Warszawa: Świadczenie usług archiwizacyjnych na rzecz Ministerstwa Sprawiedliwości
Numer ogłoszenia: 274155 - 2013; data zamieszczenia: 17.12.2013
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 354736 - 2013r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: tak.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Ministerstwo Sprawiedliwości, Al. Ujazdowskie 11, 00-950 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 22 5212773, 5212888, 5212214, faks 22 6289785, 5212697.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja rządowa centralna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Świadczenie usług archiwizacyjnych na rzecz Ministerstwa Sprawiedliwości.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: 1. Nazwa zamówienia nadana przez Zamawiającego: Świadczenie usług archiwizacyjnych na rzecz Ministerstwa Sprawiedliwości 2. Zamówienie zostało podzielone na dwie części. 3. Część I zamówienia - Sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu Archiwum Zakładowego Ministerstwa Sprawiedliwości. 3.1. Sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu Archiwum Zakładowego Ministerstwa Sprawiedliwości, który obejmuje nie więcej niż 2 600 metrów bieżących akt, zawierającego następujące dane: a) numer spisu zdawczo - odbiorczego - tylko w przypadku gdy jest na teczce; b) sygnatura archiwalna - tylko w przypadku gdy jest na teczce; c) aktotwórca, tj. jednostka organizacyjna, która wytworzyła dokumentację (Ministerstwo Sprawiedliwości, Ministerstwo Sprawiedliwości Prokuratura Krajowa, Prokuratura Generalna itp.); d) komórka organizacyjna (departament/biuro), która wytworzyła dokumentację; e) wewnętrzna komórka organizacyjna (wydział), która wytworzyła dokumentację; f) symbol z jednolitego rzeczowego wykazu akt (w przypadku gdy nie jest umieszczony na teczce, należy spisać z dokumentacji lub dla akt prowadzonych poza jednolitym rzeczowym wykazem akt oznaczenie repertorium, w którym sprawy były rejestrowane - wykaz oznaczeń repertoriów Wykonawca otrzyma od Zamawiającego); g) znak akt (w przypadku gdy w teczce znajduje się kilka spraw) albo znak sprawy (w przypadku gdy w teczce znajduje się jedna sprawa); h) tytuł teczki (wraz z uszczegółowieniem faktycznej zawartości teczki jeżeli opis będzie zbyt ogólny, w przypadku akt Prokuratury Krajowej, Prokuratury Generalnej oraz Departamentu Prokuratury w Ministerstwie Sprawiedliwości konieczne będzie ustalenie tytułu na podstawie oznaczeń z rejestrów - wyjaśnienie skrótów Wykonawca otrzyma od Zamawiającego), i) rok założenia teczki (np. rok pod którym sprawa była prowadzona ostatnio - zgodnie z instrukcją kancelaryjną Ministerstwa Sprawiedliwości; w przypadku gdy sprawa nie zakończy się w ciągu dwóch lat od jej wszczęcia, konieczne jest ponowne zarejestrowanie - sprawa otrzymuje nowy numer łamany na rok przerejestrowania, pozostałe akta sprawy dołączane są do ostatniej); j) daty skrajne na teczce; k) kategoria archiwalna; l) liczba teczek - w przypadku gdy kilka teczek z danego roku posiada ten sam opis; m) liczba paczek - w przypadku gdy dokumentacja danej sprawy umieszczona jest w obwolucie, a kilka obwolut związanych jest w paczkę; n) lokalizacja (nr magazynu, nr regału, nr półki); o) do uporządkowania (TAK/NIE); p) elementy do poprawy (brak kompletnego opisu teczki - brak aktotwórcy, brak tytułu teczki, brak kategorii archiwalnej itp., dokumentacja nie zapakowana w teczki wiązane, ewentualnie - przy kategorii A - akta nie zszyte, w aktach elementy metalowe, akta nie ponumerowane); q) metraż przechowywanej na danej półce dokumentacji przekazanej do Archiwum Zakładowego na podstawie danego spisu zdawczo - odbiorczego, w przypadku braku numeru spisu zdawczo - odbiorczego jednorodnej grupy akt. 3.2. Ewidencja, która powinna zostać sporządzona w programie MS Excel (wersja 97-2003, format pliku .xls) i powinna zawierać powyżej wskazane rubryki w pkt 3.1.1. 3.3. Zamawiający umożliwi warunki pracy w celu realizacji umowy maksymalnie dla dwóch zespołów dwuosobowych. Wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia zawarte są w załączniku nr A do SIWZ - Wzór umowy na Sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu Archiwum Zakładowego Ministerstwa Sprawiedliwości, oraz w załącznikach nr 1 - 6 do ww. wzoru umowy. 4. Część II zamówienia - Archiwizacja akt osobowych zgromadzonych w komórkach organizacyjnych Ministerstwa Sprawiedliwości. 4.1. Uporządkowanie akt osobowych byłych pracowników Ministerstwa Sprawiedliwości oraz sędziów w stanie spoczynku ma być prowadzone w oparciu o przepisy kancelaryjno-archiwalne Ministerstwa Sprawiedliwości oraz zgodnie z właściwymi przepisami prawa, w tym zwłaszcza z wymogami rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375) oraz pisma okólnego nr 1 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 12 października 1985 r. w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych dotyczących oceny i porządkowania akt osobowych okresu Polski Ludowej. 4.2 Szacunkowa maksymalna liczba akt: 310 metrów bieżących. 4.3. Porządkowanie będzie obejmowało w szczególności: a) segregację akt poprzez podział dokumentacji na grupy (akta osobowe byłych pracowników Ministerstwa Sprawiedliwości, akta osobowe sędziów w stanie spoczynku, inne jeżeli w zbiorze akt zostaną zidentyfikowane podczas porządkowania); b) podział dokumentacji na kategorię A i B zgodnie ze wskazówkami pisma okólnego nr 1 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 12 października 1985 r. w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych dotyczących oceny i porządkowania akt osobowych okresu Polski Ludowej; c) brakowanie dubletów, tj. usuwanie i niszczenie kserokopii dokumentacji w przypadku gdy w aktach zachowała się również oryginał; d) scalanie dokumentów w sprawy; e) ułożenie akt w poszczególnych sprawach, w podziale na części: A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia lub chronologicznie tak aby pierwsze pismo w danej sprawie znajdowało się na wierzchu teczki. Wybór metody porządkowania zależny będzie od sposobu prowadzenia spraw); f) ułożenie akt w teczkach oraz naniesienie na teczkę odpowiedniego opisu; g) usunięcie elementów metalowych; h) zszycie akt sznurkiem lub plastikowym klipsem do archiwizacji ; i) ponumerowanie wszystkich zapisanych stron w aktach; j) sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych akt zgodnie ze wskazówkami pisma okólnego nr 1 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 12 października 1985 r. w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych dotyczących oceny i porządkowania akt osobowych okresu Polski Ludowej w pierwszej kolejności w podziale na kategorię A i B a następnie w układzie rzeczowym a w ramach danej grupy w układzie alfabetycznym w formie pisemnej i elektronicznej w programie Excel. Wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia zawarte są w załączniku nr B do SIWZ - Wzór umowy na Archiwizację akt osobowych zgromadzonych w komórkach organizacyjnych Ministerstwa Sprawiedliwości, oraz w załącznikach nr 1 - 6 do ww. wzoru umowy.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.99.51.00 - Usługi archiwizacyjne .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 12.12.2013.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 7.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 3.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• ArchiDoc S.A., ul. Niedźwiedziniec 10, 41-506 Chorzów, kraj/woj. śląskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 105691,06 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 119340,00

• Oferta z najniższą ceną: 119340,00 / Oferta z najwyższą ceną: 268684,00

• Waluta: PLN.