Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
USŁUGA ORGANIZACJI SPOTKANIA PODSUMOWUJĄCEGO REALIZACJĘ PROJEKTU

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: WOJEWÓDZKI URZĄD PRACY W KIELCACH

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 292346746

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Wincentego Witosa 86

1.5.2.) Miejscowość: Kielce

1.5.3.) Kod pocztowy: 25-561

1.5.4.) Województwo: świętokrzyskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL721 - Kielecki

1.5.7.) Numer telefonu: 41 364-16-00

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: wup@wup.kielce.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://wupkielce.praca.gov.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka budżetowa

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

USŁUGA ORGANIZACJI SPOTKANIA PODSUMOWUJĄCEGO REALIZACJĘ PROJEKTU

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-bf5e3401-bb1d-4707-861e-ea3af9c6dbba

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00161023

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-03-18

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2026/BZP 00048261/03/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.2 Organizacja spotkania podsumowującego projekt z galą

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Zamówienie jest współfinansowane ze środków KPO w ramach umowy o objecie projektu wsparciem z Planu Rozwojowego dotyczącej realizacji projektu pt. ,,Zbudowanie systemu koordynacji i monitorowania regionalnych działań na rzecz kształcenia zawodowego, szkolnictwa wyższego oraz uczenia się przez całe życie, w tym uczenia się dorosłych". Numer umowy: KPO/22/LLL/U/0016 z późn. zm.

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-bf5e3401-bb1d-4707-861e-ea3af9c6dbba

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja miedzy Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl/pl/.

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Wymagania techniczne i organizacyjne dot. korespondencji elektronicznej określone zostały w Rozdziale IX SWZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Informacje w zakresie RODO zostały wskazane w Rozdziale II ust. 7 SWZ oraz w Załączniku nr 10 do SWZ.

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Informacje w zakresie RODO zostały wskazane w Rozdziale II ust. 7 SWZ oraz w Załączniku nr 10 do SWZ.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: OKA-II.271.3.2026

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Tak

4.1.14.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia:

Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa organizacji spotkania podsumowującego realizację projektu pn. ,,Zbudowanie systemu koordynacji i monitorowania regionalnych działań na rzecz kształcenia zawodowego, szkolnictwa wyższego oraz uczenia się przez całe życie, w tym uczenia się dorosłych”. W ramach zleconej usługi Wykonawca będzie odpowiedzialny za zorganizowanie:
1) Części roboczej – wynajem sali warsztatowej dla maksymalnie 35 osób dla potrzeb zorganizowania posiedzenia Wojewódzkiego Zespołu Koordynacji (WZK);
2) Części konferencyjnej – na którą składać się będzie: wynajem sali na organizację konferencji podsumowującej projekt wraz ze sceną potrzebną do zorganizowania gali rozdania nagród, zapewnienie zaplecza technicznego i organizacyjnego całego spotkania, zapewnienie usługi konferansjera, usługi prelegenckiej oraz zakup materiałów konferencyjnych/biurowych.
3) Usługi cateringowej – w ramach której Wykonawca zapewni bufet kawowo-śniadaniowy podczas części roboczej oraz bufet kawowo-śniadaniowy i lunch podczas części konferencyjnej.
Maksymalna liczba uczestników spotkania 150 osób.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79952100-3 - Usługi w zakresie organizacji imprez kulturalnych

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

80590000-6 - Usługi seminaryjne

79951000-5 - Usługi w zakresie organizowania seminariów

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2026-06-10

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Kryteriami, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty są: Cena oferty brutto oraz Doświadczenie osoby pełniącej funkcję Koordynatora.
2. Znaczenie kryterium:
a) Cena – 60 %,
b) Doświadczenie osoby pełniącej funkcję Koordynatora – 40 %,
gdzie 1% = 1 pkt.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie osoby pełniącej funkcję Koordynatora

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
a) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym
Zamawiający nie precyzuje warunku w tym zakresie.
b) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów
Zamawiający nie precyzuje warunku w tym zakresie.
c) sytuacji ekonomicznej lub finansowej
Zamawiający nie precyzuje warunku w tym zakresie.
d) zdolności technicznej lub zawodowej
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że należycie wykonał, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonuje, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej 4 zamówienia, których przedmiotem (każdego z nich) było zorganizowane lub współorganizowanie wydarzeń (tj. konferencje, seminaria, grupy robocze lub tożsame wydarzenia), w których każdorazowo uczestniczyło minimum 100 osób. Za tożsame wydarzenia nie uznaje się szkoleń, spotkań informacyjnych, wizyt studyjnych oraz konkursów.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Podmiotowe środki dowodowe składane na wezwanie Zamawiającego (przed wyborem oferty):
Zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp Zamawiający wezwie wykonawcę, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, aktualnego na dzień złożenia podmiotowego środka dowodowego, potwierdzającego spełnianie warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa w Rozdziale XIII ust. 1 lit. d SWZ:
Wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, polegających na zorganizowaniu lub współorganizowaniu co najmniej 4 wydarzeń (tj. konferencje, seminaria, grupy robocze lub tożsame wydarzenia) w których każdorazowo uczestniczyło minimum 100 osób. Za tożsame wydarzenia nie uznaje się szkoleń, spotkań informacyjnych, wizyt studyjnych oraz konkursów. W wykazie należy podać nazwę organizowanego lub współorganizowanego wydarzenia, daty wykonania, podmioty, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane oraz ilość uczestników (wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 9 do SWZ).

Do wykazu należy załączyć dowody określające, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy.
W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy – dot. warunku, o którym mowa w Rozdziale XIII ust. 1 lit. d SWZ.

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

Do oferty należy dołączyć:
1) Oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o realizację zamówienia (jeżeli dotyczy) – według wzoru stanowiącego Załącznik nr 3 do SWZ.
2) Oświadczenie Wykonawcy dotyczące przesłanek wykluczenia z postępowania – według wzoru określonego w Załączniku nr 4 do SWZ.
3) Oświadczenie Wykonawcy dotyczące spełniania warunków udziału w postępowaniu – według wzoru określonego w Załączniku nr 5 do SWZ.
4) Oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby składane na podstawie art. 125 ust. 1 i 5 ustawy (jeżeli dotyczy) – według wzoru określonego w Załączniku nr 6 do SWZ.
5) Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby (jeżeli dotyczy) – według wzoru określonego w Załączniku nr 7 do SWZ.
6) Dokumenty, z których wynika umocowanie osób do reprezentowania odpowiednio Wykonawcy/Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego w szczególności:
a. odpis lub Informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub z innego właściwego rejestru, w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy lub Wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia lub podmiotu udostępniającego zasoby jest umocowana do jego reprezentowania - chyba że Wykonawca/Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia wskażą w Formularzu oferty dane, umożliwiające Zamawiającemu uzyskanie tych dokumentów za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych.
b. pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy, jeżeli w imieniu Wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów określonych w lit a;
c. pełnomocnictwo lub inny dokument, z którego wynika umocowanie do reprezentowania wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego w postępowaniu albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.
2. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, zgodnie z art. 58 ust. 2 ustawy Pzp – ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z pełnomocnikiem.
3. Zamawiający w Rozdziale XIII SWZ określa sposób spełniania przez Wykonawcę/ Wykonawcę wspólnie ubiegającego się o zamówienie warunków udziału w postępowaniu (art. 117 ustawy Pzp) o którym mowa w art. 112 ust. 2 pkt. 4 ustawy Pzp.
4. W przypadku gdy oferta złożona przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zostanie uznana przez Zamawiającego za najkorzystniejszą, Zamawiający może żądać spełnienia następujących wymagań:
a) wykonawcy przedłożą umowę regulującą ich współpracę;
b) umowa winna być zawarta na okres realizacji całości zamówienia i nie może być rozwiązana przed upływem terminu realizacji zamówienia;
c) wykonawcy występujący wspólnie ponosić będą solidarną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia.
5. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:
a) żaden z nich nie może podlegać wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w okolicznościach, o których mowa w Rozdziale XV SWZ, natomiast spełnienie warunków udziału w postepowaniu Wykonawcy wykazują zgodnie z wymaganiami zawartymi w Rozdziale XIII SWZ.
b) oświadczenia, o których mowa w Rozdziale XX ust. 1 pkt 1 i 2 SWZ, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie z osobna.
c) dokumenty dotyczące umocowania do reprezentowania Wykonawcy, o których mowa w Rozdziale XX ust. 4 pkt 1 SWZ – składa każdy Wykonawca.
6. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, poświadczenia za zgodność z oryginałem dokonuje Wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, w zakresie dokumentów lub oświadczeń, które każdego z nich dotyczą.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Rodzaj i zakres zmian umowy zostały przewidziane w Załączniku nr 8 do SWZ - paragraf 11

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2026-03-26 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://ezamowienia.gov.pl/pl/

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-03-26 11:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-04-24