęcia decyzji o sposobie organizacji i zaplanowania samooceny, w tym: a1) zapewnieniu udziału kierownictwa JST w rozpoczęcie procesu a2) określenia ramowego planu procesu samooceny oraz celów samooceny a3) wyznaczenia lidera procesu samooceny - Koordynatora ds. CAF a4) określenie sposobu oceny punktowej podczas samooceny a5) zapewnienia odpowiednich zasobów potrzebnych do przeprowadzenia samooceny Działania zawarte w pkt. a) powyżej powinny zostać zawarte w odpowiedniej regulacji wewnętrznej - np. zarządzenia opublikowanego przez Kierownika Urzędu lub Sekretarza JST. b) w ramach Kroku 2: pomoc doradcza dla JST w zakresie upowszechnienia informacji o projekcie samooceny, w tym: b1) stworzenia planu komunikacji - zawierającego cel, oczekiwane korzyści i i działania w ramach samooceny (w formie np. odpowiedniej regulacji wewnętrznej - patrz pkt.a5) powyżej) b2) wprowadzenia w życie planu komunikacji w JST b3) zapewnienia informacji o przebiegu samooceny wszystkim odpowiednim zainteresowanym stronom (w tym kierownictwu JST i pracownikom) c) w ramach Kroku 3: pomoc doradcza dla JST w zakresie utworzenia grup samooceny, w tym: c1) opracowania kryteriów utworzenia grup/y i zdecydowania o liczbie grup samooceny oraz ich organizacji (liczba osób w grupie, podział zadań) c2) podjęcia umotywowanej decyzji o udziale/braku udziału kierowników komórek organizacyjnych i członków kierownictwa JST w grupie samooceny c3) wyboru uczestników grup/y samooceny na podstawie szczegółowych kryteriów (jak np. wiedza o organizacji, umiejętności interpersonalne, reprezentatywność). d) w ramach Kroku 4: zorganizowanie i przeprowadzenia szkolenia dla grupy samooceny (oraz ew. innych pracowników i przedstawicieli Kierownictwa JST), w tym: d1) organizacja działań informacyjnych i/lub szkoleniowych dla kierownictwa JST i kierowników komórek organizacyjnych wspierających ich udział i zaangażowanie w procesie samooceny d2) przygotowanie planu działań szkoleniowych dla grupy samooceny d3) przeprowadzenia szkolenia dla (co najmniej) grupy samooceny e) w ramach Kroku 5: przygotowanie i przeprowadzenie warsztatów samooceny CAF. w tym: e1) pomoc i doradztwo w zakresie zebrania przez grupy samooceny odpowiednich dowodów (dokumentów i informacji) w zakresie wszystkich obszarów Modelu CAF, kluczowych procesów i wyników organizacji. e2) przekazanie grupom samooceny odpowiednich zaleceń i instrukcji w zakresie uwzględnienia indywidualnego wkładu wszystkich członków grup w ocenę podkryteriów i wskazania mocnych stron oraz obszarów doskonalenia, a także sprawdzenie czy takie zalecenia zostały wykonane i ew. podjęcie odpowiednich działań korygujących. e3) zapewnienie odpowiedniego przygotowania spotkania konsensusowego (warsztatów samooceny) - w tym zebrania indywidualnych ocen i dowodów przez koordynatora CAF w JST e4) prowadzenie spotkania konsensusowego i zapewnienie pełnego procesu konsensusu we wszystkich podkryteriach, w zakresie punktacji, mocnych stron i obszarów doskonalenia - wynikających z zebranych wcześniej dostosowanych do specyficznych uwarunkowań danej JST i urzędu. Punktacja dla poszczególnych podkryteriów powinna odzwierciedlać zakres i zawartość merytoryczną zebranych dowodów oraz wynikać z listy i zakresu obszarowego mocnych stron i obszarów doskonalenia. f) w ramach Kroku 6: wsparcie doradcze w zakresie sporządzenia sprawozdania końcowego z samooceny, w tym: f1) przekazanie Koordynatorowi CAF informacji o wymaganiach formalnych i merytorycznych związanych ze sprawozdaniem. f2) pomoc w opracowaniu sprawozdania zawierającego w ramach każdego podkryterium Modelu CAF mocne strony, obszary doskonalenia oraz punktację. f3) ustalenie z Koordynatorem CAF metody i terminu przedstawienia sprawozdania końcowego kierownictwu urzędu. f4) ustalenie z Koordynatorem CAF sposobu poinformowania wszystkich pracowników Urzędu o głównych wynikach samooceny. g) w ramach Kroku 7: przygotowanie i przeprowadzenie warsztatów mających na celu opracowanie planu doskonalenia, w tym: g1) przeprowadzenie analizy propozycji działań doskonalących na podstawie wyników samooceny g2) określenie - wspólnie z Koordynatorem i wyznaczoną grupą pracowników Urzędu/grupą samooceny priorytetów działań doskonalących w oparciu o zdefiniowane i spójne kryteria priorytetyzacji. g3) ustalenie podczas warsztatów przykładowego harmonogramu oraz metod pomiarów wyników jednego z działań usprawniających - zapisanych w formie karty projektu doskonalącego g4) przekazanie Koordynatorowi CAF odpowiednich wskazówek co do przygotowania odpowiednich kart projektów doskonalących po zatwierdzeniu ich do realizacji przez Kierownictwo urzędu. g5) ustalenie z Koordynatorem CAF (oraz ew. innymi przedstawicielami Urzędu) metody koordynacji planu działań doskonalących z innymi planami strategicznymi organizacji (jeżeli występują). g6) przekazanie Koordynatorowi CAF informacji o wymaganiach formalnych i merytorycznych związanych z planem doskonalenia. h) w ramach Kroku 8: wsparcie doradcze w zakresie upowszechnienia w urzędzie informacji planie doskonalenia, w tym: h1) pomoc Koordynatorowi CAF w opracowaniu planu komunikacji - na podstawie przykładowego wzoru i w dostosowaniu do specyfiki danego urzędu i stosowanych w nim narzędzi komunikacji wewnętrznej. h2) omówienie z Koordynatorem CAF sposobu wdrożenia planu komunikacji - z uwzględnieniem informowania różnych zainteresowanych stron (pracowników, kierownictwo, radnych, itp.) o postępach i wynikach planu doskonalenia. i) w ramach Kroku 9: wsparcie doradcze w zakresie realizacji przez urząd planu doskonalenia, w tym: i1) przekazanie Koordynatorowi CAF oraz członkom zespołu/przyszłym właścicielom działań doskonalących zasad oraz dobrych praktyk w zakresie wdrażania planu, udziału pracowników w procesie wdrażania, metod monitorowania i oceny planu we wszystkich fazach jego realizacji. j) pomoc doradcza dla JST w zakresie rejestracji wyników samooceny CAF w bazie danych EIPA , w tym: j1) przekazanie Koordynatorowi ds. informacji o procedurze rejestracji i pomoc w wypadku wystąpienia ew. problemów z rejestracją j2) uzyskanie odpowiednich danych rejestracyjnych. k) przygotowanie i przeprowadzenie szkolenia w JST o charakterze warsztatowym mającego na celu przygotowanie Kierownictwa urzędu, Koordynatora CAF oraz wybranych członków grupy samooceny i właścicieli działań doskonalących do wymagań formalnych, dokumentacyjnych i merytorycznych związanych z procedurą Poświadczenia Jakości Zastosowania (PJZ) CAF. Ze względu na to, że w ramach projektu Systemowe wsparcie procesów zarządzania w JST przewidziane jest wystąpienie JST o Poświadczenie Jakości Zastosowania CAF, Wykonawca w czasie warsztatów i doradztwa zobowiązany będzie stosować zasady procesu samooceny i planowania działań doskonalących zawarte w broszurze CAF External Feedback (wersja ze stycznia 2013 roku - dostępna na stronie: http://www.eipa.eu/en/pages/show/&tid=136. Łącznie w ramach realizacji zapisów liter od a do k Wykonawca będzie świadczył co najmniej 16 godzin zegarowych wsparcia doradczego dla każdego JST w siedzibie JST - w tym działania zawarte w pkt. d3 (szkolenie wstępne), e4 (warsztaty samooceny), g1-3 (warsztaty planowania działań doskonalących) oraz k (szkolenia na temat PJZ CAF). Bezpośrednie wsparcie doradcze wymienione powyżej powinno zostać zrealizowane przez Wykonawcę w postaci co najmniej 2 (dwóch) wizyt ekspertów Wykonawcy w JST - z czego wizyta pierwsza (w wymiarze co najmniej 4 godzin zegarowych) powinna zostać przeznaczona na omówienie szczegółów projektu z Koordynatorem CAF oraz szkolenia wstępne dla zespołu samooceny, a wizyta druga (o wymiarze co najmniej 12 godzin zegarowych w ciągu 2 następujących bezpośrednio po sobie dni roboczych) powinna zostać przeznaczona na warsztaty samooceny i planowania działań doskonalących oraz szkolenie w zakresie wymagań PJZ CAF. Pozostałe zadania zawarte w literach od a do k powyżej będą świadczone przez Wykonawcę w wymiarze co najmniej 8 godzin zegarowych wsparcia doradczego dla każdego JST za pomocą środków komunikacji na odległość (kontakt telefoniczny, kontakt mailowy, komunikatory internetowe). Wykonawca będzie zobowiązany po zakończeniu wykonania przedmiotu zamówienia do przedłożenia Zamawiającemu: 1. Potwierdzenia udzielenia wsparcia doradczego dla JST, 2. Poświadczenia wykonania doradztwa na rzecz urzędu gminy/starostwa powiatowego - ze specyfikacją ilości godzin zegarowych przeznaczonych na wizyty w JST oraz potwierdzeniem Koordynatora CAF, że wszystkie punkty wsparcia doradczego zawarte w literach a do k zostały właściwie wykonane 3. Kopii list obecności dla działań w ramach realizacji zapisów liter d, g i k, 4. Raportu z samooceny CAF, 5. Planu doskonalenia (z załączonymi kartami działań doskonalących) 6. Potwierdzenia rejestracji wyników samooceny JST w bazie EIPA Zamawiający przekaże Wykonawcy wzory materiałów szkoleniowych, formularze samooceny, formaty sprawozdania z wyników samooceny i planu doskonalenia. Wprowadzenie do ww materiałów przez Wykonawcę zmian wymaga pisemnej zgody Zamawiającego. Zmiany w innych materiałach przekazanych Wykonawcy mogą być dokonywane przez Wykonawcę jeżeli wynika to z dostosowania do innych wzorów lub formatów wykorzystywanych dotychczas przez JST pod warunkiem, że zawartość formalna i merytoryczna tych materiałów jest zgodna z wymaganiami zawartymi w literach a do k powyżej. Wszystkie materiały szkoleniowe, formularze samooceny, formaty sprawozdania z wyników samooceny i planu doskonalenia oznaczone zostaną oznaczone wg obowiązujących wytyczne w zakresie informacji i promocji w PO KL. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca powieli i przekaże wszystkim uczestnikom szkolenia w ramach realizacji litery d3 (krok 4 - szkolenie wstępne CAF) oraz uczestnikom szkolenia w ramach litery k (przygotowanie do przeprowadzenia procedury PJZ CAF) materiały szkoleniowe obejmujące co najmniej materiały wg wzoru przekazanego przez Zamawiającego. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia wszystkie dokumenty, materiały i produkty powinny być sporządzone w języku polskim. Realizacja przedmiotu zamówienia nastąpi w następujących urzędach jednostek samorządu terytorialnego: 1. Urząd Miejski w Libiążu 2. Urząd Miejski w Wałbrzychu 3. Urząd Miasta Tarnów 4. Urząd Miasta Piotrków Trybunalski 5. Urząd Miasta Piława Górna 6. Urząd Gminy Latowicz 7. Urząd Gminy Jasieniec 8. Starostwo Pow. w Skarżysku Kamiennej 9. Starostwo Powiatowe w Pińczowie 10. Starostwo Powiatowe w Dzierżoniowie 11. Starostwo Powiatowe w Legionowie 12. Starostwo Powiatowe w Nowej Soli 13. Urząd Gminy Kobylnica 14. Urząd Gminy Kościelec 15. Urząd Gminy Ksawerów 16. Urząd Gminy Sękowa 17. Urząd Gminy w Łęczycy 18. Urząd Miasta i Gminy w Bogatyni 19. Urząd Gminy Chełmiec 20. Urząd Miasta i Gminy w Zagórzu 21. Urząd Miasta Rejowiec Fabryczny 22. Urząd Miejski w Brzegu Dolnym 23. Urząd Miejski w Byczynie 24. Urząd Miasta Braniewa 25. Starostwo Powiatowe w Ostrowi Mazowieckiej 26. Urząd Gminy w Osjakowie 27. Urząd Miejski w Zabłudowie 28. Urząd Gminy w Opatówku 29. Urząd Miejski w Grodzisku Wielkopolskim 30. Urząd Miasta i Gminy w Kolonowskiem 31. Starostwo Powiatowe Bielsko Biała 32. Starostwo Powiatowe Lębork 33. Starostwo Powiatowe Przasnysz 34. Starostwo Powiatowe Świecie 35. Starostwo Powiatowe Wyszków 36. Urząd Gminy Brodnica 37. Urząd Gminy Brudzew 38. Urząd Gminy Dynów 39. Urząd Gminy Gołcza 40. Urząd Gminy Rybczewice 41. Urząd Gminy Sorkwity 42. Urząd Gminy Świerklaniec 43. Urząd Gminy Tryńcza 44. Urząd Gminy Klembów 45. Urząd Gminy Rozprza 46. Urząd Gminy Żyraków 47. Urząd Gminy Wiślica 48. Urząd Gminy Grabów nad Prosną 49. Urząd Miasta Milanówek 50. Urząd Miasta Ostrów Mazowiecka 51. Urząd Miasta Strzyżów Szczegółowe informacje dot. przedmiotu zamówienia znajdują się w SIWZ..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 73.22.00.00 - Usługi doradcze w zakresie rozwoju .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: tak, projekt/program: Projekt Systemowe wsparcie procesów zarządzania w JST jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 14.07.2015.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 3.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia: 1. WYG PSDB Sp. z o.o., ul. Bitwy Warszawskiej 1920 r., 02-366 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.
• Wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia: 2. QBASE Doradcy Sławomir Wysocki, ul. Kasprowicza 1c, 05-075 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 280500,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 210090,00

• Oferta z najniższą ceną: 210090,00 / Oferta z najwyższą ceną: 339900,00

• Waluta: PLN .