Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
ZAPROJEKTOWANIE STOISKA WYSTAWIENNICZEGO, JEGO WYKONANIE, DOSTAWA, MONTAŻ I DEMONTAŻ ORAZ TRANSPORT MATERIAŁÓW
NA 16. MIĘDZYNARODOWE TARGI KOLEJOWE TRAKO 2025
(GDAŃSK, 23 - 26.09.2025 r.)

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: INSTYTUT KOLEJNICTWA

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 016382785

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: J. CHŁOPICKIEGO 50

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 04-275

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia_publiczne@ikolej.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.ikolej.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - inny zamawiający

Instytut badawczy

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Prowadzenie badań naukowych i prac rozwojowych

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

ZAPROJEKTOWANIE STOISKA WYSTAWIENNICZEGO, JEGO WYKONANIE, DOSTAWA, MONTAŻ I DEMONTAŻ ORAZ TRANSPORT MATERIAŁÓW
NA 16. MIĘDZYNARODOWE TARGI KOLEJOWE TRAKO 2025
(GDAŃSK, 23 - 26.09.2025 r.)

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-2cdbcb0d-a9d4-4dd3-82c8-4214547c0646

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00348212

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-07-28

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ikolej.ezamawiajacy.pl

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://ikolej.ezamawiajacy.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: a) Komputer PC/MAC z aktualnym systemem operacyjnym wspieranym przez producenta;
b) Wybrana przeglądarka wspierana przez producenta: MS Internet Explorer, Firefox, Google Chrome lub MS Edge;
c) Podłączenie do Internetu: min. 512 Kb/s na komputer (zalecane szerokopasmowe łącze internetowe).

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: IK.DZ.261.03.TP.2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie stoiska wystawienniczego jego wykonanie, dostawa, montaż i demontaż oraz transport materiałów promocyjnych lub innych przedmiotów, związanych z obsługą stoiska wystawienniczego, podczas 16. Międzynarodowych Targów Kolejowych TRAKO 2025, które odbędą się w Gdańsku w dniach 23-26.09.2025 r.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz warunków realizacji zamówienia, zawiera załącznik nr 1 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia (OPZ).

4.2.6.) Główny kod CPV: 79950000-8 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2025-10-01

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 30

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników

4.3.5.) Nazwa kryterium: kryteria pozacenowe

4.3.6.) Waga: 70

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 1

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 6

Art. 109 ust. 1 pkt 7

Art. 109 ust. 1 pkt 8

Art. 109 ust. 1 pkt 9

Art. 109 ust. 1 pkt 10

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego mogą brać udział Wykonawcy, którzy:
nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
zdolności technicznej lub zawodowej:
Zamawiający uzna spełnienie warunku, jeżeli Wykonawca, wykaże, że:
a) w okresie ostatnich 3 lat przed terminem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, to w tym okresie, zrealizował co najmniej trzy usługi, zawierające w zakresie dla każdej z nich: projekt stoiska wystawienniczego o powierzchni wystawienniczej minimum 150 m2 (jego wykonanie, transport materiałów, montaż i demontaż stoiska wystawienniczego) zawierającego ekran diodowy o powierzchni minimum 20 m2 wraz z realizacją, na potrzeby klienta, animacji multimedialnych wyświetlanych na wielkoformatowym ekranie.
Wymagane jest, aby Wykonawca do wykazu usług załączył dowody, że usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie;
b) dysponuje potencjałem technicznym, w tym odpowiednim sprzętem oraz środkami potrzebnymi do realizacji przedmiotu zamówienia.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

a) jeden projekt zawierający wizualizacje stoiska w skali 1:50, minimum
w czterech rzutach 3D, z każdej strony wraz z opisem poszczególnych elementów stoiska, w tym materiałów proponowanych do wykonania stoiska. Wymagane jest, aby projekt został wykonany zgodnie z wymaganiami podanymi w punkcie 3.1. Załącznika nr 1 do SWZ „Opis przedmiotu zamówienia oraz warunków realizacji zamówienia”;
b) dokumentację techniczną projektu dotyczącą: zabudowy stoiska, instalacji elektrycznych, instalacji wodno-kanalizacyjnych;
c) informację o przewidywanej wielkości zapotrzebowania na energię elektryczną urządzeń i podświetlanych elementów stoiska.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Zamawiający dopuszcza zmianę treści Umowy w zakresie i na warunkach zgodnych z art. 454 i art. 455 ustawy Prawo zamówień publicznych.
a) zmiany wysokości wynagrodzenia, w przypadku:
- zmian przepisów dotyczących stawki podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego;
- wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę;
- zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub ubezpieczenie zdrowotne;
- zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. poz. 2215 oraz z 2019 r. poz. 1074 i 1572) zmiana wysokości wynagrodzenia nastąpi od dnia obowiązywania odpowiednich przepisów prawa;
b) zmiany terminów realizacji przedmiotu zamówienia, w przypadkach opisanych w § 8 ust. 1 i 2 Umowy.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-08-08 09:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://ikolej.ezamawiajacy.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-08-08 09:15

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-09-06

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

Wykonawca zobowiązany będzie do przekazania Zamawiającemu, najpóźniej w dniu podpisania umowy, harmonogramu rzeczowo-finansowego, zawierającego wycenę oraz termin wykonania poszczególnych działań zmierzających do realizacji usługi tj.:
• wykonanie projektu stoiska wystawienniczego;
• wykonanie stoiska wystawienniczego zgodnie z projektem;
• przygotowanie personalizowanych, promocyjnych animacji multimedialnych do wyświetlania na stoisku podczas Targów TRAKO na wielkoformatowym ekranie, na podstawie materiałów, zdjęć i logotypów wystawców;
• wyposażenie stoiska;
• montaż na terenie MTG stoiska wystawienniczego wraz z jego wyposażeniem;
• obsługa stoiska wystawienniczego podczas trwania TRAKO;
• demontaż stoiska po zakończeniu TRAKO;
• odbiór materiałów promocyjno-wystawienniczych od czterech wystawców,
z siedzib Ministerstwa Infrastruktury, Urzędu Transportu Kolejowego, Centrum Unijnych Projektów Transportowych oraz Instytutu Kolejnictwa oraz zwrot do nich po zakończeniu TRAKO.
Harmonogram rzeczowo – finansowy stanowić będzie załącznik do umowy.
Harmonogram rzeczowo – finansowy będzie wykorzystany do rozliczeń Zamawiającego
z Wykonawcą w sytuacjach, o których mowa w § 8 ust. 1 i 2 wzoru umowy, stanowiącym załącznik nr 4 do SWZ.