Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia
Świadczenie usług kurierskich na rzecz OKE w Krakowie w 2022 r.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Nazwa zamawiającego: Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Krakowie

1.3.) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 351621397

1.4.) Adres zamawiającego:

1.4.1.) Ulica: os. Szkolne 37

1.4.2.) Miejscowość: Kraków

1.4.3.) Kod pocztowy: 31-978

1.4.4.) Województwo: małopolskie

1.4.5.) Kraj: Polska

1.4.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL213 - Miasto Kraków

1.4.7.) Numer telefonu: 12 6832-101

1.4.8.) Numer faksu: 12 6832-100

1.4.9.) Adres poczty elektronicznej: oke@oke.krakow.pl

1.4.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.oke.krakow.pl

1.5.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - inny zamawiający

Państwowa jednostka budżetowa działająca na podstawie statutu nadanego Zarządzeniem nr 459 Dyrektora Centralnej Komisji Egzaminacyjnej, utworzona na podstawie ustawy

1.6.) Przedmiot działalności zamawiającego: Edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Numer ogłoszenia: 2021/BZP 00321634

2.2.) Data ogłoszenia: 2021-12-17

SEKCJA III ZMIANA OGŁOSZENIA

3.1.) Nazwa zmienianego ogłoszenia:

Ogłoszenie o zamówieniu,

3.2.) Numer zmienianego ogłoszenia w BZP: 2021/BZP 00317616/01

3.3.) Identyfikator ostatniej wersji zmienianego ogłoszenia: 01

3.4.) Identyfikator sekcji zmienianego ogłoszenia:

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

3.4.1.) Opis zmiany, w tym tekst, który należy dodać lub zmienić:

4.2.2. Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przed zmianą:
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług kurierskich na obszarze kraju ze szczególnym uwzględnieniem województw lubelskiego, małopolskiego i podkarpackiego, których obszar obejmuje swoją działalnością Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Krakowie, polegających na odbiorze i dostawach przesyłek od i do Zamawiającego w roku 2022.

Usługi kurierskie realizowane będą sukcesywnie, po otrzymaniu od Zamawiającego telefonicznego zlecenia wykonania usługi, w tym również zlecenia za pośrednictwem faksu lub drogą elektroniczną.

W imieniu Zamawiającego zlecenia doręczenia przesyłek składać mogą również osoby
z personelu szkół położonych na terenie wymienionych wyżej województw, w których odbywają się egzaminy.

Przesyłki to koperty i paczki zawierające dokumenty i materiały związane ze statutową działalnością Zamawiającego w tym między innymi poufne arkusze i prace egzaminacyjne podlegające ochronie przed nieuprawnionym ujawnieniem. Przesyłki te w trakcie przewozu
i przekazywania powinny być traktowane z należytą starannością i zabezpieczone przed nieuprawnionym ujawnieniem zawartości.
Liczba przesyłek do odbioru i przekazania szacowana jest łącznie na ok. 14210 sztuk,
podzielonych na kategorie określone przez miejsce i czas doręczania, jak w załączniku nr 2 do SWZ, w 6 zróżnicowanych przedziałach wagowych (jak niżej):
– do 1 kg
– ponad 1 kg do 5 kg
– ponad 5 kg do 10 kg
– ponad 10 kg do 20 kg
– ponad 20 kg do 30 kg
– ponad 30 kg do 50 kg
Przesyłki odbierane i doręczane będą pomiędzy siedzibą Zamawiającego i zorganizowanymi przez niego Punktami Odbioru Prac – POP (w liczbie do ok. 67), Ośrodkami Koordynacji Oceniania – OKO (w liczbie ponad 200 OKO) i innymi placówkami na wskazanym obszarze,
w ramach planowanych 8 akcji związanych z przeprowadzanymi egzaminami, przez 12- miesięczny okres obowiązywania umowy.

Kurier Wykonawcy odbiera przesyłki z określonego miejsca odbioru wskazanego przez osobę zlecającą usługę w imieniu Zamawiającego i dostarcza je na adres doręczenia pozostawiając
w miejscu doręczenia, które każdorazowo będzie wskazane przez osobę odbierającą.
W niektórych sytuacjach wymagać to będzie wniesienia przesyłek po schodach (orientacyjnie może to dotyczyć liczby 4-5 placówek, w których zlokalizowano Ośrodki Koordynacji Oceniania – OKO).
Zamawiający sygnalizując opisane wyżej sytuacje, które mogą występować sporadycznie przy realizacji zamówienia, nie ma możliwości bardziej precyzyjnego określenia ich zakresu.

W oszacowanej liczbie przesyłek, uwzględniono również przesyłki dotyczące działalności bieżącej prowadzonej w tym okresie przez Zamawiającego. Ponadto przewidziano możliwość korzystania z usług komplementarnych świadczonych przez Wykonawcę o wartości do 0,5 % wartości netto wynikającej z liczby przesyłek nadawanych. Usługi te dotyczyć mogą
w szczególności odbioru albo doręczenia przesyłki w sobotę, doręczenia przesyłki do rąk własnych, czy traktowania przesyłki jako przesyłki chronionej, ze sprawdzoną zawartością itp., zgodnie z wyborem Zamawiającego zaznaczonym na specyfikacji listu przewozowego.
Świadczenie usług w ramach planowanych poszczególnych akcji obejmuje odbiór przesyłek w ilości od 100 do ponad 1000 szt. z obszaru 3 województw w ciągu ok. 4 godzin,
z koniecznością ich doręczenia do adresata w dniu następnym.
Przesyłki nadane do godziny 17:00 w miastach wojewódzkich, a w pozostałych miejscowościach do godziny 16:00 (Zamawiający dopuszcza, w trakcie realizacji zamówienia możliwość uzgodnienia z Wykonawcą innego przedziału czasowego nadawania przesyłek), winny być doręczane następnego dnia w godzinach urzędowania instytucji, z wyjątkiem przesyłek, które będą dostarczone do godz. 8:00 oraz opisanych, jako PORANEK, które będą doręczane do godz. 9:00 i przesyłek POŁUDNIE doręczanych do godz. 12:00, następnego dnia po dniu nadania.
Może zaistnieć konieczność odbioru i dostawy części przesyłek do godz. 20:00, szczególnie
w okresie przeprowadzania egzaminu ósmoklasisty w części językowej oraz egzaminów maturalnych.
Dla każdej przesyłki w ramach niniejszego zamówienia, Wykonawca dostarcza niewypełnione lub wstępnie wypełnione wg dyspozycji Zamawiającego, nalepki adresowe – listy przewozowe
z odpowiednią dla kontroli i rozliczeń ilością kopii. Każdy list przewozowy powinien posiadać unikatowy numer umożliwiający śledzenie przesyłek i ich identyfikację.
W przypadku uzyskania przez Zamawiającego informacji o występowaniu zakłóceń
w realizacji zamówienia, Wykonawca - na żądanie Zamawiającego powinien niezwłocznie udzielić odpowiedzi na jakim etapie doręczania znajduje się przesyłka i podjąć stosowne do sytuacji działania naprawcze.
Kurier Wykonawcy po wypełnieniu nalepki adresowej – dowodu nadania przesyłki, potwierdza jej odbiór, pozostawiając kopię nalepki Zamawiającemu.
Uwaga: Przesyłki z materiałami egzaminacyjnymi będą odbierane ze szkół w dniach
i godzinach określonych przez Zamawiającego przy zleceniu odbioru przesyłek – tj. przy zamawianiu kuriera. Dla przesyłek odbieranych ze szkół Zamawiającym staje się członek personelu szkoły zlecający odbiór przesyłki.
W przypadku materiałów egzaminacyjnych ustalony wcześniej termin do odbioru
i doręczenia przesyłek musi być dotrzymywany ze względu na procedury obowiązujące
w systemie egzaminacyjnym.
W incydentalnych przypadkach (z powodów obiektywnych np. zdarzeń losowych), gdy kurier Wykonawcy nie ma możliwości odbioru przesyłki w terminie ustalonym przy zamawianiu usługi, Wykonawca ma obowiązek powiadomienia o zaistniałej sytuacji pracownika OKE
w Krakowie pełniącego dyżur przy jednym z telefonów wewnętrznych o numerach 12-68-32-… 155, …156, …157, …158, …160, …161, który podejmie decyzję o dalszym trybie postępowania w celu skutecznego odbioru przesyłki w danej szkole.

W przypadkach odbioru i doręczania przesyłek zawierających poufne materiały egzaminacyjne pracownicy Wykonawcy zobowiązani są zachowania tajemnicy korespondencji i ochrony zawartości przesyłek przed nieuprawnionym ujawnieniem.
Dla umożliwienia identyfikacji pracowników Wykonawcy wymagane jest posiadanie przez kurierów widocznych identyfikatorów firmowych ze zdjęciem oraz legitymacji służbowych.

Przesyłki z materiałami egzaminacyjnymi należy przekazywać osobom posiadającym upoważnienie do ich odbioru.
Przesyłki powinny być doręczane w stanie nienaruszonym a uszkodzone w czasie transportu wymagają dodatkowego zabezpieczenia na koszt Wykonawcy. W tych przypadkach Wykonawca dostarczy protokół opisujący uszkodzenie.
Faktury za sukcesywnie wykonane usługi – które na życzenie Zamawiającego wystawiane mogą być odrębnie dla różnych akcji, obejmować będą okresy miesięczne na podstawie sporządzanego przez Wykonawcę i dostarczanego równolegle z fakturą dokumentu w postaci pliku przesyłanego Zamawiającemu pocztą elektroniczną).
2. Zamawiający na podstawie art. 95. 1. ustawy Pzp wymaga zatrudnienia, na podstawie umowy o pracę przez Wykonawcę lub Podwykonawcę, osób wykonujących wskazane niżej przez Zamawiającego czynności w zakresie dotyczącym realizacji zamówienia w tym
w szczególności:
a - nadzoru nad kurierami i dystrybucji przesyłek,
b - bezpośredniego odbioru i doręczania przesyłek przez kurierów,
c - sortowania i magazynowania przesyłek,
d - rozliczania świadczonych usług,
w liczbie osób określonej przez Wykonawcę w złożonej ofercie, jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320).

Zatrudnienie wskazanej w ofercie liczby osób na podstawie umowy o pracę powinno trwać nieprzerwanie przez cały okres realizacji niniejszego zamówienia.
Zamawiający ocenia, że wystarczającym do realizacji zamówienia jest zatrudnienie minimum po 10 osób na obszarze każdego z 3 województw – wymaganie dotyczy więc łącznie 30 osób wykonujących wskazane wyżej czynności w okresie określonym w umowie.

2.1. W trakcie realizacji zamówienia Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełniania przez Wykonawcę lub Podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w punkcie 2 jw. czynności.

Po zmianie:
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług kurierskich na obszarze kraju ze szczególnym uwzględnieniem województw lubelskiego, małopolskiego i podkarpackiego, których obszar obejmuje swoją działalnością Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Krakowie, polegających na odbiorze i dostawach przesyłek od i do Zamawiającego w roku 2022.

Usługi kurierskie realizowane będą sukcesywnie, po otrzymaniu od Zamawiającego telefonicznego zlecenia wykonania usługi, w tym również zlecenia za pośrednictwem faksu lub drogą elektroniczną.

W imieniu Zamawiającego zlecenia doręczenia przesyłek składać mogą również osoby
z personelu szkół położonych na terenie wymienionych wyżej województw, w których odbywają się egzaminy.

Przesyłki to koperty i paczki zawierające dokumenty i materiały związane ze statutową działalnością Zamawiającego w tym między innymi poufne arkusze i prace egzaminacyjne podlegające ochronie przed nieuprawnionym ujawnieniem. Przesyłki te w trakcie przewozu
i przekazywania powinny być traktowane z należytą starannością i zabezpieczone przed nieuprawnionym ujawnieniem zawartości.
Liczba przesyłek do odbioru i przekazania szacowana jest łącznie na ok. 14210 sztuk,
podzielonych na kategorie określone przez miejsce i czas doręczania, jak w zmodyfikowanym załączniku nr 2 do SWZ, w 7 zróżnicowanych przedziałach wagowych, dodatkowo opisanych formatem przesyłek określającym ich maksymalne wymiary oznaczonych jak niżej:
• S do 1 kg
• S ponad 1 kg do 5 kg
• M ponad 5 kg do 10 kg
• L ponad 10 kg do 20 kg
• XL do 20 kg
• 2XL do 30 kg
• 2XL ponad 30 kg do 50 kg

Gdzie oznaczenie:
S – przypisane jest przesyłkom o maksymalnych wymiarach (Wys. x Szer. x Dłg) :
9 x 40 x 65 i maksymalnej masie 20 kg – w tym opak. firmowe do 1 kg,
M - przypisane jest przesyłkom o maksymalnych wymiarach (Wys. x Szer. x Dłg) :
20 x45 x 65 i maksymalnej masie 20 kg,
L - przypisane jest przesyłkom o maksymalnych wymiarach (Wys. x Szer. x Dłg) :
42 x 40 x 65 i maksymalnej masie 20 kg,
XL - przypisane jest przesyłkom o maksymalnych wymiarach (Wys. x Szer. x Dłg) :
60 x 60 x 70 i maksymalnej masie 20 kg,
2XL - przypisane jest przesyłkom o sumie wymiarów: Wys.+Szer.+Dłg. nie
przekraczających 250 cm przy zachowaniu maksymalnej długości przesyłki do 120
cm i maksymalnej masie 30 kg z opcją rozszerzenia do 50 kg.

(Aktualny Formularz cenowy po modyfikacji oznaczeń przesyłek S, M, L, XL i 2 XL do złożenia z ofertą jest zapisany w pliku o nazwie: zał.nr 2 do SWZ_FC_ kurier2022_MOD.xls.)

Przesyłki odbierane i doręczane będą pomiędzy siedzibą Zamawiającego i zorganizowanymi przez niego Punktami Odbioru Prac – POP (w liczbie do ok. 67), Ośrodkami Koordynacji Oceniania – OKO (w liczbie ponad 200 OKO) i innymi placówkami na wskazanym obszarze,
w ramach planowanych 8 akcji związanych z przeprowadzanymi egzaminami, przez 12- miesięczny okres obowiązywania umowy.

Kurier Wykonawcy odbiera przesyłki z określonego miejsca odbioru wskazanego przez osobę zlecającą usługę w imieniu Zamawiającego i dostarcza je na adres doręczenia pozostawiając
w miejscu doręczenia, które każdorazowo będzie wskazane przez osobę odbierającą.
W niektórych sytuacjach wymagać to będzie wniesienia przesyłek po schodach (orientacyjnie może to dotyczyć liczby 4-5 placówek, w których zlokalizowano Ośrodki Koordynacji Oceniania – OKO).
Zamawiający sygnalizując opisane wyżej sytuacje, które mogą występować sporadycznie przy realizacji zamówienia, nie ma możliwości bardziej precyzyjnego określenia ich zakresu.

W oszacowanej liczbie przesyłek, uwzględniono również przesyłki dotyczące działalności bieżącej prowadzonej w tym okresie przez Zamawiającego. Ponadto przewidziano możliwość korzystania z usług komplementarnych świadczonych przez Wykonawcę o wartości do 0,5 % wartości netto wynikającej z liczby przesyłek nadawanych. Usługi te dotyczyć mogą
w szczególności odbioru albo doręczenia przesyłki w sobotę, doręczenia przesyłki do rąk własnych, czy traktowania przesyłki jako przesyłki chronionej, ze sprawdzoną zawartością itp., zgodnie z wyborem Zamawiającego zaznaczonym na specyfikacji listu przewozowego.
Świadczenie usług w ramach planowanych poszczególnych akcji obejmuje odbiór przesyłek w ilości od 100 do ponad 1000 szt. z obszaru 3 województw w ciągu ok. 4 godzin,
z koniecznością ich doręczenia do adresata w dniu następnym.
Przesyłki nadane do godziny 17:00 w miastach wojewódzkich, a w pozostałych miejscowościach do godziny 16:00 (Zamawiający dopuszcza, w trakcie realizacji zamówienia możliwość uzgodnienia z Wykonawcą innego przedziału czasowego nadawania przesyłek), winny być doręczane następnego dnia w godzinach urzędowania instytucji, z wyjątkiem przesyłek, które będą dostarczone do godz. 8:00 oraz opisanych, jako PORANEK, które będą doręczane do godz. 9:00 i przesyłek POŁUDNIE doręczanych do godz. 12:00, następnego dnia po dniu nadania.
Może zaistnieć konieczność odbioru i dostawy części przesyłek do godz. 20:00, szczególnie
w okresie przeprowadzania egzaminu ósmoklasisty w części językowej oraz egzaminów maturalnych.
Dla każdej przesyłki w ramach niniejszego zamówienia, Wykonawca dostarcza niewypełnione lub wstępnie wypełnione wg dyspozycji Zamawiającego, nalepki adresowe – listy przewozowe
z odpowiednią dla kontroli i rozliczeń ilością kopii. Każdy list przewozowy powinien posiadać unikatowy numer umożliwiający śledzenie przesyłek i ich identyfikację.
W przypadku uzyskania przez Zamawiającego informacji o występowaniu zakłóceń
w realizacji zamówienia, Wykonawca - na żądanie Zamawiającego powinien niezwłocznie udzielić odpowiedzi na jakim etapie doręczania znajduje się przesyłka i podjąć stosowne do sytuacji działania naprawcze.
Kurier Wykonawcy po wypełnieniu nalepki adresowej – dowodu nadania przesyłki, potwierdza jej odbiór, pozostawiając kopię nalepki Zamawiającemu.
Uwaga: Przesyłki z materiałami egzaminacyjnymi będą odbierane ze szkół w dniach
i godzinach określonych przez Zamawiającego przy zleceniu odbioru przesyłek – tj. przy zamawianiu kuriera. Dla przesyłek odbieranych ze szkół Zamawiającym staje się członek personelu szkoły zlecający odbiór przesyłki.
W przypadku materiałów egzaminacyjnych ustalony wcześniej termin do odbioru
i doręczenia przesyłek musi być dotrzymywany ze względu na procedury obowiązujące
w systemie egzaminacyjnym.
W incydentalnych przypadkach (z powodów obiektywnych np. zdarzeń losowych), gdy kurier Wykonawcy nie ma możliwości odbioru przesyłki w terminie ustalonym przy zamawianiu usługi, Wykonawca ma obowiązek powiadomienia o zaistniałej sytuacji pracownika OKE
w Krakowie pełniącego dyżur przy jednym z telefonów wewnętrznych o numerach 12-68-32-… 155, …156, …157, …158, …160, …161, który podejmie decyzję o dalszym trybie postępowania w celu skutecznego odbioru przesyłki w danej szkole.

W przypadkach odbioru i doręczania przesyłek zawierających poufne materiały egzaminacyjne pracownicy Wykonawcy zobowiązani są zachowania tajemnicy korespondencji i ochrony zawartości przesyłek przed nieuprawnionym ujawnieniem.
Dla umożliwienia identyfikacji pracowników Wykonawcy wymagane jest posiadanie przez kurierów widocznych identyfikatorów firmowych ze zdjęciem oraz legitymacji służbowych.

Przesyłki z materiałami egzaminacyjnymi należy przekazywać osobom posiadającym upoważnienie do ich odbioru.
Przesyłki powinny być doręczane w stanie nienaruszonym a uszkodzone w czasie transportu wymagają dodatkowego zabezpieczenia na koszt Wykonawcy. W tych przypadkach Wykonawca dostarczy protokół opisujący uszkodzenie.
Faktury za sukcesywnie wykonane usługi – które na życzenie Zamawiającego wystawiane mogą być odrębnie dla różnych akcji, obejmować będą okresy miesięczne na podstawie sporządzanego przez Wykonawcę i dostarczanego równolegle z fakturą dokumentu w postaci pliku przesyłanego Zamawiającemu pocztą elektroniczną).
2. Zamawiający na podstawie art. 95. 1. ustawy Pzp wymaga zatrudnienia, na podstawie umowy o pracę przez Wykonawcę lub Podwykonawcę, osób wykonujących wskazane niżej przez Zamawiającego czynności w zakresie dotyczącym realizacji zamówienia w tym
w szczególności:
a - nadzoru nad kurierami i dystrybucji przesyłek,
b - bezpośredniego odbioru i doręczania przesyłek przez kurierów,
c - sortowania i magazynowania przesyłek,
d - rozliczania świadczonych usług,
w liczbie osób określonej przez Wykonawcę w złożonej ofercie, jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320).

Zatrudnienie wskazanej w ofercie liczby osób na podstawie umowy o pracę powinno trwać nieprzerwanie przez cały okres realizacji niniejszego zamówienia.
Zamawiający ocenia, że wystarczającym do realizacji zamówienia jest zatrudnienie minimum po 10 osób na obszarze każdego z 3 województw – wymaganie dotyczy więc łącznie 30 osób wykonujących wskazane wyżej czynności w okresie określonym w umowie.

2.1. W trakcie realizacji zamówienia Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełniania przez Wykonawcę lub Podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w punkcie 2 jw. czynności.