Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Starostwa Powiatowego w Olsztynie i Zamiejscowych Stanowisk Pracy Zamawiającego

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Powiat Olsztyński

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 510742669

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Plac Bema 5

1.5.2.) Miejscowość: Olsztyn

1.5.3.) Kod pocztowy: 10-516

1.5.4.) Województwo: warmińsko-mazurskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL622 - Olsztyński

1.5.7.) Numer telefonu: 89 521 05 64

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@powiat-olsztynski.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.powiat-olsztynski.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Starostwa Powiatowego w Olsztynie i Zamiejscowych Stanowisk Pracy Zamawiającego

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-54176059-3fbb-475d-bd33-4eb050142771

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00538489

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-11-18

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00044015/07/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.5 Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Starostwa Powiatowego w Olsztynie i zamiejscowych stanowisk pracy

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://powiat-olsztynski.ezamawiajacy.pl/pn/powiat-olsztynski/demand/247423/notice/public/details

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: 1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między Zamawiającym a Wykonawcą odbywa się za pośrednictwem Platformy eZamawiający zwanej dalej Platformą znajdującej się pod adresem:
https://powiat-olsztynski.ezamawiajacy.pl

Link do Platformy znajduje się pod adresem:
https://bip.powiat-olsztynski.pl/5037/platforma-zakupowa.html

Bezpośredni link do postępowania:
https://powiat-olsztynski.ezamawiajacy.pl/pn/powiat-olsztynski/demand/247423/notice/public/details

2. Jakiekolwiek dokumenty, oświadczenia i informacje przekazane w inny sposób niż za pośrednictwem Platformy zostaną przez Zamawiającego zignorowane.

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Ofertę oraz oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
2. Za datę przekazania oferty, oświadczeń, wniosków, zawiadomień, informacji, dokumentów przyjmuje się datę ich wysłania na Platformie.
3. Ogólne zasady korzystania z Platformy:
1) zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy do Systemu na subdomenie Powiatu Olsztyńskiego: https://powiat-olsztynski.ezamawiajacy.pl lub https://oneplace.marketplanet.pl
2) Wykonawca po wybraniu opcji „przystąp do postępowania” zostanie przekierowany do strony https://oneplace.marketplanet.pl, gdzie zostanie powiadomiony o możliwości zalogowania lub założenia bezpłatnego konta. Wykonawca zakłada konto wykonując kroki procesu rejestracyjnego: podaje adres e-mail, ustawia hasło, następnie powtarza hasło, wpisuje kod z obrazka, akceptuje regulamin, klika polecenie „zarejestruj się”. Rejestracja konta następuje poprzez kontakt z numerem telefonu podanym w potwierdzeniu lub jeżeli użytkownik nie podpisze się na wniosku ani nie skontaktuje się telefonicznie, konto zostanie aktywowane w ciągu maksymalnie 6 godzin roboczych,
3) po założeniu konta Wykonawca ma możliwość złożenia oferty w postępowaniu. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności zawiadomienia oraz informacje, przekazywane są przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy zakupowej. Za datę przekazania zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich wysłania poprzez kafelek „Wiadomości” kierujący do modułu korespondencji,
4. Zamawiający określa dopuszczalny format kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jako:
1) dokumenty w formacie PDF zaleca się podpisywać formatem PAdES,
2) dopuszcza się podpisanie dokumentów w formacie innym niż PDF wtedy będzie wymagany oddzielny plik z podpisem. W związku z tym Wykonawca będzie zobowiązany załączyć prócz podpisanego dokumentu oddzielny plik z podpisem.
5. Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie:
1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s
2) komputer klasy PC lub MAC spełniający wymagania zainstalowanego systemu operacyjnego oraz wymagania używanej przeglądarki internetowej,
3) zainstalowana dowolna aktualna wersja przeglądarki internetowej wspierana przez producenta obsługująca TLS 1.2,
4) zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf
6. Zamawiający określa dopuszczalne formaty przesyłanych danych tj. plików o wielkości do 2 GB:
1) Zamawiający zaleca stosowanie następujących formatów danych wskazanych w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ramach Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych: .pdf,.doc, .docx, .zip, .7z,.PAdES;
2) Zamawiający dopuszcza stosowanie pozostałych formatów danych wskazanych w Krajowych Ramach Interoperacyjności,
3) Zamawiający nie obsłuży plików, które nie znajdują się na liście plików wskazanych w Krajowych Ramach Interoperacyjności.
7. Zamawiający określa informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych tj:
1) plik załączony przez Wykonawcę na Platformie i zapisany, widoczny jest w Systemie jako zaszyfrowany – format kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu otwarcia ofert,
2) oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg czasu lokalnego serwera synchronizowanego z Głównym Urzędem Miar, który udostępnia poprzez Internet usługę umożliwiającą synchronizację czasu w systemach komputerowych z czasem urzędowym obowiązującym w Polsce.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: IRL-III.272.20.2025.EM

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów na rzecz Starostwa Powiatowego w Olsztynie i Zamiejscowych Stanowisk Pracy Zamawiającego oraz świadczenie usługi odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego (Olsztyn, Plac Bema 5).
2. Wymagania Zamawiającego dotyczące sposobu świadczenia usług będących przedmiotem zamówienia zostały zawarte w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 7 do SWZ.
3.Pozostałe warunki realizacji przedmiotu zamówienia regulują zapisy projektowanych postanowień umowy stanowiące Załącznik nr 6 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 64110000-0 - Usługi pocztowe

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2026-01-01 do 2026-12-31

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający kierować się będzie następującymi kryteriami:
1) cena - 60 pkt,
2) możliwość elektronicznego śledzenia przesyłek rejestrowanych w trybie on-line (tzw. tracking), która umożliwia sprawdzanie aktualnego statusu przesyłek po wskazaniu numeru wpisanego na potwierdzeniu nadania przesyłek – 40 pkt
2. Każdej ofercie zostanie przypisana ocena stanowiąca łączną liczbę punktów w wymienionych kryteriach.
3. Jako najkorzystniejsza zostanie wybrana oferta, która uzyska najwyższą łączną liczbę punktów spośród ofert nie podlegających odrzuceniu.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: możliwość elektronicznego śledzenia przesyłek rejestrowanych w trybie on-line (tzw. tracking), która umożliwia sprawdzanie aktualnego statusu przesyłek po wskazaniu numeru wpisanego na potwierdzeniu nadania przesyłek

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunek udziału w postępowaniu dotyczący uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej.
Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że posiada uprawnienia do wykonywania działalności pocztowej na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe w zakresie obrotu krajowego i zagranicznego.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: W celu dokonania oceny spełniania warunku udziału w postępowaniu Zamawiający wezwie w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania Wykonawcę, którego oferta zostanie najwyżej oceniona do złożenia aktualnego na dzień jego złożenia dokumentu potwierdzającego, że Wykonawca jest wpisany do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe w zakresie obrotu krajowego i zagranicznego.

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

Jeżeli w imieniu Wykonawcy lub Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia działa osoba, której umocowanie do jego reprezentacji nie wynika z odpisu lub informacji Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru, Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć z ofertą pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania odpowiednio Wykonawcy lub Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, warunek udziału w postępowaniu jest spełniony, jeżeli co najmniej jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiada wymagane uprawnienia i zrealizuje usługę wymagającą wpisu do Rejestru Operatorów Pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej.
2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 5 do SWZ.
3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia muszą ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie niniejszego zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Wszelka korespondencja prowadzona będzie z pełnomocnikiem Konsorcjum, jeżeli załączone pełnomocnictwo nie będzie wskazywało inaczej.
4. Jeżeli w imieniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia działa osoba, której umocowanie do jego reprezentacji nie wynika z odpisu lub informacji Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru, Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć z ofertą pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Zmiany umowy opisano w projektowanych postanowieniach umowy stanowiących Załącznik nr 6 do SWZ.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-12-04 09:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Ofertę należy złożyć na Platformie pod adresem: https://powiat-olsztynski.ezamawiajacy.pl/pn/powiat-olsztynski/demand/247423/notice/public/details

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-12-04 09:10

8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-01-02

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

Z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych wyklucza się:
1) wykonawcę oraz uczestnika konkursu wymienionego w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 roku o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego,
2) wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 roku o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego;
3) wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3. ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.