Wrocław: ORGANIZACJA KONFERENCJI MIĘDZYNARODOWEJ O NAZWIE EUROPA QUO VADIS WE WROCŁAWIU, W DNIACH 10 - 13.06.2010 R.
Numer ogłoszenia: 99697 - 2010; data zamieszczenia: 27.04.2010
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Województwo Dolnośląskie - Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego , ul. Wybrzeże J. Słowackiego 12-14, 50-411 Wrocław, woj. dolnośląskie, tel. 071 7769397,7769703-05,7779229, faks 071 7769141, 7769702.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.umwd.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: ORGANIZACJA KONFERENCJI MIĘDZYNARODOWEJ O NAZWIE EUROPA QUO VADIS WE WROCŁAWIU, W DNIACH 10 - 13.06.2010 R..

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Organizacja w dniach 10 - 13.06.2010 r. konferencji międzynarodowej o nazwie EUROPA QUO VADISwe Wrocławiu. 1. Wykonawca zobowiązany będzie do organizacji konferencji międzynarodowej we Wrocławiu, w hotelu co najmniej trzygwiazdkowym, położonym w centrum miasta i dysponującym parkingiem dla uczestników. Planowana liczba uczestników konferencji wyniesie maksymalnie 80 osób. Na 5 dni przed rozpoczęciem konferencji Zamawiający poinformuje Wykonawcę o liczbie uczestników, którzy potwierdzili udział w konferencji, w tym o liczbie uczestników, dla których nie ma potrzeby zapewnienia noclegów. 2.Na przedmiot zamówienia, o którym mowa w pkt. 1, składają się: a)oddanie do wyłącznej dyspozycji Zamawiającego nowoczesnej sali konferencyjnej, mieszczącej 80 uczestników, wyposażonej w odpowiednie nagłośnienie, 2 kabiny dla tłumaczy spełniające normy zgodnie z załącznikiem, stoły dla prelegentów, miejsca siedzące dla uczestników, mikrofony bezprzewodowe, ekrany, rzutniki multimedialne, 2 komputery (laptopy), oraz zapewniającej możliwość nagrywania audio przebiegu konferencji; b)zapewnienie odpowiedniej ilości osób zajmujących się obsługą techniczną sali konferencyjnej w godzinach trwania konferencji, co najmniej w godz.: 8.00 - 18.00, z możliwością przedłużenia czasu jej trwania, zapewnienie najwyższego stopnia niezawodności i ciągłości pracy urządzeń oraz rozwiązań zastosowanych w czasie trwania konferencji. Osoby z obsługi powinny posługiwać się j. angielskim w stopniu przynajmniej komunikatywnym; c)urządzenie sekretariatu technicznego w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej, wyposażonego w niezależne urządzenia takie jak: nowoczesna kserokopiarka szybkodrukująca w kolorze (full-duplex, min 35-40-50 str. na min. z możliwością zszywania dokumentów), fax o parametrach technicznych, spełniających międzynarodowe standardy, telefon o odpowiednich parametrach technicznych, przystosowany do realizacji połączeń międzynarodowych, laptop z dostępem do Internetu celem drukowania z płyty CD lub pamięci przenośnej USB (tzw. pendrive), materiały eksploatacyjne oraz papier formatu A4 (przewidywany wydruk ca 6000 stron czarnobiałych, 1000 stron kolorowych); d)zapewnienie najwyższego stopnia niezawodności i ciągłości pracy urządzeń oraz rozwiązań zastosowanych w czasie trwania konferencji (natychmiastowa wymiana materiałów eksploatacyjnych lub usunięcie ewentualnej usterki, obsługa techniczna); e)zorganizowanie 3 przerw kawowych w dniach roboczych konferencji wraz z poczęstunkiem, na który składać się będą następujące produkty: kawa, herbata, sok, woda, wyroby cukiernicze lub / i zimne przekąski. Dokładne menu poczęstunku zostanie uzgodnione i zatwierdzone przez obie strony z wyprzedzeniem 21 dni przed rozpoczęciem konferencji; f)podanie w każdym dniu trwania konferencji obiadu dla uczestników składającego się z co najmniej dwóch dań gorących, w formie bufetu (szwedzki stół) oraz zapewnienie wystarczającej w stosunku do liczby gości ilości osób obsługujących salę lub kuluary, gdzie będą serwowane posiłki. Osoby z obsługi powinny posługiwać się j. angielskim w stopniu przynajmniej komunikatywnym. Dokładne menu obiadowe zostanie uzgodnione i zatwierdzone przez obie strony z wyprzedzeniem 21 dni przed rozpoczęciem konferencji; g)organizacja uroczystej kolacji w terminie, o którym Zamawiający poinformuje Wykonawcę najpóźniej 14 dni przed rozpoczęciem konferencji, składającej się z zimnych przekąsek, dwóch dań gorących i deseru i napojów. Dokładne menu kolacji i czas jej trwania zostaną uzgodnione i zatwierdzone przez obie strony z wyprzedzeniem 21 dni przed rozpoczęciem konferencji; h)zapewnienie 3 noclegów dla maksymalnie 40 uczestników konferencji w hotelu, w którym organizowana jest konferencja..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.95.00.00 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów 70.22.00.00 - Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne 55.32.00.00 - Usługi podawania posiłków .

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 13.06.2010.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: Wykonawca zobowiązany jest zabezpieczyć swą ofertę wadium w wysokości 1 500,00 zł

III.2) ZALICZKI

• Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia: nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • O udzielenie niniejszego zamówienia ubiegać się mogą Wykonawcy, którzy wykażą brak podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia z powodu niespełnienia warunków, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy oraz wykażą, że spełniają warunki określone w art. 22 ust. 1 ustawy

• III.3.2) Wiedza i doświadczenie

  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

  • O udzielenie niniejszego zamówienia ubiegać się mogą Wykonawcy, którzy w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia ich działalności jest krótszy - w tym okresie - zrealizowali co najmniej 1 usługę i odpowiadającą swoim rodzajem usługom stanowiącym przedmiot zamówienia, tj. usługę polegającą na kompleksowej organizacji konferencji międzynarodowej, w tym m.in. obsługa i oprawa posiłków, obsługa techniczna konferencji, zapewnienie noclegów uczestnikom konferencji.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie

• III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne: nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna: nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy: nie

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.bip.umwd.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego z siedzibą przy Wybrzeżu J.Słowackiego 12-14, 50-411 Wrocław (wejście od ul. Mazowieckiej 15 p.124).

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 07.05.2010 godzina 10:30, miejsce: Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego, Wybrzeże J.Słowackiego 12-14, 50-411 Wrocław pok.101.

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie