Warszawa: Świadczenie usług archiwizacyjnych na rzecz Ministerstwa Sprawiedliwości
Numer ogłoszenia: 354736 - 2013; data zamieszczenia: 03.09.2013
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Ministerstwo Sprawiedliwości , Al. Ujazdowskie 11, 00-950 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 22 5212773, 5212888, 5212214, faks 22 6289785, 5212697.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.ms.gov.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja rządowa centralna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Świadczenie usług archiwizacyjnych na rzecz Ministerstwa Sprawiedliwości.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: 1. Nazwa zamówienia nadana przez Zamawiającego: Świadczenie usług archiwizacyjnych na rzecz Ministerstwa Sprawiedliwości 2. Zamówienie zostało podzielone na dwie części. 3. Część I zamówienia - Sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu Archiwum Zakładowego Ministerstwa Sprawiedliwości. 3.1. Sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu Archiwum Zakładowego Ministerstwa Sprawiedliwości, który obejmuje nie więcej niż 2 600 metrów bieżących akt, zawierającego następujące dane: a) numer spisu zdawczo - odbiorczego - tylko w przypadku gdy jest na teczce; b) sygnatura archiwalna - tylko w przypadku gdy jest na teczce; c) aktotwórca, tj. jednostka organizacyjna, która wytworzyła dokumentację (Ministerstwo Sprawiedliwości, Ministerstwo Sprawiedliwości Prokuratura Krajowa, Prokuratura Generalna itp.); d) komórka organizacyjna (departament/biuro), która wytworzyła dokumentację; e) wewnętrzna komórka organizacyjna (wydział), która wytworzyła dokumentację; f) symbol z jednolitego rzeczowego wykazu akt (w przypadku gdy nie jest umieszczony na teczce, należy spisać z dokumentacji lub dla akt prowadzonych poza jednolitym rzeczowym wykazem akt oznaczenie repertorium, w którym sprawy były rejestrowane - wykaz oznaczeń repertoriów Wykonawca otrzyma od Zamawiającego); g) znak akt (w przypadku gdy w teczce znajduje się kilka spraw) albo znak sprawy (w przypadku gdy w teczce znajduje się jedna sprawa); h) tytuł teczki (wraz z uszczegółowieniem faktycznej zawartości teczki jeżeli opis będzie zbyt ogólny, w przypadku akt Prokuratury Krajowej, Prokuratury Generalnej oraz Departamentu Prokuratury w Ministerstwie Sprawiedliwości konieczne będzie ustalenie tytułu na podstawie oznaczeń z rejestrów - wyjaśnienie skrótów Wykonawca otrzyma od Zamawiającego), i) rok założenia teczki (np. rok pod którym sprawa była prowadzona ostatnio - zgodnie z instrukcją kancelaryjną Ministerstwa Sprawiedliwości; w przypadku gdy sprawa nie zakończy się w ciągu dwóch lat od jej wszczęcia, konieczne jest ponowne zarejestrowanie - sprawa otrzymuje nowy numer łamany na rok przerejestrowania, pozostałe akta sprawy dołączane są do ostatniej); j) daty skrajne na teczce; k) kategoria archiwalna; l) liczba teczek - w przypadku gdy kilka teczek z danego roku posiada ten sam opis; m) liczba paczek - w przypadku gdy dokumentacja danej sprawy umieszczona jest w obwolucie, a kilka obwolut związanych jest w paczkę; n) lokalizacja (nr magazynu, nr regału, nr półki); o) do uporządkowania (TAK/NIE); p) elementy do poprawy (brak kompletnego opisu teczki - brak aktotwórcy, brak tytułu teczki, brak kategorii archiwalnej itp., dokumentacja nie zapakowana w teczki wiązane, ewentualnie - przy kategorii A - akta nie zszyte, w aktach elementy metalowe, akta nie ponumerowane); q) metraż przechowywanej na danej półce dokumentacji przekazanej do Archiwum Zakładowego na podstawie danego spisu zdawczo - odbiorczego, w przypadku braku numeru spisu zdawczo - odbiorczego jednorodnej grupy akt. 3.2. Ewidencja, która powinna zostać sporządzona w programie MS Excel (wersja 97-2003, format pliku .xls) i powinna zawierać powyżej wskazane rubryki w pkt 3.1.1. 3.3. Zamawiający umożliwi warunki pracy w celu realizacji umowy maksymalnie dla dwóch zespołów dwuosobowych. Wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia zawarte są w załączniku nr A do SIWZ - Wzór umowy na Sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu Archiwum Zakładowego Ministerstwa Sprawiedliwości, oraz w załącznikach nr 1 - 6 do ww. wzoru umowy. 4. Część II zamówienia - Archiwizacja akt osobowych zgromadzonych w komórkach organizacyjnych Ministerstwa Sprawiedliwości. 4.1. Uporządkowanie akt osobowych byłych pracowników Ministerstwa Sprawiedliwości oraz sędziów w stanie spoczynku ma być prowadzone w oparciu o przepisy kancelaryjno-archiwalne Ministerstwa Sprawiedliwości oraz zgodnie z właściwymi przepisami prawa, w tym zwłaszcza z wymogami rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375) oraz pisma okólnego nr 1 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 12 października 1985 r. w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych dotyczących oceny i porządkowania akt osobowych okresu Polski Ludowej. 4.2 Szacunkowa maksymalna liczba akt: 310 metrów bieżących. 4.3. Porządkowanie będzie obejmowało w szczególności: a) segregację akt poprzez podział dokumentacji na grupy (akta osobowe byłych pracowników Ministerstwa Sprawiedliwości, akta osobowe sędziów w stanie spoczynku, inne jeżeli w zbiorze akt zostaną zidentyfikowane podczas porządkowania); b) podział dokumentacji na kategorię A i B zgodnie ze wskazówkami pisma okólnego nr 1 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 12 października 1985 r. w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych dotyczących oceny i porządkowania akt osobowych okresu Polski Ludowej; c) brakowanie dubletów, tj. usuwanie i niszczenie kserokopii dokumentacji w przypadku gdy w aktach zachowała się również oryginał; d) scalanie dokumentów w sprawy; e) ułożenie akt w poszczególnych sprawach, w podziale na części: A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia lub chronologicznie tak aby pierwsze pismo w danej sprawie znajdowało się na wierzchu teczki. Wybór metody porządkowania zależny będzie od sposobu prowadzenia spraw); f) ułożenie akt w teczkach oraz naniesienie na teczkę odpowiedniego opisu; g) usunięcie elementów metalowych; h) zszycie akt sznurkiem lub plastikowym klipsem do archiwizacji ; i) ponumerowanie wszystkich zapisanych stron w aktach; j) sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych akt zgodnie ze wskazówkami pisma okólnego nr 1 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 12 października 1985 r. w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych dotyczących oceny i porządkowania akt osobowych okresu Polski Ludowej w pierwszej kolejności w podziale na kategorię A i B a następnie w układzie rzeczowym a w ramach danej grupy w układzie alfabetycznym w formie pisemnej i elektronicznej w programie Excel. Wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia zawarte są w załączniku nr B do SIWZ - Wzór umowy na Archiwizację akt osobowych zgromadzonych w komórkach organizacyjnych Ministerstwa Sprawiedliwości, oraz w załącznikach nr 1 - 6 do ww. wzoru umowy.

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.99.51.00-6.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: tak, liczba części: 2.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie żąda od Wykonawców wniesienia wadium

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania - Zamawiający nie opisuje, nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące posiadania wiedzy i doświadczenia, w tym: 1) w części I zamówienia - Sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu Archiwum Zakładowego Ministerstwa Sprawiedliwości Zamawiający uzna za spełniony warunek wiedzy i doświadczenia w przypadku, gdy wykonawca wykaże, iż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał, tj. zrealizował, zakończył, także w przypadku świadczeń wykonywanych okresowo lub ciągłych przynajmniej 2 usługi polegające na archiwizacji lub sporządzeniu elektronicznej ewidencji dokumentacji, z czego przynajmniej jedna usługa obejmowała zewidencjonowanie lub archiwizację minimum 30 mb akt. 2) w części II zamówienia - Archiwizacja akt osobowych zgromadzonych w komórkach organizacyjnych Ministerstwa Sprawiedliwości Zamawiający uzna za spełniony warunek wiedzy i doświadczenia w przypadku, gdy wykonawca wykaże, iż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał, tj. zrealizował, zakończył, także w przypadku świadczeń wykonywanych okresowo lub ciągłych przynajmniej 2 usługi polegające na opracowaniu akt osobowych, z czego przynajmniej jedna usługa obejmowała opracowanie minimum 30 mb akt osobowych. Zgodnie z art. 26 ust. 2b ustawy (odpowiednio) wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nim stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany przez wykonawcę w zakresie ww. innego podmiotu w trakcie realizacji zamówienia pod warunkiem, że wskazany przez wykonawcę nowy inny podmiot wykaże spełnianie warunków udziału w zakresie nie mniejszym niż wskazany na etapie postępowania o zamówienie publiczne dotychczasowy inny podmiot. Opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu: Zamawiający oceni, czy Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu na podstawie złożonego wraz z ofertą oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, o którym mowa w pkt. 1 Rozdziału VI SIWZ oraz dokumentów określonych w pkt. 2 Rozdziału VI SIWZ na zasadzie Wykonawca spełnia albo nie spełnia poszczególne warunki.

• III.3.3) Potencjał techniczny

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym - Zamawiający nie opisuje, nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.

• III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, w tym: 1) w części I zamówienia - Sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu Archiwum Zakładowego Ministerstwa Sprawiedliwości dysponują lub będą dysponowali co najmniej zespołem dedykowanym do wykonania zamówienia, w skład którego łącznie wchodzą (łącznie będą wchodziły) przynajmniej dwie osoby, z których każda z nich ukończyła szkolenie obejmujące nie mniej niż 30 godzin zajęć lub kurs kancelaryjno-archiwalny obejmujący nie mniej niż 30 godzin zajęć albo jest absolwentem szkoły średniej lub wyższej z zakresu archiwistyki. 2) w części II zamówienia - Archiwizacja akt osobowych zgromadzonych w komórkach organizacyjnych Ministerstwa Sprawiedliwości dysponują lub będą dysponowali co najmniej zespołem dedykowanym do wykonania zamówienia, w skład którego łącznie wchodzą (łącznie będą wchodziły) przynajmniej dwie osoby, z których każda z nich ukończyła szkolenie obejmujące nie mniej niż 30 godzin zajęć lub kurs kancelaryjno-archiwalny obejmujący nie mniej niż 30 godzin zajęć albo jest absolwentem szkoły średniej lub wyższej z zakresu archiwistyki. Zgodnie z art. 26 ust. 2b ustawy (odpowiednio) wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nim stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany przez wykonawcę w zakresie ww. innego podmiotu w trakcie realizacji zamówienia pod warunkiem, że wskazany przez wykonawcę nowy inny podmiot wykaże spełnianie warunków udziału w zakresie nie mniejszym niż wskazany na etapie postępowania o zamówienie publiczne dotychczasowy inny podmiot. Opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu: Zamawiający oceni, czy Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu, o których mowa w pkt. 1 niniejszego Rozdziału, na podstawie złożonego wraz z ofertą oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, o którym mowa w pkt. 1 Rozdziału VI SIWZ oraz dokumentów określonych w pkt. 3 Rozdziału VI SIWZ na zasadzie Wykonawca spełnia albo nie spełnia poszczególne warunki.

• III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące sytuacji ekonomicznej i finansowej - Zamawiający nie opisuje, nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;
• wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

Jeżeli w kraju miejsca zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt. 5 niniejszego Rozdziału, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie, w którym określa się także osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy, złożone przed właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, lub przed notariuszem. Dokumenty te powinny być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający zgodnie z przepisem art. 144 ust. 1 ustawy Pzp przewiduje możliwość zmiany treści zawartej Umowy w zakresie: 1) Część I zamówienia - Sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu Archiwum Zakładowego Ministerstwa Sprawiedliwości: a) zmniejszenie ilości dokumentacji podlegającej zewidencjonowaniu do maksymalnego poziomu 70 % ilości akt wskazanych w rozdziale III, pkt 3, ppkt 3.1, tj. 2600 metrów bieżących, potwierdzonej pisemną informacją przekazaną Wykonawcy. b) zmiana terminu realizacji określonego w § 6 wzoru umowy z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, potwierdzonych pisemną informacją przekazaną Wykonawcy. c) zmiana osób zaangażowanych do wykonania umowy. Zmiana osoby będzie możliwa wyłącznie za pisemną zgodą Zamawiającego pod warunkiem udokumentowania przez Wykonawcę, że po dokonaniu takiej zmiany, przedmiot umowy będą wykonywać osoby spełniające wymagania określone w SIWZ w zakresie odpowiadającym umiejętnościom, kwalifikacjom i doświadczeniu. 2) Część II zamówienia - Archiwizacja akt osobowych zgromadzonych w komórkach organizacyjnych Ministerstwa Sprawiedliwości. a) zmiana osób zaangażowanych do wykonania umowy. Zmiana osoby będzie możliwa wyłącznie za pisemną zgodą Zamawiającego pod warunkiem udokumentowania przez Wykonawcę, że po dokonaniu takiej zmiany, przedmiot umowy będą wykonywać

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.ms.gov.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Ministerstwo Sprawiedliwości, Biuro Organizacji, Finansów i Kontrolingu, Wydział Zamówień Publicznych, pok 415, Al. Ujazdowskie 11, 00-567 Warszawa.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 24.09.2013 godzina 12:00, miejsce: Ofertę, oznaczoną jak w Rozdziale X SIWZ należy złożyć (przesłać, przekazać) w siedzibie Zamawiającego, Aleje Ujazdowskie 11 w Warszawie, w tym złożyć w Biurze Podwczym.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: 1. Termin wykonania zamówienia: W części I przedmiotu zamówienia - 9 miesięcy od daty zawarcia umowy, W części II przedmiotu zamówienia - 8 miesięcy od daty zawarcia umowy. 2. Jeżeli Wykonawca, wykazując spełnianie warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy polega na zasobach innych podmiotów na zasadach określonych art. 26 ust. 2b ustawy, Zamawiający w celu oceny, czy Wykonawca będzie dysponował zasobami innych podmiotów w stopniu niezbędnym dla należytego wykonania zamówienia oraz oceny, czy stosunek łączący Wykonawcę z tymi podmiotami gwarantuje rzeczywisty dostęp do ich zasobów żąda dokumentów dotyczących w szczególności: a) zakresu dostępnych wykonawcy zasobów innego podmiotu, b) sposobu wykorzystania zasobów innego podmiotu przez wykonawcę, przy wykonywaniu zamówienia, c) charakteru stosunku, jaki będzie łączył wykonawcę z innym podmiotem, d) zakresu i okresu udziału innego podmiotu przy wykonywaniu zamówienia, dokumenty te należy złożyć w formie oryginału lub kopii dokumentu poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. 3. Zamawiający informuje, że w celu zapoznania Wykonawców ze stanem materiałów archiwalnych wymagających opracowania w ramach przedmiotu zamówienia organizuje wizję lokalną jednocześnie dla obu części zamówienia. Zamawiający uprzejmie informuje, iż wizja lokalna w miejscu złożenia materiałów archiwalnych rozpocznie się w budynku Ministerstwa Sprawiedliwości usytuowanym przy ul. Chopina 1 w Warszawie w dniu 11.09.2013 r. (czwartek) o godz. 10:00. Zebranie Wykonawców przed wejściem do budynku. Udział w wizji lokalnej nie jest obowiązkowy. Zamawiający w trakcie wizji nie będzie udzielał ustnych odpowiedzi na pytania Wykonawców. Ewentualne pytania powstałe w trakcie wizji prosimy przekazać w formie pisemnej, odpowiedz zostanie udzielona niezwłocznie dla wszystkich Wykonawców na stronie internetowej.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie

ZAŁĄCZNIK I - INFORMACJE DOTYCZĄCE OFERT CZĘŚCIOWYCH

CZĘŚĆ Nr: 1 NAZWA: Część I zamówienia - Sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu Archiwum Zakładowego Ministerstwa Sprawiedliwości.

• 1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia: Część I zamówienia - Sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu Archiwum Zakładowego Ministerstwa Sprawiedliwości. 1. Sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu Archiwum Zakładowego Ministerstwa Sprawiedliwości, który obejmuje nie więcej niż 2 600 metrów bieżących akt, zawierającego następujące dane: a) numer spisu zdawczo - odbiorczego - tylko w przypadku gdy jest na teczce; b) sygnatura archiwalna - tylko w przypadku gdy jest na teczce; c) aktotwórca, tj. jednostka organizacyjna, która wytworzyła dokumentację (Ministerstwo Sprawiedliwości, Ministerstwo Sprawiedliwości Prokuratura Krajowa, Prokuratura Generalna itp.); d) komórka organizacyjna (departament/biuro), która wytworzyła dokumentację; e) wewnętrzna komórka organizacyjna (wydział), która wytworzyła dokumentację; f) symbol z jednolitego rzeczowego wykazu akt (w przypadku gdy nie jest umieszczony na teczce, należy spisać z dokumentacji lub dla akt prowadzonych poza jednolitym rzeczowym wykazem akt oznaczenie repertorium, w którym sprawy były rejestrowane - wykaz oznaczeń repertoriów Wykonawca otrzyma od Zamawiającego); g) znak akt (w przypadku gdy w teczce znajduje się kilka spraw) albo znak sprawy (w przypadku gdy w teczce znajduje się jedna sprawa); h) tytuł teczki (wraz z uszczegółowieniem faktycznej zawartości teczki jeżeli opis będzie zbyt ogólny, w przypadku akt Prokuratury Krajowej, Prokuratury Generalnej oraz Departamentu Prokuratury w Ministerstwie Sprawiedliwości konieczne będzie ustalenie tytułu na podstawie oznaczeń z rejestrów - wyjaśnienie skrótów Wykonawca otrzyma od Zamawiającego), i) rok założenia teczki (np. rok pod którym sprawa była prowadzona ostatnio - zgodnie z instrukcją kancelaryjną Ministerstwa Sprawiedliwości; w przypadku gdy sprawa nie zakończy się w ciągu dwóch lat od jej wszczęcia, konieczne jest ponowne zarejestrowanie - sprawa otrzymuje nowy numer łamany na rok przerejestrowania, pozostałe akta sprawy dołączane są do ostatniej); j) daty skrajne na teczce; k) kategoria archiwalna; l) liczba teczek - w przypadku gdy kilka teczek z danego roku posiada ten sam opis; m) liczba paczek - w przypadku gdy dokumentacja danej sprawy umieszczona jest w obwolucie, a kilka obwolut związanych jest w paczkę; n) lokalizacja (nr magazynu, nr regału, nr półki); o) do uporządkowania (TAK/NIE); p) elementy do poprawy (brak kompletnego opisu teczki - brak aktotwórcy, brak tytułu teczki, brak kategorii archiwalnej itp., dokumentacja nie zapakowana w teczki wiązane, ewentualnie - przy kategorii A - akta nie zszyte, w aktach elementy metalowe, akta nie ponumerowane); q) metraż przechowywanej na danej półce dokumentacji przekazanej do Archiwum Zakładowego na podstawie danego spisu zdawczo - odbiorczego, w przypadku braku numeru spisu zdawczo - odbiorczego jednorodnej grupy akt. 2. Ewidencja, która powinna zostać sporządzona w programie MS Excel (wersja 97-2003, format pliku .xls) i powinna zawierać powyżej wskazane rubryki w pkt 3.1.1. 3. Zamawiający umożliwi warunki pracy w celu realizacji umowy maksymalnie dla dwóch zespołów dwuosobowych. Wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia zawarte są w załączniku nr A do SIWZ - Wzór umowy na Sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu Archiwum Zakładowego Ministerstwa Sprawiedliwości, oraz w załącznikach nr 1 - 6 do ww. wzoru umowy..

• 2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.99.51.00-6.

• 3) Czas trwania lub termin wykonania: Okres w miesiącach: 9.

• 4) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

CZĘŚĆ Nr: 2 NAZWA: Część II zamówienia - Archiwizacja akt osobowych zgromadzonych w komórkach organizacyjnych Ministerstwa Sprawiedliwości.

• 1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia: Część II zamówienia - Archiwizacja akt osobowych zgromadzonych w komórkach organizacyjnych Ministerstwa Sprawiedliwości. 1. Uporządkowanie akt osobowych byłych pracowników Ministerstwa Sprawiedliwości oraz sędziów w stanie spoczynku ma być prowadzone w oparciu o przepisy kancelaryjno-archiwalne Ministerstwa Sprawiedliwości oraz zgodnie z właściwymi przepisami prawa, w tym zwłaszcza z wymogami rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375) oraz pisma okólnego nr 1 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 12 października 1985 r. w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych dotyczących oceny i porządkowania akt osobowych okresu Polski Ludowej. 2. Szacunkowa maksymalna liczba akt: 310 metrów bieżących. 3. Porządkowanie będzie obejmowało w szczególności: a) segregację akt poprzez podział dokumentacji na grupy (akta osobowe byłych pracowników Ministerstwa Sprawiedliwości, akta osobowe sędziów w stanie spoczynku, inne jeżeli w zbiorze akt zostaną zidentyfikowane podczas porządkowania); b) podział dokumentacji na kategorię A i B zgodnie ze wskazówkami pisma okólnego nr 1 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 12 października 1985 r. w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych dotyczących oceny i porządkowania akt osobowych okresu Polski Ludowej; c) brakowanie dubletów, tj. usuwanie i niszczenie kserokopii dokumentacji w przypadku gdy w aktach zachowała się również oryginał; d) scalanie dokumentów w sprawy; e) ułożenie akt w poszczególnych sprawach, w podziale na części: A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia lub chronologicznie tak aby pierwsze pismo w danej sprawie znajdowało się na wierzchu teczki. Wybór metody porządkowania zależny będzie od sposobu prowadzenia spraw); f) ułożenie akt w teczkach oraz naniesienie na teczkę odpowiedniego opisu; g) usunięcie elementów metalowych; h) zszycie akt sznurkiem lub plastikowym klipsem do archiwizacji ; i) ponumerowanie wszystkich zapisanych stron w aktach; j) sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych akt zgodnie ze wskazówkami pisma okólnego nr 1 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 12 października 1985 r. w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych dotyczących oceny i porządkowania akt osobowych okresu Polski Ludowej w pierwszej kolejności w podziale na kategorię A i B a następnie w układzie rzeczowym a w ramach danej grupy w układzie alfabetycznym w formie pisemnej i elektronicznej w programie Excel. Wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia zawarte są w załączniku nr B do SIWZ - Wzór umowy na Archiwizację akt osobowych zgromadzonych w komórkach organizacyjnych Ministerstwa Sprawiedliwości, oraz w załącznikach nr 1 - 6 do ww. wzoru umowy..

• 2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.99.51.00-6.

• 3) Czas trwania lub termin wykonania: Okres w miesiącach: 8.

• 4) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.