Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Zapewnienie dostępu do oprogramowania inteligentnej wyszukiwarki bazy wiedzy dla Urzędu m.st. Warszawy

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Miasto Stołeczne Warszawa

1.3.) Oddział zamawiającego: Urząd m.st. Warszawy

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 015259640

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Pl. Bankowy 3/5

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-950

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.7.) Numer telefonu: 22 443 14 18

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: aborkowska@um.warszawa.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.um.warszawa.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Zapewnienie dostępu do oprogramowania inteligentnej wyszukiwarki bazy wiedzy dla Urzędu m.st. Warszawy

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-fa55474c-f3e1-43d6-bc40-89573d1bb5db

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00295456

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-06-26

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://zamowienia.um.warszawa.pl/pn/umw/demand/215598/notice/public/details

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://zamowienia.um.warszawa.pl/pn/umw/demand/215598/notice/public/details

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: opisane w pkt. 5 SWZ

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): opisane w SWZ

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): opisane w SWZ

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZP/AB/271/II-100/25

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Zapewnienie dostępu do oprogramowania inteligentnej wyszukiwarki bazy wiedzy dla Urzędu m.st. Warszawy

Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie dostępu do oprogramowania inteligentnej wyszukiwarki bazy wiedzy dla Urzędu m.st. Warszawy

4.2.6.) Główny kod CPV: 72260000-5 - Usługi w zakresie oprogramowania

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

72260000-5 - Usługi w zakresie oprogramowania

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 12 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Tak

4.2.14.) Przedmiot, wielkość lub zakres oraz warunki zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Zamawiający przewiduje możliwości udzielenia zamówień powtarzanych, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy, do kwoty 194 340,00 zł brutto w zakresie: konfiguracji i wdrożenia Oprogramowania, integracji Oprogramowania z Bazami Wiedzy Zamawiającego; zapewnienia dostępu do Oprogramowania oraz świadczenia wsparcia Oprogramowania.

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie osób wskazanych do realizacji zamówienia

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

Warunek dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej

Za spełniającego warunki udziału w postępowaniu Zamawiający uzna Wykonawcę, który:
1. w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, to w tym okresie, należycie zrealizował, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych należycie wykonuje:

1.1. co najmniej dwie usługi w modelu Software as a Service, polegające na dostarczeniu dla dwóch różnych podmiotów oprogramowania klasy RAG wraz z jego wsparciem przez okres nieprzerwanie co najmniej 6 kolejnych miesięcy;

1.2. co najmniej jedną usługę polegającą na wdrożeniu i wsparciu przez okres nieprzerwanie co najmniej 6 kolejnych miesięcy, mechanizmów AI lub ML lub DL lub LLM (tj. algorytmów sztucznej inteligencji lub uczenia maszynowego lub uczenia głębokiego lub dużych modeli językowych) w ramach automatyzacji procesu biznesowego;

W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, nie zakończonych na dzień składania oferty, długość realizowanej wykazanej przez Wykonawcę usługi, na dzień składania oferty musi wynosić minimum 6 miesięcy.

2. Dysponuje lub będzie dysponować zespołem skierowanym do realizacji zamówienia w składzie nie mniejszym niż 2 osoby, o następującym doświadczeniu:

2.1. Manager AI, który w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert kierował co najmniej dwoma wdrożeniami usług w modelu Software as a Service polegającymi na dostarczaniu dla różnych podmiotów oprogramowania klasy RAG.

2.2. co najmniej jeden Inżynier AI/ML, który w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert realizował wdrożenie mechanizmów AI lub ML lub DL lub LLM (tj. algorytmów sztucznej inteligencji lub uczenia maszynowego lub uczenia głębokiego lub dużych modeli językowych) w ramach automatyzacji procesu biznesowego.

2.3. Zamawiający wyklucza możliwość łączenia dowolnych kompetencji wymienionych w punktach 2.1 i 2.2 przez jedną osobę.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Zamawiający nie określa podmiotowych środków dowodowych potwierdzających brak podstaw do wykluczenia

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: W Systemie do oferty należy dołączyć następujące podmiotowe środki dowodowe:

1. Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą podmiotowych środków dowodowych, tj.

a) Wykaz osób na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu określonego w pkt. 12.2.2. SWZ - (sporządzony wg wzoru określonego z Załączniku nr 5 do SWZ).

Wykaz podlega uzupełnieniu.

2. Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od otrzymania wezwania, aktualnych na dzień złożenia, podmiotowych środków dowodowych, o których mowa poniżej.

Podmiotowe środki dowodowe potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu:

a) wykaz usług – przygotowany wg wzoru określonego w Załączniku nr 7 do SWZ, na potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu;

b) dowody, że wykazane w oświadczeniu usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie.

Dowodami, o których mowa powyżej są:

· referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane;

· oświadczenie Wykonawcy, jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać dokumentów. W takim przypadku należy uzasadnić brak możliwości uzyskania dokumentów.

W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych, referencje bądź inne dokumenty, potwierdzające ich należyte wykonanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert;

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

W niniejszym postępowaniu Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą przedmiotowych środków dowodowych: a) Wykaz dodatkowego doświadczenia osób (tych samych, które zostały wskazane w Załączniku nr 5 do SWZ), które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, do pozacenowego kryterium oceny ofert określonego w pkt. 25.2. SWZ - (sporządzony wg wzoru określonego w Załączniku nr 6 do SWZ). Wykaz nie podlega uzupełnieniu.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

a) dokument (np. pełnomocnictwo) potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy;

b) w przypadku, gdy oferta zawiera informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa – dokument zawierający dowody, o których mowa w pkt 18. SWZ.

c) w przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców:
• oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni Wykonawcy

d) w przypadku gdy Wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji innych Podmiotów zobowiązanie każdego Podmiotu udostępniającego zasoby potwierdzające, że stosunek łączący Wykonawcę z Podmiotem udostępniającym zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Tak

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

Zamawiający dopuszcza możliwość składania oferty przez dwóch lub więcej Wykonawców, pod warunkiem ustanowienia przez nich Pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Dokument pełnomocnictwa musi być sporządzony i załączony do oferty zgodnie z zasadami określonymi w pkt 13. SWZ

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

określone we wzorze umowy stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-07-10 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://zamowienia.um.warszawa.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-07-10 10:05

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-08-08