Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługi w zakresie obsługi technicznej nagłośnienia i oświetlenia wraz z możliwością wynajmu sprzętu nagłośnieniowego i oświetleniowego podczas wydarzeń, organizowanych przez GAK

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Gdański Archipelag Kultury

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000282984

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Dworcowa 9

1.5.2.) Miejscowość: Gdańsk

1.5.3.) Kod pocztowy: 80-026

1.5.4.) Województwo: pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL633 - Trójmiejski

1.5.7.) Numer telefonu: 583066676

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: izabela.ryba@gak.gda.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.gak.gda.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - państwowe i samorządowe instytucje kultury

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Rekreacja, kultura i religia

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługi w zakresie obsługi technicznej nagłośnienia i oświetlenia wraz z możliwością wynajmu sprzętu nagłośnieniowego i oświetleniowego podczas wydarzeń, organizowanych przez GAK

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-86a8db97-ae71-41a6-8b38-32d377375e35

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00489090

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-10-22

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2024/BZP 00544930/04/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.1 nagłośnienie i oświetlenie wydarzeń i koncertów

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-86a8db97-ae71-41a6-8b38-32d377375e35

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://ezamowienia.gov.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Postępowanie jest prowadzone w języku polskim.
2. Ofertę składa się w języku polskim. Wszystkie dokumenty sporządzone w języku obcym muszą zostać złożone wraz z tłumaczeniami sporządzonymi przez tłumacza przysięgłego na język polski.
3. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl/pl/
4. Warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia reguluje Regulamin korzystania z Platformy e-Zamówienia dostępny na stronie https://ezamowienia.gov.pl/pl/regulamin/
5. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta w Platformie, ani logowania do Platformy.
6. Za pośrednictwem posiadanego na Platformie konta Użytkownika odbywa się komunikacja Wykonawcy z Zamawiającym w postępowaniu, w szczególności: przekazywanie dokumentów, oświadczeń, informacji, pytań, wniosków w ramach postępowania.
7. Za pośrednictwem posiadanego Platformie konta Jednostki Zamawiającej oraz kont Użytkowników Wewnętrznych Jednostki Zamawiającej odbywa się komunikacja Zamawiającego z Wykonawcą w postępowaniu, w szczególności: przekazywanie wezwań i zawiadomień, informacji, odpowiedzi na pytania w ramach postępowania.
8. Do pełnego i prawidłowego korzystania z Platformy przez Użytkowników konieczne jest posiadanie przez co najmniej jednego uprawnionego Użytkownika Zewnętrznego Wykonawcy kwalifikowanego podpisu elektronicznego służącego do uwierzytelniania i podpisu.
9. Korzystanie z Platformy możliwe jest pod warunkiem spełnienia przez sprzęt, z którego korzystają użytkownicy Wykonawcy minimalnych wymagań technicznych i specyfiki połączenia określonych w Regulaminie korzystania z Platformy e-Zamówienia dostępny na stronie https://ezamowienia.gov.pl/pl/regulamin/
10. Korzystanie z Systemu przez Wykonawców jest bezpłatne.
11. Za datę przekazania i odbioru danych, w szczególności oferty, wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę zapisania pliku na serwerze Platformy. Aktualna data i godzina, zsynchronizowane z Głównym Urzędem Miar, wyświetlane są w prawym górnym rogu Systemu.
12. Informacje na temat kodowania i czasu przekazania i odbioru danych:
12.1. Oferta złożona przez Wykonawcę poprzez Platformę, nie jest widoczna dla Zamawiającego, ponieważ widnieje w Systemie jako zaszyfrowana. Możliwość otwarcia oferty dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu składania ofert.
12.2.Oznaczenie czasu przekazania i odbioru danych przez Platformę stanowi przypiętą do dokumentu elektronicznego datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) znajdującą się na potwierdzeniu złożenia oferty.
13. Sposób sporządzenia podmiotowych środków dowodowych, przedmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń musi być zgody z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2021 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie.
14. Wszystkie informacje przedstawione w SWZ przeznaczone są wyłącznie do przygotowania oferty i w żadnym wypadku nie powinny być wykorzystywane w inny sposób.
15. Osobą uprawnioną do porozumiewania się z Wykonawca jest: Izabela Ryba tel. 58 306 66 76. email: izabela.ryba@gak.gda.pl

3.7.) Adres strony internetowej, pod którym są dostępne narzędzia, urządzenia lub formaty plików, które nie są ogólnie dostępne: https://e-zamowienia.gov.pl

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1. Na potrzeby realizacji niniejszego postępowania i zawarcia umowy Strony jako niezależni administratorzy danych osobowych udostępniać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich reprezentantów lub przedstawicieli wskazanych w niniejszym postępowaniu oraz innych osób w związku z jego realizacją w zależności od potrzeb wynikających z niniejszego postępowania i postanowień umowy, obejmujące następujące kategorie danych: dane identyfikacyjne (m.in. imię i nazwisko, stanowisko), kontaktowe (m.in. służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu, miejsce wykonywania pracy).
2. Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w ust. 1 w terminie najpóźniej miesiąca po pozyskaniu danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą o konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji niniejszego postępowania i postanowień Umowy, wypełnią obowiązek informacyjny w imieniu drugiej Strony, w tym poinformują o celu i zakresie przekazania danych, wskazanych w niniejszej klauzuli informacyjnej oraz źródle pozyskania danych osobowych.
3. Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
4. Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z czynnościami niniejszego postępowania oraz zawarciem i realizacją Umowy (art. 6 lit. b RODO), jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających, jak też w związku z wypełnieniem obowiązków prawnych ciążących na Stronie.
5. Podstawą prawną przetwarzania przez Stronę danych osobowych drugiej Strony w celach wskazanych powyżej jest:
a. wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Stronie zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO związanych m.in.:
i. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości,
ii. realizacją żądań organów ścigania i na potrzeby postępowań sądowych, w przypadku zwrócenia się z żądaniem udostępnienia danych przez odpowiednie organy,
b. przetwarzanie danych osobowych niezbędne w celu realizacji Umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b);
c. przetwarzanie danych osobowych w oparciu o prawnie uzasadniony interes Strony zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, polegający na:
i. archiwizacji będącej realizacją prawnie uzasadnionego interesu polegającego na zabezpieczeniu informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, jak również na potrzeby ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
c.d.n.

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): 6. Dane osobowe otrzymane od drugiej Strony mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
a. podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie Strony, w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji niniejszego postępowania i umowy, świadczącym usługi księgowe, archiwizacyjne, serwisowe,
b. podmiotom świadczącym usługi na rzecz danej Strony, w tym firmom kurierskim i pocztowym (w związku z koniecznością dokonania zawiadomień określonych niniejszym postępowaniu i w umowie), doradcom prawnym i finansowym oraz audytorom Stron (w związku ze świadczeniem usług doradztwa przy zawarciu, wykonaniu i egzekucji roszczeń wynikających z umowy), przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy ze Stroną i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa, w tym organom administracji skarbowej.
7. Dane przetwarzane będą przez czas trwania postępowania oraz realizacji umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z umową oraz przez czas zastrzeżony przepisami prawa, w tym przepisami podatkowymi i przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.
8. Każda osoba, której dane osobowe zostaną udostępnione pomiędzy Stronami w związku z prowadzonym postępowaniem, zawarciem i realizacją Umowy ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją, w przypadku, kiedy Strona przetwarza dane w oparciu o swój prawnie uzasadniony interes. Sprzeciw taki można wyrazić w dowolnym momencie kierując korespondencję za pośrednictwem poczty elektronicznej i/lub pisemnie na adres: daneosobowe@gak.gda.pl
9. Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
10. Dane osobowe nie będą profilowane i nie będą służyły zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: 07/2025/GAK

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług polegających na obsłudze nagłośnienia i oświetlenia podczas wydarzeń organizowanych przez Gdański Archipelag Kultury w okresie od dnia podpisania umowy do 2 stycznia 2027 r. Usługa obejmuje realizację wydarzeń zarówno na sprzęcie stanowiącym własność Zamawiającego, jak i na sprzęcie Wykonawcy, w zależności od potrzeb wynikających z harmonogramu i charakteru wydarzenia. W przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego konieczności zapewnienia dodatkowego sprzętu, Wykonawca zapewni jego wynajem w wariancie małym, średnim lub dużym zgodnie z wymaganiami technicznymi i charakterem wydarzenia wskazanym w Załączniku nr 1 - Opis przedmiotu zamówienia.

4.2.6.) Główny kod CPV: 32342400-6 - Sprzęt nagłaśniający

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

32342412-3 - Głośniki

32342430-5 - Systemy kompresji dynamiki mowy

32340000-8 - Mikrofony i głośniki

31527200-8 - Oświetlenie zewnętrzne

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2025-11-15 do 2027-01-02

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: a) Tabela nr 1 Honorarium akustyka/oświetleniowca/technika scenicznego – waga 30%,
b) Tabela nr 2 Koszt wynajmu urządzeń nagłośnieniowych Zestaw Mały – waga 20%,
c) Tabela nr 3 Koszt wynajmu urządzeń nagłośnieniowych Zestaw Średni – waga 10%,
d) Tabela nr 4 Koszt wynajmu urządzeń nagłośnieniowych Zestaw Duży – waga 5%,
e) Tabela nr 5 Koszt wynajmu urządzeń oświetleniowych Zestaw Mały – waga 20%,
f) Tabela nr 6 Koszt wynajmu urządzeń oświetleniowych Zestaw Średni – waga 10%,
g) Tabela nr 7 Koszt wynajmu urządzeń oświetleniowych Zestaw Duży – waga 5%.

2. Ocena ofert zostanie przeprowadzona na podstawie przedstawionych wyżej kryteriów oraz ich wag.
3. Oferty oceniane będą punktowo, 1% = 1 pkt. W trakcie oceny ofert kolejno rozpatrywanym i ocenianym ofertom przyznawane są punkty za powyższe kryteria według następujących zasad:
4. Kryterium Cena:

Tabela nr 1 WYNAGRODZENIE = Cena oferowana minimalna brutto x 100 x 30
Cena badanej oferty brutto

Tabela nr 2 CENA = Cena oferowana minimalna brutto x 100 pkt x 20%
Cena badanej oferty brutto

Tabela nr 3 CENA = Cena oferowana minimalna brutto x 100 pkt x 10%
Cena badanej oferty brutto

Tabela nr 4 CENA = Cena oferowana minimalna brutto x 100 pkt x 5%
Cena badanej oferty brutto

Tabela nr 5 CENA = Cena oferowana minimalna brutto x 100 pkt x 20%
Cena badanej oferty brutto

Tabela nr 6 CENA = Cena oferowana minimalna brutto x 100 pkt x 10%
Cena badanej oferty brutto

Tabela nr 7 CENA = Cena oferowana minimalna brutto x 100 pkt x 5%
Cena badanej oferty brutto

5. Zamówienia udziela się Oferentowi, który zaoferował najniższą cenę.
6. Zamawiający ofercie o najniższej cenie przyzna 100 punktów.
7. Pozostali Wykonawcy otrzymają proporcjonalnie mniej punktów.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 1

Art. 109 ust. 1 pkt 2 lit a

Art. 109 ust. 1 pkt 2 lit b

Art. 109 ust. 1 pkt 2 lit c

Art. 109 ust. 1 pkt 3

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 6

Art. 109 ust. 1 pkt 7

Art. 109 ust. 1 pkt 8

Art. 109 ust. 1 pkt 9

Art. 109 ust. 1 pkt 10

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

1. W ramach postępowania wyklucza się możliwość udzielenia zamówienia podmiotom:
a) powiązanym osobowo lub kapitałowo z zamawiającym,
b) wykluczonym na podstawie ustawy wykluczającej .
2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące:
a) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności , jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania,
b) posiadania wiedzy i doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia,
c) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
d) sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
3. Przedstawienia dokumentów stwierdzających, że osoby posiadają uprawnienia zawodowe, niezbędne do podjęcia i wykonania niniejszego zamówienia.
4. W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć:
a) wypełniony i podpisany Załącznik Nr 2 Formularz Ofertowy Wykonawcy
b) oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym - Załącznik nr 4
c) oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z ustawy o przeciwdziałaniu wspierania agresji na Ukrainę - Załącznik nr 3
d) upoważnienie (pełnomocnictwo) do podpisania oferty, podpisane przez osobę figurującą we właściwym dokumencie rejestrowym (lub innym dokumencie), jako posiadającą uprawnienia do reprezentowania Wykonawcy (w przypadku, gdy Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik)
e) w przypadku składania oferty wspólnej – pełnomocnictwo dla osoby reprezentującej Wykonawców składających ofertę wspólnie
5. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości. Dokument, o którym mowa powyżej, powinien być wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Nie

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Załączniki nr 3 i 4 do SWZ - oświadczenia

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Załącznik nr 2 do SWZ - Formularz ofertowy wraz z oświadczeniami

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

1. aktualna informacja z KRS lub zaświadczenie z DEiDG,
2. oświadczenie stanowiące Załącznik nr 3,
3. oświadczenie stanowiące Załącznik nr 4,
4. Oświadczenie stanowiące Załącznik nr 5 (jeżeli dotyczy).

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Tak

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

Załącznik nr 5 do SWZ - oświadczenie

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Nie

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-10-29 09:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://ezamowienia.gov.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-10-29 09:15

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni