Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Zakup usług hotelarskich w zakresie organizacji spotkań, konferencji, szkoleń i seminariów na potrzeby Narodowego Centrum Badań i Rozwoju.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Narodowe Centrum Badań i Rozwoju

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 141032404

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Nowogrodzka 47a

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-695

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: przetargi@ncbr.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.gov.pl/web/ncbr

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - agencja wykonawcza

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Zarządzanie i realizacja strategicznych programów badań naukowych i prac rozwojowych

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Zakup usług hotelarskich w zakresie organizacji spotkań, konferencji, szkoleń i seminariów na potrzeby Narodowego Centrum Badań i Rozwoju.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-0be2327c-fd10-11ec-8000-d680d39e541a

2.5.) Numer ogłoszenia: 2022/BZP 00242524

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2022-07-06

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

POIR PT, POWER PT, POIR SYST1 - KRZ, POIR SYST 3-KRZ

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://www.gov.pl/web/ncbr/postepowania-rozpoczete

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: ePUAP:/NCBiR/SkrytkaESPprzetargi@ncbr.gov.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Dokumenty przekazywane za
pośrednictwem skrzynki ePUAP podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub odpisem
osobistym.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Załącznik nr 6 do SWZ

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Załącznik nr 6 do SWZ

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: 16/22/TPZNK

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak

4.1.5.) Łączna wartość poszczególnych części zamówienia: 3276149,51 PLN

4.1.6.) Wartość zamówienia stanowiącego przedmiot tego postępowania (bez VAT): 2024930,00 PLN

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Tak

4.1.14.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia:

Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia są usługi hotelarskie w zakresie organizacji spotkań, konferencji, szkoleń i seminariów organizowane na terenie m. st. Warszawy na potrzeby Narodowego Centrum Badań i Rozwoju, w tym w ramach realizowanych programów. Maksymalna liczba osób w zamówieniu podstawowym, która weźmie udział w spotkaniach to 4 220, minimalna liczba – 1 000 osób. Zamawiający przewiduje dwa typy spotkań:
- spotkania typu A: sumarycznie w ramach spotkań typu A udział weźmie maksymalnie 420 osób. Zamawiający szacuje, że w ww. typie spotkań odbędzie się 14 spotkań po maksymalnie 30 osób.
- spotkania typu B: sumarycznie w ramach spotkań typu B udział weźmie maksymalnie 3 800 osób. Zamawiający szacuje, że w ww. typie spotkań odbędzie się 38 spotkań po maksymalnie 300 osób.
Zamawiający zastrzega, że wskazane powyżej liczby przewidywanych spotkań i osób mogą się zmieniać w zależności od bieżących potrzeb, przez co np. wskazana powyżej liczba 14 spotkań typu A i/lub osób w nich uczestniczących może zostać powiększona lub pomniejszona, kosztem spotkań typu B i liczby osób w nich uczestniczących. Powyższe zakresy mają wyłącznie charakter szacunkowy.
Po upływie 24 miesięcy lub po wyczerpaniu pełnej kwoty zamówienia podstawowego Zamawiający zastrzega sobie możliwości skorzystania z prawa opcji polegającego na:
- możliwości wydłużenia terminu realizacji zamówienia o kolejne 18 miesięcy lub
- zwiększeniu liczby osób biorących udział w spotkaniach łącznie do 2 110 osób, w tym:
1) w spotkaniach typu A maksymalna liczba osób to 210;
2) w spotkaniach typu B maksymalna liczba osób to 1 900.
Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ) znajduje się w Załączniku nr 1 do niniejszej Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ) i stanowi jej integralną część.

4.2.6.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

Po upływie 24 miesięcy lub po wyczerpaniu pełnej kwoty zamówienia podstawowego Zamawiający zastrzega sobie możliwości skorzystania z prawa opcji polegającego na:
- możliwości wydłużenia terminu realizacji zamówienia o kolejne 18 miesięcy lub
- zwiększeniu liczby osób biorących udział w spotkaniach łącznie do 2 110 osób, w tym:
1) w spotkaniach typu A maksymalna liczba osób to 210;
2) w spotkaniach typu B maksymalna liczba osób to 1 900.

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 24 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Oferta o najwyższej liczbie punktów zostanie uznana za ofertę najkorzystniejszą.
Po ocenie ofert, poszczególne oferty otrzymują ilość punktów wyliczoną według poniższej formuły:
O = C + G + D + A
Gdzie:
O - oznacza ilość punktów przyznanych ocenianej ofercie;
C - oznacza ilość punktów przyznanych ocenianej ofercie za kryterium cena;
G – oznacza ilość punktów przyznanych ocenianej ofercie w ramach kryterium „liczba gwiazdek posiadanych przez hotel”;
D – oznacza ilość punktów przyznanych ocenianej ofercie w ramach kryterium „odległość hotelu od Dworca Kolejowego Warszawa Centralna”;
A – oznacza ilość punktów przyznanych ocenianej ofercie w ramach kryterium „aspekty społeczne – zatrudnienie osoby z niepełnosprawnością”.
Oferta może uzyskać maksymalnie 100 punktów.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 35

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Liczba gwiazdek posiadanych przez hotel

4.3.6.) Waga: 30

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Odległość hotelu od Dworca Kolejowego Warszawa Centralna

4.3.6.) Waga: 30

Kryterium 4

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Aspekty społeczne - Zatrudnienie osoby z niepełnosprawnością

4.3.6.) Waga: 5

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Tak

4.3.11.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub innowacyjnych, etykiet lub rachunku kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryteriów oceny ofert:

zgodnie z art. 242 ust. 2 ustawy - aspekty społeczne

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 7

Art. 109 ust. 1 pkt 8

Art. 109 ust. 1 pkt 10

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają określone przez Zamawiającego w niniejszym rozdziale warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
1.1. zdolności technicznej lub zawodowej.
2. W zakresie warunku określonego w art. 112 ust. 1 pkt 4) Pzp (zdolności technicznej lub zawodowej), Wykonawca winien wykazać, że:
2.1. posiada doświadczenie zawodowe polegające na wykonaniu (a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych) w okresie ostatnich 4 (czterech) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej czterech umów, polegających na świadczeniu usług hotelarskich w zakresie organizacji spotkań lub konferencji lub szkoleń lub seminariów, o wartości co najmniej 100 000,00 (sto tysięcy) złotych brutto każda obejmującą swoim zakresem wynajem sali z wyposażeniem, zapewnienie usługi gastronomicznej, sprzętu (m.in. rzutnik, ekran, mikrofony bezprzewodowe). W przypadku umów, które są w trakcie realizacji, część umowy która została już wykonana musi wypełniać wymogi określone przez Zamawiającego na dzień składania ofert. - W przypadku usług będących w trakcie wykonywania, wymagania odnośnie: zakresu i wartości wykonywania danej usługi, dotyczą części umowy już zrealizowanej (tj. od dnia rozpoczęcia wykonywania usługi do upływu terminu składania ofert) i te parametry (zakres, wartość) Wykonawca zobowiązany jest podać w wykazie usług;
- W przypadku, gdy wartość zamówienia jest określona w innej walucie niż w złotych polskich, Zamawiający dokona przeliczenia tej wartości na złote polskie na podstawie średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonych w Tabeli Kursów Narodowego Banku Polskiego (NBP) na dzień opublikowania przedmiotowego ogłoszenia o zamówieniu.
2.2. dysponuje lub będzie dysponował w trakcie realizacji zamówienia, co najmniej jedną osobą (koordynator umowy) zatrudnioną na podstawie umowy o pracę, która w ciągu ostatnich czterech lat przed upływem terminu składania ofert koordynowała minimum trzy spotkania lub konferencje lub szkolenia lub seminaria w formule stacjonarnej dla min. 30 osób każde.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1. Odpis
lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art.
109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu
do rejestru lub ewidencji.
2. Oświadczenie Wykonawcy z art. 125 ust. 1 Pzp uwzględniające przesłanki wykluczenia z art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych
rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego - do
wykorzystania wzór, stanowiący Załącznik nr 3 do SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców,
ww. oświadczenie składa każdy z konsorcjantów.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Na potwierdzenie spełnienia ww. warunku Wykonawcy przedłożą oświadczenie wymienione w rozdziale XII pkt. 13.2 SWZ oraz - na wezwanie, oświadczenie i dokumenty, o których mowa w rozdziale XII pkt. 20.2 SWZ. W przypadku, gdy Wykonawcy będą polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych innego podmiotu, o którym mowa w art. 273 ust. 1 pkt. 1) Pzp, wraz z ofertą oprócz oświadczenia, wymienionego w rozdziale XII pkt. 13.2 SWZ, dodatkowo winni oni przedłożyć także dokumenty określone w rozdziale XII pkt. 13.4 i 13.5 SWZ. Pod pojęciem usługi wykonywanej, Zamawiający rozumie usługi, będące w trakcie realizacji, których zakończona część – np. zorganizowane spotkania – spełnia ww. wymagania
Na potwierdzenie spełnienia ww. warunku określonego w klauzuli społecznej - udokumentowania zatrudnienia ww. pracownika Wykonawca zobowiązany jest złożyć imienną listę osób biorących udział w realizacji umowy zatrudnionych na podstawie umowy o pracę Wykonawcy przedłożą oświadczenie wymienione w rozdziale XII pkt. 13.2 SWZ oraz - na wezwanie, oświadczenie i dokumenty, o których mowa w rozdziale XII pkt. 20.3 SWZ. W przypadku, gdy Wykonawcy będą polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych innego podmiotu, o którym mowa w art. 273 ust. 1 pkt. 1) Pzp, wraz z ofertą oprócz oświadczenia, wymienionego w rozdziale XII pkt. 13.2 SWZ, dodatkowo winni oni przedłożyć także dokumenty określone w rozdziale XII pkt. 13.4 i 13.5 SWZ.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

17. Wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia (np. spółki cywilne, konsorcja), zgodnie z art. 58 ust. 2 Pzp, zobowiązani są ustanowić pełnomocnika. Z treści pełnomocnictwa winno jednoznacznie wynikać prawo pełnomocnika do reprezentowania Wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego w imieniu Wykonawcy. Dokument ten winien być podpisany przez osobę/osoby uprawnioną(-e) do jego udzielenia tj. zgodnie z formą reprezentacji każdego z Wykonawców (podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym lub podpisem osobistym). w przypadku wspólników spółki cywilnej dopuszczalne jest przedłożenie umowy spółki cywilnej, z której wynika zakres i sposób reprezentacji, a w przypadku konsorcjum przedłożenie umowy konsorcjum.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Zamawiający określił rodzaj zmian umowy w Załączniku nr 4 do SWZ Projektowe Postanowienia Umowy paragraf 10- Zmiany Umowy

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2022-07-15 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem miniPortalu

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2022-07-15 12:00

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni

8.5.) Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością negocjacji: Tak

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

Zamawiający informuje, że z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawcę, w stosunku do którego
zachodzi którakolwiek z okoliczności wskazanych w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022r o szczególnych
rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa
narodowego