Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługa zorganizowania wydarzenia pn. Lubelska Gala Przedsiębiorczości oraz przeprowadzenie promocji VII edycji konkursu Lider Innowacji

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Lubelska Agencja Wspierania Przedsiębiorczości w Lublinie

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: NIP 7123077883

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Wojciechowska, 9a

1.5.2.) Miejscowość: Lublin

1.5.3.) Kod pocztowy: 20-704

1.5.4.) Województwo: lubelskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL814 - Lubelski

1.5.7.) Numer telefonu: 81 46 23 813

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowieniapubliczne@lawp.lubelskie.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://rpo.lubelskie.pl/lawp/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługa zorganizowania wydarzenia pn. Lubelska Gala Przedsiębiorczości oraz przeprowadzenie promocji VII edycji konkursu Lider Innowacji

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-775add58-0f39-11ee-b70f-ae2d9e28ec7b

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00266870

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-06-20

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Regionalny Program Operacyjny Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020, Fundusze Europejskie dla Lubelskiego 2021-2027

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://lawplublin.bip.lubelskie.pl/index.php?id=63

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: ezamowienia.gov.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: zawarte w rozdziale VIII SWZ

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: RODO) informujemy, iż:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Dyrektor Lubelskiej Agencji Wspierania Przedsiębiorczości w Lublinie z siedzibą przy ul. Wojciechowskiej 9A, 20-704 Lublin (nr telefonu +48 81 46 23 800, adres e-mail: lawp@lawp.eu).
2. Administrator danych osobowych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Z Inspektorem można się kontaktować pod adresem: ul. Wojciechowska 9a, 20-704 Lublin, e-mail: iod.lawp@lawp.lubelskie.pl.
3. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest:
 art 6 ust. 1 lit b) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania Umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem Umowy,
 art. 6 ust. 1 lit c) RODO, tj. przetwarzanie niezbędne jest do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze w szczególności w zakresie:
• ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości,
• art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,
• art. 5 ust. 1 w zw. z art. 6 ust. 1 i 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Pzp.
5. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania, a następnie przechowywane na podstawie przepisów prawa o archiwizacji zgodnie z terminami określonymi w jednolitym rzeczowym wykazie akt w Lubelskiej Agencji Wspierania Przedsiębiorczości w Lublinie w przypadku zakończenia funkcjonowania LAWP archiwa zostaną przeniesione do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego z siedzibą przy ul. A. Grottgera 4, archiwa Państwowe.
6. W przypadku uznania, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, e-mail: kancelaria@uodo.gov.pl lub za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej ePUAP Urzędu Ochrony Danych Osobowych: /UODO/SkrytkaESP.
7. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne a ich nie podanie będzie skutkowało brakiem możliwości przystąpienia do postępowania.
Pozostałe zapisy w tym zakresie określa SWZ.

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): 1. Zgodnie z art. 19 ust. 2 ustawy: „Skorzystanie przez osobę, której dane osobowe dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia, o którym mowa w art. 16 rozporządzenia 2016/679, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą”.
2. Zgodnie z art. 19 ust. 3 ustawy: „W postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania”.
3. Zgodnie z art. 74 ust. 1 ustawy: „Protokół postępowania jest jawny i udostępniany na wniosek”.
4. Zgodnie z art. 74 ust. 3 ustawy: „W przypadku gdy wniesienie żądania dotyczącego prawa, o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w protokole postępowania lub załącznikach do tego protokołu, od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający nie udostępnia tych danych, chyba że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 rozporządzenia 2016/679”.
5. Udostępnianie protokołu wraz z załącznikami, o których mowa w art. 74 ust. 2 ustawy, ma zastosowanie do wszystkich danych osobowych, z wyjątkiem danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, zebranych w toku postępowania o udzielenie zamówienia. Ograniczenia zasady jawności, o których mowa w ust. 4 i art. 18 ust. 3-6, stosuje się odpowiednio.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: PR.IV.KK.2621.34.2023

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.5.) Wartość zamówienia: 316075,00 PLN

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

W zakres usługi zorganizowania wydarzenia pn. Lubelska Gala Przedsiębiorczości oraz przeprowadzenie promocji VII edycji konkursu Lider Innowacji wchodzi:
 organizacja Lubelskiej Gali Przedsiębiorczości;
 przygotowanie promocji Konkursu Lider Innowacji oraz Lubelskiej Gali Przedsiębiorczości;
 przygotowanie i nagranie 4 spotów wideo, które będą emitowane przez Zamawiającego, na kanale m.in. You Tube, fanpage’u Lubelskie Fundusze Europejskie oraz stronie internetowej www.rpo.lubelskie.pl, a także podczas finału konkursu „Lider Innowacji”, który odbędzie się podczas Gali Przedsiębiorczości;
 zakup materiałów brandingowych;
 zakup materiałów promocyjnych.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

79800000-2 - Usługi drukowania i powiązane

22462000-6 - Materiały reklamowe

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

79340000-9 - Usługi reklamowe i marketingowe

39294100-0 - Artykuły informacyjne i promocyjne

79342200-5 - Usługi w zakresie promocji

92111210-7 - Produkcja filmów reklamowych

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamówienia mniejszego zakresu cateringu niż maksymalny, a w takiej sytuacji Wykonawca nie będzie wnosił żadnych roszczeń z tego tytułu, w szczególności o zapłatę za ilość stanowiącą różnicę między maksymalnym zakresem zamówienia, a ilością rzeczywiście zrealizowaną na podstawie zlecenia Zamawiającego. Rozliczenie nastąpi zgodnie z rzeczywistym wykonaniem przedmiotu umowy, po dokonaniu protokolarnego odbioru przedmiotu umowy.

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2023-09-23

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Wybrana zostanie oferta, która uzyska największą liczbę punktów.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 40

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Atrakcyjność projektu graficznego statuetki

4.3.6.) Waga: 10

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Wizualizacja 3D – sala CSK

4.3.6.) Waga: 10

Kryterium 4

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Atrakcyjność filmu promocyjnego o tematyce Funduszy Europejskich

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 5

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Atrakcyjność działania promocyjnego w mediach społecznościowych

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 8

Art. 109 ust. 1 pkt 10

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej i zawodowej. Wykonawca spełni ten warunek jeżeli wykaże, że:
a) wykonał w okresie ostatnich 3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej 2 (dwie) podobne usługi polegające na organizacji wydarzenia promocyjnego o charakterze gali na kwotę 200 000 zł brutto każda. Przez podobną usługę o charakterze gali Zamawiający rozumie należyte zrealizowanie co najmniej 2 (dwóch) uroczystych wydarzeń odpowiadających rodzajem przedmiotowi zamówienia z udziałem oficjalnych gości.
b) wykonał w okresie ostatnich 3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej 3 (trzy) usługi polegające na wyprodukowaniu spotów wideo. Przez podobną usługę Zamawiający rozumie należyte wykonanie co najmniej 3 (trzech) spotów wideo odpowiadających rodzajem przedmiotowi zamówienia.
c) dysponuje osobą odpowiedzialną za reżyserię, która posiada doświadczenie w zakresie reżyserii, wynikające z udziału w co najmniej 2 (dwóch) usługach związanych z przygotowaniem i realizacją materiału filmowego (filmu promocyjnego/ reklamowego/ informacyjnego/ edukacyjnego.
d) dysponuje operatorem drona posiadającym doświadczenie w zakresie operatorskim wynikające z udziału w co najmniej 2 (dwóch) usługach związanych z przygotowaniem i realizacją materiału filmowego (filmu promocyjnego/reklamowego /informacyjnego/edukacyjnego) oraz jest uprawniony zgodnie z obowiązującym prawem do pilotowania drona.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Oświadczenie wykonawcy (w formie elektronicznej, w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym) o aktualności informacji
zawartych w oświadczeniu złożonym zgodnie z art. 125 ustawy Prawo zamówień publicznych według wzoru z Załącznika nr 9 do
SWZ

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: oświadczenie o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ustawy
wykaz usług wykonanych (w formie elektronicznej, w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym) według wzoru stanowiącego Załącznik nr 6 do SWZ
wykaz osób (w formie elektronicznej, w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym) według wzoru stanowiącego Załącznik nr 7 do SWZ.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

1. Projekt graficzny statuetki wraz z opisem materiałów, z których zostanie wykonana.
2. Wizualizacja graficzna (animacja scenograficzna), ukazująca propozycję aranżacji przestrzeni, kolorystykę i formę zaproponowanego rozwiązania scenograficznego w sali w CSK w Lublinie zgodnie z wymaganiami zawartymi w Opisie Przedmiotu Zamówienia.
3. Film promocyjny o tematyce Funduszy Europejskich (max. 30 sekundowego), który ma przedstawiać dowolnie wybrane przez Wykonawcę miejsce z różnych ujęć/perspektyw
4. Propozycja działania promocyjnego w mediach społecznościowych Zamawiającego zgodnie z zapisami opisu przedmiotu zamówienia

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty. Pełnomocnictwo do złożenia oferty musi być złożone w oryginale w takiej samej formie, jak składana oferta (t.j. w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowalnym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym). W przypadku gdy pełnomocnictwo zostało sporządzone w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone (przed datą złożenia oferty) podpisem kwalifikowalnym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym osób udzielających pełnomocnictwa. Dopuszcza się także złożenie elektronicznej kopii (skanu) pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej, w formie elektronicznego poświadczenia sporządzonego stosownie do art. 97 § 2 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie, które to poświadczenie notariusz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, bądź też poprzez opatrzenie skanu pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym mocodawcy. Elektroniczna kopia pełnomocnictwa nie może być uwierzytelniona przez upełnomocnionego.
2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w Rozdziale VII ust. 1 SWZ, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy.
4. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Zamawiający przewiduje możliwość zmian Umowy w zakresie:
1) terminu wykonania Przedmiotu Umowy, w przypadku:
a) siły wyższej, mającej istotny wpływ na realizację Przedmiotu Umowy;
b) zmiany zasad lub kwot dofinansowania środkami pochodzącymi z Instytucji, która przyznała środki na sfinansowanie Umowy – w odniesieniu do projektów współfinansowanych z tychże środków;
c) zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację Przedmiotu Umowy.
2) zmiany wartości Przedmiotu Umowy, w przypadku zwiększenia bądź zmniejszenia stawek podatku od towarów i usług, dotyczących przedmiotu zamówienia w wyniku zmian ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, które wejdą w życie po dniu zawarcia Umowy, a przed wykonaniem przez Wykonawcę przedmiotu zamówienia, po wykonaniu którego Wykonawca jest uprawniony do uzyskania wynagrodzenia. Wynagrodzenie Wykonawcy może ulec odpowiedniemu zwiększeniu bądź zmniejszeniu, jeżeli w wyniku zastosowania zmienionych stawek ww. podatku ulega zmianie kwota podatku oraz wynagrodzenie Wykonawcy uwzględniające podatek od towarów i usług.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2023-06-30 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: ezamowienia.gov.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2023-06-30 10:30

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

SPOSÓB SKŁADANIA PRZEDMIOTOWYCH ŚRODKÓW DOWODOWYCH:
Ze względu na rozmiar materiału filmowego, o którym mowa w rozdz. XIV ust. 4 pkt 4) SWZ Zamawiający wymaga, aby Wykonawca załączył do oferty link do krótkiego filmu promocyjnego w formacie MP4 lub AVI.