Olsztyn: Zapewnienie miejsca spotkania, usługi gastronomicznej i noclegowej dla przedstawicieli Instytucji Pośredniczącej i Instytucji Wdrażających środowiskowe priorytety w ramach POIiŚ, w terminie 29-31.01.2014 r.
Numer ogłoszenia: 516808 - 2013; data zamieszczenia: 12.12.2013
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie , ul. Świętej Barbary 9, 10-026 Olsztyn, woj. warmińsko-mazurskie, tel. 089 5220201, faks 089 5220209.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.wfosigw.olsztyn.pl
• Adres strony internetowej, pod którym dostępne są informacje dotyczące dynamicznego systemu zakupów: www.wfosigw.olsztyn.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Inny: Samorządowa osoba prawna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Zapewnienie miejsca spotkania, usługi gastronomicznej i noclegowej dla przedstawicieli Instytucji Pośredniczącej i Instytucji Wdrażających środowiskowe priorytety w ramach POIiŚ, w terminie 29-31.01.2014 r..

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie miejsca spotkania, usługi gastronomicznej i noclegowej dla przedstawicieli instytucji Pośredniczącej i Instytucji Wdrażających środowiskowe priorytety w ramach POIiŚ w terminie 29-31.01.2014 r., obejmująca: zapewnienie kolacji w formie bufetu 29.01.2014 r. zapewnienie obiadu, kolacji serwowanej oraz ciągłej przerwy kawowej w dniu 30.01.2014 r.; zapewnienie ciągłej przerwy kawowej oraz obiadu w dniu 31.01.2014 r. zapewnienie dwóch niezależnych sal konferencyjnych wyposażonych m.in. w sprzęt multimedialny i nagłośnienie. zapewnienie miejsc parkingowych dla uczestników konferencji. zapewnienie noclegów dla uczestników konferencji. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku nr 1 do SIWZ. Wymagania Zamawiającego dotyczące przedmiotu zamówienia. Lokalizacja Obiekt musi znajdować się poza Olsztynem - do 40 km od Olsztyna. Nocleg dla uczestników spotkania musi zostać zorganizowany w jednym obiekcie -hotelu. Noclegi wraz ze śniadaniem. Hotel na wyłączność uczestników spotkania. Hotel o standardzie co najmniej hotelu czterogwiazdkowego (zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie, Dz. U. 2006 nr 22 poz. 169 z późn. zm.) Obsługa Wykonawca zapewni personel do obsługi technicznej spotkania i obsługi cateringu, wyznaczy osobę do kontaktów roboczych między Wykonawcą i Zamawiającym w okresie przygotowania, trwania oraz rozliczenia szkolenia. Zakres przedmiotu Zamówienia: Wykonawca w ramach obsługi w/w spotkania jest zobowiązany zapewnić: Salę konferencyjną (dużą). Zapewnienie niezależnej sali konferencyjnej klimatyzowanej na potrzeby spotkania dla 150 osób o powierzchni minimum 330 m2. Na sali ustawiony stół prezydialny dla min. 6 osób: przykryty wyprasowanym obrusem (sięgającym do podłogi) ozdobiony żywą kompozycją kwiatową, z trzema bezprzewodowymi mikrofonami na mini statywach, wodą mineralną w butelkach 0,33 gazowaną i niegazowaną, szklankami dla min. 6 osób. Obok stołu ma znajdować się mównica z podłączonym mikrofonem. Salę konferencyjną (małą): Zapewnienie niezależnej sali na spotkanie kardy zarządzającej IP i IW. Sala powinna być przeznaczona na minimum 20 osób, o powierzchni minimum 45 m2. Sala musi spełniać poniższe standardy, tj. posiadać: jasne oświetlenie łatwy dostęp do zaplecza sanitarnego klimatyzację zamontowaną w sposób stały miejsca siedzące przy jednym stole/stołach w układzie litery U krzesła z miękkim siedzeniem i oparciem sala tylko do dyspozycji uczestników szkolenia rzutnik ekran do wyświetlania prezentacji Zamawiający zastrzega sobie możliwość rezygnacji z części zamówienia dotyczącej zapewnienia sali konferencyjnej (małej) na 5 dni przed planowanym szkoleniem. Miejsca noclegowe (29-31.01.2014 r.) dla ok. 150 osób - będą pokrywane indywidualnie zgodnie z rezerwacją dokonywaną przez instytucję je zgłaszającą. Pokoje jedno- (co najmniej 20) i dwuosobowe z pełnym węzłem sanitarnym. Pokoje dwuosobowe z pojedynczymi łóżkami. Uczestnicy spotkania, w zależności od zapotrzebowania, będą korzystać z jednego bądź dwóch noclegów. Ostateczna liczba uczestników oraz typ pokoju wynikać będą z przesłanych formularzy zgłoszeniowych - wzór formularza zostanie dostarczony przez Zamawiającego. Formularze zgłoszeniowe zbiera Wykonawca. Catering Przeddzień pierwszego dnia spotkania (środa): kolacja w formie bufetu Podczas pierwszego dnia spotkania (czwartek) śniadanie (wliczone w cenę pokoju) obiad w formie bufetu kolacja z serwowaniem posiłku głównego, z tymże przystawka w stole oraz bufetem Podczas drugiego dnia spotkania (piątek): śniadanie (wliczone w cenę pokoju) obiad w formie bufetu Przerwy kawowe Dwie ciągłe przerwy kawowe podczas pierwszego i drugiego dnia spotkania Miejsca parkingowe Zapewnienie bezpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników spotkania. Wykonawca koordynuje rozliczenie płatności uczestników spotkania oraz przydział pokoi hotelowych..

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.00.00.00 - Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego 55.10.00.00 - Usługi hotelarskie 55.12.00.00 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 55.30.00.00 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków .

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Rozpoczęcie: 29.01.2014.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Ocena spełnienia warunku zostanie dokonana na podstawie złożonego Oświadczenia o spełnieniu warunków z art. 22 ust1

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Ocena spełnienia warunku zostanie dokonana na podstawie złożonego Oświadczenia o spełnieniu warunków z art. 22 ust1

• III.3.3) Potencjał techniczny

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Ocena spełnienia warunku zostanie dokonana na podstawie złożonego Oświadczenia o spełnieniu warunków z art. 22 ust1

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Ocena spełnienia warunku zostanie dokonana na podstawie złożonego Oświadczenia o spełnieniu warunków z art. 22 ust1

• III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Ocena spełnienia warunku zostanie dokonana na podstawie złożonego Oświadczenia o spełnieniu warunków z art. 22 ust1

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: cena oraz inne kryteria związane z przedmiotem zamówienia:

• 1 - Cena - 60
• 2 - Hotel na wyłączność Zamawiającego - 40

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający zastrzega możliwość rezygnacji z wykorzystania sali konferencyjnej (małej) na 5 dni przed dniem rozpoczęcia spotkania. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia liczby osób uczestniczących w spotkaniu (a tym samym korzystających z noclegów, pełnego wyżywienia oraz serwisów kawowych) do 25 % na siedem dni przed terminem spotkania. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwiększenia liczby osób uczestniczących w spotkaniu (a tym samym korzystających z noclegów, pełnego wyżywienia oraz serwisów kawowych) do 10 % na siedem dni przed terminem spotkania.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.wfosigw.olsztyn.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie ul. Św. Barbary 9, 10-026 Olsztyn.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 19.12.2013 godzina 08:00, miejsce: Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie ul. Św. Barbary 9, 10-026 Olsztyn - sekretariat (II piętro).

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Funduszu Spójności w ramach Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko..

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie