Białystok: Obsługa zagranicznych wyjazdów zlecanych przez Urząd Miejski w zakresie zapewnienia biletów lotniczych oraz noclegów za granicą
Numer ogłoszenia: 46861 - 2012; data zamieszczenia: 28.02.2012
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 313335 - 2011r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: tak.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Miasto Białystok, ul. Słonimska 1, 15-950 Białystok, woj. podlaskie, tel. 085 869 60 02, faks 085 869 62 65.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Obsługa zagranicznych wyjazdów zlecanych przez Urząd Miejski w zakresie zapewnienia biletów lotniczych oraz noclegów za granicą.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Przedmiot zamówienia stanowi: 1. Obsługa zagranicznych wyjazdów zlecanych przez Urząd Miejski w zakresie zapewnienia biletów na połączenia lotnicze we wszystkich kierunkach za granicą, w tym przelotów na terytorium danego kraju, bezkolizyjnej realizacji połączeń wieloetapowych i możliwości ich łączenia, z uwzględnieniem warunków podróży i pobytu określonych każdorazowo przez Zamawiającego. 2. Zapewnienie noclegów w hotelach za granicą, z uwzględnieniem warunków podróży i pobytu określonych każdorazowo przez Zamawiającego. 3. Zakres geograficzny obejmuje zakup biletów lotniczych i zakwaterowanie hotelowe na całym świecie. 4. Przez bilet lotniczy rozumie się bilet na trasie: tam i z powrotem lub w jedną stronę dla jednej osoby. 5. Przez: rezerwację miejsc hotelowych należy rozumieć dokonanie czynności rezerwacji miejsc hotelowych ze śniadaniami oraz opłat. Zamawiający każdorazowo określi szczegółowe wymagania co do lokalizacji, terminu oraz granic cenowych noclegu, a także ewentualnych dodatkowych preferencji w zakresie jakości hotelu i obsługi. Zamawiający zastrzega sobie prawo wskazania konkretnego hotelu, w którym Wykonawca będzie zobowiązany zarezerwować miejsca hotelowe w ilości podanej przez Zamawiającego. W przypadku rezerwacji miejsca hotelowego wskazanego przez Zamawiającego, Wykonawcy nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie. 6. Wykonawca zobowiązuje się w szczególności do: 6.1. Realizacji umowy w pełnym jej zakresie, o którym mowa w niniejszej umowie, przynajmniej od poniedziałku do piątku, co najmniej w godzinach 9-18, a także w soboty co najmniej w godzinach 10-14, 6.2. zapewnienie kontaktu telefonicznego czynnego 24h/dobę, we wszystkie dni w roku, umożliwiającej dokonanie rezerwacji, zakupu, zmian, anulacji biletów lotniczych, jak również rezerwacji, zakupu, zmian, anulacji miejsc hotelowych, oraz umożliwiającej kontakt osób będących w podróży, 6.3. wyszukiwania ofert połączeń lotniczych oraz hoteli, 6.4. rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych i miejsc hotelowych za granicą, w zależności od potrzeb Zamawiającego, 6.5. pośredniczenia w odwoływaniu, zmianie rezerwacji i zwrotach opłat, 6.6. reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych, 6.7. informowania (osobiście, pisemnie, faksem, telefonicznie lub droga elektroniczną) o zbliżających się terminach wykupu biletów i miejsc hotelowych przy dokonanych wcześniej rezerwacjach, 6.8. informowania Zamawiającego o wszelkich wydarzeniach i okolicznościach mogących mieć wpływ na przebieg i warunki podróży oraz pobytu, 6.9. bieżącego aktualizowania dostępnej oferty, 6.10. dbania o interes Zamawiającego, w tym uwzględniania ekonomicznych możliwości Zamawiającego, 6.11. realizowania usługi zgodnie z treścią SIWZ oraz z treścią oferty Wykonawcy, 6.12. Wykonawca zobowiązany jest do dołączania wydruku kalkulacyjnego z systemu do przedstawianych ofert połączeń. Druk rezerwacyjny musi być przesyłany bezpośrednio z systemu rezerwacji na adres email Zamawiającego. 7. Zamawiający zastrzega sobie możliwość organizowania noclegów we własnym zakresie jeśli ze względów organizacyjnych i/lub finansowych jest to uzasadnione. Warunki realizacji zamówienia: 1. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu ofertę: 1) W ciągu 1 godziny od momentu otrzymania zgłoszenia, zawierającą co najmniej 1 wariant przelotów z uwzględnieniem informacji o których mowa w ust.1. i czytelnym podaniem: 1) miejsca i terminu wylotu oraz przylotu, oraz miejsc i godzin ewentualnych przesiadek (przy czym w pierwszej kolejności sprawdzane powinny być połączenia bezpośrednie i najkrótsze na danej trasie), 2) kosztu przelotu, 3) innych istotnych informacji dotyczących danego połączenia w tym informacji o warunkach zmian i anulacji. 2) W ciągu 3 godziny od momentu otrzymania zgłoszenia, w której zawarte będą do wyboru co najmniej 2 warianty hoteli, z uwzględnieniem informacji o których mowa w ust.1. i czytelnym podaniem: 1) adresu, standardu hotelu i innych istotnych informacji dotyczących danej usługi, 2) połączeń komunikacyjnych hotelu z miejscami wskazanymi przez Zamawiającego przy składaniu zamówienia, 3) kosztu noclegu (koszt jednego noclegu dla jednej osoby w walucie w jakiej dokonywana jest rezerwacja), 4) informacji o warunkach zmian i anulacji. 2. Wykonawca dostarczy bilet lotniczy (potwierdzenie hotelowej rezerwacji/voucher) drogą elektroniczną lub do siedziby Zamawiającego (jeśli bilet lotniczy lub potwierdzenie hotelowej rezerwacji/voucher musi być wystawione w formie papierowej), w dniu dokonania zakupu/rezerwacji, w godzinach pracy Zamawiającego (pn., śr., czw., pt. 7:30-15:30, wt. 8:00-16:00) lub, za zgodą Zamawiającego, w dniu następnym o ile umożliwi to rozpoczęcie podróży i pobytu w określonym terminie. 3. W razie stwierdzenia nieprawidłowości w dokumentach biletów lotniczych lub potwierdzeń hotelowych rezerwacji/voucherów, Zamawiający wezwie Wykonawcę do natychmiastowej poprawy błędów na koszt Wykonawcy i niezwłocznego dostarczenia poprawnie wystawionych dokumentów. 4. W przypadku gdy podróż będzie się rozpoczynać w innym miejscu niż w Polsce, bilet powinien być dostarczony w sposób umożliwiający rozpoczęcie podroży w wyznaczonym terminie. 5. Wykonawca jest zobowiązany do niezwłocznego poinformowania Zamawiającego o wszelkich zmianach godzin wylotów i przylotów, dotyczących zamówionych biletów, jak również o wszelkich zmianach dotyczących rezerwowanych noclegów. 6. Jeżeli hotel, określony w Zamówieniu przyjętym przez Wykonawcę do realizacji, nie będzie miał możliwości przyjęcia osoby wskazanej przez Zamawiającego w Zamówieniu, lub nie będzie miał możliwości przyjęcia takiej osoby na warunkach określonych w Zamówieniu, Wykonawca zapewni takiej osobie inny hotel, którego standard, lokalizacja nie będą odbiegały od standardu i lokalizacji hotelu określonego w przyjętym do realizacji Zamówieniu. Koszt hotelu zastępczego (ponad koszt, jaki miał ponieść Zamawiający) obciąża Wykonawcę, który jest również zobowiązany do zapewnienia transportu osoby do tego hotelu na własny koszt. Wykonawca pozostanie w stałym kontakcie telefonicznym z osobami będącymi w podróży. 7. Jeżeli udział w locie osoby wskazanej przez Zamawiającego nie będzie możliwy z winy Wykonawcy, zobowiązany jest on do zorganizowania dalszej podróż na własny koszt, pozostając w stałym kontakcie telefonicznym z osobami będącymi w podróży. 8. Jeżeli udział w locie osoby wskazanej przez Zamawiającego nie będzie możliwy z winy linii lotniczych lub z innych przyczyn niezależnych od Wykonawcy, zobowiązuje się on do udzielenia wszelkiej pomocy pracownikom Urzędu Miejskiego będącym w delegacji, w odbyciu dalszej podróży. Wykonawca dokona niezbędnych rezerwacji, pozostając w stałym kontakcie telefonicznym z osobami będącymi w podróży. 9. Zamawiający zastrzega sobie prawo: 1) anulowania biletu lotniczego lub dokonania zmian w zakresie: trasy, terminu podróży, danych pasażera itp. 2) anulowania rezerwacji hotelu lub dokonania jej zmiany w zakresie: terminu pobytu, nazwisk osób, liczby osób itp. 10. Anulowanie/zmiana zamówienia następować będzie każdorazowo poprzez telefoniczny kontakt z Wykonawcą oraz przesłanie takiej informacji Wykonawcy drogą mailową lub faksem. 11. Zamawiający zobowiązany jest do zapłaty kosztów anulowania/zmiany zamówienia w przypadku, gdy Wykonawca zostanie obciążony w/w kosztami i udokumentuje to, i jeśli Zamawiający został o takich kosztach poinformowany na etapie składania zamówienia i zlecił rezerwację na takich warunkach. Wykonawca nie będzie pobierał z tego tytułu dodatkowych opłat i nie służy mu dodatkowe wynagrodzenie. 12. Cena biletu lotniczego przed uwzględnieniem opłat transakcyjnych, o których mowa w §6 ust. 2, oraz upustów o których mowa w §6 ust.4 projektu umowy, nie może być wyższa niż cena określona przez przewoźnika. 13. Cena miejsca hotelowego przed uwzględnieniem opłat transakcyjnych, o których mowa w §6 ust.2, oraz upustów o których mowa w §6 ust.4 projektu umowy, nie może być wyższa, niż cena dostępna dla Zamawiającego oferowana przez ten hotel w dniu dokonywania rezerwacji. 14. Zamawiający zastrzega sobie możliwość weryfikacji ceny biletów lotniczych bezpośrednio u przewoźnika. 15. Zamawiający nie dopuszcza możliwości rezerwacji połączeń oferowanych przez przewoźników należących do tzw. tanich linii lotniczych. 16. W przypadku braku oferty zgodnej z potrzebami Zamawiającego, Wykonawca ma możliwość korzystania z usług podwykonawców, ponosi jednak całkowitą odpowiedzialność karną i finansową za jakość wykonywanych przez nich usług. W przypadku korzystania przez Wykonawcę z tego rodzaju usług, Zamawiający nie ponosi żadnych dodatkowych kosztów związanych z pośrednictwem firm/osób trzecich. Wszelkie rozliczenia dokonywane będą między Wykonawcą a Zamawiającym. 17. Wynagrodzenie za każdy wydany bilet lotniczy obejmuje kwotę nie wyższą niż koszt biletu wynikający z taryfy przewoźnika pomniejszoną o upust i powiększoną o opłatę transakcyjną. 18. Wynagrodzenie za zakup miejsc hotelowych dla jednej osoby obejmuje koszt noclegu wynikający z taryf określonych przez gestora hotelu (z uwzględnieniem dostępnych upustów i promocji), pomniejszony o upust i powiększony o opłatę transakcyjną. 19. Wysokość opłat transakcyjnych oraz procentowe stawki upustów, które Wykonawca zapisał w swojej ofercie złożonej w postępowaniu przetargowym nie podlegają zmianie przez cały okres trwania niniejszej umowy. W roku 2011 zorganizowano ok. 14 wyjazdów.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 63.51.60.00 - Usługi zarządzania podróżą 63.51.20.00 - Usługi sprzedaży biletów podróżnych i pakietów wycieczkowych .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 19.01.2012.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: .

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• ATA Sp. z o.o., 80-275 Gdańsk, ul. Kisielewskiego 4, ul. Kisielewskiego 4, 80-275 Gdańsk, kraj/woj. pomorskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 43292,68 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 20762,63

• Oferta z najniższą ceną: 20762,63 / Oferta z najwyższą ceną: 20762,63

• Waluta: PLN.