Warszawa: Archiwizacja dokumentacji Ministerstwa Edukacji Narodowej
Numer ogłoszenia: 64294 - 2009; data zamieszczenia: 16.03.2009
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Ministerstwo Edukacji Narodowej , al. Jana Chrystiana Szucha 25, 00-918 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 3474100; 022 3474157, faks 022 6223704.

• Adres strony internetowej zamawiającego: www.men.gov.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Administracja rządowa centralna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Archiwizacja dokumentacji Ministerstwa Edukacji Narodowej.

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: 1. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na usługę p. n. Archiwizacja dokumentacji Ministerstwa Edukacji Narodowej, polegać będzie na kompleksowym przygotowaniu materiałów archiwalnych (kat.- A) do przekazania do właściwego archiwum państwowego oraz na uporządkowaniu, zewidencjonowaniu i przekazaniu do archiwum zakładowego materiałów archiwalnych (kat.- A) i dokumentacji niearchiwalnej (kat.- B) znajdującej się w departamentach /biurach Ministerstwa. 2. Akta (w ilości około 713,9 mb) będące przedmiotem archiwizacji, znajdują się w Archiwum Zakładowym Ministerstwa oraz w departamentach i biurach Ministerstwa Edukacji Narodowej, Al. Szucha 25, 00-918 Warszawa. Zamawiający zastrzega, że wyżej wymienione ilości akt są danymi szacunkowymi (orientacyjnymi) i mają posłużyć jedynie do oceny ofert. Faktyczna ilość metrów bieżących w stosunku do oszacowanej może ulec zmianie. Wykonawcy nie przysługuje prawo zgłoszenia roszczeń w przypadku zmiany ilości metrów na inne niż podano w przedmiocie zamówienia. a) Zasób dokumentacji do zarchiwizowania, znajdujący się w archiwum zakładowym oraz w innych pomieszczeniach budynku Ministerstwa, stanowią materiały archiwalne przeznaczone do przekazania do Archiwum Akt Nowych w ilości około 113,9 mb. Rodzaj dokumentacji Orientacyjna ilość akt kat.- A w mb Uwagi Akta osobowe kadry naukowej 22,9 spaginowane i częściowo zewidencjonowane Akta osobowe kadry naukowej 91 nie spaginowane, brak ewidencji Razem 113,9 b) Dokumentacja wytworzona w departamentach /biurach Ministerstwa nie posiada ewidencji archiwalnej. Znaczna ilość przechowywana jest w teczkach aktowych, segregatorach z zachowaniem jednorodności tematycznej akt. Departamenty i biura Daty skrajne dokumentacji Kategoria archiwalna Orientacyjna ilość akt w mb 1999-2008 Kat. A 67 1999-2008 Kat. B 266,5 Kat. Bc 266,5 Razem 600 Orientacyjna ilość dokumentacji: Kat.- A- 180,9 mb Kat.- B - 533,0 mb Razem- 713,9 mb 3. Przedmiot zamówienia obejmuje: 1) Wykonywanie prac we współpracy z właściwym archiwum państwowym, tj. Archiwum Akt Nowych w Warszawie, 2) Prowadzenie archiwizacji według wskazówek, uzgodnień i wytycznych w/w archiwum państwowego oraz zgodnie z przepisami wewnętrznymi MEN, 3) Przygotowanie akt do opracowania, czyli przeprowadzenie tzw. studiów wstępnych, polegających na zapoznaniu się z obowiązującą strukturą organizacyjną, zakresem reorganizacji, materiałami normatywnymi (statut, regulamin, schemat organizacyjny, instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt), 4) Dokonanie klasyfikacji i kwalifikacji akt wg RWA; 5) Porządkowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej wg właściwych przepisów kancelaryjno- archiwalnych; 6) Wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania minął oraz sporządzenie spisów brakowania w celu uzyskania zgody Archiwum Akt Nowych na niszczenie; 7) Przekazanie makulatury do składnicy surowców wtórnych w celu zniszczenia z uzyskaniem protokołu zniszczenia dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami 8) Ułożenie, oprawienie, opis teczek aktowych według obowiązujących przepisów dotyczących archiwizacji dokumentów i zgodnie z instrukcją kancelaryjną; 9) Sporządzenie spisów zdawczo- odbiorczych odrębnie dla materiałów archiwalnych (4 egzemplarze) i dokumentacji niearchiwalnej (3 egzemplarze); 10) Sporządzenie spisów zdawczo- odbiorczych archiwizowanej dokumentacji w formie papierowej oraz w formie elektronicznej (na płytach CD); 11) Znakowanie dokumentacji (nadawanie sygnatury archiwalnej) w porozumieniu z archiwum zakładowym MEN oraz w porozumieniu z AAN jeśli znakowanie akt dotyczyć będzie materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania; 12) Opis bezkwasowych pudeł archiwizacyjnych według wytycznych AAN; 13) Przygotowanie materiałów archiwalnych (znajdujących się w archiwum zakładowym i w innych pomieszczeniach ministerstwa) do przekazania do właściwego archiwum państwowego oraz przewiezienie ich do siedziby archiwum. 14) Wykonawca zobowiązuje się do wykonania danego zamówienia publicznego na podstawie obowiązujących przepisów, dotyczących postępowania z dokumentami, a w szczególności wynikających z: 1) Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z późn. zm.) 2) Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacja, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. 2002, nr 167, poz. 1375) 3) Zarządzenia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 25 lutego 1986 r. w sprawie szczegółowych zasad porządkowania oraz trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (MO Nr 4, poz. 31 z 1986 r.) 4) Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) 5) Ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 96 poz. 1631 z późn. zm.) 6) Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz. U. z 2005 r. Nr 68, poz. 596) 7) Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r.- Kodeks karny- (Dz. U. Nr 88, poz. 553), art. 276, art. 268 (sankcje karne za zniszczenie, uszkodzenie i utratę dokumentu lub zmianę zapisu istotnej informacji utrwalonej na nośniku komputerowym 8) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 r. w sprawie prowadzenia rachunkowości (Dz. U. Nr 10 poz. 35 z późn. zm.) 9) Ustawa z dnia 29 sierpnia 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) 10) Ustawa z dnia 12 września 2002 r. o zmianie ustawy- Ordynacja podatkowa i zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 169 poz. 1387) 11) Zarządzenie Nr 27 Ministra Edukacji Narodowej z dnia 15 listopada 1991 r. w sprawie ustalenia ramowego jednolitego rzeczowego wykazu akt dla urzędów terenowych organów rządowej administracji specjalnej do spraw oświaty 12) Zarządzenie Nr 20 Ministra Edukacji Narodowej z dnia 6 sierpnia 2008 r. w sprawie wprowadzenia w Ministerstwie Edukacji Narodowej instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego 13) Zarządzenie nr 4 Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 stycznia 2008 r. w sprawie nadania statutu Ministerstwu Edukacji Narodowej M. P. z dnia 21 stycznia 2008 r. Nr 5, poz. 62 z późn. zm.) 15) Wykonawca jest zobowiązany do: 1) wykonania czynności, o których mowa w opisie przedmiotu zamówienia przy użyciu własnych środków i materiałów niezbędnych do zrealizowania przedmiotu umowy; 2) wykonania zamówienia w siedzibie Ministerstwa Edukacji Narodowej w dniach od poniedziałku do piątku w godzinach pracy urzędu, tj.: w godzinach 8:15-16:15. Po uzyskaniu odpowiedniego zezwolenia Dyrektora Biura Administracyjnego usługa może być wykonywana w godzinach 7:00- 21:00; 3) przedstawienia Zamawiającemu przed przystąpieniem do pracy listy osób realizujących przedmiot zamówienia; 4) złożenia przed przystąpieniem do wykonania zamówienia oświadczenia przez każdą osobę, która będzie uczestniczyła w czynnościach będących przedmiotem zamówienia publicznego o znajomości ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926), iż znane są skutki w zakresie odpowiedzialności za naruszenie powołanych przepisów oraz o zachowaniu w tajemnicy wszelkich informacji powziętych przy wykonywaniu przedmiotu zamówienia (w czasie jego realizacji jak i po zakończeniu); 5) pobierania i zdawania kluczy do pomieszczeń biurowych, udostępnionych w celu wykonania przedmiotu zamówienia, każdorazowo, za potwierdzeniem ochrony obiektu budynku. 6) przekazywania zespołów archiwalnych Kat.- A do właściwego archiwum państwowego, tj.: Archiwum Akt Nowych w Warszawie (tylko pozytywny odbiór danego zakresu prac zdecyduje o zapłacie za wykonanie tej części zamówienia); 7) przedkładania pracownikom archiwum zakładowego- cyklicznie raz w tygodniu- zarchiwizowanych i uporządkowanych akt z departamentów/biur wraz ze spisem zdawczo- odbiorczym tych akt; 8) poprawienia wykrytych błędów w razie stwierdzenia, że akta przekazane do archiwum zakładowego nie zostały prawidłowo przygotowane; 9) zaprowadzenia ewidencji archiwalnej dla przedmiotu umowy; 4. Wykonawca zobowiązany jest w cenie uwzględnić wszystkie koszty niezbędne do wykonania zamówienia, w tym koszty materiałów biurowych, transportu akt do Archiwum Akt Nowych i utylizacji dokumentacji. 5. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA: Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot zamówienia najpóźniej w okresie 6 miesięcy od dnia podpisania umowy lub do wyczerpania kwoty 204 649,56 zł w następujących etapach: Etap I- przygotowanie i przekazanie materiałów archiwalnych (kat.- A) do AAN oraz uzyskanie protokołu przyjęcia dokumentów do AAN, Etap II- przygotowanie i przekazanie do Archiwum Zakładowego Ministerstwa materiałów archiwalnych (kat.- A) i dokumentacji niearchiwalnej (kat.- B- której okres przechowywania nie minął) z departamentów i biur w kolejności wskazanej przez Zamawiającego oraz uzyskanie protokołu odbioru, Etap III- uzyskanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, fizyczne zniszczenie dokumentacji (etap III może być zrealizowany w trakcie wykonywania etapu II) z uzyskaniem protokołu zniszczenia dla Zamawiającego. 6. Procedura realizacji zamówienia: 1) Aktualne miejsca składowania akt- pomieszczenia Ministerstwa Edukacji Narodowej. 2) Wykonawca przed rozpoczęciem realizacji przedmiotu zamówienia, zapozna się ze stanem fizycznym akt i odbierze akta do archiwizowania na podstawie protokołu przejęcia akt (zawierającego opis akt oraz ilość dokumentacji przeznaczonej do archiwizowania w metrach bieżących), sporządzonego przez komisję powołaną przez obie strony umowy. 3) Akta kat. B po wykonaniu archiwizacji w poszczególnych departamentach/biurach będą przekazane Zamawiającemu w stanie nadającym się do dalszego ich przechowywania w Archiwum Zakładowym Ministerstwa na podstawie spisów zdawczo- odbiorczych. Wykonawca zobowiązany jest do cyklicznego (raz w tygodniu) przekazywania zarchiwizowanej dokumentacji w celu oceny poprawności świadczonej usługi. Pozytywna ocena wykonanych prac w poszczególnych departamentach/biurach potwierdzona zostanie podpisaniem protokołu odbioru przez obie strony umowy. 4) Akta kat. A po wykonaniu archiwizacji będą przekazane do AAN. Pozytywna ocena i odbiór materiałów archiwalnych przez Archiwum Akt Nowych w Warszawie będzie potwierdzona protokołem przyjęcia dokumentacji. 5) Protokoły, o których mowa w pkt 3 i 4 muszą zawierać opis dokumentacji i ilość mb zarchiwizowanych akt. 6) Rodzaj dokumentacji oraz ilość metrów bieżących zarchiwizowanych akt muszą być zgodne z ilością akt wskazanych w protokole przejęcia akt. 7. WYNAGRODZENIE a) Wysokość wynagrodzenia zostanie ustalona na podstawie rzeczywistej liczby metrów zarchiwizowanych dokumentów w oparciu o sporządzony przez strony pomiar ujęty w protokole zdawczo- odbiorczym. b) Wynagrodzenie Wykonawcy będzie uregulowane za usługi faktycznie wykonane. Strony ustalają, że wynagrodzenie w powyższym zapisie wyczerpuje wszystkie zobowiązania Wykonawcy wobec Zamawiającego. 8. Zamawiający zobowiązuje się do: 1) wyznaczenia pracownika Ministerstwa Edukacji Narodowej do stałej współpracy w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia i sprawowania nadzoru. 2) przekazania Wykonawcy wszelkich instrukcji i informacji niezbędnych do realizacji przedmiotu zamówienia. 3) udostępnienia nieodpłatnie Wykonawcy na czas archiwizacji 3 pomieszczeń o powierzchni nie mniejszej niż 10 m2. 9. Zamawiający informuje, że nie udostępni Wykonawcy sprzętu informatycznego do wykonania zamówienia. 10. Zamawiający jest uprawniony do kontrolowania postępu i jakości prac oraz zgłoszenia uwag i zaleceń..

II.1.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 74.87.51.00 - 74.87.51.00 .

II.1.5) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.

II.1.7) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Okres w miesiącach: 6.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WARUNKI DOTYCZĄCE ZAMÓWIENIA

III.2) WARUNKI UDZIAŁU

• Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków: 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie art. 24 ustawy i którzy spełniają warunki określone w art. 22 ust. 1 pkt 1-3 ustawy. 2. Za spełnianie warunku dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia Zamawiający uzna dysponowanie lub przedstawienie zobowiązania innych podmiotów do udostępnienia minimum 2 osób, które będą uczestniczyły w wykonywaniu zamówienia i które posiadają kwalifikacje i praktykę zawodową niezbędną do wykonania zamówienia (posiadają wykształcenie archiwalne lub ukończony kurs kancelaryjno- archiwalny I stopnia oraz roczną praktykę w archiwizowaniu dokumentacji archiwalnej, tj. akt kat.- A). 3. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia: a) żaden z Wykonawców nie może podlegać wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ustawy, b) warunki określone w art. 22 ust. 1 pkt 1-3 ustawy musi spełniać przynajmniej jeden z Wykonawców lub wszyscy Wykonawcy łącznie, c) warunki określone w ust. 2 niniejszego rozdziału musi spełniać przynajmniej jeden z Wykonawców lub wszyscy Wykonawcy łącznie. 4. Ocena spełnienia warunków wymaganych od wykonawców zostanie dokonana wg formuły spełnia - nie spełnia, w oparciu o informacje zawarte w dokumentach wyszczególnionych w rozdziale 8 SIWZ. Z treści załączonych dokumentów musi wynikać jednoznacznie, iż w/w warunki Wykonawca spełnił..
• Informacja o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1. Oświadczenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu, na podstawie art. 24 ustawy (w formie oryginału). W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - każdy z tych wykonawców musi złożyć powyższe oświadczenie. 2. Oświadczenie o spełnianiu warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1-3 ustawy (w formie oryginału). W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - oświadczenie to składa przynajmniej jeden z wykonawców lub wszyscy Wykonawcy złożą oświadczenia lub wspólne oświadczenie, że łącznie spełniają te warunki. 3. Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, 4. Na potwierdzenie spełnienia warunku dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia Wykonawca dołączy do oferty wykaz osób, którymi dysponuje lub będzie dysponował Wykonawca i które będą uczestniczyły w wykonywaniu zamówienia wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia (praktyka zawodowa), wykształcenia niezbędnego do wykonania zamówienia oraz zakres wykonywanych przez te osoby czynności w niniejszym zamówieniu (załączenie dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe i doświadczenie: dyplomy, świadectwa, zaświadczenia, certyfikaty) lub przedstawi pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia osób zdolnych do wykonania zamówienia, jeżeli w wykazie osób Wykonawca wskazał osoby, którymi będzie dysponował. 5. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej składa odpowiednio dokument/y na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. Nr 87, poz. 605 z późn. zm.)..

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

IV.2.2) Wykorzystana będzie aukcja elektroniczna: nie.

IV.3) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.3.1) Adres strony internetowej, na której dostępna jest specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.men.gov.pl (zakładka BIP).
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Ministerstwo Edukacji Narodowej, Al. Szucha 25, 00-918 Warszawa.

IV.3.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 24.03.2009 godzina 10:00, miejsce: Ministerstwo Edukacji Narodowej, Biuro Administracyjne, pok. 29..

IV.3.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).