Ogłoszenie o zamówieniu
Dostawy
„Dostawa i wdrożenie Systemu Elektronicznego Zarządzania Obiegiem Dokumentów oraz objęcie Systemu Opieką Serwisową i Nadzorem Autorskim.”

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Centrum Zdrowia Dziecka i Rodziny im. Jana Pawła II w Sosnowcu Sp. z o.o.

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 276240724

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Gabrieli Zapolskiej 3

1.5.2.) Miejscowość: Sosnowiec

1.5.3.) Kod pocztowy: 41-218

1.5.4.) Województwo: śląskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL22B - Sosnowiecki

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: dap@czdir.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.czdir.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Zdrowie

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

„Dostawa i wdrożenie Systemu Elektronicznego Zarządzania Obiegiem Dokumentów oraz objęcie Systemu Opieką Serwisową i Nadzorem Autorskim.”

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-4afe32ff-c197-4dc1-bc3e-50919097e2bc

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00452454

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-10-01

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00113800/06/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

2.3.1 Wdrożenie Systemu do Elektronicznego Obiegu Dokumentów i Automatyzacji Procesów Biznesowych (SEOD) wraz z integracją z systemem Infomedic

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://platformazakupowa.pl/

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://platformazakupowa.pl/

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Wymagania techniczne i organizacyjne
dot. korespondencji elektronicznej zostały wskazane w treści SWZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): RODO (obowiązek informacyjny) został wskazany w treści SWZ oraz projekcie umowy

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: PZ/30/2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Dostawy

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów wraz z Oprogramowaniem Systemowym, wykonanie integracji z funkcjonującymi u Zamawiającego systemami, dostawa infrastruktury sprzętowej oraz objęcie Systemu Opieką Serwisową i Nadzorem Autorskim, zgodnie z Opisem przedmiotu zamówienia, stanowiącym załącznik nr 2 do SWZ.
Miejsce realizacji przedmiotu zamówienia -:
ul. Zapolskiej 3, 41-218 Sosnowiec
ul. Piłsudskiego 9, 41-200 Sosnowiec
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został zawarty w Załączniku nr 2 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 48000000-8 - Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

72268000-1 - Usługi dostawy oprogramowania

72265000-0 - Usługi konfiguracji oprogramowania

72263000-6 - Usługi wdrażania oprogramowania

79632000-3 - Szkolenie pracowników

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

Zamawiający, zgodnie z art. 441 ustawy Pzp, przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji polegającego na rozbudowie systemu elektronicznego obiegu dokumentów o dodatkowe moduły i objęcie ich opieką serwisową i nadzorem autorskim tj.:
1.1. moduł – Portal Pracownika;
1.2. moduł - faktury kontraktowe;
1.3. moduł – zamówienia wewnętrzne;
1.4. moduł – zamówienia publiczne;
1.5. integrację z systemem WMS Mediqus
Szczegóły dot. opcji zawarte są w pkt. IX SWZ oraz Załączniku nr 9 do SWZ.

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2026-02-28

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Sposób oceny ofert został określony w Rozdziale XXII treści SWZ.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

Warunki udziału zostały wskazane w treści SWZ w pkt. XVIII.1.1.2.1.-1.2.2.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Wykaz podmiotowych środków dowodowych jest zawarty w pkt. XIX. 3 SWZ.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

W celu potwierdzenia, że oferowane dostawy odpowiadają wymaganiom określonym w SWZ przez Zamawiającego Wykonawca wraz z ofertą Formularzem ofertowym stanowiącym załącznik do SWZ składa następujące przedmiotowe środki dowodowe:
Próbki produktu celem potwierdzenia zdolności Wykonawcy do realizacji zamówienia.
Szczegółowy tryb postępowania z próbką określa Załącznik nr 13

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

Inne dokumenty wymagane przez Zamawiającego, niezbędne do przeprowadzenia postępowania, które należy złożyć wraz z ofertą tj. wypełnionym Formularzem ofertowym (Załącznik nr 1 do SWZ):
-wypełniony i podpisany Formularz asortymentowo-cenowy – Załącznik nr 1 do SWZ
-Oświadczenie Wykonawcy, że proponowany przez niego system Elektronicznego Zarządzania Obiegiem Dokumentacji spełnia wymogi z § 6 i § 7 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi - wzór stanowi Załącznik nr 12
-Oświadczenie Wykonawcy, że system spełnia Minimalne wymagania bezpieczeństwa informacji i systemów informatycznych podmiotów publicznych, przy uwzględnieniu charakteru zamawiającego jako podmiotu leczniczego oraz dostosuje system do zmieniających się wymagań prawnych w czasie trwania umowy - wzór stanowi Załącznik nr 10
-Pełnomocnictwo upoważniające do złożenia oferty, o ile ofertę składa pełnomocnik; pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - dotyczy ofert składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania sporządzone w języku obcym przekazuje się wraz z tłumaczeniem na język polski;
-wykaz rozwiązań równoważnych - wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne, jest zobowiązany wykazać, że oferowane przez niego rozwiązanie spełnia wymagania określone przez zamawiającego. W takim przypadku wykonawca załącza do oferty wykaz rozwiązań równoważnych z jego opisem lub normami - jeśli dotyczy
- Próbkę produktu celem potwierdzenia zdolności Wykonawcy do realizacji zamówienia, zgodną z opisem próbki zamieszczonym w Załączniku nr 13 do SWZ.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Tak

6.4.1) Informacje dotyczące wadium:

Wykonawca przystępujący do postępowania jest zobowiązany, przed upływem terminu składania ofert, wnieść wadium w kwocie: 5000,00 PLN

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

Wspólne ubieganie się Wykonawców o udzielenie zamówienia.
1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia;
2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego;
3. Wykonawców prowadzących działalność w formie spółki cywilnej należy traktować jak Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Obowiązek złożenia oświadczenia, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, odnosić należy również do tych Wykonawców. W konsekwencji Wykonawcy ci, okolicznościach, o których mowa w art. 117 ust. 2 i 3 ustawy Pzp, zobowiązani są dołączyć do oferty oświadczenie, o którym mowa w art. 117ust. 4 ustawy pzp.
4. Jeżeli oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zostanie wybrana, zamawiający będzie żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego umowy regulującej współpracę tych wykonawców;
5. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, spełnienie wymogu dotyczącego braku podstaw do wykluczenia, powinno zostać wykazane przez każdego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie;

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Szczegółowy opis możliwych zmian zawarty jest w projekcie umowy który stanowi załącznik nr 11 do SWZ.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-10-09 09:00

8.2.) Miejsce składania ofert: www.platformazakupowa.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-10-09 09:15

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

Uszczegółowienie terminu realizacji zadania:
1. Termin realizacji przedmiotu zamówienia został podzielony na 4 części:
1.1. Część I – do 30.11.2025 r. wdrożenie modułów „Administrator” i „Elektroniczny Obieg Faktur”
1.2. Część II – do 31.12.2025 r wdrożenie modułu „Kancelaria”
1.3. Część III – w terminie do 28.02.2026 r. wdrożenie pozostałych modułów, będących przedmiotem zamówienia
1.4. Część IV – opieka serwisowa i nadzór autorski nad wdrożonym Systemem Elektronicznego Obiegu Dokumentów prze okres 36 miesięcy od daty podpisania protokołu odbioru końcowego.
2. Terminy określone w Harmonogramie Prac stanowią terminy zgłoszenia przez Wykonawcę gotowości do odbioru części przedmiotu Umowy obejmującej konkretną część.
3. Termin realizacji Etapu uważa się za dotrzymany, jeżeli przed jego upływem Wykonawca przekazał Zamawiającemu część Przedmiotu Umowy obejmującą daną część, a prawidłowość jej realizacji została stwierdzona Protokołem Odbioru Częściowego lub Protokołem Odbioru Końcowego.
4. Szkolenia personelu zostaną przeprowadzone w ramach wdrożenia modułu na koniec każdej części.