Zielona Góra: Organizacja targów
Numer ogłoszenia: 255912 - 2007; data zamieszczenia: 20.12.2007
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Organizacja Pracodawców Ziemi Lubuskiej, ul. Bohaterów Westerplatte 23, 65-078 Zielona Góra, woj. lubuskie, tel. 068 3271881, fax 068 3271881.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.opzl.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: stowarzyszenie pracodawców.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OPIS

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Organizacja targów.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest usługa organizacji i przeprowadzenia VII Targów Turystycznych w terminie: 28-30.03.2008 r. Godziny otwarcia targów dla publiczności: 10.00-17.00. Miejsce targów: Wojewódzki Ośrodek Sportu i Rekreacji (WOSiR) w Drzonkowie koło Zielonej Góry. Planowana ilość firm i samorządów biorących udział w targach - 80 podmiotów, w tym: o 30 jednostek samorządowych, w tym pięć samorządów niemieckich z Euroregionu Szprewa-Nysa-Bóbr, o 50 firm, w tymi pięć firm niemieckich. Przedmiot zamówienia obejmuje: a) Rekrutację uczestników: Wykonawca samodzielnie przeprowadzi rekrutację uczestników targów z terenu Województwa Lubuskiego i przygranicznych obszarów Brandenburgii. Sposoby rekrutacji: - wysłanie oferty targowej do wszystkich jednostek samorządu terytorialnego z terenu województwa lubuskiego. - wysłanie oferty targowej do wszystkich firm z branż wymienionych w pkt. 3, zrzeszonych w Organizacji Pracodawców Ziemi Lubuskiej; - wysłanie oferty targowej do Izby Przemysłowo-Handlowej w Cottbus; - wysłanie oferty targowej do wszystkich Jednostek samorządu terytorialnego z terenu województwa lubuskiego. - wysłanie oferty targowej do niemieckiego stowarzyszenia gmin Euroregion Spree-Neisse-Bober. Grupa docelowa, spośród której należy rekrutować uczestników targów, to: 1) samorządy, 2) dostawcy usług w sektorze turystyki w tym: ośrodki agroturystyczne, ośrodki turystyczne, biura podróży, baza hotelowa, 3) wytwórcy produktów regionalnych i lokalnych, 4) producenci i sprzedawcy sprzętu sportowego i turystycznego, 5) dostawcy innych usług związanych ze sportem, rekreacją i turystyką. b) Biuro targów - Wykonawca zobowiązany będzie prowadzić Biuro targów w centrum Zielonej Góry (w PIERWSZEJ Strefie miasta) w okresie od podpisania umowy do czasu rozliczenia projektu, które winno nastąpić w ciągu 30 dni od zakończenia targów. Zgodnie z uchwałą nr 765/2000 Zarządu Miasta Zielona Góra, miasto zostało podzielone na strefy ze względu na wysokość stawek czynszu w komunalnych lokalach użytkowych, Informacja o granicach Strefy I: Strefa I jest ograniczona ulicami: Stanisława Moniuszki, Mikołaja Reja, Przy Gazowni, Kupiecka, Fryderyka Chopina, Ułańska, Aleja Niepodległości, Bankowa, Plac Marszałka Józefa Piłsudskiego, Podgórna, Wrocławska, Aleja Konstytucji 3 Maja. c) Lokalizacja targów i przygotowanie obiektów Targi mają być zorganizowane w WOSiR w Drzonkowie, z wykorzystaniem następujących obiektów ośrodka: - hala targowa (hala D), - hala sportowa (hala A), - sala konferencyjna - (Domek Klubowy) WOSiR, - tereny zewnętrzne - w miarę zapotrzebowania. Wykonanie zabudowy stoisk dla 80 wystawców wraz z dekoracją obiektu: - hala D - 1500m², - hala A - 600m². Oczekiwany standard zabudowy - zabudowa w systemie oktanorma z podstawowym wyposażeniem dla standardowego stoiska o pow. 12 m², tzn.: - wykładzina dywanowa, - zaplecze z kotarą, - oświetlenie (1 punkt świetlny), - zasilanie w energię elektryczną ( 2 gniazda 230V), - stół, - 2 krzesła. d) Oprawa plastyczna Wyklejenie fryzów na wszystkich stoiskach z nazwą i logo wystawcy. Wszystkie obiekty targowe WOSiR będą właściwie i czytelnie oznakowane. Na terenie miasta Zielona Góra i w okolicy, na drogach dojazdowych do Drzonkowa należy umieścić tablice kierunkowe umożliwiające łatwy dojazd na targi. Należy przygotować banery reklamowe 5 szt., i rozmieścić na terenie miasta Zielona Góra. Należy przygotować plakaty format B-0 500 szt., które winny być rozwieszone na terenie Województwa Lubuskiego (Zielona Góra, Gorzów, miasta powiatowe i siedziby władz gminnych). e) Działania promocyjne 1. Przygotowanie promocji wizualnej 1) Dla wszystkich elementów promocji wizualnej Wykonawca we własnym zakresie wykona projekty, uzgodni z Zamawiającym i otrzyma od właściwych instytucji wymagane zezwolenia, zgody i licencje na ich rozklejenie, postawienie bądź rozwieszenie. 2) Wykonawca zobowiązany jest do: a) przygotowania projektu i druku plakatów B-0 (pełny kolor, gramatura 115g/m²) - 500 szt., b) rozklejenia plakatów na terenie: miasta Zielona Góra - 150 szt., Województwa Lubuskiego - 300szt., WOSiR Drzonków i okolice - 50szt., c) usunięcia wszystkich plakatów po zakończeniu Targów, d) wykonania banerów reklamowych(materiał plandekowy 650g/m², kolor) - 5 szt. x 8m² (1m x 8 m), e) wydzierżawienia miejsca na banery - 5 szt., f) rozwieszenie i likwidacji banerów - 5 szt., g) wykonania znaków kierunkowych, dojazdowych do Drzonkowa - 30 szt. (w formie tablic kierunkowych o wymiarach min.: 40cm x 60cm), h) zamontowania znaków kierunkowych na słupach i ich usunięcia po zakończeniu Targów - 30 szt., f) Promocja medialna Wykonawca we własnym zakresie zorganizuje i przeprowadzi medialną akcję promocyjną w następującym zakresie: 1) Prasa a) Gazeta Lubuska - wydanie wkładki dwujęzycznej i insertowanie do Gazety Lubuskiej - wkładka katalog, objętość 36 stron A4, min.28 stron kolorowych, papier - min.80g/m², ilość: 50 000 egzemplarzy - reklama - cztery ogłoszenia o wielkości: 4 standardowe moduły reklamowe b) Gazeta Wyborcza - reklama - cztery ogłoszenia o wielkości: 4 standardowe moduły reklamowe c) Codzienna gazeta niemiecka - Lausitzer Rundschau. - reklama - cztery ogłoszenia o wielkości: 4 standardowe moduły reklamowe d) 2 periodyki turystyczne - polskie - w każdym należy opublikować reklamę o wielkości ½ strony Formatu A4. 2) Radio a) Przygotowanie reklamy w języku polskim (spot reklamowy min. 20 s.). b) Przygotowanie reklamy w języku niemieckim (spot reklamowy min. 20 s.). c) Reklamy mają się ukazać w: - Radio Zachód, - Radio Zielona Góra, - Radio lokalne niemieckie (region Szprewa-Nysa-Bóbr), - Radio RMF-FM. d) W każdej rozgłośni 50 emisji reklamy targów pomiędzy godz. 7.00 i 18.00. 3) Telewizja a) Przygotowanie reklamy w języku polskim (spot reklamowy min. 20 s.). b) Reklamy mają się ukazać w następujących stacjach pomiędzy godz. 7.00-18:00. - TVP 3 - 30 emisji spotu reklamowego, - POLSAT lub TVN - 20 emisji spotu reklamowego. 4) Spotkanie promocyjne wszystkich uczestników - 150 osób a) Spotkanie promocyjne odbędzie się w dniu 29 marca 2008 r. w Drzonkowie. Czas trwania spotkania: godz. 20.00-24.00 b) Program ramowy spotkania: - Uroczyste otwarcie i wręczenie nagród w konkursach ogłoszonych przez organizatorów, - Poczęstunek, - Czas przeznaczony na rozmowy integracyjne i biznesowe. c) Poczęstunek dla uczestników i gości należy przygotować w postaci stołu szwedzkiego oferującego: - ciepłe dania - min. 3 rodzaje potraw, - zimne zakąski - min. 7 rodzajów, - owoce, - napoje ciepłe - kawa i herbata, - dodatki, - napoje zimne - woda mineralna, soki owocowe, napoje gazowane, - ciasta i desery - min. 3 rodzaje. 3. Wszelkie działania promocyjne z uwagi na dofinansowanie Targów ze środków Inicjatywy Wspólnotowej Interreg IIIA muszą być prowadzone zgodnie ze szczegółowymi wytycznymi tego programu. g) Świadczenia dla uczestników 1. W ramach projektu zostaną przez Wykonawcę przygotowane noclegi i wyżywienie oraz zapewnieni tłumacze (2 osoby) dla wystawców z Niemiec (30 osób). 2. W ramach projektu przewiduje się wyżywienie dla wystawców polskich oraz zapewnienie noclegów dla tych spośród polskich wystawców, którzy będą potrzebować takiej usługi. Szacuje się, że będzie to 75 osób. 3. Tłumacze: minimum dwie osoby wykonujące swą pracę nie krócej niż 20 godzin w czasie każdego z trzech dni trwania imprez targowych. 4. Noclegi należy zorganizować na terenie ośrodka WOSiR w Drzonkowie uwzględniając następujące wymagania: 1) noclegi dla gości z Niemiec: po trzy noclegi w pokojach najwyżej 3 osobowych (dla 30 osób), 2) noclegi dla wystawców polskich: po trzy noclegi w pokojach najwyżej 3 osobowych (dla 75 osób). 5. Wyżywienie ma uwzględniać: 1) wyżywienie całodniowe (śniadanie, obiad dwudaniowy, kolacja) dla gości niemieckich: dla 30 osób w ciągu trzech dni, , 2) wyżywienie dla wystawców polskich: dla 140 osób w ciągu trzech dni, w tym: a) 75 osób - wyżywienie całodniowe (śniadanie, obiad dwudaniowy, kolacja), b) 65 osób - tylko obiad dwudaniowy. 6. W trakcie targów, na terenie WOSiR w Drzonkowie (w jednej z hal targowych), Wykonawca zobowiązany jest prowadzić Biuro Recepcyjne Targów, z zastrzeżeniem, że personel w tym biurze będzie liczył nie mniej niż 5 osób. 7. Na terenie Targów (w jednej z hal targowych) Wykonawca zorganizuje właściwe warunki do pracy komisji konkursowej oceniającej stoiska i wyroby regionalne. Wykonawca zapewni: 1) pomieszczenie, 2) materiały biurowe, 3) komputer z drukarką (oprogramowanie: Word i Excel). h) Zabezpieczenie oraz ochrona targów Wykonawca zapewni bezpieczeństwo i ochronę uczestników targów, zwiedzających oraz mienia znajdującego się na stoiskach.

II.1.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): Oryginalny kod CPV: 74.86.00.00 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów Kod CPV wg słownika 2008: 79.95.00.00 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów .

II.1.5) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: Nie.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: data zakończenia: 30.03.2008.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WARUNKI DOTYCZĄCE ZAMÓWIENIA

• Informacja na temat wadium: 1. Wykonawca jest zobowiązany wraz ze złożeniem oferty do wniesienia Wadium w wysokości: 8000.00 PLN (słownie: osiem tysięcy złotych 00 groszy). 2. Wadium można wnieść w jednej z niżej wymienionych form: a) w pieniądzu, b) w poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym, c) gwarancjach bankowych, d) gwarancjach ubezpieczeniowych, e) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz.U. Nr 109/2000, poz. 1158, z p. zm.). 3. Wadium wnoszone w formie pieniężnej należy wpłacić przelewem bankowym na rachunek Zamawiającego: Bank Zachodni WBK SA, nr rach.: 16 1090 1636 0000 0000 6209 4140 z dopiskiem: (Wadium w przetargu na usługę organizacji i przeprowadzenia VII Targów Turystycznych, nr sprawy: ZP/1/2007). Wadium musi znaleźć się na koncie Zamawiającego przed terminem składania ofert. 4. Wadium wniesione w innej formie niż pieniężna należy w oryginale dołączyć do oferty. W treści dokumentu musi się znajdować nieodwołalne i bezwarunkowe zobowiązanie wypłaty na rzecz Zamawiającego kwoty wadium w przypadkach określonych Ustawą. 5. Wykonawca, który złożył ofertę niezabezpieczoną akceptowalną formą wadium zostanie wykluczony, na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 4 Ustawy. 6. Wadium wniesione w formie pieniężnej zostanie zwrócone zgodnie z art. 46 ust. 4 Ustawy. 7. Zamawiający dokona niezwłocznie zwrotu wadium jeżeli: a) upłynie termin związania ofertą, b) zostanie zawarta umowa w sprawie zamówienia publicznego i wniesione zostanie zabezpieczenie należytego wykonania umowy), c) unieważni postępowanie o udzielenie zamówienia, a protesty zostaną ostatecznie rozstrzygnięte lub upłynie termin do ich wnoszenia, 8. Wykonawca traci wadium jeżeli: a) odmówi podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie, b) nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, c) zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stanie się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy..

III.2) WARUNKI UDZIAŁU

• Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków: Warunki udziału w postępowaniu 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1i 2 ustawy oraz spełniają warunki udziału w postępowaniu określone w art. 22 ust. 1 ustawy i w niniejszej Specyfikacji; 2. Wykonawcy muszą wykazać się udokumentowanym doświadczeniem - do przetargu mogą przystępować Wykonawcy, którzy w okresie ostatnich 3 lat przed dniem wszczęcia niniejszego postępowania (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, to w tym okresie) samodzielnie zorganizowali nie mniej niż 5 imprez targowych, dla nie mniej niż 25 wystawców każda. Minimum dwie spośród tych imprez winny być finansowane lub współfinansowane ze środków UE. Fakty te należy udokumentować wykazem wykonanych usług (na załączniku nr 5 do SIWZ) i dokumentami potwierdzającymi ich należyte wykonanie. W przypadku targów organizowanych przez przedsiębiorcę na własny rachunek należy załączyć minimum listę uczestniczących firm z danymi teleadresowymi umożliwiającymi weryfikację informacji. 3. Wykonawca musi posiadać polisę lub inny dokument potwierdzający, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej na kwotę minimum 50000.00 zł. W przypadku ubiegania się o udzielenie zamówienia przez podmioty występujące wspólnie warunki określone w pkt 2 i 3, mogą być spełnione łącznie przez te podmioty.
• Informacja o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1. Wypełniony Formularz oferty stanowiący załącznik nr 2 do niniejszej Specyfikacji; 2. Dowód wniesienia wadium. 3. O ile prawo do podpisania oferty nie wynika z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą należy dołączyć do oferty stosowne pełnomocnictwo. 4. Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; 5. Wypełnione Oświadczenie Wykonawcy, że nie podlega wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust.1 i 2 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz spełnia warunki określone w art. 22 ust. 1 ustawy i w niniejszej Specyfikacji - stanowiące załącznik nr 3 do niniejszej Specyfikacji, 6. Aktualne informacje z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust.1 pkt 4-8 ustawy, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 7. Aktualna informacja z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust.1 pkt 9 ustawy, wystawiona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 8. Polisa lub inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej - potwierdzająca spełnianie warunku określonego w pkt III niniejszej Specyfikacji. 9. Wypełniony wykaz wykonanych usług: Doświadczenie Wykonawcy (załącznik nr 5 Specyfikacji) - potwierdzający spełnianie warunku określonego w pkt III niniejszej Specyfikacji. 10. Dokumenty potwierdzające, że usługi, które Wykonawca wpisze w załączniku nr 5 - Doświadczenie Wykonawcy, zostały wykonane należycie. UWAGA!!! a) Jeśli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa w §1 ust. 1 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 roku w sprawie dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U nr 87 poz. 605) - jeśli Zamawiający żąda powyżej któregoś z tych dokumentów - może złożyć odpowiednio dokumenty, o których mowa w §2 tego Rozporządzenia. b) Jeśli Zamawiający żąda dokumentów, o których mowa w §3 ust. 1 pkt 2-4 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006r. w sprawie rodzajów dokumentów jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U 87/2006, poz.605) Wykonawca może złożyć zamiast nich zaświadczenia, o których mowa odpowiednio w §3 ust. 2 i 3 tegoż rozporządzenia. c) W przypadku gdy ofertę składa wspólnie kilku Wykonawców, wszyscy Wykonawcy muszą być uprawnieni do przystąpienia do realizacji umowy - wszystkie wymagane dokumenty i oświadczenia muszą być złożone przez każdego z tych Wykonawców (chyba, że dotyczą warunków, które mogą być spełnione łącznie przez te podmioty).

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: cena oraz dodatkowe kryteria i ich znaczenie:

• 1. Cena - 60
• 2. Wprowadzenie dodatkowych sposobów rekrutacji uczestników Targów - 20
• 3. Wprowadzenie dodatkowych sposobów promocji Targów - 20

IV.2.2) Wykorzystana będzie aukcja elektroniczna: Nie.

IV.3) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.3.1) Adres strony internetowej, na której dostępna jest specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.opzl.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Organizacja Pracodawców Ziemi Lubuskiej ul. Bohaterów Westerplatte 23, pokój 114 65-078 Zielona Góra.

IV.3.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 28.12.2007 godzina 12:00, miejsce: Organizacja Pracodawców Ziemi Lubuskiej ul. Bohaterów Westerplatte 23, pokój 114 65-078 Zielona Góra.

IV.3.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.3.6) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej - program Inicjatywy Wspólnotowej Interreg III A Polska (Województwo Lubuskie), Kraj Związkowy Brandenburgia.