Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usług w zakresie realizacji projektów kulturalnych w szczególności z dziedziny design

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: INSTYTUT ADAMA MICKIEWICZA

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 528511890

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Mokotowska 25

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-560

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowieniap@iam.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://iam.pl/pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - państwowe i samorządowe instytucje kultury

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Rekreacja, kultura i religia

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług w zakresie realizacji projektów kulturalnych w szczególności z dziedziny design

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-1e1bcffb-5ad6-4b25-af26-eba0c4131a94

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00557874

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-11-26

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00083343/10/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.37 Świadczenie usług w zakresie realizacji projektów kulturalnych w szczególności z dziedziny design

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://iam.ezamawiajacy.pl

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://iam.ezamawiajacy.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: omunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie Pzp., odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Przez środki komunikacji elektronicznej rozumie się środki komunikacji elektronicznej zdefiniowane w ustawie z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2024 r. poz. 1513 z poźn. zm.).
2. Ofertę, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, podmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwa, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby sporządza się w postaci elektronicznej, w ogólnie dostępnych formatach danych, w szczególności w formatach .txt, .rtf, .pdf, .doc, .docx, .odt. Ofertę, a także oświadczenie o jakim mowa w Rozdziale VIII ust. 1 SWZ składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
3. Zawiadomienia, oświadczenia, wnioski lub informacje Wykonawcy przekazują poprzez Platformę, dostępną pod adresem: https://iam.ezamawiajacy.pl;
4. Rejestracja na Platformie, w tym złożenie oferty w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, wymaga założenia konta.
5. Rejestracja i korzystanie z Platformy zostały szczegółowo opisane w Instrukcji dla Wykonawcy, która jest dostępna na Platformie w zakładce Regulacje i procedury procesu zakupowego/Plan zamówień publicznych.
6. Zgodnie z 67 ustawy Pzp., Zamawiający podaje wymagania techniczne związane z korzystaniem z Platformy: stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s; komputer klasy PC lub PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć min 2 GB ram, procesor Intel IV 2 GHZ, jeden z systemów operacyjnych – MS Windows 7, Mac Osx10,4, Linux, lub ich nowsze wersje; zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa w tym: Chrome; Mozilla Firefox; Internet Explorer minimalna wersja 10.0, zaleca się jej aktualną wersję; włączona obsługa JavScript; instalowany program Acrobat Reader lub inny odczytujący pliki .pdf.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZZP.262.85.2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Świadczenie usług w zakresie realizacji projektów kulturalnych w szczególności z dziedziny design

4.2.6.) Główny kod CPV: 79952100-3 - Usługi w zakresie organizacji imprez kulturalnych

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

79956000-0 - Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw

79953000-9 - Usługi w zakresie organizacji festiwali

79500000-9 - Dodatkowe usługi biurowe

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 12 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Tak

4.2.12.) Opis wznowienia

Opis wznowień na zasadach wskazanych w § 5 projektowych postanowień umownych stanowiących załącznik nr 2 do SWZ

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 70

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie osoby skierowanej

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: Znajomość systemu elektronicznego zarządzania projektami

4.3.6.) Waga: 10

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 1

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 7

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu oraz spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu.
2. O udzielenie zamówienia w niniejszym postępowaniu mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
2.1. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: nie dotyczy
2.2. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: nie dotyczy
2.3. sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie stawia warunku w podanym zakresie.
2.4. zdolności technicznej lub zawodowej:
2.4.1. Dotyczy personelu wykonawcy
Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że:
Skieruje do wykonania osobę, która będzie realizować w imieniu wykonawcy przedmiot zamówienia i posiada:
a) wykształcenie wyższe pierwszego lub drugiego stopnia lub równoważne w rozumieniu przepisów o szkolnictwie wyższym lub przepisów o zasadach uznawania kwalifikacji zawodowych nabytych w państwach członkowskich Unii Europejskiej;
b) biegłą znajomość środowisk MS Office, Lotus Notes;
c) znajomość języka angielskiego w mowie i w piśmie na poziomie umożliwiającym swobodną komunikację oraz realizację zadań wynikających z przedmiotu zamówienia, odpowiadającą co najmniej poziomowi B1 według Europejskiego Systemu Opisu Kształcenia Językowego (CEFR)
2.4.2. Dotyczy doświadczenia Wykonawcy
a) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres świadczenia usług jest krótszy to w tym okresie brał udział w realizacji co najmniej 5 projektów z zakresu dziedziny design o wartości 30 000,00 zł każdy, we współpracy z partnerami zagranicznymi, w których zakres działań obejmował planowanie, przygotowanie oraz wdrożenie projektu o charakterze kulturalnym, którego głównym obszarem był design.
Pod pojęciem partner zagraniczny, Zamawiający wskazuje, że jest to instytucja, organizacja, grupa lub osoba z innego kraju, która współuczestniczy w przygotowaniu, realizacji lub promocji wydarzenia kulturalnego, wnosi określone zasoby, kompetencje lub wkład merytoryczny i działa na podstawie wspólnie ustalonych zasad współpracy.
Pod pojęciem dziedziny design, Zamawiający wskazuje, że jest to zespół działań planistycznych, organizacyjnych, artystycznych i technicznych prowadzących do przygotowania, przeprowadzenia i upowszechnienia przedsięwzięć o charakterze kulturalnym, których głównym obszarem jest design.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności i odbywają się na zasadach określonych w przepisach Ustawy Prawo zamówień publicznych.
2. Zmiany Umowy nie stanowi zmiana nazw/określeń stron, siedziby stron, numerów kont bankowych stron, jak również osób upoważnionych do bieżącej współpracy przy wykonywaniu przedmiotu Umowy.
3. Zgodnie z treścią art. 455 ust 1 pkt 1 Ustawy Prawo zamówień publicznych dopuszczalna jest zmiana Umowy w następujących przypadkach:
a) działania siły wyższej w rozumieniu § 5 ust 7 Umowy;
b) zmiany przepisów prawa;
c) konieczności dokonania zmian w przedmiocie umowy wynikających z okoliczności, których nie można było przewidzieć na etapie jej zawarcia;
d) w przypadku ujawnienia się okoliczności związanych z warunkami technicznymi uniemożliwiających
lub w znacznym stopniu utrudniających realizację przedmiotu umowy na warunkach w niej przewidzianych;
e) gdy zmiana sposobu wykonania przedmiotu umowy wynika ze zmiany materiałów lub technologii z uwagi na okoliczności, których nie można było przewidzieć na etapie jej zawarcia;
f) w przypadku uzasadnionej przyczynami technicznymi konieczności zmiany:
- sposobu wykonania umowy w obszarach: organizacyjnym, wykorzystywanych narzędzi i technologii,
przyjętych metod i kanałów komunikacji,
- zakresu przedmiotu umowy w obszarze wymagań funkcjonalnych lub niefunkcjonalnych, jeżeli wprowadzenie nowego wymagania, rezygnacja z danego wymagania lub zastąpienie go innym, spowoduje zoptymalizowane, dopasowanie przedmiotu umowy do potrzeb IAM,
IAM dopuszcza wprowadzenie odpowiednich zmian uwzględniających stwierdzone przyczyny techniczne, polegających w szczególności na modyfikacji wymagań Zamawiającego lub zmianie sposobu ich realizacji;
- konfiguracji lub funkcjonalności wykorzystywanych do realizacji przedmiotu umowy produktów z uwagi na konieczność dostosowania ich parametrów do uwarunkowań stwierdzonych w toku realizacji przedmiotu umowy.
g) konieczności dokonania zmiany podwykonawcy przedmiotu umowy z przyczyn nie leżących po stronie Wykonawcy;
h) zmian organizacyjnych IAM powodujących, iż wykonanie części Przedmiotu Umowy staje się bezprzedmiotowe.
4. W przypadku wystąpienia którejkolwiek z okoliczności wskazanych w ust 1 strony, jeżeli będzie to konieczne, dokonają zmiany terminu realizacji przedmiotu umowy, ewentualnie dokonają uzasadnionej zmiany należnego Wykonawcy wynagrodzenia.
5. W przypadku ziszczenia się którejkolwiek z przesłanek zmiany treści umowy, o której mowa w ust 1 każda ze stron ma prawo wystąpić do drugiej z pisemnym wnioskiem o dokonanie zmiany umowy.
6. Wniosek, o którym mowa w ust 3 zawiera w szczególności propozycję nowych postanowień umowy i uzasadnienie konieczności dokonania jej zmiany.
7. Wykonawca przedstawi na piśmie propozycje zmiany umowy wraz z uzasadnieniem konieczności wprowadzenia takich zmian. Zwiększenie wynagrodzenia umownego przysługującego Wykonawcy w tych okolicznościach dopuszczalne jest o kwotę nie większą niż udokumentowany wzrost kosztów wykonania przedmiotu umowy.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-12-05 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://iam.ezamawiajacy.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-12-05 10:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-01-03