Ogłoszenie nr 560224241-N-2020 z dnia 10-11-2020 r.

Kraków: Badanie satysfakcji klienta z obsługi w Urzędzie Miasta Krakowa.
OGŁOSZENIE O ZMIANIE UMOWY - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:

obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:

zamówienia publicznego

Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej

nie

Zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:

tak
Numer ogłoszenia: 572986-N-2020

Zostało opublikowane ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:

nie

Zostało opublikowane ogłoszenie o udzieleniu zamówienia:

tak
Numer ogłoszenia: 510183613-N-2020

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Gmina Miejska Kraków, Urząd Miasta Krakowa, Oddział Zamówień Publicznych, Krajowy numer identyfikacyjny 35155435300000, ul. plac Wszystkich Świętych 3-4, 31-004 Kraków, woj. małopolskie, państwo Polska, tel. +48126161508, e-mail info@um.krakow.pl, faks +48126161236.
Adres strony internetowej (url): http://www.bip.krakow.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:

Administracja samorządowa

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:

Badanie satysfakcji klienta z obsługi w Urzędzie Miasta Krakowa.

Numer referencyjny (jeżeli dotyczy):

OR-10.271.70.2020

II.2) Rodzaj zamówienia:

Usługi

II.3) Krótki opis zamówienia (wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań) - a w przypadku partnerstwa innowacyjnego - określenie zapotrzebowania na innowacyjny produkt, usługę lub roboty budowlane:

Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie w kolejnych latach, począwszy od roku 2020 do roku 2022 badań satysfakcji klientów z obsługi w Urzędzie Miasta Krakowa, w oparciu o kwestionariusz wywiadu indywidualnego oraz w oparciu o ankietę internetową, przygotowaną przez Wykonawcę na potrzeby badania internetowego w tym obszarze, a następnie opracowania na podstawie tych badań całościowych raportów przedstawiających oceny i uwagi klientów Urzędu Miasta Krakowa. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera wzór umowy wraz z załącznikami, stanowiący załącznik nr 1 do Specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

II.4) Główny kod CPV: 79320000-3
Dodatkowe kody CPV:

79342311-6,

79315000-5,

79410000-1

II.5) Okres na jaki została zawarta umowa w sprawie zamówienia publicznego/ umowa ramowa/dynamiczny system zakupów:
od 19 października 2020 r. do 25 listopada 2022 r., z zastrzeżeniem szczegółowych terminów określonych w § 1 ust. 2 umowy.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB W JAKIM UDZIELONO ZAMÓWIENIA

Przetarg nieograniczony

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

NAZWA: Badanie satysfakcji klienta z obsługi w Urzędzie Miasta Krakowa

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA/ZAWARCIA UMOWY RAMOWEJ/USTANOWIENIA DYNAMICZNEGO SYSTEMU ZAKUPÓW: 17/09/2020 IV.2) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA/Z KTÓRYM ZAWARTO UMOWĘ RAMOWĄ/USTANOWIONO DYNAMICZNY SYSTEM ZAKUPÓW: Marcin Jóźko Lokalne Badania Społeczne, LBS@lokalnebadania.com, ul. Kaliskiego 39/8, 01-476, Warszawa, kraj/woj. mazowieckie IV.3) Informacja na temat wartości zamówienia w chwili zawarcia umowy (bez VAT): 48600.00 PLN. IV.4) INFORMACJE DODATKOWE Kwota podana w sekcji: IV.3) stanowi kwotę netto zawartej umowy.

SEKCJA V: ZMIANA UMOWY

V.1) DATA ZMIANY UMOWY:
10/11/2020

V.2) RODZAJ I ZAKRES ZMIAN:

podstawa prawna zmiany określona w art. 144 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp:
Zmiana w związku z art. 15r ust. 4 pkt 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobiegniu, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (z dnia 2 marca 2020 r.). Wprowadzono następujące zmiany: 1) § 1 ust. 2 pkt 1 otrzymuje nowe brzmienie; 2) § 1 ust. 2 pkt 2 otrzymuje nowe brzmienie; 3) § 4 ust. 2 pkt 1 otrzymuje nowe brzmienie; 4) § 4 ust. 3 otrzymuje brzmienie; 5) w § 4 wykreśla się ust. 11; 6) § 4 ust. 12 otrzymuje nowe brzmienie.

V.3) PRZYCZYNY DOKONANIA ZMIAN W UMOWIE:
Z uwagi na kolejne obostrzenia wprowadzane na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej w ramach rządowej strategii walki z pandemią COVID-19, kierownictwo Urzędu Miasta Krakowa podjęło decyzję o zamknięciu wszystkich lokalizacji Urzędu dla bezpośredniej obsługi klienta. Powyższe nastąpiło zarządzeniem Nr 2579/2020 Prezydenta Miasta Krakowa z dnia 13 października 2020 r. w sprawie zamknięcia Urzędu Miasta Krakowa dla bezpośredniej obsługi klienta. W związku z powyższą sytuacją, Zamawiający wypełniając obowiązek wynikający z art. 15r ust. 1 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2020 r., poz. 1842) niezwłocznie poinformował Wykonawcę o wpływie okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie umowy nr W/I/2866/OR/696/2020. Powyższe ma związek ze specyfiką badania satysfakcji klienta UMK w kontekście przyjętej metodologii badawczej. Informacja, o której mowa powyżej, została Wykonawcy przekazana przez Zamawiającego pismem z 16 października 2020 r. (znak: WK-03.0147.5.2020). Wykonawca w odpowiedzi na ww. korespondencję podzielił stanowisko Zamawiającego, wskazując w pismach z dni 18 i 19 października 2020 r., że przedstawione przez Zamawiającego okoliczności uniemożliwiają wykonanie przedmiotu umowy w zakresie § 1 ust. 2 pkt 1 i 2 (tj. przeprowadzenia zaplanowanego na rok 2020 badania w założonych pierwotnie terminach). Mając powyższe na uwadze, strony umowy, na podstawie art. 15r ust. 4 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych stwierdziły, że okoliczności związane z wystąpieniem COVID-19, w szczególności ograniczenia w zakresie funkcjonowania Urzędu Miasta Krakowa i zamknięcie Urzędu Miasta Krakowa dla bezpośredniej obsługi klienta, wpływają na należyte wykonanie łączącej ich umowy, która jest związana z wykonaniem zamówienia publicznego. Zgodnie bowiem z § 1 i § 2 umowy Wykonawca ma przeprowadzić badania satysfakcji klientów w oparciu o kwestionariusz wywiadu indywidualnego w określonych lokalizacjach Urzędu Miasta Krakowa. Powyższe wymaga bezpośredniego kontaktu między ankieterami oraz klientami Urzędu Miasta Krakowa. W sytuacji zamknięcia Urzędu Miasta Krakowa dla bezpośredniej obsługi klienta wykonanie badań staje się niemożliwe, a w aktualnym stanie rozwoju epidemii - niezależnie od okoliczności zamknięcia Urzędu Miasta Krakowa dla bezpośredniej obsługi klienta - wiązałoby się z narażaniem życia i zdrowia ludzi uczestniczących w badaniu. Zatem uzasadnione jest przesunięcie terminu badania satysfakcji klienta Urzędu Miasta Krakowa, zaplanowanego pierwotnie na rok 2020 w związku z wystąpieniem niezależnych od Stron umowy okoliczności, będących siłą wyższą. Wskazać przy tym należy, że w dniu publikacji ogłoszenia o przetargu tj. 13 sierpnia 2020 r. liczba nowych przypadków zakażeń wynosiła 811, aktualnie liczba ta wynosi ponad 10 000 dziennie. Żadna ze stron umowy nie mogła zakładać - opierając się na dotychczasowych doświadczeniach związanych z przebiegiem epidemii na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w okresie tzw. 1 fali, działaniach, decyzjach i prognozach władz publicznych, że epidemia rozwinie się w takim kierunku i zakresie, że uniemożliwi wykonanie umowy według pierwotnych założeń. Tak lawinowego skoku zakażeń oraz ich konsekwencji dla zdrowia i życia ludzi, a także wprowadzanych w efekcie tego restrykcji strony nie mogły przewidzieć. Strony uzgodniły zmianę umowy polegającą na przesunięciu terminu przeprowadzenia tegorocznego badania satysfakcji klienta UMK, a w konsekwencji na przesunięciu terminu opracowania na podstawie tego badania całościowego raportu przedstawiającego oceny i uwagi klientów Urzędu Miasta Krakowa. Powyższa zmiana skutkuje również koniecznością wprowadzenia zmian polegających na przesunięciu terminu wypłaty wynagrodzenia z tego tytułu. Zmiana ta nie wpłynie ujemnie na jakość świadczeń ze strony Wykonawcy, który deklaruje wolę prawidłowej i rzetelnej realizacji przedmiotu umowy oraz nie spowoduje zagrożenia w zakresie prawidłowej realizacji przedmiotu umowy. Powyższa zmiana umożliwi bowiem przeprowadzenie badań zgodnie z przyjętą metodologią badawczą w okresie, w którym ustąpią ograniczenia w funkcjonowaniu Urzędu w zakresie bezpośredniej obsługi klienta, uniemożliwiające na tym etapie prawidłowe wykonanie przedmiotu umowy. Stąd też zawarcie aneksu do umowy jest zasadne.

V.4) INFORMACJE DODATKOWE:
Uzupełnienie do sekcji V.2) ogłoszenia: Wprowadza się następujące zmiany: 1) § 1 ust. 2 pkt 1 otrzymuje brzmienie: "1) - przeprowadzenia w oparciu o kwestionariusz wywiadu indywidualnego (według wzoru określonego w załączniku nr 1 do niniejszej umowy), badania ilościowego klientów Urzędu Miasta Krakowa. Badanie polega na przeprowadzeniu indywidualnych wywiadów kwestionariuszowych z klientami Urzędu Miasta Krakowa rekrutowanymi na terenie Urzędu Miasta Krakowa - w okresie od 4 stycznia 2021 r. do 15 czerwca 2021 r., po wcześniejszym uzgodnieniu przez Strony konkretnego terminu przeprowadzenia badania; - przeprowadzenia badania ilościowego klientów Urzędu Miasta Krakowa w oparciu o przygotowaną przez Wykonawcę ankietę internetową (poprzez dostosowanie kwestionariusza wywiadu indywidualnego, o którym mowa powyżej, na potrzeby badania internetowego w tym obszarze, według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszej umowy). Ankieta zostanie udostępniona klientom Urzędu Miasta Krakowa, m.in. za pośrednictwem Biuletynu Informacji Publicznej Miasta Krakowa - w terminie pokrywającym się z terminem, w którym przeprowadzone zostaną badania ilościowe w oparciu o kwestionariusz wywiadu indywidualnego;"; 2) § 1 ust. 2 pkt 2 otrzymuje brzmienie: "2) opracowania w oparciu o badania opisane w pkt 1 całościowego raportu z przeprowadzonego badania i przekazania go Zamawiającemu - w terminie 14 dni od zakończenia badania ilościowego;"; 3) § 4 ust. 2 pkt 1 otrzymuje brzmienie: "1) pierwszą fakturę, zawierającą wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 w terminie do 14 dni od wykonania przedmiotu umowy w zakresie określonym w § 1 ust. 2 pkt 1 i 2, zgodnie z § 2 ust. 3"; 4) § 4 ust. 3 otrzymuje brzmienie: "3. Wynagrodzenie określone w ust. 1 płatne będzie na podstawie prawidłowo wystawionych faktur na Zamawiającego, tj. Gminę Miejską Kraków, Plac Wszystkich Świętych 3-4, 31-004 Kraków, jednostka odbierająca: Urząd Miasta Krakowa - Wydział Organizacji i Nadzoru, Plac Wszystkich Świętych 3-4, 31-004 Kraków, przy czym: 1. w przypadku faktury wskazanej w ust. 2 pkt 1 - w terminie do 30 dni od daty jej otrzymania, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy - numer: 50 1020 5558 1111 1413 5620 0024 (Inteligo). 2. w przypadku faktur wskazanych w ust. 2 pkt 2 i 3 - w terminie do dnia 28 grudnia danego roku, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy - numer: 50 1020 5558 1111 1413 5620 0024 (Inteligo)."; 5) w § 4 wykreśla się ust. 11; 6) § 4 ust. 12 otrzymuje brzmienie: "12. Środki na realizację umowy zostaną ujęte w planie finansowym Urzędu Miasta Krakowa na 2021 r. w wysokości brutto 39.852,00 zł (słownie: trzydzieści dziewięć tysięcy osiemset pięćdziesiąt dwa złote 00/100) oraz na 2022 r. w wysokości brutto 19.926,00 zł (słownie: dziewiętnaście tysięcy dziewięćset dwadzieścia sześć złotych 00/100)".