Ogłoszenie nr 500060943-N-2017 z dnia 19-11-2017 r.

Instytut Adama Mickiewicza: Współpraca przy realizacji działań komunikacyjnych dotyczących muzyki aktualnej w ramach zamówienia uzupełniającego do postępowania nr 2/IAM/2016/10.

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:

obowiązkowe

Ogłoszenie dotyczy:

zamówienia publicznego

Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej

nie

Zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:

nie

Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych:

nie

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:

Instytut Adama Mickiewicza, Krajowy numer identyfikacyjny 14047007100000, ul. ul. Mokotowska 25, 00560 Warszawa, woj. mazowieckie, państwo Polska, tel. 224 476 100, e-mail iam@iam.pl, faks 224 476 152.
Adres strony internetowej (url): www.iam.pl

I.2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:

Inny: Państwowa Instytucja Kultury

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:

Współpraca przy realizacji działań komunikacyjnych dotyczących muzyki aktualnej w ramach zamówienia uzupełniającego do postępowania nr 2/IAM/2016/10.

3/IAM/2017/10

Usługi

Określenie wielkości lub zakresu zamówienia: Zakres zamówienia uzupełniającego obejmuje wykonywanie wszystkich usług spośród usług będących przedmiotem zamówienia podstawowego w określonym czasie, a w szczególności: 1)Realizacja działań komunikacyjnych dotyczących muzyki aktualnej uwzględniając przede wszystkim wydarzenia odbywające się pod marką Don´t Panic! We´re from Poland, a także wydarzenia z obszaru: jazzu, muzyki alternatywnej i muzyki źródeł; 2)Koordynacja współpracy z agencjami PR, w tym przede wszystkim każdorazowe przygotowywanie zakresu prac (uwzględniając opracowanie SIWZ); przeprowadzanie procedur PzP, w tym przygotowanie wniosków oraz umów (w szczególności: ich przygotowanie według obowiązujących wewnętrznych procedur IAM) oraz terminowe rozliczanie umów; 3)Opracowywanie informacji prasowych w języku angielskim o projektach odbywających się w obszarach wymienionych w punkcie 1 (we współpracy z agencją PR); 4)Koordynacja prac graficznych, w szczególności współpraca z grafikiem przy opracowywaniu m. in. projektów reklam, plakatów, ulotek; 5)Współpraca z partnerami zewnętrznymi IAM w zakresie działań komunikacyjnych przez nich podejmowanych; 6)Opracowywanie szkicu materiałów komunikacyjnych w języku polskim i angielskim o realizowanych projektach z zakresu muzyki aktualnej dla Redakcji CultureMedia, na potrzeby Rzecznik Prasowej IAM oraz innych działań komunikacyjnych podejmowanych przez Wydział Komunikacji; 7) Zamawianie, zgodnie z obowiązującymi w IAM procedurami wewnętrznymi, usług fotograficznych dla uzgodnionych wydarzeń z obszaru wskazanego w punkcie 1; 8)Opracowywanie kwartalnych strategii działań komunikacyjnych (obejmujących przede wszystkim cele, budżet oraz sposób wykonania działań) w mediach mających na celu promocję przede wszystkim działań podejmowanych pod marką Don´t Panic! We´re from Poland 9)Opracowywanie harmonogramu postów na fanpage Don´t Panic! We´re from Poland na Facebooku (facebook.com/dontpanicwerefrompoland); 10)Kompleksowe prowadzenie fanpage Don´t Panic! We´re from Poland na Facebooku (facebook.com/dontpanicwerefrompoland) oraz implementacja działań wymienionych w punkcie 8 i 9 , w tym również m. in. : odpowiadanie na posty, wiadomości prywatne, kontrola postów wstawianych przez subskrybentow; 11)Utrzymywanie bieżących kontaktów z zagranicznymi dziennikarzami branżowymi, w tym m. in.: wysyłka zaproszeń na showcase´y, koncerty oraz inne wydarzenia, w których IAM jest partnerem, informacji prasowych. 12)Współpraca z CultureMedia w zakresie dostarczania treści, aktualizowania strony, sylwetek artystów na submarce www.dontpanic.culture.pl 13) Opracowywanie treści do planowanego comiesięcznego newslettera z Culture.pl 14)Koordynacja produkcji wehikułów narracji, w tym przede wszystkim udział w pracach kreatywnych, rekomendacje wehikułów, opracowywanie SIWZ i wniosków do przetargów, podpisywanie i rozliczanie umów w rozumieniu pkt 1 zgodnie z procedurami obowiązującymi w IAM; 15)Współpraca z wskazanymi osobami z Wydziału Komunikacji w celu zapewnienia najskuteczniejszej komunikacji obszaru, o którym mowa w punkcie 1; 16)Dla obszarów wymienionych w punkcie 1 opracowywanie koncepcji, planowanie, produkcja, rozliczanie, dokumentacja, to znaczy przygotowywanie odpowiednich umów, nadzór nad realizacją umów, dostarczanie danych do ew. przetargów, rozliczenie faktur, przygotowywanie sprawozdań merytorycznych i finansowych oraz materiałów archiwalnych w systemie elektronicznym Xpertis; 17)Tworzenie harmonogramu zadań, opracowywanie celów oraz raportowanie stanu ich realizacji do Kierownika Wydziału Komunikacji na cotygodniowym spotkaniu dziedzinowym Don´t Panic! Don´t Panic We´re from Poland lub w formie elektronicznej. Maksymalna wartość zamówienia uzupełniającego została podana w SIWZ oraz w ogłoszeniu o zamówieniu podstawowym i wynosi 100% wartości zamówienia podstawowego.

nie

II.5) Główny Kod CPV: 79.50.00.00 - Dodatkowe usługi biurowe

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

Zamówienie z wolnej ręki

III.2) Ogłoszenie dotyczy zakończenia dynamicznego systemu zakupów

nie

III.3) Informacje dodatkowe:

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.9) UZASADNIENIE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA W TRYBIE NEGOCJACJI BEZ OGŁOSZENIA, ZAMÓWIENIA Z WOLNEJ RĘKI ALBO ZAPYTANIA O CENĘ

IV.9.1) Podstawa prawna

Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt.6 ustawy Pzp.

Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.
Tryb zamówienia z wolnej ręki zastosowano zgodnie z przepisem art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy Prawo zamówień publicznych- w przypadku udzielenia, w okresie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych, zamówienia polegającego na powtórzeniu podobnych usług lub robót budowlanych,jeżeli takie zamówienie było przewidziane w ogłoszeniu o zamówieniu dla zamówienia podstawowego i jest zgodne z jego przedmiotem oraz całkowita wartość tego zamówienia została uwzględniona przy obliczaniu jego wartości. Uzasadnienie faktyczne Zamawiający wszczął zamówienie podstawowe na Usługę współpracy przy realizacji działań komunikacyjnych dotyczących muzyki aktualnej w październiku 2016, w związku z faktem, iż projekt, którego dotyczyło zamówienie podstawowe nie został jeszcze zakończony i zaistniała konieczność jego kontynuacji, Zamawiający zadecydował o udzieleniu zamówienia uzupełniającego, które było przewidziane zarówno w specyfikacji istotnych warunków zamówienia jak i w ogłoszeniu o zamówieniu. Należy zauważyć, że kontynuowanie wykonywania usługi przez tego samego Wykonawcę, który poznał specyfikę świadczenia usług dla instytucji kultury oraz wszystkie aspekty realizowanego projektu, a także wprowadził własne rozwiązania ułatwiające świadczenia usługi jest w pełni uzasadnione. Mając powyższe na uwadze a przede wszystkim konieczność dalszej realizacji projektu Zamawiający zadecydował o udzieleniu zamówienia uzupełniającego dotychczasowemu Wykonawcy usługi - Barbara Feliga FEEL EGO, Ul. Pasaż Ursynowski 3/70 , 02-784 Warszawa. Ponadto w dniu 31.10.2017r.pod nr 500052104-N-2017 Zamawiający zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy.