Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Obsługa techniczna festiwalu polskiego gamedevu oraz wydarzeń jemu towarzyszących

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Centrum Rozwoju Przemysłów Kreatywnych

1.3.) Oddział zamawiającego: CRPK

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 522194230

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Mińska 65

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 03-828

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.7.) Numer telefonu: 504600575

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: a.kerner@crpk.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.crpk.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - państwowe i samorządowe instytucje kultury

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Rekreacja, kultura i religia

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Obsługa techniczna festiwalu polskiego gamedevu oraz wydarzeń jemu towarzyszących

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-c8980f14-1601-43ea-8e30-2751a0204861

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00351793

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-07-29

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://crpk.ezamawiajacy.pl/pn/CRPK/demand/222778/notice/public/details

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://crpk.ezamawiajacy.pl/pn/CRPK/demand/222778/notice/public/details

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: nie

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Klauzula informacyjna stanowi integralną część Specyfikacji Warunków Zamówienia

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Klauzula informacyjna stanowi integralną część Specyfikacji Warunków Zamówienia

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: DZP.260.07.2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Obsługa techniczna festiwalu polskiego gamedevu oraz wydarzeń jemu towarzyszących

Obsługa techniczna festiwalu oraz wydarzeń towarzyszących festiwalowi polskiego gamedevu podczas EXPO 2025 Osaka odbywającego się w Gallery West.
W skład zamówienia wchodzą następujące działania logistyczne:
1. Montaż i demontaż elementów wnętrza Pawilonu West.
2. Po stronie wykonawcy jest zapewnienie:
a. Opiekuna projektu,
b. Realizatora wizji,
c. Realizatora dźwięku,
d. Realizatora światła,
e. realizatora technicznego –(Zamawiający dopuszcza aby była to jedna z osób wymienionych wyżej)
f. przygotowanie projektu oraz wykonanie scenografii (w tym wydruki wielkoformatowe)
g. Zapewnienie mebli
h. Zapewnienie techniki w przestrzeniach wystawienniczych Gallery West
i. Budowa sceny głównej w strefie Outdoor exhibition space Gallery West
3. Elementy dodatkowe:
a. ubezpieczenie sprzętu oraz wszystkich niezbędnych elementów, także dostarczonych przez Zamawiającego komputerów,
b. zapewnienie ekspresu do kawy,
c. zapewnienie kawy oraz herbaty (zielonej oraz czarnej),
d. zapewnienie wody (butelkowanej w butelkach 0,5 litra lub z baniaka) dla 20 osób obsługujących Festiwal, przez cały okres trwania festiwalu,
j. Realizacja wideo - nagranie materiałów podczas Festiwalu i zmontowanie 5-minutowej relacji oraz czterech 30-sekundowych spotów promocyjnych, a także rejestracja 5 około godzinnych spotkań z twórcami.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79956000-0 - Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

79956000-0 - Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

Zamawiający przewidział jako zamówienie opcjonalne - dostawę agregatu prądotwórczego na potrzeby organizacji Wydarzenia o mocy min. 9 kw.
Zamawiający poinformuje Wykonawcę o ewentualnym skorzystaniu z zamówienia opcjonalnego nie później niż do dnia 31.08.2025 poprzez złożenie Wykonawcy stosownego oświadczenia. Maksymalna wartość zamówienia opcjonalnego wynosi 20 000 zł

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2025-11-30

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników

4.3.5.) Nazwa kryterium: ocena wstępnej koncepcji aranżacji

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

1. sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności, na sumę gwarancyjną w wysokości co najmniej 1 000 000 zł.
W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielnie zamówienia warunek musi zostać spełniony w całości przynajmniej przez jednego wykonawcę.

2. zdolności technicznej lub zawodowej:
Zamawiający uzna warunek za spełniony w zakresie posiadanego doświadczenia, jeżeli Wykonawca wykaże, że:
wykonał w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie - co najmniej dwie usługi świadczone poza terytorium Polski, (o wartości minimum 200 tysięcy złotych brutto każda) odpowiadające swoim zakresem przedmiotowi zamówienia.
Przez usługi odpowiadające swym zakresem przedmiotowi zamówienia Zamawiający rozumie kompleksową obsługę festiwalu, wystawy lub koncertu zawierającą co najmniej następujące zadania:
-przygotowanie projektu i montaż scenografii,
-zapewnienie pełnego zaplecza technicznego (nagłośnienie, oświetlenie, multimedia).

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania, wskazanych przez Zamawiającego w zakresie:
- art. 108 ust. 1 ustawy Pzp;
- art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2022 r., poz. 835).
Powyższe oświadczenie należy złożyć zgodnie z wzorem określonym w Zał. nr 7 do SWZ.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: - wykaz usług (zgodnie z Zał. nr 8 do SWZ) wykonanych nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie - co najmniej dwie usługi świadczone poza terytorium Polski, wraz z podaniem ich rodzaju, wartości, daty i miejsca wykonania oraz podmiotów, na rzecz których te usługi zostały wykonane. Załącznikami do tego wykazu powinny być dowody określające przedmiot umowy (czynności wskazane w warunku-str. 8 niniejszego SWZ) jak również referencje lub inne dokumenty świadczące o tym że usługa została wykonana należycie;
- kopia polisy ubezpieczeniowej na wymaganą sumę gwarancyjną;

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

Zamawiający żąda, by wykonawca przedłożył wraz z ofertą następujące przedmiotowe środki dowodowe: Wstępną koncepcję aranżacji przestrzeni wystawowych Festiwalu.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

.Zamawiający wymaga:
1. Oświadczenia wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym w rozdziale II podrozdziałach 7 i 8 SWZ
2. Oświadczenia wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia
3. Zobowiązania do udostępnienia zasobów
4. Oświadczenie o aktualności oświadczenia wstępnego
5. Wykazu usług

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1) Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.
W takim przypadku:
• Wykonawcy występujący wspólnie są zobowiązani do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie przedmiotowego zamówienia publicznego.
• Wszelka korespondencja będzie prowadzona przez zamawiającego wyłącznie z pełnomocnikiem.
2) Potencjał podmiotu trzeciego
W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu, wykonawca może polegać na potencjale podmiotu trzeciego na zasadach opisanych w art. 118–123 ustawy Pzp. Podmiot trzeci, na potencjał którego wykonawca powołuje się w celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu, nie może podlegać wykluczeniu na podstawie art. 108 ust. 1 oraz na podstawie którejkolwiek z przesłanek określonych w art. 109 ust. 1 ustawy Pzp o ile zamawiający je przewidział (fakultatywne przesłanki wykluczenia Zamawiający określił w rozdziale II podrozdziale 8 SWZ).
3) Podwykonawstwo
Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez wykonawcę kluczowych zadań.
Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy. Wykonawca jest zobowiązany wskazać w Formularzu ofertowym (Załącznik nr 3 do SWZ), części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom i podać firmy podwykonawców, o ile są już znane.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Poza przypadkami określonymi w art. 455 ust. 1 pkt 2-4 i ust. 2 PZP Zamawiający przewiduje następujące możliwości dokonania zmian umowy oraz określa warunki takiej zmiany w przypadku, gdy:
1) wystąpią okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, w tym siły wyższej, uniemożliwiających realizację umowy na warunkach w niej określonych, bez możliwości uniknięcia powyższych okoliczności lub zdarzeń, jak i uniknięcia lub likwidacji ich skutków. W takim przypadku Strony mogą przesunąć termin wykonania Przedmiotu umowy/jego części lub zmienić takie elementy umowy, na które powyższe okoliczności mają wpływ. Powyższa zmiana nie może skutkować wykroczeniem poza zakres Przedmiotu umowy;
2) nastąpi zmiana przepisów prawnych istotnych dla realizacji Przedmiotu umowy.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-08-06 09:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://crpk.ezamawiajacy.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-08-06 09:15

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-09-05

8.5.) Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością negocjacji: Tak