Warszawa: Usługa audytu zewnętrznego projektu pn. Fotonika i Technologie Terahercowe Rozwój Wydziałowego Centrum Badawczego. Postępowanie nr WEITI/51/BZP/2014/1030
Numer ogłoszenia: 75023 - 2014; data zamieszczenia: 07.04.2014
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych: tak, numer ogłoszenia w BZP: 44719 - 2014r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia: nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Politechnika Warszawska Wydział Elektroniki i Technik Informacyjnych, ul. Nowowiejska 15/19, 00-665 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 0-22 234 51 01, faks 0-22 234 58 97.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Uczelnia publiczna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Usługa audytu zewnętrznego projektu pn. Fotonika i Technologie Terahercowe Rozwój Wydziałowego Centrum Badawczego. Postępowanie nr WEITI/51/BZP/2014/1030.

II.2) Rodzaj zamówienia: Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie usługi audytu zewnętrznego projektu Fotonika i Technologie Terahercowe Rozwój Wydziałowego Centrum Badawczego nr POIG.02.01.00-14 197/09 współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej, realizowanego w ramach działania 2.1. Wsparcie badań naukowych dla budowy gospodarki opartej na wiedzy w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 2013. Projekt jest realizowany przez Wydział Elektroniki i Technik Informacyjnych Politechniki Warszawskiej. Głównym celem projektu jest budowa spójnego zespołu laboratoriów, wyposażonych w nowoczesną aparaturę naukowo-badawczą, oferujących wysokiej jakości usługi badawcze w obszarze zaawansowanych technologii fotonicznych i technologii terahercowych. W ramach realizowanego projektu, ponoszone są koszty związane z realizacją projektu POIG.02.01.00-14 197/09. Szacowana liczba faktur lub innych dokumentów o podobnej szczegółowości dokumentujących wydatki poniesione w związku z realizacją projektu do dnia 15.02.2014 roku wynosi około 500 sztuk. Na dzień 15.02.2014 roku do Instytucji Pośredniczącej złożonych zostało łącznie 50 wniosków o płatność rozliczających. Na dzień 15.02.2014 r. przedstawiono do rozliczenia ok. 77% wartości wydatków kwalifikowanych. Całkowite koszty realizacji projektu wynoszą: 38 591 390,48 PLN, w tym wydatki kwalifikowane 35 529 658,15 PLN. Okres realizacji projektu: od 01.01.2010 r. do dnia 30.04.2014 r. Do umowy o dofinansowanie projektu zawarto 5 aneksów. W trakcie projektu przeprowadzono łącznie ok. 200 postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Wykonawca zobowiązany jest przeprowadzić audyt w jednostce realizującej Projekt Politechnika Warszawska Wydział Elektroniki i Technik Informacyjnych ul. Nowowiejska 15/19, 00-665 Warszawa. Oryginały dokumentów zostaną udostępnione audytorom w miejscu ich przechowywania. Zamawiający zapewnieni warunki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia audytu, a w szczególności udostępnieni obiekty, urządzenia i dokumenty oraz umożliwi bezzwłoczne udzielanie wyjaśnień w dni robocze w godzinach pracy Jednostki Naukowej to jest 8.00-16.00. Celem przeprowadzenia audytu jest wydanie przez audytora opinii na temat: 1) wiarygodności danych, zarówno liczbowych, jak i opisowych, zawartych w dokumentach związanych z realizowanym projektem; 2) realizacji wydatków i uzyskania założonych efektów zgodnie z wymaganiami zawartymi we wniosku i umowie o dofinansowanie wraz z aneksami; 3) poprawnego sposobu udokumentowania i ewidencyjnego wyodrębnienia rzeczywistych operacji gospodarczych. Wytyczne dotyczące sposobu przeprowadzenia usługi audytu. Audyt należy przeprowadzić zgodnie z obowiązującymi przepisami, a w szczególności: 1) Rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 29 września 2011 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę (Dziennik Ustaw nr 207 poz. 1237 z 2011 r.); 2) właściwymi przepisami prawa, w szczególności ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 1994r. Nr 121 poz. 591 z późn. zm.) i ustawą z dnia 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym, ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r.; Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.), ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 nr 157, poz. 1240, z późn. zm.); 3) normami wykonywania zawodu oraz międzynarodowymi standardami rachunkowości; 4) umową o dofinansowanie projektu wraz z załącznikami i aneksami; 5) Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 z dnia 5 czerwca 2008 r. z późniejszymi zmianami. Obszary działalności podlegające audytowi. Audyt projektu obejmuje w szczególności sprawdzenie: 1) osiągnięcia celu projektu oraz zgodności realizacji projektu z umową; 2) poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, ich zasadności, sposobu udokumentowania i wyodrębnienia w ewidencji księgowej; 3) płatności wydatków związanych z projektem; 4) wiarygodności i terminowości sprawozdań z realizacji projektu; 5) terminowości rozliczania otrzymanych środków finansowych na realizację projektu; 6) sposobu monitorowania realizacji celów projektu; 7) sposobu przechowywania i zabezpieczania dokumentacji dotyczącej projektu; 8) przestrzegania przepisów o rachunkowości, zamówieniach publicznych i finansach publicznych, w tym w zakresie przestrzegania dyscypliny finansów publicznych; 9) funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej w odniesieniu do realizacji projektu; 10) realizacji wniosków i zaleceń z wcześniejszych kontroli i audytów. Sposób dokumentowania wyników audytu zewnętrznego 1) Na podstawie zebranych dokumentów i dowodów audytor sporządzi pisemne sprawozdanie z audytu, zwane dalej sprawozdaniem. Sprawozdanie określa, czy otrzymane środki finansowe zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem i przepisami prawa oraz czy księgi rachunkowe są prowadzone prawidłowo. 2) Sprawozdanie powinno w sposób bezstronny, kompletny, zrozumiały, jednoznaczny i zgodny ze stanem faktycznym przedstawiać wyniki audytu. Sprawozdanie zawiera w szczególności: datę sporządzenia; nazwę i adres audytowanego podmiotu; nazwę i numer projektu; oświadczenie audytora o niezależności od audytowanego podmiotu; imiona, nazwiska i określenie uprawnień audytorów; cele audytu; podmiotowy i przedmiotowy zakres audytu; termin, w którym przeprowadzono audyt; zwięzły opis działań audytowanego podmiotu w obszarze objętym audytem; ocenę adekwatności i skuteczności systemu zarządzania i kontroli w obszarze działalności audytowanego podmiotu objętym audytem; informację o metodzie doboru i wielkości próby do badania; zaprezentowanie wyników badania, w których stwierdzono nieprawidłowości; określenie nieprawidłowości w działalności audytowanego podmiotu oraz analizę ich przyczyn i skutków; zalecenia w sprawie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości w działalności audytowanego podmiotu; podpisy audytorów, a w przypadku gdy audytorem jest osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej - nazwę jednostki. Dodatkowo, w przygotowanym sprawozdaniu z audytu należy 1) Zawrzeć zapis wskazujący: a. standardy, na podstawie których przeprowadzono audyt, b. listę badanych dokumentów, c. listę osób, z którymi przeprowadzono rozmowy, d. uwagi jednostki audytowanej do raportu, tj. komentarz do ustaleń i zaleceń. 2) Wykazać zrealizowanie wymogów określonych w § 8 Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 29 września 2011 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę. 3) Zawrzeć jednoznaczną opinię, czy: a. otrzymane środki finansowe zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem i przepisami prawa; b. procedury Ustawy prawo zamówień publicznych oraz obowiązki wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych są poprawnie stosowane; c. księgi rachunkowe są prowadzone prawidłowo; d. beneficjent wdrożył zalecenia przeprowadzonych kontroli oraz usunął nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte; e. wnioski o płatność są poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi, potwierdzającymi poniesienie wydatków, poprzez badanie czy stanowią podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych oraz czy odpowiednie dowody księgowe są zgodne z wymogami ustawy o rachunkowości; f. wnioski o płatność oraz sprawozdania z realizacji projektu odpowiadają we wszystkich istotnych aspektach wymogom programu oraz prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową projektu według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów; g. Zamawiający wywiązuje się z obowiązków w zakresie przekazywania informacji i stosowania środków promocji; h. sposób przechowywania i archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach realizowanego projektu jest zgodny z obowiązującym prawem. 4) Oznakować logotypami Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Unii Europejskiej i Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka - zgodnie z wzorem zamieszczonym na stronie internetowej: http://www.nauka.gov.pl/finansowanie/funduszeeuropejskie/ innowacyjnagospodarka/informacja-i-promocja/ 5. Wszystkie strony sprawozdania powinny być ponumerowane i parafowane. 5) Sprawozdanie całości audytu należy sporządzić w pięciu egzemplarzach w formie pisemnej w języku polskim oraz na zabezpieczonym przed zmianami nośniku elektronicznym. 6) Wnioski i opinie zawarte w sprawozdaniu powinny wynikać z dokumentacji audytu. 7) Dokumentacja audytu, łącznie ze sprawozdaniem, winna być przekazana Zamawiającemu w terminie 7 dni od dnia zakończenia audytu. 8) Zamawiający jest obowiązany przekazać ministrowi właściwemu do spraw nauki egzemplarz sprawozdania oraz ewentualne stanowisko do ustaleń zawartych w sprawozdaniu w terminie 21 dni od dnia otrzymania sprawozdania. 9) Audytor jest obowiązany zachować poufność i nie naruszać tajemnic handlowych jednostki. Nie może to jednak wpływać na merytoryczną treść sprawozdania. Przedmiot zamówienia powinien być wykonany i dostarczony do siedziby Zamawiającego tj.: Politechnika Warszawska, Wydział Elektroniki i Technik Informacyjnych, ul. Nowowiejska 15/19, 00-665 Warszawa, pokój 200...

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.21.20.00 - Usługi audytu .

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Przetarg nieograniczony

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej: tak, projekt/program: Przetarg realizowany na potrzeby projektu Fotonika i Technologie Terahercowe - Rozwój Wydziałowego Centrum Badawczego - POIG. 02.01.00-14-197/09) -Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka...

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 07.04.2014.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT: 10.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Międzynarodowe Centrum Szkolenia i Doradztwa sp. z o.o., ul.Świętojerska 5/7, 00-236 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia (bez VAT): 4065,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• Cena wybranej oferty: 4182,00

• Oferta z najniższą ceną: 4182,00 / Oferta z najwyższą ceną: 32674,00

• Waluta: PLN.