Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
„Uporządkowanie i archiwizacja dokumentacji archiwalnej kategorii A.”

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000063880

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Wspólna 30

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-930

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@minrol.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.gov.pl/web/rolnictwo

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - organ władzy publicznej - organ administracji rządowej (centralnej lub terenowej)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Rolnictwo, rozwój wsi, rynki rolne, rybołówstwo

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

„Uporządkowanie i archiwizacja dokumentacji archiwalnej kategorii A.”

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-763eaeb2-5617-11ee-a60c-9ec5599dddc1

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00405959

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-09-20

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2023/BZP 00171694/11/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.1 Archiwizacja

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://minrol.ezamawiajacy.pl

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://minrol.ezamawiajacy.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Zgodnie z Rozdziałem XI SWZ

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Paramentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L Nr 119 z 04.05.2016 r., str.1, z późn. zm.), zwanym dalej „RODO”, informuję, że:
1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Siedziba Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi znajduje się w Warszawie, ul. Wspólna 30, kod 00-930;
2) dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych - iod@minrol.gov.pl, tel. 22 623 26 25;
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego;
4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy;
5) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia (w przypadku zamówień współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej przez okres 5 lat), a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy, a po tym okresie będą archiwizowane w czasie określonym przepisami prawa, zgodnie z instrukcją kancelaryjną MRiRW;
6) posiada Pani/Pan:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
7) nie przysługuje Pani/Panu:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
8) podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest wymogiem ustawowym. Jest Pan/Pani zobowiązana do ich podania, a konsekwencją niepodania danych osobowych będzie niemożliwość oceny ofert i zawarcia umowy;
9) dane udostępnione przez Panią/Pana nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym nie będą podlegały profilowaniu;
10) administrator danych nie ma zamiaru przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: Znak sprawy: BA.zp.23.1.52.2023

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Zamawiający powierza Wykonawcy wykonanie usługi polegającej na:
1) uporządkowaniu i archiwizacji dokumentacji archiwalnej kategorii A, w ilości 80 metrów bieżących,
2) pakowaniu dokumentacji i jej opisaniu,
3) dostarczeniu etykiet samoprzylepnych niezbędnych do czytelnego opisania teczek zarchiwizowanych dokumentów,
4) dostarczeniu teczek i innych niezbędnych materiałów do archiwizacji
2. Szczegółowy opis dotyczący przedmiotu zamówienia określony został w załączonym projekcie umowy stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79995100-6 - Usługi archiwizacyjne

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 6 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 80

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Zatrudnienie przez cały okres realizacji zamówienia co najmniej 1 osoby z kategorii osób, o których mowa w art. 96 ust. 2 pkt 2 lit. e ustawy Pzp (K2).

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy:
1.1. spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej:.
1.1.1. Zamawiający uzna warunek udziału w postępowaniu za spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał co najmniej 3 usługi, których każda usługa polegała na archiwizacji dokumentów kategorii A, przy czym w ramach każdej z nich zarchiwizowane zostało co najmniej 50 mb. dokumentacji kategorii A.
UWAGA:
− w przypadku, gdy umowa obejmowała szerszy zakres niż wymagany przez Zamawiającego, wykonawca zobowiązany jest uwzględnić tylko ten zakres usługi który został określony w warunku;
− wykonanie jednej usługi jest równoznaczne z wykonaniem jednej umowy.
Na potwierdzenie spełnienia powyższego warunku, wykonawca składa, na wezwanie Zamawiającego, wykaz usług stanowiący Załącznik nr 6 do SWZ.
1.1.2. wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że skieruje do realizacji zamówienia co najmniej 2 osoby, z których każda w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert uporządkowała co najmniej 50 mb. dokumentacji archiwalnej kat. A oraz:
− ukończyła studia wyższe magisterskie o specjalności archiwistyka lub,
− zawodowe studia wyższe o specjalności archiwistyka lub,
− podyplomowe studia wyższe o specjalności archiwistyka lub,
− ukończyła szkołę średnią/policealną ze specjalnością archiwistyka lub,
− ukończyła kurs kancelaryjno-archiwalny II stopnia.
1.2. wobec których brak jest podstaw do wykluczenia z postępowania na podstawie:
1.2.1. art. 108 ust. 1 ustawy Pzp;
1.2.2. art. 109 ust. 1 pkt. 4 ustawy Pzp,;
1.2.3 art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2023 r. poz. 1497 t.j.).

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 10. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie wykonawcę, którego oferta została oceniona najwyżej, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, niżej wymienionych podmiotowych środków dowodowych:
2) w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia wykonawcy z postępowania:
a) oświadczenie wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania określonych w art. 108 ust. 1 pkt 3-6 ustawy Pzp. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 8 do SWZ;
b) odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem, jeżeli odrębne \
− Uwaga: W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, ww. dokumenty składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 10. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie wykonawcę, którego oferta została oceniona najwyżej, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, niżej wymienionych podmiotowych środków dowodowych:
1) w celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowania:
a) wykazu usług - wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, wartości, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających, czy usługi te zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego roboty budowlane zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - inne odpowiednie dokumenty. Wzór wykazu stanowi Załącznik nr 6 do SWZ.
Uwaga: Zamawiający w stosunku do wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia nie dopuszcza łącznego spełniania ww. warunku przez wykonawców (tj. wymagana liczba usług nie sumuje się). Ta sama zasada dotyczy podmiotów udostępniających zasoby.
b) wykazu osób - skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia
wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień i
doświadczenia, które są niezbędne do wykonania zamówienia
publicznego, a także zakresu wykonywanych przez te osoby czynności z informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.
Wzór wykazu osób stanowi Załącznik nr 7 do SWZ.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

Wszystkie niezbędne dokumenty znajdują się w Specyfikacji Warunków Zamówienia w Rozdziale VIII – WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW SKŁADANYCH Z
OFERTĄ ORAZ WYKAZ PODMIOTOWYCH ŚRODKÓW DOWODOWYCH

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie niniejszego zmówienia.
2. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie Zamówienia muszą ustanowić i wskazać pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie niniejszego Zamówienia albo reprezentowania w Postępowaniu o udzielenie niniejszego Zamówienia i zawarcia umowy w sprawie Zamówienia – zgodnie z postanowieniem art. 58 ust. 2 ustawy Pzp.
3. W przypadku składania oferty wspólnej, warunki szczegółowe określone w Rozdziale VII pkt 1.1.1 SWZ uznaje się za spełnione, jeżeli spełnia je jeden z wykonawców składających ofertę wspólną.
4. Spełnianie warunku określonego w Rozdziale VII pkt 1.2. SWZ musi wykazać odrębnie każdy z wykonawców składających ofertę wspólną.
5. W odniesieniu do warunków dotyczących kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie Zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W przypadkach, o których mowa w zdaniach powyżej, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie Zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy, zgodnie z Załącznikiem nr 3 do SWZ.
6. Oświadczenie, o którym mowa w Rozdziale VIII ust. 1 pkt. 1 SWZ, składane w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia oraz potwierdzenia spełniania warunków udziału w Postępowaniu przez wykonawcę, składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.
7. Dokumenty na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia wykonawcy z Postępowania wynikające z art. 7 ust. 1 ustawy sankcyjnej, o których mowa w Rozdziale VIII pkt 1.2.3. składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie jak i podmiot udostępniający zasoby. .
8. Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z pełnomocnikiem na zasadach określonych w Rozdziale XI SWZ.
9. Jeżeli oferta wykonawców, o których mowa w ust. 1 powyżej, została wybrana jako najkorzystniejsza, zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego umowy regulującej współpracę tych wykonawców.
10. Zamawiający wymaga aby umowa, o której mowa w ust. 9 powyżej, zawierała co najmniej postanowienia dotyczące:
1) stron umowy;
2) czasu trwania;
3) solidarnej odpowiedzialności każdego spośród wykonawców ubiegających się wspólnie o zamówienie publiczne wobec Zamawiającego;
4) dokładnego podziału zadań pomiędzy wykonawców.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Zakres zmian został określony § 12 Projektowanych postanowieniach do umowy.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2023-09-28 12:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Ofertę wraz z wymaganymi dokumentami należy złożyć na Platformie Zakupowej pod adresem internetowym: https://minrol.ezamawiajacy.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2023-09-28 12:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2023-10-27

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

Wykonawca wykona przedmiot zamówienia w terminie do 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy.
11. Zamawiający, stosownie do art. 95 ust. 1 ustawy Pzp, określa, że wszystkie osoby skierowane przez wykonawcę, podwykonawcę i dalszego podwykonawcę do bezpośredniego kontaktu z zamawiającym przy realizacji przedmiotu zamówienia w zakresie dotyczącym m.in. wykonywania czynności archiwizacyjnych muszą być zatrudnione na podstawie umowy o pracę.