Poznań: Przeprowadzenie badania ewaluacyjnego pt. Ocena systemu zarządzania i wdrażania komponentu regionalnego PO KL.
Numer ogłoszenia: 222145 - 2008; data zamieszczenia: 17.09.2008
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: Tak, numer ogłoszenia w BZP: 190333 - 2008r.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu, ul. Kościelna 37, Poznań, woj. wielkopolskie, tel. 061 8463819, fax 061 8463820.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OPIS

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Przeprowadzenie badania ewaluacyjnego pt. Ocena systemu zarządzania i wdrażania komponentu regionalnego PO KL..

II.1.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest wyłonienie Wykonawcy w zakresie przeprowadzenia badania ewaluacyjnego pt.: Ocena systemu zarządzania i wdrażania komponentu regionalnego PO KL. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia. a. Wstęp Program Operacyjny Kapitał Ludzki stanowi odpowiedź na wyzwania, jakie przed państwami członkowskimi UE, w tym również Polską, stawia odnowiona Strategia Lizbońska. Do wyzwań tych należą: uczynienie z Europy bardziej atrakcyjnego miejsca do lokowania inwestycji i podejmowania pracy, rozwijanie wiedzy i innowacji oraz tworzenie większej liczby trwałych miejsc pracy. Zgodnie z założeniami Strategii Lizbońskiej oraz celami polityki spójności krajów unijnych, rozwój kapitału ludzkiego i społecznego przyczynia się do pełniejszego wykorzystania zasobów pracy oraz wsparcia wzrostu konkurencyjności gospodarki. Dążąc do efektywnego rozwoju zasobów ludzkich, Program koncentruje wsparcie na następujących obszarach: zatrudnienie, edukacja, integracja społeczna, rozwój potencjału adaptacyjnego pracowników i przedsiębiorstw, a także na zagadnieniach związanych z rozwojem zasobów ludzkich na terenach wiejskich, budową sprawnej i skutecznej administracji publicznej wszystkich szczebli, wdrażaniem zasady dobrego rządzenia oraz promocją zdrowia zasobów pracy. Celem głównym Programu jest: umożliwienie pełnego wykorzystania potencjału zasobów ludzkich, poprzez wzrost zatrudnienia i potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw i ich pracowników, podniesienie poziomu wykształcenia społeczeństwa, zmniejszenie obszarów wykluczenia społecznego oraz wsparcie dla budowy struktur administracyjnych państwa. Program składa się z 10 Priorytetów, realizowanych zarówno na poziomie centralnym jak i regionalnym. W ramach komponentu centralnego środki zostaną przeznaczone przede wszystkim na wsparcie efektywności struktur i systemów instytucjonalnych, natomiast środki komponentu regionalnego zostaną przeznaczone na wsparcie dla osób i grup społecznych. W województwie wielkopolskim funkcję Instytucji Pośredniczącej pełni Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu. Priorytet VI (Rynek pracy otwarty dla wszystkich) obejmuje działania związane z aktywizacją zawodową osób bezrobotnych i biernych zawodowo. Pomoc kierowana jest m.in. do osób młodych, kobiet, osób starszych i niepełnosprawnych oraz osób długotrwale bezrobotnych. W ramach Priorytetu VI znajdują się działania prowadzące do zmniejszenia bezrobocia ukrytego, dotykającego najbardziej mieszkańców obszarów wiejskich. Pomoc skoncentrowana jest na podnoszeniu zdolności do zatrudnienia (m.in. poprzez doradztwo zawodowe i szkolenia), rozwoju przedsiębiorczości i szkoleniach oraz na podniesieniu jakości usług świadczonych przez instytucje rynku pracy. Priorytet VII (Promocja integracji społecznej) ma na celu ułatwienie dostępu do rynku pracy osobom zagrożonym wykluczeniem społecznym oraz rozwój instytucji ekonomii społecznej. Grupami docelowymi są osoby niepełnosprawne, długotrwale bezrobotne, imigranci, osoby opuszczające zakłady karne. Wsparcie przeznaczone jest na wyeliminowanie barier, jakie napotykają te grupy w dostępie do zatrudnienia, na tworzenie warunków sprzyjających zatrudnieniu oraz na podniesienie kwalifikacji kadr instytucji pomocy i integracji społecznej. W ramach Priorytetu VIII (Regionalne Kadry Gospodarki) wsparciem objęte są przedsiębiorstwa i pracownicy w nich zatrudnieni, którym zapewni się możliwość podnoszenia i aktualizacji umiejętności zawodowych. Ważnym elementem wsparcia jest także rozwój Regionalnych Strategii Innowacji oraz zapewnienie transferu wiedzy między przedsiębiorstwami a jednostkami naukowo-badawczymi. Priorytet IX (Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach) kładzie nacisk na dostęp do edukacji oraz wyrównanie szans edukacyjnych. Działania obejmują upowszechnienie edukacji przedszkolnej (głownie na obszarach wiejskich), programy rozwojowe szkół (np. dodatkowe zajęcia pozalekcyjne), dostosowanie wiedzy i umiejętności absolwentów do potrzeb lokalnego rynku pracy, rozwijanie szkolnictwa zawodowego, programy stypendialne, upowszechnienie kształcenia ustawicznego oraz rozwój kadr pedagogicznych i administracyjnych systemu oświaty. Program Operacyjny Kapitał Ludzki finansowany jest w 85% ze środków Unii Europejskiej (Europejskiego Funduszu Społecznego) oraz w 15% ze środków krajowych. Całość kwoty, jaką przewidziano na realizację Programu, wynosi prawie 11,5 mld euro, w tym wkład finansowy Europejskiego Funduszu Społecznego to ponad 9,7 mld euro. W Instytucji Pośredniczącej dla komponentu regionalnego PO KL w województwie wielkopolskim struktura organizacyjna jest ściśle związana ze specyfiką Programu Operacyjnego. Za efekty realizacji założeń komponentu regionalnego PO KL odpowiedzialny jest Wydział Funduszy Unii Europejskiej Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Poznaniu. Składa się on z Oddziału Koordynacji oraz Oddziałów dla Priorytetów (VI-IX), które zajmują się wdrażaniem poszczególnych obszarów wsparcia Europejskiego Funduszu Społecznego. b. Cele badania Dwa główne cele badania ewaluacyjnego to: Ocena systemu zarządzania i wdrażania komponentu regionalnego PO KL (w tym systemu monitorowania); Ocena Instytucji Pośredniczącej (WUP w Poznaniu) pod kątem przygotowania/ kompetencji kadry do wykonywania zadań związanych z zarządzaniem i wdrażaniem PO KL. Od wykonawcy oczekuje się uzyskania odpowiedzi na poniższe pytania ewaluacyjne: Czy możliwe są rozwiązania systemowe, które pozwoliłyby na zwiększenie skuteczności i efektywności systemu zarządzania i wdrażania? Które z problemów (takich jak: rotacja pracowników, poziom wynagrodzeń, biurokratyzacja, inne) występujących przy zarządzaniu i wdrażaniu Programu są najistotniejsze? Jakie są ich przyczyny oraz możliwości zapobiegania i rozwiązywania? W jakim stopniu obecny system szkoleniowy i motywacyjny w WUP odpowiada potrzebom pracowników WFUE i wpływa na efektywność ich pracy? W jaki sposób nabór nowych pracowników oraz fluktuacja stanu zatrudnienia pracowników WFUE i odpływ kadry zarządzającej wpływają na pracę IP? Jak oceniany jest przepływ informacji między kadrą zarządzającą a podległymi im pracownikami? W jakim stopniu kwalifikacje pracowników są adekwatne do zadań wynikających z wdrażania PO KL? Czy istnieją bariery proceduralne we wdrażaniu PO KL w regionie (tzw. wąskie gardła systemowe)? Jeżeli tak, to gdzie one występują i w jaki sposób można je zniwelować? Jak w badanym okresie kształtowała się dynamika wdrażania poszczególnych Priorytetów/Działań PO KL (pod kątem kontraktacji, wydatkowania, rozliczania projektów)? Czy występują opóźnienia we wdrażaniu komponentu regionalnego Programu, które zagrażają osiągnięciu założonych celów, wskaźników oraz terminowemu wykorzystaniu alokacji? Jakie są ich przyczyny i możliwości eliminacji? Czy system zarządzania i wdrażania komponentu regionalnego PO KL w województwie wielkopolskim jest spójny i czy aktualny podział strukturalno -organizacyjny WFUE WUP zapewnia skuteczne zarządzanie i wdrażanie PO KL? Czy zakres odpowiedzialności oraz podział zadań pomiędzy pracowników WFUE WUP jest przejrzysty i zapewnia sprawną realizację i zarządzanie Programem? Czy rzeczywisty poziom obciążenia pracą poszczególnych stanowisk jest zbyt wysoki/niski? Z czego wynikają różnice w poziomie obciążenia pracą poszczególnych stanowisk? Czy system przepływu informacji pomiędzy Oddziałami lub Referatami WFUE jest skuteczny, szybki i zrozumiały? Czy należałoby go usprawnić? W jakim stopniu jest on sformalizowany? Czy ścieżka służbowa determinująca obieg dokumentów wewnątrz instytucji zapewnia sprawne i efektywne działanie? Czy wewnętrzny system monitorowania generuje wystarczające dane umożliwiające skuteczne i szybkie reagowanie na pojawiające się problemy? Jaka jest jakość i przejrzystość danych generowanych z systemu? Czy procedury i uregulowania wewnętrzne (operacyjne) zapewniają sprawne i skuteczne monitorowanie komponentu regionalnego PO KL? W jaki sposób można zwiększyć ich efektywność? Czy występują procedury znacznie ułatwiające bądź utrudniające monitoring? Czy uregulowania wewnętrzne oraz poziom zatrudnienia zapewnia płynność przepływu środków finansowych pomiędzy Beneficjentem a Instytucją Pośredniczącą oraz między Instytucją Pośredniczącą a Instytucją Zarządzającą? Które czynniki (prawne, psychologiczne) związane z funkcjonowaniem Instytucji Pośredniczącej w największym stopniu wpływają na efektywność wdrażania PO KL? Czy środki z pomocy technicznej, przeznaczone na zaspokajanie potrzeb (m.in. potrzeb kadrowych, zasobów sprzętowych i lokalowych) pozwalają skutecznie i wystarczająco wspierać WFUE WUP w zarządzaniu i wdrażaniu PO KL? Jaki system informowania Beneficjentów oraz promowania PO KL posiada WUP, jako Instytucja Pośrednicząca? Czy jest to system skuteczny? W jaki sposób można usprawnić ocenę i nabór wniosków? Czy sposób punktacji oraz uzasadniania oceny wniosków o dofinansowanie pozwala na wybór projektów właściwej jakości? Czy informacje zawarte w Systemie Realizacji PO KL 2007-2013 oraz w instrukcjach, zarządzeniach, regulacjach i regulaminach wewnętrznych Instytucji Pośredniczącej, dotyczące oceny formalnej i merytorycznej wniosków, są przejrzyste oraz wystarczające dla prawidłowej oceny projektów przez pracowników WFUE WUP, w tym członków KOP? Czy założenia proceduralne oceny formalnej i merytorycznej wniosków beneficjenta o dofinansowanie projektu pozwalają na wybór projektów, zgodnych z celami Programu i strategiami regionalnymi? Czy członkowie KOP posiadają wystarczającą wiedzę i doświadczenie, aby oceniać wnioski o dofinansowanie? Czy czas potrzebny na ocenę wniosków o dofinansowanie w czasie posiedzeń KOP jest wystarczający? Czy procedura odwoławcza (zgłoszenie protestu) w ramach oceny formalnej i merytorycznej wniosku jest przejrzysta oraz zapewnia skuteczne jej zastosowanie? Jaka jest skala protestów oraz jaki jest stopień ich zasadności? Czy system kontroli realizacji projektów finansowanych z PO KL stosowany przez Oddział ds. Kontroli jest skuteczny? Czy należałoby go usprawnić? Wykonawca powinien uzupełnić powyższą listę pytań o własne pytania badawcze. W badaniu uwzględnione zostanie kryterium: Skuteczność- kryterium to pozwoli ocenić Instytucję Pośredniczącą (WUP- WFUE) pod kątem przygotowania do wykonywania zadań związanych z zarządzaniem i wdrażaniem PO KL. Efektywność - kryterium to pozwoli ocenić poziom ekonomiczności Instytucji Pośredniczącej (WUP- WFUE), czyli stosunek poniesionych nakładów (zasobów finansowych, osobowych oraz poświęcony czas) do uzyskanych efektów zarządzania i wdrażania PO KL. Adekwatność - kryterium to pozowali określić czy właściwie zostały określone potrzeby IP w sferze zarządzania i wdrażania komponentu regionalnego PO KL. Wyniki ewaluacji służyć będą poprawie funkcjonowania Wojewódzkiego Urzędu Pracy jako Instytucji Pośredniczącej PO KL. Badanie pozwoli na analizę dynamiki wdrażania i zarządzania komponentem regionalnym PO KL, w kontekście realizacji poszczególnych zadań. c. Metodologia Zamawiający wymaga zastosowania co najmniej następujących technik: Desk research Indywidualny wywiad pogłębiony IDI (12 osób - po jednym przedstawicielu z każdego referatu + Beneficjenci, którzy realizowali już projekty w ramach poprzednich PO) Zogniskowany wywiad grupowy (focus) FGI (1 grupa- kierownicy IP oraz 2 grupa- członkowie KOP) Wywiady kwestionariuszowe F2F (pracownicy IP- ok. 150) + CATI (10% Beneficjentów, którzy po raz pierwszy realizują projekt) Od Wykonawcy oczekuje się zastosowania analizy SWOT i ścieżki krytycznej oraz przedstawienia metod analizy statystycznej uzyskanych danych. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca przedstawił plan realizacji badania odpowiadający celom badania. d. Harmonogram Zamawiający oczekuje od Wykonawcy terminowego i regularnego raportowania. Wykonawca powinien przedstawić raport wstępny do 14 dni od terminu podpisania umowy. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia do konsultacji założeń raportu metodologicznego w terminie 7 dni od daty podpisania umowy. Raport powinien zawierać dokładny opis narzędzi badawczych oraz proponowany sposób doboru próby. Wstępny raport końcowy powinien interpretować zebrane wyniki. Zestawienie i porównanie danych powinno być ujęte w tabelach porównawczych. Dla weryfikacji hipotez i oszacowania efektów należy zastosować metody statystyczne i porównawcze. We wstępnej wersji raportu końcowego należy ująć ocenę programu w stosunku do wcześniej sformułowanych pytań ewaluacyjnych. Oczekuje się, że raport ewaluacyjny będzie się kończył sformułowaniem wniosków i rekomendacji (w formie tabeli). W czasie pisania raportów z przeprowadzonego badania wskazane są konsultacje z Referatem ds. Ewaluacji i monitoringu WUP (może mieć to formę regularnych spotkań). Zamawiający będzie informowany o aktualnym stanie prac przez reprezentanta Wykonawcy, wybranego do kontaktu z Zamawiającym. Jednocześnie Zamawiający zaznacza, że terminy przekazania kolejnych raportów nie mogą ulec zmianie. Etapy realizacji badania Termin realizacji Przedstawienie raportu wstępnego, metodologicznego Do 14 dni od terminu podpisania umowy Przedstawienie wstępnej wersji raportu końcowego Do 20 października 2008 r. Przedstawienie ostatecznej wersji raportu końcowego Do 17 listopada 2008 r. Raport końcowy powinien mieć następującą strukturę: Streszczenie (10 stronicowe streszczenie głównych obserwacji, wniosków i rekomendacji); Spis treści; Wprowadzenie (opis przedmiotu badania, jego założeń i celów); Opis zastosowanej metodologii (w tym opis próby badawczej); Opis wyników badania ewaluacyjnego (analiza, interpretacja i prezentacja wyników); Wnioski i rekomendacje (przy każdym powinien znaleźć się odnośnik do konkretnej części raportu, czyli jego uzasadnienia w tekście; rekomendacje powinny być pogrupowane tematycznie oraz zawierać opis pożądanego stanu i propozycje sposobów osiągnięcia tego stanu; wyniki badania powinny być przedstawiane w formie tabeli, w której zamieszczone będą główne problemy i opis działań, które pozwoliłyby na rozwiązanie tych problemów. Rekomendacje powinny zawierać opis pożądanego stanu oraz propozycje sposobów osiągnięcia tego stanu. Zatem - powinny odpowiadać na następujące pytania: Jak powinna wyglądać rzeczywistość? Jaka zmiana powinna zostać dokonana? Co należy zrobić, by osiągnąć pożądany stan? Co należy zrobić, by przeprowadzić pożądaną zmianę?); Aneksy (zestawienia i porównania danych, narzędzia badawcze, zastosowane źródła). Raport końcowy wraz ze streszczeniem nie powinien liczyć więcej niż 100 stron i mieć formę publikacji. Powinien być napisany zwięzłym i przejrzystym językiem. Sugeruje się, aby każdy z rozdziałów kończył się krótkim podsumowaniem. Do raportu powinno być dołączone resume, w którym zebrane będą najistotniejsze wyniki i rekomendacje. Wykonawca powinien dostarczyć: raport w wersji elektronicznej (e-mail, CD-ROM) i papierowej (10 egzemplarzy w formie publikacji); streszczenie najważniejszych wyników i rekomendacji (w przypadku wersji elektronicznej - w formie osobnego pliku); streszczenie raportu w języku angielskim; prezentację multimedialną prezentującą wyniki badania (dodatkowo Wykonawca przedstawi wyniki badań oraz rekomendacje na spotkaniu wskazanym przez Zamawiającego). e. Zakres dostępnych informacji Badanie powinno się opierać na przede wszystkim na analizie dokumentów programowcy PO KL oraz instrukcjach, rozporządzeniach i regulaminach wewnętrznych WUP. Wykonawca zobowiązany jest do korzystania z dodatkowych dokumentów/informacji, które mogę być niezbędne do prawidłowej realizacji badania. Niniejsze dokumenty powinny zostać określone i zgromadzone przez Wykonawcę..

II.1.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): Oryginalny kod CPV: 73.11.00.00 - Usługi badawcze Kod CPV wg słownika 2008: 73.11.00.00 - Usługi badawcze .

II.1.5) Całkowita końcowa wartość zamówienia (bez VAT) obejmująca wszystkie zamówienia i części: 40983.61 PLN.

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

IV.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak, projekt/program: Badanie ewaluacyjne współfinansowane przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

SEKCJA V: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

V.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 12.09.2008.

V.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 5.

V.3) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Centrum Badań Stosowanych Ultex Ankieter Sp. z o.o, ul. Reymonta 27/6, 60-791 Poznań, kraj/woj. wielkopolskie.

V.4) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O NIE PODLEGAJĄCYCH ODRZUCENIU OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ (bez VAT)

• Cena wybranej oferty: 38083.00
• Oferta z najniższą ceną: 38083.00 oferta z najwyższą ceną: 54000.00
• Waluta: PLN.